Rencana manajemen ruang lingkup

Jika Anda pernah mendengar tentang segitiga manajemen proyek, segitiga besi, atau tiga kendala manajemen proyek, Anda tahu betapa pentingnya ruang lingkup proyek untuk mencapai gol tepat waktu dan sesuai anggaran. Untuk setiap proyek, ada tiga batasan proyek yang saling bergantung: linimasa proyek, anggaran proyek, ruang lingkup proyek. Namun, meskipun kerangka waktu dan anggaran proyek mendapatkan sebagian besar perhatian selama perencanaan proyek, ruang lingkup proyek juga sama pentingnya. Untuk memastikan anggota tim menentukan ruang lingkup proyek untuk setiap proyek baru yang mereka buat, Anda memerlukan templat rencana manajemen ruang lingkup proyek.

Apa itu ruang lingkup proyek?

Ruang lingkup proyek adalah cara untuk menentukan batasan proyek, termasuk batas waktu, anggaran, dan hasil akhir. Dengan menentukan ruang lingkup proyek sebelum memulai pekerjaan, Anda tahu cara mengalokasikan sumber daya dan menetapkan ekspektasi yang realistis untuk pemangku kepentingan. 

Manajemen ruang lingkup proyek terdiri dari berbagai inisiatif terkait, termasuk:

• Scope creep: Saat proyek berkembang melampaui ruang lingkup aslinya dengan hasil akhir tambahan, linimasa yang diperpanjang, atau biaya yang lebih besar dari yang direncanakan semula.

• Segitiga manajemen proyek: Tiga elemen manajemen proyek—ruang lingkup, anggaran, dan linimasa. Saat Anda mengoordinasikan ketiga hal ini dengan benar, proyek akan selesai tanpa memerlukan sumber daya tambahan. 

• Pernyataan ruang lingkup proyek: Pedoman untuk membantu tim menentukan hal yang termasuk dan tidak termasuk dalam ruang lingkup.

• Rencana manajemen ruang lingkup proyek: Rencana yang Anda gunakan untuk menentukan dan mengawasi ruang lingkup proyek.

Apa itu templat rencana manajemen ruang lingkup proyek, dan apakah Anda membutuhkannya?

Templat rencana manajemen ruang lingkup proyek adalah templat yang dapat digunakan kembali untuk merencanakan ruang lingkup proyek baru. Dengan templat rencana manajemen ruang lingkup proyek, Anda dapat menstandarkan semua proyek dalam program atau tim proyek Anda. 

Banyak tim mengabaikan ruang lingkup proyek, baik dengan memprioritaskannya di bawah anggaran dan linimasa proyek atau tidak menentukannya sama sekali—yang berbahaya. Ruang lingkup Anda sama pentingnya dengan setiap komponen lain dari segitiga manajemen proyek—mengabaikan atau mengabaikannya dapat mengakibatkan scope creep dan tim yang kelebihan beban kerja dan kekurangan sumber daya. Templat rencana manajemen ruang lingkup proyek memudahkan tim Anda untuk menentukan ruang lingkup proyek untuk setiap proyek yang diluncurkan, sehingga kemungkinan besar Anda akan mencapai hasil akhir tepat waktu dan sesuai anggaran.

Manfaat menggunakan templat rencana manajemen ruang lingkup proyek

Manfaat utama membuat templat rencana manajemen ruang lingkup proyek adalah mendorong semua orang di tim Anda untuk menetapkan ruang lingkup proyek untuk setiap proyek baru yang mereka buat. Selain itu, templat memberi Anda kontrol ruang lingkup penuh atas proyek. Berkat templat, Anda dapat:

• Membuat standar proses perencanaan manajemen ruang lingkup proyek.

• Mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan, terutama kepemimpinan, yang ingin memastikan kelayakan proyek.

• Mengizinkan anggota tim baru untuk turun tangan dan mengelola proyek karena proses sudah ditetapkan.

Bagian templat rencana manajemen ruang lingkup proyek

Templat rencana manajemen ruang lingkup proyek adalah landasan proses ruang lingkup proyek Anda. Di sinilah Anda akan menentukan ruang lingkup, menetapkan ekspektasi untuk pemangku kepentingan, dan menyiapkan rencana proyek. 

Jika menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat menggunakan templat di seluruh tim untuk memastikan Anda selalu mengomunikasikan informasi yang tepat selama proses manajemen ruang lingkup. Saat membuat templat, pastikan untuk menyertakan bagian (seperti di bawah ini) untuk menentukan ruang lingkup di seluruh siklus proyek. 

Hasil akhir proyek yang ada dalam ruang lingkup

Salah satu gol utama dari templat rencana manajemen proyek Anda adalah untuk menetapkan item, metrik, atau tugas yang perlu diselesaikan agar proyek ini berhasil. Hasil akhir Anda dapat berupa hal-hal yang lebih kecil (seperti dokumen proyek yang selesai) atau output yang lebih besar (seperti peluncuran situs web baru Anda). Hubungkan hasil akhir ini dengan gol dan tujuan seluruh tim untuk memastikan bahwa setiap hasil akhir mendukung inisiatif yang lebih besar ini.  

Struktur perincian kerja

Struktur perincian kerja (WBS) persis seperti namanya—mengambil hasil akhir Anda dan memecahnya lebih lanjut menjadi sub-tugas dan sub-sub-tugas yang perlu diselesaikan untuk menyelesaikan setiap tugas yang lebih besar. Membuat bagian untuk WBS dapat membantu tim melacak sub-hasil akhir penting dan dependensi utama. WBS ini harus mencakup tujuan proyek, pernyataan ruang lingkup proyek, dan jadwal proyek, semuanya ditampilkan secara visual. 

Linimasa proyek

Sertakan linimasa proyek yang diproyeksikan di sini sehingga Anda memiliki cara untuk melacak progres proyek terhadap batas waktu dan milestone penting. Gunakan perangkat lunak dinamis, seperti alat manajemen proyek, agar Anda dapat memperbarui linimasa jika ruang lingkup berubah—tanpa perlu masuk dan mengedit setiap tanggal secara manual. 

Pekerjaan yang tidak termasuk dalam ruang lingkup

Di bagian sebelumnya, Anda telah menentukan hal yang sedang dikerjakan. Namun, menentukan tugas yang tidak termasuk dalam ruang lingkup juga sama pentingnya. Golnya adalah menetapkan pedoman dan batasan agar semua orang memiliki ekspektasi yang realistis dan mengetahui hal yang diperlukan untuk keberhasilan proyek. Jika suatu saat nanti pemangku kepentingan memiliki permintaan tambahan yang berada di luar ruang lingkup, Anda dapat merujuk ke bagian ini di templat dan menjelaskan bahwa hal ini tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek awal, jadi Anda tidak dapat mengerjakannya saat ini. 

RACI atau RAPID Pemangku Kepentingan 

Pemangku kepentingan proyek—seperti anggota tim, sponsor proyek, dan kepemimpinan eksekutif—ingin terlibat dalam proyek. Itu hal yang baik. Namun, tanpa pemantauan dan batasan yang cermat, bahkan pemangku kepentingan yang bermaksud baik pun dapat secara tidak sengaja mengacaukan proyek dan bahkan menyebabkan scope creep. Untuk mencegah hal ini, gunakan bagan penugasan pemangku kepentingan (seperti RACI atau RAPID) untuk menentukan tanggung jawab setiap pemangku kepentingan dengan jelas. 

Proses atau formulir kontrol perubahan

Bahkan proyek yang direncanakan dengan sangat baik pun mengalami hambatan dan perubahan tak terduga. Mungkin ada kasus saat Anda perlu menambahkan hasil akhir atau mengubah linimasa. Dan meskipun Anda ingin ruang lingkup proyek tetap, itu tidak seharusnya benar-benar kaku. Proses kontrol perubahan memungkinkan pemangku kepentingan mengajukan permintaan perubahan yang dapat memengaruhi ruang lingkup proyek. Dengan menggunakan proses perubahan dan menyiapkan formulir kontrol perubahan, Anda bisa mendapatkan informasi tentang alasan perubahan diminta, dampaknya, dan apakah perubahan itu layak dimasukkan ke dalam proyek Anda.

Cara membuat templat rencana manajemen ruang lingkup proyek

Pertama, tinjau rencana ruang lingkup Anda sebelumnya untuk menentukan informasi yang dibutuhkan untuk templat Anda. Templat Anda harus sepenuhnya disesuaikan untuk pekerjaan proyek Anda, jadi lihat rencana manajemen ruang lingkup proyek terbaru Anda dan lihat persyaratan proyek apa yang bersifat universal untuk program atau tim Anda. Sertakan bagian untuk setiap hal ini. Misalnya, jika Anda selalu membuat prototipe desain, pastikan untuk menyertakan bagian itu dalam templat. Ingat, rencana manajemen ruang lingkup yang paling efektif adalah yang paling sesuai untuk pekerjaan, tim, dan organisasi Anda.

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar adalah tampilan bergaya kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara sekilas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim Anda.

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

• Pelaporan. Pelaporan di Asana mengubah data proyek menjadi bagan visual dan grafik yang dapat dipahami. Dengan melaporkan pekerjaan di tempat pekerjaan berlangsung, Anda dapat mengurangi pekerjaan duplikat dan mengurangi peralihan app yang tidak perlu. Dan, karena semua pekerjaan tim sudah ada di Asana, Anda bisa mengambil data dari proyek atau tim untuk mendapatkan gambaran akurat tentang hal yang sedang terjadi di satu tempat.

• Pembaruan status proyek. Ucapkan selamat tinggal pada menyortir antara beberapa alat untuk menemukan informasi status proyek atau menghadiri rapat lain yang seharusnya bisa dilakukan melalui email. Pembaruan status proyek di Asana tidak hanya lebih mudah digunakan, tetapi juga langsung terhubung ke pekerjaan yang dilakukan tim Anda. Ini memudahkan anggota tim untuk mengakses informasi proyek tambahan, seperti rencana proyek, rencana komunikasi, gol proyek, milestone, hasil akhir, dan lainnya. Pada akhirnya, laporan status proyek mengurangi pekerjaan manual Anda, memusatkan informasi, dan memberi informasi terbaru kepada semua orang.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan mudah.

• Lucidchart. Integrasi Lucidchart + Asana menyematkan diagram, diagram alir, peta proses, dan wireframe dengan lancar ke dalam proyek Asana Anda. Konteks proyek penting ada di tempat yang Anda butuhkan: di Asana. Tim dapat dengan mudah mengakses semua informasi yang tepat saat bekerja tanpa bergonta-gonti aplikasi yang berbeda.

Pertanyaan Umum