Optimiza la creación de contenido a escala con AI Studio

El marketing de contenido se parece mucho a una carrera de relevos donde el éxito depende de que los cambios sean perfectos. Los escritores y editores pasan a creativos, los creativos a diseño, diseño vuelve a editorial y, finalmente, editorial a propietarios de canales como gerentes de redes sociales o el equipo web. 

Cada transición es fundamental para ganar la atención del público, el premio final en el panorama digital altamente competitivo de hoy. Pero, ¿qué pasaría si pudieras agilizar estos traspasos, reducir la fricción y acelerar a tu Equipo hacia la línea de meta? 

En Asana, queríamos que la IA nos ayudara a llevar la producción editorial de un relevo complejo a un sprint sincronizado, donde los traspasos se realizan con una velocidad y precisión sin precedentes. 

Así es como usamos AI Studio, nuestro generador de flujos de trabajo sin código, para hacer exactamente eso, sin dejar de lado el factor humano.

Diseñar el asistente editorial perfecto

Cuando nos propusimos encontrar formas de usar AI Studio, queríamos centrarnos en los verdaderos puntos débiles. En realidad, no tuvimos ningún problema con el acto creativo de escribir. El riesgo de retrasos y el estrés de la producción se centraron más en el “trabajo del trabajo” o en los innumerables traspasos que ocurrirían con lanzamientos más grandes, como un informe anual o la presentación de resultados de investigación importantes. 

Tomemos el caso de la investigación de nuestros colegas de The Work Innovation Lab, el brazo de investigación del futuro del trabajo de Asana. Son escritores e investigadores increíbles y también editores prolíficos. Esto significa que el marketing de contenido en Asana tiene la tarea varias veces al año de promover una parte importante de su investigación, a veces basada en un activo central de más de 20 páginas. 

En la mayoría de estos escenarios de lanzamiento, a tres o más escritores diferentes se les podrían asignar tareas de redactar el mismo texto de formato largo, y cada uno crearía contenido derivado, como artículos de blog, publicaciones en redes sociales y más. Sin una coordinación que requiere mucho tiempo, las conclusiones clave, la voz y el tono podrían comenzar a variar fácilmente de un activo a otro, perdiendo la sensación de cohesión de un lanzamiento bien coordinado. 

AI Studio se convirtió en nuestra arma secreta al permitir un flujo de trabajo personalizado que transforma la investigación fundamental en mensajes consistentes y específicos del canal. Este manual unificado garantiza la coherencia de la marca en todos los puntos de contacto, desde los boletines informativos por correo electrónico hasta las publicaciones de Instagram.

En la práctica, nuestro flujo de trabajo comienza con la adición de contenido de origen a un proyecto personalizado. En cuestión de minutos, la IA genera esquemas personalizados para todos los activos solicitados simultáneamente, siguiendo nuestra guía detallada, incluidos formatos especializados como carruseles de redes sociales. El resultado: los escritores humanos pueden construir inmediatamente sobre esquemas estructurados sin adivinar sobre prioridades o formatos.

Ajustes, pruebas y puesta a punto

La parte divertida pero potencialmente frustrante de la IA es hacer que funcione exactamente como quieres. A menudo es un proceso de prueba y error. Para volver a la metáfora deportiva, un gran equipo de relevos de atletismo necesita practicar, practicar y practicar un poco más. Ayudó que no esperábamos la perfección desde el principio.

Nuestros primeros esquemas de contenido generados por IA necesitaban un entrenamiento serio. Descubrimos que proporcionar instrucciones más específicas en nuestras indicaciones, casi como dar mejores instrucciones a nuestro compañero de equipo de IA, mejoró drásticamente los resultados. Por ejemplo, en lugar de pedir “texto para redes sociales”, aprendimos a especificar “publicación de LinkedIn que enfatiza los beneficios de productividad para los líderes de equipo” para obtener exactamente lo que necesitábamos. También descubrimos que nuestras pautas de marca, creadas para una época sin IA, no siempre eran entendidas por los modelos actuales y debían editarse para mayor longitud y claridad. 

Aquí hay un ejemplo de un resultado de texto básico, extraído de un nuevo informe de IA, pero sin la guía detallada que pudimos poner en AI Studio:

Ahora, así es como se ve después del flujo de trabajo:

• Coincide con el formato que necesitamos

• Proporciona más contenido para desarrollar, incluidos los títulos y el texto de las imágenes

• Proporciona un texto de subtítulo que sigue las pautas de IA

El caso de la educación y la certificación

No comenzamos el proceso sabiendo mucho sobre los flujos de trabajo de IA, por lo que obtener una buena base fue increíblemente útil. Tanto Steph Bui, líder de estrategia de contenido, como Katie Ryan O'Connor, jefa de marketing de contenido, obtuvieron la certificación en AI Studio mientras trabajaban en este proyecto. La certificación también podría ser adecuada para ti. Puedes consultar todas las ofertas de certificación de Asana aquí.

La certificación no se trataba únicamente de aprender los aspectos técnicos de AI Studio. Incluía contenido que ayudó a comprender los fundamentos del diseño de prompts, la arquitectura del flujo de trabajo y cómo integrar cuidadosamente la IA en los procesos de contenido existentes. Esta base de conocimientos resultó invaluable cuando nos topamos con obstáculos inevitables o necesitábamos solucionar problemas inesperados.

Abordar un conjunto de casos de uso nuevos

¿Qué más puede hacer AI Studio por los equipos de marketing de contenido que tienen mucho trabajo? Bueno, rápidamente nos enganchamos con nuestras nuevas habilidades y comenzamos a pensar en nuevos casos de uso. 

Nuestro siguiente caso de uso de asistente editorial fue hacer que los flujos de trabajo nos ayudaran a crear esquemas para viñetas de clientes utilizando las presentaciones de nuestro programa Work Innovation Awards. Al aprovechar el análisis de datos de nuestros clientes, pudimos crear contenido que se sintiera auténtico para ellos, y hacerlo a escala. 

Actualmente, este flujo de trabajo puede tomar una presentación de un Formulario de Asana y en 1 o 2 minutos tener una viñeta del cliente completamente delineada y lista para entregarse a un escritor para su posterior descubrimiento, escritura y perfeccionamiento. Una vez más, no se trata de un reemplazo total, sino más bien de la conexión entre la IA y el ser humano.

También estamos viendo cómo el verdadero multiplicador de valor de este enfoque radica en su integración con la plataforma de gestión del trabajo de Asana. A diferencia de las herramientas de IA independientes, AI Studio puede acceder a las tareas, los proyectos y los objetivos de tu equipo, lo que proporciona un contexto que hace que sus resultados sean muy relevantes. Puede extraer información directamente de tus flujos de trabajo existentes, lo que significa que no tienes que volver a explicar constantemente la voz de tu marca o los objetivos estratégicos.

Recientemente, descubrimos la necesidad de escribir un texto de correo electrónico bastante formulado y secuenciado para una serie de correos electrónicos que se envían desde Asana a los usuarios después de ciertos desencadenantes. Este es el escenario perfecto para un flujo de trabajo de AI Studio, donde podemos proporcionar orientación sobre el propósito y el contenido de cada correo electrónico del lote, y hacer que AI Studio produzca textos que los redactores y expertos en canales puedan refinar.

Lecciones aprendidas

Los creadores de contenido pueden ser particularmente sensibles a los cambios que conlleva una mayor adopción de la IA en el lugar de Trabajo. Tiene sentido, especialmente dada la velocidad y precisión con la que los modelos de IA generativa ahora pueden realizar investigaciones y escribir según las especificaciones.

En Asana, creemos que se trata de la colaboración entre humanos e IA. 

Nuestros redactores ahora dedican menos tiempo al formato repetitivo y más tiempo al pensamiento creativo y las decisiones estratégicas, las partes de la creación de contenido en las que los humanos sobresalen y realmente disfrutan. Los traspasos entre los miembros del equipo son más fluidos porque todos comienzan con una base consistente que se puede refinar en lugar de crearse desde cero.

¿Recuerdas la metáfora de la carrera de relevos? Con AI Studio, es como si hubiéramos agregado un entrenador de atletismo que se asegura de que todos sepan exactamente cuándo y cómo pasar la posta. La carrera todavía está dirigida por nuestro talentoso Equipo, pero ahora pueden centrarse en la velocidad y la excelencia en lugar de preocuparse por el traspaso.