Cómo esta empresa de marketing está transformando los flujos de trabajo con IA

En un mundo donde cada minuto cuenta, recuperar el tiempo perdido no solo es útil, sino que es transformador.

Eye Care Pro (ECP), una empresa especializada en web y marketing que atiende consultorios de optometría, descubrió esto con el generador de flujos de trabajo de IA de Asana, AI Studio. 

La gerente sénior Theresa Welty y la gerente del Equipo de Gestión de Proyectos Amy Wagenaar dijeron que el impacto fue inmediato. Las tareas repetitivas que antes consumían días enteros dieron paso a flujos de trabajo automatizados, lo que permitió a su equipo de 243 miembros centrarse en lo que los humanos hacen mejor: el pensamiento estratégico y la resolución creativa de problemas.

Aplicaciones de IA revolucionarias

ECP encontró múltiples aplicaciones de alto valor tanto para AI Studio como para las capacidades de IA integradas en la plataforma de Asana:

1. Crear automatizaciones de IA sin experiencia técnica

Antes de AI Studio, configurar flujos de trabajo impulsados por IA habría sido un desafío para los miembros del equipo que carecían de habilidades técnicas. “No era buena configurando flujos de trabajo. Pero tan pronto como salió AI Studio, pude escribir lo que quería que hiciera la IA”, dijo Theresa.

2. Análisis de datos instantáneo del proyecto

ECP ahora optimiza la priorización de tareas y la gestión de la carga de trabajo con análisis de datos generados por IA sobre los estados de proyectos, lo que permite tomar decisiones más inteligentes sobre la asignación de recursos. “Los resúmenes de portafolios que genera la IA en Asana son invaluables”, dijo Theresa. “Si tuviera que revisar todos los proyectos, contactar a los jefes de proyecto para obtener actualizaciones o crear informes de estado por mi cuenta, eso llevaría horas”.

3. Resumen inteligente de la conversación

Para los jefes de proyecto como Amy, la función de resumen de conversaciones ha sido revolucionaria.

“Ser jefe de proyecto significa entrar y salir constantemente de los proyectos. Cuando hay más de 80 comentarios en una tarea, la función de resumen es probablemente la que más me ahorra tiempo”, dijo Amy. “Puedo entender de inmediato lo que está sucediendo sin leer todo”.

4. Asignación automatizada de tareas

ECP implementó un flujo de trabajo impulsado por IA que asigna tareas automáticamente en función de campos de datos personalizados, lo que elimina los procesos de asignación manual.

“Tan pronto como una tarea se importa a un proyecto, se notifica automáticamente a una persona específica de acuerdo con un campo de datos personalizado”, dijo Amy. “Esto garantiza que las tareas lleguen a los miembros correctos del equipo en el momento adecuado, en lugar de quedarse en el limbo esperando a que alguien actúe”.

5. Reducción del trabajo repetitivo

El equipo aprovecha la IA para automatizar tareas que antes eran manuales, reducir los cuellos de botella y tener más tiempo para el trabajo estratégico.

Un ejemplo poderoso es su sistema de pago diario: “Las tareas se importan, se asignan automáticamente a personas específicas con descripciones de tareas personalizadas y enlaces a Microsoft Formularios, y luego se finalizan automáticamente cuando llega la fecha de entrega”, dijo Amy.

6. Asistencia inteligente para campos de datos

ECP quedó particularmente impresionado con la capacidad de autocompletar campos de datos de Asana. En un caso, después de que un miembro del equipo eliminara accidentalmente campos, la IA sugirió y restauró los datos faltantes.

“Es una gran ventaja porque con frecuencia importamos datos de clientes desde otras herramientas”, dijo Amy. “Cuando algo sale mal, tener esa red de seguridad de IA ahorra mucho tiempo en la validación de datos”.

7. Identificación de esfuerzos duplicados

Otra área de exploración para el equipo son los flujos de trabajo impulsados por IA creados en AI Studio para identificar el trabajo superpuesto.

“En una organización grande, no siempre sabes quién está trabajando en qué. Los equipos no siempre están alineados y a menudo duplican esfuerzos”, dijo Theresa.

El uso de la IA para identificar el trabajo duplicado “ayudará a las personas a finalizar las tareas más rápido al ver cómo se realizó un trabajo similar anteriormente, mejorando la efectividad, la eficiencia y la calidad, al tiempo que brinda oportunidades de capacitación”.

Impacto en el mundo real

Para ECP, las capacidades de IA de Asana han transformado las operaciones diarias. Los miembros del equipo no técnico ahora crean sus propios flujos de trabajo, las tareas llegan automáticamente a las personas adecuadas y los jefes de proyecto asimilan rápidamente las conversaciones sin necesidad de leer decenas de comentarios.

Estas mejoras prácticas ahorran horas al equipo semanalmente y reducen la frustración del trabajo.

El éxito de ECP se basa en la automatización aplicada cuidadosamente, donde los resultados provienen de la identificación de puntos débiles específicos donde la IA puede ayudar a las personas a trabajar de manera más eficiente, en lugar de adoptar la tecnología por el bien de la tecnología.