SIPOC-Analyse: Definition, Beispiel und Anleitung

Als Projektmanager oder Prozesseigentümer ist es wichtig, dass Sie einen umfassenden Überblick über alle Prozesse haben. Wie könnten Sie sonst die Prozesse laufend überwachen und optimieren?

Um schnell einen Überblick über alle wichtigen Geschäftsprozesse zu bekommen, gibt es eine Reihe verschiedener Möglichkeiten und Methoden. In diesem Artikel möchten wir für Sie näher auf die SIPOC-Analyse eingehen.

Mit der SIPOC-Analyse wird es für Sie einfach und unkompliziert, Prozesse zu beschreiben, zu visualisieren und zu analysieren. Wie Sie diese Analyse durchführen können, zeigen wir Ihnen ausführlich. Dabei gehen wir auch auf die Vorteile und Nachteile ein, wann Sie die SIPOC-Analyse einsetzen sollten und mit welchen Tricks Sie diese Analyse perfekt anwenden können.

Was ist die SIPOC-Analyse?

Die SIPOC-Analyse ist eine strukturierte Methode zur Darstellung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Das Akronym steht für Supplier (Lieferant), Input (Eingang), Process (Prozess), Output (Ausgang) und Customer (Kunde). Auch als SIPOC-Diagramm oder SIPOC-Methode bekannt, erfasst sie die wesentlichen Schnittstellen eines Prozesses auf einen Blick, ohne sich in Einzelaktivitäten zu verlieren.

SIPOC ist dabei ein Akronym, welches sich aus den fünf englischen Begriffen

• S: Supplier (Lieferant)

• I: Input (Eingang)

• P: Process (Prozess)

• O: Output (Ausgang)

• C: Customer (Kunde)

zusammensetzt. Die SIPOC-Analyse stammt ursprünglich aus den 1980er-Jahren, wo sich die Methode an Six Sigma orientierte. Das Modell ist damit zwar schon etwa 40 Jahre alt, trotzdem ist sie immer noch gut für die Prozessanalyse und Prozessverbesserung geeignet.

Mit der SIPOC-Analyse lässt sich der IST-Zustand eines Prozesses klar abbilden und systematisch mit dem SOLL-Zustand vergleichen. Daraus ergeben sich konkrete Schritte zur Prozessoptimierung. Gleichzeitig schafft die Analyse ein gemeinsames Verständnis unter allen Stakeholdern.

Wann sollte ich eine SIPOC-Analyse durchführen?

SIPOC-Diagramme eignen sich besonders in der Startphase eines Projekts oder wenn ein laufender Prozess nicht die erwarteten Ergebnisse liefert. Setzen Sie die Methode ein, wenn folgende Fragen unklar sind:

• Welche Eingangsgrößen werden für die einzelnen Aktivitäten im Prozess bezogen?

• Woher werden diese Eingangsgrößen bezogen?

• Welchen Output erzeugen die einzelnen Aktivitäten in einem Prozess?

• Was sind die Anforderungen der Kunden an den Output eines Prozesses?

Wie kann ich eine SIPOC-Analyse durchführen?

Die SIPOC-Analyse lässt sich sowohl alleine als auch im Team durchführen. In der Praxis zeigt sich, dass die Zusammenarbeit im Team, beispielsweise in einer Brainstorming-Sitzung, die besten Ergebnisse liefert.

Folgen Sie diesen drei Schritten, um Ihre SIPOC-Analyse erfolgreich umzusetzen:

1. Prozessschritte auflisten

Im ersten Schritt sollten Sie zunächst ein Arbeitsblatt oder eine Präsentationsfolie zur Hand nehmen und die verschiedenen Schritte der Prozesskette auflisten. Allgemein möchten wir Ihnen an dieser Stelle empfehlen, dass Sie statt Excel-Listen oder Zetteln auf die Erstellung einer SIPOC-Analyse mit einem digitalen Tool setzen. Diese bietet Ihnen einige Vorteile:

• Informationen zentral gespeichert: Mit einem digitalen Tool wie Asana werden alle Informationen und Details zu dem jeweiligen Prozess digital gespeichert. Zudem können Sie diese Informationen mit allen relevanten Stakeholdern teilen. Diese können dann das SIPOC-Diagramm jederzeit öffnen.

• Zuständigkeiten abklären: Nachdem Sie mit der SIPOC-Analyse ein Diagramm erstellt haben, geht es in weiterer Folge darum, Schwachstellen und Möglichkeiten zur Optimierung zu identifizieren. In Asana können Sie direkt Aufgaben erstellen, den zuständigen Personen zuweisen und ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Sorgen Sie dafür, dass nach der Analyse auch die Prozesse optimiert werden.

Denken Sie daran, dass Ihnen die SIPOC-Analyse nur einen groben Überblick geben soll. Unterteilen Sie daher den Prozessablauf, den Sie darstellen möchten, in nicht mehr als 5 bis 7 verschiedene Schritte.

2. Erstellen Sie eine Tabelle

Bei diesem Schritt sollten Sie eine Tabelle erstellen mit fünf Spalten. Diese stehen jeweils für die verschiedene Bestandteile der SIPOC-Analyse (Supplier, Input, Process, Output, Customer).

3. Schreiben Sie die wichtigsten Informationen auf

Gehen Sie nun die einzelnen Prozessschritte durch und notieren Sie sich alle relevanten Informationen zu den jeweiligen Punkten der SIPOC-Analyse. Bei diesem Schritt lohnt es sich, Teamkollegen und Experten miteinzubinden. Denn oftmals fehlen Ihnen als Projektmanager detaillierte Informationen zu den einzelnen Prozessschritten. Die Teams, die an diesem Prozess arbeiten, können Ihnen helfen, die wichtigsten Informationen zu identifizieren und in der SIPOC-Analyse zu notieren.

Lieferanten (Suppliers)

Bei den Lieferanten sollten Sie dokumentieren, welche Materialien oder andere Dienstleistungen Sie von Lieferanten beziehen. Dazu sollten Sie auch aufschreiben, welche Ressourcen Sie von welchem Lieferanten beziehen und ob es sich hierbei um externe oder interne Lieferanten handelt.

Sie können hier auch anführen, ob vor- oder nachgelagerte Prozesse zu beachten sind. Von wo bekommt der Lieferant die Produkte? Gibt es hier wichtige Schnittstellen, die zu beachten sind?

Eingang (Input)

Beim Eingang sollten Sie die einzelnen Prozessschritte beachten und aufschreiben, welche Eingangsfaktoren für die einzelnen Schritte notwendig sind. Sind Materialien, Hilfsmaterialien und Maschinen notwendig? Oder benötigen Sie spezielle Informationen oder Dienstleistungen?

Auch hier können Sie auf eventuelle Schnittstellen mit anderen internen Bereichen achten und diese wenn notwendig dokumentieren.

Ausgang (Output)

An diesem Punkt notieren Sie sich, welche Ergebnisse durch die einzelnen Schritte im Prozess erzielt werden. Gehen Sie spezifisch darauf ein, welche Ausgangsgrößen, Zwischenprodukte, Informationen oder Materialien direkt entstanden sind, die für die nachgelagerten Prozesse oder schlussendlich für den Endkunden wichtig sind.

Geben Sie hier auch an, welchen Anforderungen ein Output entsprechen muss. Dies kann sich auf geschäftliche Anforderungen oder spezifische Anforderungen für die weiteren Prozessschritte beziehen.

Kunden (Customers)

Ein jeder Prozess in einem Unternehmen sollte kundenorientiert sein. Konzentrieren Sie sich darauf, wer die Kunden sind, ob es sich um interne oder externe Kunden handelt und welche Wünsche und Bedürfnisse die Kunden haben. Schreiben Sie diese Informationen in der SIPOC-Analyse auf.

Gerade in der heutigen Zeit ist es wichtig, dass Unternehmen die Prozessergebnisse so gestalten, dass der Kundennutzen im Zentrum steht. Es zählen nicht mehr die verschiedenen Features und Vorteile, sondern rein der Nutzen, der den Kunden angeboten wird.

SIPOC-Beispiel aus der Praxis

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht, wie die SIPOC-Analyse in der Praxis funktioniert. Stellen Sie sich ein mittelständisches Fertigungsunternehmen vor, das seinen Auftragsabwicklungsprozess analysieren möchte.

Dieses Beispiel zeigt, wie die SIPOC-Analyse sowohl externe als auch interne Kunden berücksichtigt. Die Produktionsabteilung ist ein interner Kunde, der den Produktionsauftrag als Input für den nächsten Prozess benötigt.

Durch die Visualisierung in einer SIPOC-Tabelle erkennen Sie auf einen Blick, welche Schnittstellen zwischen den Abteilungen bestehen und wo potenzielle Engpässe entstehen können.

Wie wirkungsvoll eine solche Prozessanalyse sein kann, zeigt das Beispiel von S&A Stairs. Das australische Treppenbauunternehmen nutzte Asana, um seine Arbeitsabläufe mit rund 40 Aufgaben pro Projekt strukturiert abzubilden. Durch die klare Zuordnung von Inputs, Prozessschritten und Verantwortlichkeiten konnte das Team die Fehlerquote von 50 auf nur noch 1 Fehler pro Monat senken. Erfahren Sie, wie Asana Ihre Prozesse unterstützt.

Welche Vor- und Nachteile hat eine SIPOC-Analyse?

Wie jede Methode hat auch die SIPOC-Analyse spezifische Stärken und Grenzen, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten.

Vorteile

• Guter Überblick: Eine SIPOC-Analyse liefert Ihnen ein überschauliches Diagramm, welches alle Prozessschritte und Informationen anzeigt.

• Leicht verständlich: Zudem ist ein SIPOC-Diagramm leicht verständlich. Dies ist gerade dann hilfreich, wenn es um die Abstimmung mit verschiedenen Stakeholdern geht, die nicht viel von Prozessen verstehen.

• Schnell erstellt: Eine SIPOC-Analyse lässt sich zudem schnell erstellen. Vor allem wenn Sie als Team im Brainstorming arbeiten, haben Sie schon nach kurzer Zeit wichtige Ergebnisse notiert.

Nachteile

• Unterschiedlich interpretierbar: Eine SIPOC-Analyse liefert ein grafisches Ergebnis nur anhand einer Tabelle mit Text. Im Gegensatz zu anderen, grafischen Modellen kann es vor allem für unerfahrene Personen zu Verwirrungen kommen. Der Spielraum für Interpretationen ist deutlich größer.

• Wenig Details: Es ist in vielen Fällen vorteilhaft, dass die SIPOC-Analyse einen groben und damit schnellen Überblick bietet. In manchen Fällen ist es jedoch wichtig, weiter ins Detail zu gehen. Hier eignet sich das SIPOC-Diagramm nicht.

Vor allem die Nachteile zeigen, dass Sie vorab betrachten sollten, ob die SIPOC-Analyse für das eigene Team und die Stakeholder die richtige Wahl ist. Sind beispielsweise viele Details gefragt oder wäre das Ergebnis zu stark interpretierbar, sollten Sie auf andere Möglichkeiten zur Prozessdarstellung zurückgreifen.

Wenn Sie Inspiration für andere Möglichkeiten suchen, können Sie sich gerne bei Asana die verschiedenen Methoden zur Prozessmodellierung ansehen.

Häufige Fehler bei der SIPOC-Analyse und wie Sie diese vermeiden

Auch bei einer vermeintlich einfachen Methode wie der SIPOC-Analyse gibt es typische Stolperfallen. Wenn Sie diese kennen, können Sie sie von Anfang an vermeiden.

• Zu viele Prozessschritte: Begrenzen Sie die Darstellung auf 5 bis 7 Hauptschritte. Detailliertere Teilschritte gehören in eine tiefergehende Prozessanalyse.

• Interne Kunden vergessen: Nicht nur externe Endkunden sind relevant. Nachgelagerte Abteilungen wie die Qualitätssicherung oder das Lager sind ebenfalls Kunden im SIPOC-Sinne.

• Scope Creep: Definieren Sie den Start- und Endpunkt des Prozesses klar, bevor Sie mit der Analyse beginnen. Ohne klare Abgrenzung wächst der betrachtete Prozess unkontrolliert.

• Alleinarbeit statt Teamwork: Eine SIPOC-Analyse sollte immer im Team durchgeführt werden. Einzelpersonen übersehen häufig Schnittstellen und relevante Inputs.

• Keine Nachverfolgung: Die SIPOC-Analyse ist nur der erste Schritt. Ohne anschließende Maßnahmen zur Prozessoptimierung bleibt das Diagramm ein theoretisches Dokument.

S&A Stairs vermied diesen letzten Fehler konsequent. Das Unternehmen nutzte die Erkenntnisse aus der Prozessanalyse, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und die Nachverfolgung jedes einzelnen Projektschritts sicherzustellen. Sehen Sie, wie Asana datengestützte Entscheidungen ermöglicht.

SIPOC im Vergleich zu anderen Methoden der Prozessanalyse

SIPOC ist nicht die einzige Methode zur Prozessanalyse. Je nach Zielsetzung und Detaillierungsgrad können andere Werkzeuge besser geeignet sein.

Während SIPOC den groben Rahmen liefert, können Sie mit Prozessmapping oder Value Stream Mapping tiefer in einzelne Abläufe einsteigen. In der Praxis wird SIPOC häufig als Ausgangspunkt genutzt, auf dem detailliertere Analysen aufbauen.

Optimieren Sie Ihre Prozesse mit der SIPOC-Analyse

Die SIPOC-Analyse ist eine bewährte und zugleich einfache Methode, um Prozesse übersichtlich darzustellen und gezielt zu verbessern. Sie hilft Ihnen, Schnittstellen zu erkennen, Stakeholder einzubinden und den Grundstein für nachhaltige Prozessoptimierung zu legen.

Dass sich eine konsequente Prozessanalyse auszahlt, beweist S&A Stairs: Nach der strukturierten Optimierung seiner Arbeitsabläufe mit Asana verdreifachte das Unternehmen seinen Umsatz. Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse als Ausgangspunkt für konkrete Verbesserungsmaßnahmen und starten Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe. Testen Sie Asana kostenlos, um Ihre Prozesse digital abzubilden und teamübergreifend zu koordinieren.

Häufig gestellte Fragen zur SIPOC-Analyse