7 penyebab umum scope creep dan cara menghindarinya

Bayangkan: Anda sedang bekerja keras pada proyek dan hasil akhirnya. Tiba-tiba, Anda diminta untuk menambahkan hasil akhir lainnya. Itu tidak ada dalam rencana awal, tetapi cukup mudah dilakukan, jadi Anda setuju. Kemudian, setelah beberapa hari, ada email lain. Tiba-tiba, proyek Anda tidak sesuai rencana, malah tertunda dan tidak berhasil.

Yang Anda alami adalah scope creep—dan itu bisa terjadi pada kita semua. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari semua yang perlu diketahui tentang penyebab scope creep dan cara menghindarinya.

Apa itu scope creep dalam manajemen proyek?

Dalam manajemen proyek, ruang lingkup proyek adalah garis besar persyaratan dan hasil akhir dalam sebuah proyek. Ruang lingkup biasanya ditentukan di awal proses perencanaan proyek, dan harus dicatat dalam rencana proyek, peta jalan, atau brief. Scope creep terjadi ketika permintaan dan hasil akhir melebihi ruang lingkup proyek yang telah ditetapkan.

Apa masalahnya dengan scope creep?

Terkadang, scope creep tidak berbahaya—ini mungkin muncul sebagai satu atau dua hasil akhir tambahan yang, meskipun rumit, tidak mengubah proyek secara signifikan. Namun, scope creep yang signifikan dapat merusak keberhasilan proyek dengan mengalihkan perhatian dari tujuan proyek. Waktu yang dihabiskan untuk penambahan permintaan dan hasil akhir ini adalah waktu yang tidak dihabiskan untuk tujuan proyek yang sebenarnya.

Contoh scope creep proyek

Scope creep dapat memengaruhi proyek apa pun kapan saja. Berikut cara hal itu mungkin muncul dalam pekerjaan Anda:

• Anda telah menetapkan milestone proyek yang jelas dalam ruang lingkup awal, tetapi pemimpin tim Anda terus memperpanjang batas waktu dengan meminta lebih banyak fungsi produk—tanpa memberi tahu Anda cara melakukannya. Meskipun fleksibilitas tertentu dapat membantu Anda dan pekerjaan Anda beradaptasi, batas waktu ini terlalu fleksibel (jadi pekerjaan mungkin tidak pernah terasa "selesai"). Fungsionalitas juga dapat menjadi tidak jelas dan sulit dilacak saat tidak didefinisikan dengan jelas seperti ini, keduanya dapat menyebabkan scope creep.

• Anda memiliki rencana proyek yang jelas untuk kuartal tersebut saat sesuatu di luar kendali Anda berubah (perkembangan kondisi ekonomi makro atau bencana alam). Hasilnya, Anda harus melakukan pekerjaan tambahan dan penyesuaian proyek yang lebih menegangkan serta mendadak. Ketidakpastian semacam ini dapat menyebabkan scope creep, saat Anda "menunggu dan melihat" bagaimana segala sesuatunya akan berubah sebelum mengambil tindakan. 

• Anda seorang pemimpin tim yang tiba-tiba ditugaskan untuk melakukan jumlah pekerjaan yang sama dengan lebih sedikit sumber daya. Saat proyek berlangsung, Anda berusaha keras untuk menyesuaikan diri. Status proyek secara keseluruhan terganggu karena pekerjaan Anda tidak dapat mengimbangi gol proyek, yang menyebabkan scope creep.

Dalam pengembangan perangkat lunak, penggunaan metode Agile untuk manajemen proyek adalah hal yang umum. Proyek Agile lebih fleksibel dan mudah beradaptasi, yang sangat cocok untuk pengembangan perangkat lunak. Namun, scope creep juga lebih mudah terjadi. Saat menggunakan Kerangka Kerja manajemen proyek yang fleksibel, Anda perlu menerapkan proses yang membantu menjaga pekerjaan tetap sesuai rencana dan fokus, mencegah scope creep.

Mengapa menetapkan ruang lingkup proyek itu penting?

Saat menetapkan rencana manajemen ruang lingkup, Anda menciptakan pemahaman bersama antara Anda—Manajer proyek —dan semua pemangku kepentingan proyek. Tanpa ruang lingkup proyek yang jelas, Anda tidak akan memiliki kontrol yang jelas dan disetujui sebelumnya tentang hal yang termasuk dan tidak termasuk dalam hasil akhir proyek. Hal ini dapat menyebabkan ketidakselarasan dan kesalahpahaman. 

Cara mengidentifikasi ruang lingkup proyek

Jadi, untuk mencegah scope creep, Anda harus terlebih dahulu menentukan ruang lingkup proyek dengan jelas. Kabar baiknya, menentukan ruang lingkup proyek tidak sesulit yang Anda kira. Umumnya, ruang lingkup proyek adalah cara untuk menuliskan parameter yang telah Anda tetapkan di dokumen lain, seperti brief proyek.

Untuk mengidentifikasi dan menetapkan ruang lingkup proyek, ikuti lima langkah berikut:

1. Mulai dengan "alasan". Mengapa Anda dan Tim mengerjakan proyek ini? Apa yang ingin Anda capai? Mengetahui ukuran dan ruang lingkup dari hal yang ingin dicapai akan membantu Anda menentukan ruang lingkup proyek.

2. Sertakan tujuan proyek Anda. Tujuan proyek dan ruang lingkup proyek terkait erat. Tujuan proyek menentukan sasaran proyek, dan sasaran tersebut harus sesuai dengan ruang lingkup proyek.

3. Tulis ruang lingkup proyek Anda. Ingat, ini tidak harus sangat panjang. Ruang lingkup proyek hanyalah tempat untuk menguraikan hasil akhir proyek secara jelas dan kaitannya dengan tujuan proyek. Jangan ragu untuk menggunakan poin-poin.

4. Tinjau ruang lingkup proyek Anda. Pastikan Anda mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan, dan semua orang selaras dengan hasil akhir, tujuan, dan ruang lingkup proyek.

5. Buat penyesuaian jika perlu. Jika Anda tidak selaras pada langkah empat, luangkan waktu untuk menulis ulang ruang lingkup proyek. Sebelum menyelesaikannya, tampilkan kembali dokumen kepada pemangku kepentingan untuk memastikan persetujuan.

Apa yang menyebabkan scope creep?

Tidak ada yang ingin melihat proyeknya gagal atau melupakan tujuan awalnya. Berikut penyebab paling umum scope creep—dan cara mencegahnya.

1. Tidak ada ruang lingkup proyek

Ini mungkin sudah jelas, tetapi perlu diulang. Tanpa mengetahui ruang lingkup proyek, Anda tidak memiliki cara yang jelas untuk menyelaraskan dan mengomunikasikan pekerjaan Anda kepada semua orang yang terlibat. Selain itu, jika bekerja dengan tim atau agensi luar, Anda tidak akan memiliki dokumentasi (seperti statement of work atau struktur perincian kerja (WBS)) untuk dijadikan acuan saat pemangku kepentingan mencoba menambahkan elemen baru ke proyek Anda.

Pastikan untuk membuat dan menentukan ruang lingkup proyek di awal proyek. Pertimbangkan untuk menambahkannya ke rencana proyek atau dokumentasi awal lainnya. Dengan begitu, Anda memiliki dasar untuk ruang lingkup proyek yang disertakan ke semua dokumentasi awal proyek.

2. Komunikasi yang buruk

Setelah memiliki ruang lingkup proyek, Anda harus membagikannya. Jika Anda tidak mendistribusikan dokumen secara efektif di awal proyek, pemangku kepentingan tidak akan dapat memberikan  umpan balik sejak dini. Komunikasi awal ini mencegah berbagai hal menjadi tidak terkendali di kemudian hari, saat permintaan untuk mengubah hasil akhir atau linimasa dapat menggagalkan proyek Anda. Selain itu, jika Anda mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan sejak dini, Anda pada dasarnya menciptakan sekutu untuk menghindari scope creep.

Pastikan untuk menyertakan ruang lingkup proyek dalam dokumentasi proyek awal, seperti rencana proyek atau brief proyek. Dengan begitu, setiap orang memiliki akses ke pernyataan ruang lingkup proyek—dan setiap ketidakselarasan dapat diselesaikan sebelum proyek dimulai.

3. Tujuan proyek yang tidak jelas

Pada akhirnya, Anda mengerjakan proyek ini karena ingin memberikan sesuatu secara khusus—pencapaian dan aset tersebut adalah tujuan proyek Anda.

Jika Anda memiliki tujuan proyek yang jelas, tim proyek akan memiliki wawasan yang mudah tentang tugas yang berkontribusi dan tidak berkontribusi pada kesuksesan akhir proyek. Dengan begitu, Anda dapat memfokuskan upaya dan energi pada pekerjaan produktif dengan prioritas tinggi. Di sisi lain, jika tidak memiliki tujuan proyek yang jelas, anggota tim mungkin tidak tahu pekerjaan yang harus diprioritaskan, dan mereka mungkin akhirnya mengerjakan tugas yang tidak berkontribusi pada tujuan proyek.

Contoh tujuan proyek yang tidak jelas: Meningkatkan blog perusahaan kita untuk menampilkan cerita yang disukai pembaca.

Contoh tujuan proyek yang jelas: Membuat setidaknya lima jenis blog di Q1, termasuk, tetapi tidak terbatas pada, kisah pelanggan, kiat, fitur produk baru, sorotan tim, dan kepemimpinan pemikiran. Pantau keterlibatan pada setiap postingan blog baru dengan cermat untuk menentukan tiga kategori teratas yang akan terus disempurnakan pada kuartal mendatang.

4. Tujuan proyek yang tidak realistis

Oke, jadi mungkin tujuan proyek Anda jelas—tetapi jika tujuan tersebut bukan sesuatu yang secara realistis dapat dicapai tim dalam jangka waktu tertentu (dan dalam ruang lingkup proyek), proyek Anda pasti akan gagal atau mengalami scope creep.

Pastikan Anda dapat mencapai tujuan dalam kerangka waktu dan dengan sumber daya yang dimiliki Tim. Periksa tujuan proyek Anda terhadap ruang lingkup dan jadwal proyek, untuk memastikan Anda pada akhirnya dapat memberikan proyek yang sukses. Jika tujuan proyek dan ruang lingkup proyek tidak selaras di awal proyek, mengelola scope creep akan menjadi hampir mustahil.

5. Terlalu banyak pemangku kepentingan

Sangat sulit untuk mengarahkan proyek jika semua orang mencoba mengambil alih kendali. Tanpa pemilik proyek yang jelas—manajer proyek—pekerjaan Anda dapat menjadi kacau, dan ruang lingkup Anda juga dapat menjadi kacau.

Meskipun Anda akan memiliki berbagai pemangku kepentingan dan kolaborator dalam proyek, pastikan setiap tim memiliki pemimpin proyek yang bertanggung jawab langsung untuk melaksanakan pekerjaan. Untuk membangun peran proyek tambahan, pertimbangkan untuk membuat matriks RACI. RACI adalah singkatan dari empat peran utama dalam manajemen proyek:

• Responsible. Ini adalah orang yang menjalankan proyek. Mereka akan membuat sebagian besar keputusan di lapangan.

• Pemberi Persetujuan. Terkadang, Anda mungkin memerlukan Persetujuan dari pemangku kepentingan atau sekelompok pemangku kepentingan. Pemberi Persetujuan Anda mungkin menetapkan anggaran, tujuan, atau gaya, sebagai beberapa contoh.

• Consulted. Pemangku kepentingan yang memberi masukan adalah orang yang mungkin Anda hubungi untuk mendapatkan pendapat, wawasan, atau panduan. Meskipun peran Responsible & Pemberi Persetujuan memiliki keputusan akhir, peran Consulted biasanya merupakan ahli di lapangan.

• Informed. Ini adalah siapa saja yang perlu tahu tentang proyek Anda. Peran Informed mungkin mencakup tim proyek, pemangku kepentingan lintas fungsi, atau pemimpin eksekutif.

6. Proses kontrol perubahan yang tidak efektif

Bahkan dengan peran yang jelas, Anda masih memerlukan proses kontrol perubahan yang efektif. Kontrol perubahan adalah proses mengubah elemen penting atau dasar dari suatu proyek, termasuk ruang lingkup proyek. Alih-alih mengizinkan pemangku kepentingan untuk membuat perubahan, proses kontrol perubahan menerapkan serangkaian aturan dan pembatasan untuk memandu perubahan proyek. Biasanya, ini mencakup proses bagi anggota tim atau pemangku kepentingan untuk mengajukan permintaan perubahan, langkah agar permintaan tersebut ditinjau oleh manajer proyek dan pemangku kepentingan proyek penting lainnya, dan kemudian sistem untuk menilai apakah perubahan tersebut akan diterima, ditolak, atau ditangguhkan.

Proses kontrol perubahan sangat penting karena memungkinkan Anda mendapatkan kembali kendali atas proyek—sembari tetap memberikan fleksibilitas untuk menambahkan permintaan baru jika benar-benar diperlukan. Dengan proses kontrol perubahan, detail proyek dapat berubah. Namun, jika itu terjadi, Anda akan yakin perubahan itu dilakukan karena alasan yang tepat.

7. Umpan balik pelanggan di menit terakhir

Umpan balik pelanggan adalah kunci untuk pekerjaan yang berhubungan langsung dengan pelanggan, seperti produk baru, peluncuran fitur tambahan, atau kampanye pemasaran. Namun, jika tidak proaktif dalam mengumpulkan umpan balik, Anda mungkin mendapatkan umpan balik pelanggan terlambat yang sepenuhnya mengubah maksud, ruang lingkup, linimasa, atau tujuan proyek Anda. Perubahan ini mungkin termasuk mengubah hal yang sudah Anda lakukan, atau memulai dari awal dengan fitur dan persyaratan baru.

Anda manusia—begitu juga pelanggan Anda. Perubahan menit terakhir terjadi, dan hanya ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan. Terkadang, Anda perlu mengubah elemen-elemen besar proyek, dan mungkin tidak ada yang dapat Anda lakukan untuk menghentikannya.

Cara terbaik untuk mengurangi kemungkinan hal ini terjadi adalah dengan mendapatkan banyak umpan balik pelanggan, dan mendapatkannya lebih awal. Berlatihlah untuk secara rutin mendapatkan umpan balik pengguna, atau gunakan metodologi proyek Agile yang secara proaktif mengumpulkan dan menggunakan umpan balik pelanggan secara real-time. Untuk kiat lainnya, coba templat riset pengguna gratis kami.

Manfaat mencegah scope creep

Scope creep tidak hanya memperpanjang waktu yang dihabiskan untuk proyek. Kebingungan dan frustrasi yang disebabkan oleh scope creep juga dapat membuat Anda merasa tidak terlibat dengan pekerjaan Anda. Di sisi lain, ada banyak manfaat untuk mencegahnya, seperti:

• Menyelesaikan apa yang Anda katakan akan Anda kerjakan, saat Anda katakan akan Anda kerjakan. Dengan mencegah scope creep, Anda akan lebih cenderung menepati batas waktu.

• Lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus dalam kondisi alur. Scope creep paling mengganggu, dan paling merusak. Tanpa itu, Anda dapat tetap terlibat dan fokus di tempat kerja, membuat Anda lebih produktif dan bahagia saat melakukannya.

• Semakin berkualitas dan fokus pekerjaan yang Anda kerjakan, semakin puas pelanggan Anda. Mencegah scope creep pada akhirnya menghasilkan hasil yang lebih baik, yang berarti produk dan layanan yang lebih baik untuk pelanggan Anda.

Cara mengatasi scope creep

Oke, Anda sudah memulai proyek, dan Anda khawatir tentang scope creep: sekarang bagaimana?

Jika Anda merasa scope creep akan terjadi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan:

1. Tampilkan kembali ruang lingkup proyek. Jika pemangku kepentingan proyek mendorong hasil akhir baru, ingatkan mereka tentang ruang lingkup proyek dan apa yang termasuk—dan tidak termasuk—di dalamnya. Mudah-mudahan, hal itu akan membantu seluruh Tim proyek menyesuaikan kembali persyaratan proyek.

2. Jika tidak berhasil, coba proses kontrol perubahan. Minta pemohon untuk mengajukan permintaan perubahan melalui proses kontrol perubahan yang telah Anda siapkan. Kemudian, tinjau permintaan tersebut dengan pemangku kepentingan proyek dan putuskan apakah permintaan tersebut sepadan dengan perubahan ruang lingkup proyek.

3. Jika perubahan ruang lingkup diterima, pertimbangkan untuk menurunkan prioritas hasil akhir lainnya. Ada yang dapat ditunda atau dihentikan sama sekali untuk memberi ruang bagi pekerjaan baru ini?

4. Jika tidak ada cara untuk menurunkan prioritas pekerjaan yang sedang direncanakan, lihat sumber daya proyek Anda. Gunakan rencana manajemen sumber daya untuk melihat apakah ada sumber daya yang dapat digunakan untuk membantu mencapai tujuan proyek.

Untuk melakukan semua ini—untuk mendapatkan dan menjaga kejelasan tentang ruang lingkup, tujuan, dan rencana proyek—gunakan alat manajemen kerja seperti Asana. Dengan Asana, Anda dapat mengelola seluruh Alur Kerja dan membagikannya ke seluruh tim proyek sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Selamat tinggal, scope creep

Beberapa orang mungkin berkata, "Hei, scope creep itu terjadi." Dan bagi banyak dari kita, itu benar. Namun, Anda juga dapat mencegahnya. Dengan ruang lingkup proyek yang jelas, rencana proyek yang terlihat, dan solusi manajemen kerja yang mudah digunakan, Anda dapat mencapai tujuan proyek tanpa melampaui ruang lingkup proyek.