Rencana manajemen risiko

Sebelum memulai proyek, Anda harus mempertimbangkan potensi masalah dan risiko yang dapat menghambat kelancaran proyek. 

Menggunakan templat rencana manajemen risiko dapat membantu Anda mengurangi risiko dan membuat rencana kontingensi sehingga Anda dapat mencapai gol tanpa kendala. Berikut cara melakukannya. 

Apa itu templat rencana manajemen risiko?

Templat rencana manajemen risiko adalah alat untuk membantu manajer proyek mencegah dan mengukur potensi risiko. Meskipun konten templat dapat berubah dari proyek ke proyek, struktur utama templat tidak akan berubah. Menggunakan templat untuk mengelola proses manajemen risiko dapat membantu mempercepat proyek mendatang dan menyelaraskan anggota tim sehingga mereka tahu hal yang akan terjadi jika risiko muncul.

Membuat templat rencana manajemen risiko juga mempermudah pengelolaan proyek dengan banyak pemangku kepentingan. Saat semua orang terbiasa dengan templat yang telah Anda buat, kurva pembelajaran akan lebih sedikit setiap kali Anda memulai proyek baru.

Apa tujuan rencana manajemen risiko?

Rencana manajemen risiko adalah strategi yang digunakan manajer proyek untuk membantu mencegah terjadinya risiko di seluruh linimasa proyek. Mereka dapat menggunakan alat ini untuk memantau dan mencatat risiko, serta membuat serangkaian rencana tindakan jika potensi risiko terjadi. 

Mengapa perlu membuat templat rencana manajemen risiko?

Membuat templat rencana manajemen risiko adalah praktik terbaik untuk para profesional manajemen proyek, dan untuk alasan yang baik. Berikut alasan Anda harus membuat templat rencana manajemen risiko proyek sebelum memulai proyek besar.

Mencegah risiko secara proaktif

Dengan templat rencana manajemen risiko, Anda dapat secara proaktif memastikan bahwa masalah yang mungkin terjadi sudah memiliki solusi sebelum benar-benar terjadi. Dengan menetapkan risiko tertentu kepada anggota tim, Anda menentukan orang yang bertanggung jawab untuk secara aktif memantau setiap potensi risiko. 

Untuk beberapa tim, mengembangkan strategi mitigasi untuk proyek berdampak tinggi diperlukan bahkan sebelum proyek disetujui. Ini mencegah proyek berisiko tinggi memengaruhi operasi business utama. Jika tim tidak memiliki rencana mitigasi, proyek mungkin tidak akan melewati tahap Persetujuan. 

Berikan kejelasan

Templat rencana manajemen risiko memberikan kejelasan kepada tim, terutama terkait rencana kontingensi. Pemangku kepentingan biasanya tidak senang mendengar bahwa ada sesuatu yang tidak beres dengan jadwal proyek, tetapi jika Anda dan tim sudah memiliki strategi respons, akan jauh lebih mudah untuk menenangkan kecemasan itu. Perangkat lunak manajemen kerja kolaboratif seperti Asana memungkinkan semua orang di tim Anda untuk mengakses dokumentasi manajemen risiko penting, seperti log risiko, matriks penilaian risiko, atau dokumen proyek lainnya. 

Mendorong akuntabilitas

Tidak mudah untuk mengakui masalah saat terjadi kesalahan. Namun, ketika ada pemilik risiko yang ditugaskan, individu tersebut bertanggung jawab untuk memitigasi risiko tersebut semaksimal mungkin jika terjadi. Ini memungkinkan anggota tim untuk mengevaluasi dampak negatif dari potensi risiko dan mengembangkan rencana cadangan jika atau saat masalah muncul. Setiap anggota tim memiliki kemampuan untuk menemukan solusi yang tepat. Dan jika ada pemangku kepentingan utama yang memiliki pertanyaan mengenai risiko spesifik tersebut, mereka tahu persis anggota tim mana yang harus ditanyai. 

Hal yang harus dicantumkan dalam templat rencana manajemen risiko

Membuat templat rencana manajemen risiko itu mudah, tetapi cara Anda mengelola informasi dalam rencana dapat bervariasi dari satu tim ke tim lainnya. Jadi, bagaimana Anda harus menata informasi dalam templat rencana manajemen risiko?

Salah satu cara termudah untuk melakukannya adalah berdasarkan tingkat kepentingan—misalnya, dengan memberi peringkat risiko sesuai dengan potensi dampaknya terhadap proyek Anda. Atau, Anda dapat menata templat rencana manajemen risiko berdasarkan kemungkinan terjadinya setiap risiko. 

Terlepas dari cara Anda menata templat rencana manajemen risiko, Anda harus menggunakan alat yang dapat disesuaikan dan kolaboratif. Dengan begitu, tim dapat menata templat rencana manajemen risiko dengan cara yang paling masuk akal bagi tim. 

4 langkah untuk menggunakan templat rencana manajemen risiko

1. Lakukan curah pendapat tentang risiko yang akan ditambahkan. Gunakan perangkat lunak kolaboratif agar semua orang di tim Anda dapat mengidentifikasi dan menambahkan potensi risiko yang dapat berdampak negatif pada proyek Anda. 

2. Nilai probabilitas dan dampak setiap risiko. Probabilitas dan dampak setiap risiko yang digabungkan menunjukkan potensi dampak risiko. Pastikan templat Anda memiliki cara untuk melacak kemungkinan dan tingkat keparahan risiko.

3. Prediksi seberapa besar kemungkinan setiap risiko. Berdasarkan data historis atau proyek sebelumnya, anggota tim dapat memprediksi kemungkinan terjadinya setiap risiko. 

4. Pantau risiko selama siklus proyek. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menugaskan anggota tim untuk memantau risiko tertentu selama proyek berlangsung.

Fitur terintegrasi

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan Bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—yang memberi tahu apakah tenggat dependen Anda juga perlu disesuaikan.

• Tanggal mulai. Anda terkadang tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga mengetahui kapan sebaiknya Anda mulai mengerjakannya. Waktu dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan guna menyelaraskan tujuan tim dan mencegah dependensi luput.

• Subtugas. Terkadang, daftar tugas terlalu panjang untuk dicantumkan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat yang panjang, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum tugas itu tayang, subtugas bisa membantu. Subtugas adalah cara ampuh mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi beberapa bagian terpisah—sekaligus membuat daftar tugas kecil selalu terhubung dengan konteks umum dari tugas induk. Bagi tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil atau catat setiap bagian dari proses multilangkah dengan subtugas.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda. 

• Outlook. Saat item tindakan masuk melalui email, seperti meninjau pekerjaan dari agensi Anda atau permintaan aset desain dari mitra, Anda sekarang dapat membuat tugas untuk item itu di Asana langsung dari Outlook. Anda kemudian dapat memberikan tugas baru ke diri Anda atau rekan tim, menetapkan tenggat, dan menambahkan tugas itu ke proyek agar terhubung ke pekerjaan relevan lain.

• Zendesk. Dengan integrasi Zendesk Asana, pengguna dapat dengan cepat dan mudah membuat Tugas Asana langsung dari Tiket Zendesk. Tambahkan konteks, lampirkan file, dan tautkan Tugas yang ada untuk melacak pekerjaan yang dibutuhkan untuk menutup tiket. Integrasi ini juga memberikan visibilitas berkelanjutan di kedua sistem, jadi semua orang selalu memiliki informasi terbaru terlepas dari alat yang digunakan. 

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real time—semuanya tanpa keluar dari Asana. Rampingkan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat isu Jira dengan cepat dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan tim teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat.

Pertanyaan Umum