Cara menjadi produktif di rumah: 11 kiat untuk meningkatkan efisiensi

Bekerja dari rumah memiliki banyak manfaat—beberapa di antaranya adalah jadwal kerja yang fleksibel dan lebih banyak waktu untuk bersama orang-orang terkasih. Namun, bagi pekerja jarak jauh, tetap produktif terkadang sulit. 

Saat hewan peliharaan Anda membutuhkan perhatian atau cucian Anda perlu dilipat, bagaimana Anda tetap efisien sambil tetap menikmati kenyamanan Beranda?

Untuk membantu Anda menyelesaikan tugas saat bekerja dari rumah, kami mengumpulkan 11 kiat terbaik untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Dengan mengikuti praktik terbaik ini, Anda akan dapat bekerja sebaik mungkin sambil menikmati semua manfaat bekerja dengan mengenakan piyama. 

1. Prioritaskan rutinitas perawatan diri di pagi hari

Produktivitas bukan sesuatu yang muncul begitu saja di tengah sore. Hari kerja Anda dimulai saat Anda duduk untuk memulai, tetapi Anda dapat menetapkan tujuan harian sejak Anda bangun di pagi hari. Baik itu memulai hari Anda dengan secangkir kopi aromatik atau menyempatkan olahraga singkat, membuat rutinitas yang sehat sangat penting untuk mempromosikan diri dan pekerjaan terbaik Anda.

Rutinitas pagi yang efektif akan memberi Anda energi untuk hari itu dan menginspirasi Anda untuk memberikan yang terbaik di kantor virtual. Meskipun rutinitas pagi setiap orang akan berbeda, cobalah:

• Menyertakan latihan seperti yoga, bersepeda, atau latihan lantai seperti lunge.

• Membuat sarapan sehat seperti telur atau sayuran.

• Menulis jurnal untuk mengurangi stres atau mempraktikkan afirmasi. 

Anda juga dapat melibatkan mitra akuntabilitas, seperti teman sekamar atau anggota keluarga, untuk memastikan Anda tetap berpegang pada rutinitas. Ketika Anda merasa baik di pagi hari, Anda siap menghadapi sisa hari Anda dengan positif dan termotivasi. 

2. Persiapkan tugas rumah tangga lebih awal

Dalam hal tetap produktif di siang hari, tugas harian seperti memasak, membersihkan dapat mengalihkan Anda dari waktu kerja. Untuk mengatasi hal ini, coba persiapkan tugas-tugas ini sebelum hari kerja dimulai. 

Misalnya, persiapkan makanan pada malam sebelumnya atau bahkan pada hari Minggu sebelum seminggu kerja yang sibuk jika memungkinkan. Ini memastikan memasak sarapan atau makan siang tidak akan mengalihkan Anda dari menyelesaikan pekerjaan. 

Hal yang sama berlaku untuk pembersihan. Jika Anda tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sampai pekerjaan rumah tangga selesai dan piring berkilau, bersihkan semuanya pada malam sebelumnya atau pagi hari. Setelah terbiasa dengan rutinitas persiapan harian, pekerjaan rumah tangga kecil tidak akan menghabiskan hari kerja Anda, membuat Anda lebih produktif.

3. Atur tugas dan hubungkan dengan gol

Kita semua memiliki daftar tugas pribadi tertulis yang senang kita coret. Namun, daftar tugas di tempat kerja juga merupakan cara terbaik untuk mengatur dan memprioritaskan pekerjaan—belum lagi peningkatan serotonin yang Anda dapatkan dari menandai tugas sebagai "selesai".

Untuk tetap produktif, menuliskan tujuan harian dapat membantu memprioritaskan tugas terpenting. Ini memastikan Anda menyelesaikan pekerjaan berdampak besar terlebih dahulu. 

Jika belum menggunakan daftar tugas di tempat kerja, coba langkah-langkah berikut untuk memulai:

1. Kumpulkan tugas Anda untuk minggu itu. Buat daftar semua pekerjaan Anda di satu tempat—seperti alat manajemen proyek —sehingga Anda memiliki satu sumber informasi terpusat.  

2. Identifikasi tugas yang perlu diselesaikan terlebih dahulu. Ini adalah tugas terpenting Anda untuk minggu ini. Tugas-tugas ini mungkin penting karena ada dependensi tugas lain yang menunggu tugas ini, atau mungkin penting karena secara langsung berkontribusi pada tujuan strategis tim Anda. Jika memahami prioritas kerja, Anda dapat menata daftar tugas secara lebih efektif untuk memaksimalkan pekerjaan berdampak tinggi. 

3. Prioritaskan tugas di bagian atas daftar. Baik Anda menyelesaikannya di pagi hari atau menyimpannya untuk sprint sore, pastikan Anda memiliki gambaran tentang tugas yang perlu diselesaikan hari itu sehingga tidak ada yang luput. 

4. Centang setiap tugas yang selesai. Mencentang tugas yang sudah selesai rasanya menyenangkan, jelas, dan sederhana. Selain itu, mencentang daftar tugas akan memberi Anda tampilan yang jelas dan tertata tentang hal yang telah Anda selesaikan hari itu dan hal yang masih harus diselesaikan.

Meskipun menuliskan tugas akan membantu, alat daftar tugas memudahkan Anda untuk menyesuaikan batas waktu, menghubungkan tugas dengan gol, dan berkomunikasi dengan anggota tim—semuanya di satu tempat. 

4. Minimalkan kebisingan untuk mencegah gangguan

Salah satu tantangan besar dalam mempelajari cara bekerja dari Beranda adalah belajar mengatasi tantangan baru. Tantangan paling umum yang kita hadapi di rumah adalah gangguan kehidupan rumah tangga. 

Gangguan datang dalam berbagai **Formulir**. Dari anak-anak yang berlarian hingga TV yang menyala di latar belakang, hiruk pikuk sehari-hari di sekitar Anda dapat memengaruhi produktivitas Anda.

Untungnya, ada beberapa strategi untuk membantu Anda mendapatkan kembali kendali. Coba ikuti tiga langkah berikut selama hari kerja Anda:

1. Tentukan ruangan (jika ada) tempat Anda dapat menutup pintu saat bekerja. 

2. Gunakan headphone peredam suara untuk meminimalkan suara luar. 

3. Sampaikan kepada teman serumah Anda bahwa Anda membutuhkan waktu tenang selama jam kerja. 

Ketiga metode ini dapat membantu membatasi gangguan harian dan memastikan Anda menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

5. Tentukan Ruang Kerja terpisah

Dalam hal tempat kerja, Anda harus menentukan Ruang Kerja yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Salah satu pertimbangan Ruang Kerja terpenting adalah menemukan tempat yang paling tidak mengganggu. Selain lokasi Ruang Kerja, Anda juga perlu membuat tempat yang nyaman untuk Anda habiskan waktu setiap hari. 

Ada baiknya Anda dikelilingi sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan. Sumber daya ini mungkin mencakup hal-hal biasa seperti headphone, buku catatan, dan pena serta:

• Kursi ergonomis yang tidak membuat punggung Anda sakit. 

• Dekorasi yang membantu mengurangi stres.

• Meja berdiri agar tubuh Anda tetap bergerak. 

Kita tidak selalu memiliki penataan Ruang Kerja terbaik di Beranda—dan itu tidak masalah. Terlepas dari apakah Anda bekerja dari ruangan terpisah atau meja dapur, masih ada langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk membedakan Ruang Kerja Anda. Menemukan cara untuk membedakan Ruang Kerja Anda akan mempermudah peralihan dari kehidupan pribadi ke profesional.

Misalnya, Anda dapat mencoba menggunakan:

• Lilin untuk menandai awal hari Anda.

• Taplak meja untuk mengasosiasikan dengan ruang kerja Anda (yang Anda singkirkan setelah hari kerja berakhir).

Di mana pun Anda menempatkan meja dan bagaimana Anda mendesain ruang, pastikan tempat itu memberi Anda energi sepanjang hari dan mendorong efisiensi.

6. Bisukan notifikasi app mulai pukul 09.00–17.00

Salah satu cara termudah untuk teralihkan adalah dengan terlalu sering memeriksa aplikasi pribadi dan profesional. Dari Slack hingga media sosial, lima menit dapat berubah menjadi 50 menit dalam waktu singkat. Jadi, Anda harus membisukan notifikasi untuk mencegah gangguan.

Meskipun mungkin sulit untuk tidak memeriksa ponsel sepanjang hari, ada beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mencegah diri Anda memeriksanya. Misalnya, Anda dapat mengaktifkan mode gangguan yang akan membisukan notifikasi app. Opsi lainnya adalah menggunakan kotak penyimpanan fisik untuk ponsel. Dengan kotak penyimpanan, Anda dapat mengatur timer untuk rentang waktu yang Anda inginkan untuk bebas dari gangguan. Ini sangat membantu jika Anda menunda-nunda tugas dan sepertinya tidak dapat menyelesaikannya karena terganggu oleh ponsel. 

Beberapa tim bahkan memilih untuk sepenuhnya memblokir akses ke kanal media sosial tertentu di komputer. Apa pun cara Anda mencapainya, pastikan untuk menghindari semua media sosial selama jam kerja. 

Anda dapat menghadapi tantangan yang sama dengan aplikasi kerja. Pemberitahuan dapat mengalihkan perhatian Anda dari kondisi alur dan mencegah Anda untuk menepati tenggat. Bisukan notifikasi app selama deep work agar tetap produktif. 

7. Jadwalkan waktu untuk terhubung dengan tim Anda

Pada hari-hari saat Anda merasa terputus dari rekan tim, memotivasi tim jarak jauh Anda bisa jauh lebih sulit. Itulah alasan Anda harus berkomunikasi dan berkolaborasi dengan anggota tim sesering mungkin.

Untuk mengatasi keterputusan hubungan, pertahankan dialog terbuka dengan tim Anda dengan terhubung secara virtual dan mendorong kolaborasi. Cara yang baik untuk memulai adalah memimpin rapat kopi virtual tempat anggota tim saling mengenal dan berbicara secara terbuka tentang pekerjaan atau kehidupan pribadi mereka. Cara lain adalah mengadakan jam kantor dan sesi curah pendapat terbuka untuk mendorong waktu 1:1 di antara tim Anda. Ini membangun dinamika grup yang lebih baik dan berkontribusi pada budaya organisasi yang sehat.  

8. Seimbangkan pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda

Pekerja jarak jauh mempelajari kembali batas-batas pekerjaan dan kehidupan pribadi. Tanpa pemisah yang jelas antara kantor dan Beranda, mungkin sulit untuk mengetahui kapan harus meninggalkan pekerjaan di meja dan kapan harus fokus pada kehidupan rumah Anda. 

Mengabaikan batasan ini dapat menyebabkan burnout. Faktanya, 71% pekerja mengalami burnout pada tahun 2020. Mengetahui tanda-tanda kerja berlebihan dan memprioritaskan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi adalah kuncinya. Dorong anggota tim untuk meninggalkan pekerjaan di meja mereka di penghujung hari dan menikmati aktivitas yang membuat mereka bahagia dalam kehidupan pribadi. Aktivitas ini dapat mencakup menghabiskan waktu bersama keluarga, berjalan-jalan, dan membaca buku yang bagus. 

Anda dapat melangkah lebih jauh dengan memberdayakan anggota tim untuk memanfaatkan jadwal fleksibel mereka dengan menawarkan hari untuk pulang lebih awal. Dan, ingatlah untuk menggunakan PTO Anda sendiri untuk memprioritaskan agenda pribadi Anda.

9. Kelola waktu Anda secara efektif

Bekerja dari Beranda memiliki batasan tersendiri—mulai dari jam kerja yang tidak jelas hingga rapat virtual sepanjang hari. Mengelola waktu secara efektif dapat mencegah penundaan dan memastikan Anda menyelesaikan pekerjaan terpenting tepat waktu.  

Ada beberapa kiat manajemen waktu berbeda yang dapat membantu Anda mengelola waktu dengan lebih efektif. 

• Coba metode eat that frog untuk mengidentifikasi tugas yang menantang di pagi hari.

• Gunakan teknik pemblokiran waktu untuk membagi minggu kerja Anda menjadi slot waktu yang dapat dikelola untuk memeriksa email atau mengerjakan proyek. 

• Cegah penundaan dan tingkatkan fokus dengan Teknik Pomodoro.

Sangat penting untuk melawan Kaidah Parkinson —yang menyatakan bahwa pekerjaan Anda akan berkembang untuk memenuhi waktu yang diberikan untuk penyelesaiannya. Untuk menghindari masalah ini, pastikan Anda menjadwalkan blok waktu untuk tugas harian guna memastikan Anda menyelesaikan pekerjaan penting. 

10. Jangan lupa untuk berjalan, meregangkan tubuh, dan bergerak

Duduk di dalam ruangan terkadang membuat Anda merasa sesak—terutama tanpa anggota tim yang bisa diajak bicara. Baik Anda sendirian di kantor rumah atau tidak, ada baiknya untuk berjalan cepat sepanjang hari.

Berjalan cepat dapat menjernihkan pikiran dan menginspirasi Anda untuk kembali bekerja dengan segar. Bahkan sekadar duduk di luar sambil memegang minuman favorit Anda dapat cukup menyegarkan. 

Apa pun cara Anda menghirup udara segar, berada di luar ruangan akan menghasilkan solusi kerja yang lebih baik, mendorong keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang lebih baik, dan membantu Anda fokus pada pekerjaan berdampak tinggi saat kembali ke meja kerja.

11. Kurangi peralihan app

Dari menangani panggilan video hingga mengelola lingkungan kerja, ada banyak hal yang harus dilakukan dalam satu hari. Kelebihan penggunaan app meningkatkan multitasking dan menurunkan produktivitas. Faktanya, pekerja beralih 25 kali per hari di 10 aplikasi untuk melakukan pekerjaan, dengan 1 dari 4 mengandalkan alat usang seperti spreadsheet untuk mengelola pekerjaan.

Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan, seperti mencari informasi dan jawaban, menyebabkan lebih banyak Kerja tentang kerja. Tugas-tugas ini merupakan masalah untuk produktivitas dan tim secara keseluruhan.  Sebagai gantinya, gunakan alat organisasi untuk mengelola beberapa proyek dengan lebih baik dan meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda. 

Dengan menempatkan semua rencana dan proyek di satu tempat, Anda dapat tetap tenang sambil menyeimbangkan jadwal sibuk dan semua gangguan bekerja dari Beranda. Alat organisasi membantu Anda melacak prioritas, menyederhanakan alur kerja, dan membuat rencana yang jelas untuk anggota tim. 

Tingkatkan produktivitas dengan alat kerja jarak jauh

Dalam hal menjalani hari yang produktif di Beranda, anggota keluarga, ruang kantor yang tidak memadai, dan jadwal yang sibuk dapat menyulitkan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan. Anda juga ingin menjaga kesehatan mental dan berpartisipasi dalam aktivitas yang Anda sukai di waktu luang. 

Ini semua tentang keseimbangan yang sempurna, tetapi bukan tidak mungkin untuk dicapai. Menggunakan 11 kiat produktivitas di atas dapat membantu Anda menciptakan kebiasaan baru dari waktu ke waktu yang tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga kebahagiaan Anda secara keseluruhan. 

Jika Anda mencari bantuan untuk menghubungkan tim jarak jauh sekaligus meningkatkan efisiensi, coba perangkat lunak kerja jarak jauh. Rencanakan proyek, koordinasikan pekerjaan, dan capai gol Anda dengan Asana.