Umfeldanalyse: Definition, Faktoren und Beispiel

Als Projektmanager gibt es eine Vielzahl an Faktoren, die in der alltäglichen Arbeit zu berücksichtigen sind. Die Ziele definieren, die Projektmanagement-Methode auswählen, das Team auswählen und richtig managen, etc. Bei all den verschiedenen Analysen und Methoden sollten Sie ebenfalls nicht vergessen, dass ein Projekt immer in einem gewissen Umfeld agiert.

Dies beinhaltet nicht nur die Stakeholder, sondern auch den Markt und auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen. Damit Sie hier effektiv den Überblick behalten können, ist es sinnvoll, eine Umfeldanalyse durchzuführen. Noch nie davon gehört? Keine Sorge! In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles Wichtige, was Sie zur Umfeldanalyse wissen müssen.

Was ist eine Umfeldanalyse?

Eine Umfeldanalyse ist eine systematische Methode im Projektmanagement, bei der alle Rahmenbedingungen, Einflüsse und äußeren Faktoren erfasst werden, die auf ein Projekt einwirken können, von Stakeholdern über Markttrends bis hin zu gesetzlichen Vorgaben.

Projektmanager konzentrieren sich oft zu stark auf den Projektinhalt und verlieren den Blick auf das größere Umfeld. Doch jedes Projekt wird von einem Unternehmen in einer bestimmten Branche und einem bestimmten Land durchgeführt; Einflussfaktoren wie Marktbedingungen und gesetzliche Rahmenbedingungen wirken dadurch immer auf das Projekt ein.

Ziele der Umfeldanalyse

Die Umfeldanalyse verfolgt mehrere Ziele, die für den Projekterfolg entscheidend sind. Im Kern geht es darum, alle relevanten Einflussfaktoren frühzeitig zu identifizieren, bevor sie zu unerwarteten Hindernissen werden. Laut dem Asana-Report „State of Work Innovation: Germany 2024" (Befragung von 2.002 deutschen Wissensarbeitenden) haben 67 % der deutschen Arbeitnehmenden in den letzten zwölf Monaten Burnout-Symptome erlebt, was zeigt, wie wichtig es ist, das Projektumfeld systematisch zu analysieren und Teams vor Überlastung zu schützen.

Die wichtigsten Ziele im Überblick:

• Risiken frühzeitig erkennen: Durch die systematische Erfassung externer und interner Faktoren können Sie potenzielle Risiken identifizieren, bevor sie eintreten.

• Stakeholder-Beziehungen klären: Sie erhalten einen Überblick über alle Personen und Gruppen, die Ihr Projekt beeinflussen können.

• Rahmenbedingungen verstehen: Gesetzliche, wirtschaftliche und technologische Rahmenbedingungen werden transparent und planbar.

• Entscheidungsgrundlagen schaffen: Die gesammelten Informationen bilden die Basis für fundierte Entscheidungen im Projektverlauf.

• Grundlage für weiterführende Analysen: Die Umfeldanalyse liefert den Ausgangspunkt für die Stakeholderanalyse, die PESTEL-Analyse und das Risikomanagement.

Welche Faktoren sind in der Umfeldanalyse zu berücksichtigen?

Die zentrale Frage der Umfeldanalyse lautet: „Worauf müssen wir achten?" Die Antwort umfasst vier Kategorien von Einflussfaktoren, die Sie kennen sollten.

Sachliche Faktoren

Zu den sachlichen Faktoren zählen all jene Themen und Rahmenbedingungen, die keine direkte Person sind. Dabei geht es um harte Fakten, die auf ein gewisses Projekt wirken können. Dazu zählen:

• Unternehmensrichtlinien

• Aktuelle Markttrends

• Datenschutzrichtlinien

• Gesetzliche Bestimmungen

Soziale Faktoren

Bei den sozialen Faktoren handelt es sich um Personen oder auch Personengruppen, die in irgendeiner Art und Weise einen Einfluss auf das Projekt haben können. Sie kennen diesen Faktor vermutlich bereits als Stakeholder. In der Umfeldanalyse werden die Stakeholder nur aufgezählt, in der anschließenden Stakeholderanalyse werden die Personengruppen weiter kategorisiert und Maßnahmen dazu abgeleitet.

Beispiele für soziale Faktoren wären:

• Mitarbeiter des Projektteams

• Vorstand des Unternehmens

• Lieferanten

• Kunden

Interne Faktoren

Neben dem Unterschied zwischen sachlichen und sozialen Faktoren gibt es noch den Unterschied zwischen internen und externen Faktoren. Die internen Faktoren sind all jene Einflüsse auf ein Projekt, die innerhalb des Projekts selbst oder des Unternehmens liegen. Diese Faktoren müssen für das Projektvorhaben berücksichtigt werden. Zu den internen Faktoren zählen:

• Projektmitarbeiter

• Bestehende Anforderungen an Projekte

• Vorlagen und Tools, die für Projekte verwendet werden müssen

Externe Faktoren

Umgekehrt sind die externen Faktoren all jene Einflüsse, die außerhalb des Projekts oder des Unternehmens liegen. Dabei kann es sich um gesetzliche oder geografische Faktoren handeln. Diese haben oftmals aber nur einen sehr schwachen oder indirekten Einfluss auf das Projekt. Es kann schwer sein, alle Einflüsse aufzuzählen und darüber hinaus auch während der Projektarbeit zu berücksichtigen.

Die externen Faktoren können in weiterer Folge mithilfe der PESTEL-Analyse näher analysiert werden. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Methoden der Umfeldanalyse

Für die Durchführung einer Umfeldanalyse stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung. Je nach Projektgröße und -komplexität können Sie diese Methoden einzeln oder kombiniert einsetzen.

PESTEL-Analyse

Die PESTEL-Analyse untersucht die externen Einflussfaktoren in sechs Kategorien: politische, wirtschaftliche, soziokulturelle, technologische, ökologische und rechtliche Faktoren. Sie eignet sich besonders für Projekte, die stark von externen Rahmenbedingungen abhängen.

Stakeholderanalyse

Die Stakeholderanalyse baut auf den sozialen Faktoren der Umfeldanalyse auf. Sie kategorisiert die identifizierten Personengruppen nach ihrem Einfluss und ihrer Betroffenheit und leitet konkrete Kommunikationsstrategien ab.

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse ergänzt die Umfeldanalyse, indem sie die identifizierten Faktoren in Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken einordnet. So erhalten Sie eine strategische Bewertung der gesammelten Informationen.

Wie erstelle ich eine Umfeldanalyse?

In fünf Schritten erstellen Sie eine vollständige Umfeldanalyse.

1. Umfeldfaktoren sammeln

Im ersten Schritt geht es darum, alle möglichen Einflussfaktoren zu sammeln. In diesem Schritt sollten Sie sich als Projektmanager idealerweise mit dem Projektteam zusammensitzen und nach verschiedenen Personengruppen, Trends oder Rahmenbedingungen suchen, die einen Einfluss auf das Projekt haben können.

Folgende Fragestellungen können Ihnen beim Brainstorming und der Aufzählung der Einflussfaktoren helfen:

• Worauf müssen wir achten?

• Welche Ziele sind zu beachten?

• Welche Stakeholder haben einen Einfluss auf das Projekt?

• Welche spezifischen Regeln oder Rahmenbedingungen gelten für das Projekt?

2. Faktoren ordnen

Nachdem Sie alle wichtigen Faktoren gesammelt haben, gilt es im nächsten Schritt, diese zu ordnen. Dabei erfolgt die Ordnung nach den oben besprochenen vier Faktoren. Ein Umfeldfaktor kann daher entweder sachlich oder sozial bzw. intern oder extern sein. Es sind daher jedem Faktor immer zwei Kategorien zuzuordnen.

3. Faktoren visualisieren

Im dritten Schritt stellen Sie die Umfeldfaktoren grafisch dar. Dadurch erhalten Sie einen geordneten Überblick und können so die Einflussfaktoren visualisieren.

Für die Visualisierung gibt es verschiedene Möglichkeiten, in den meisten Fällen haben sich jedoch Tabellen, Listen oder Raster für die Projektumfeldanalyse durchgesetzt.

4. Faktoren bewerten und priorisieren

Nachdem Sie die Umfeldfaktoren visualisiert haben, bewerten Sie jeden Faktor nach seiner Eintrittswahrscheinlichkeit und seinem potenziellen Einfluss auf das Projekt. Ordnen Sie die Faktoren in eine Prioritätenmatrix ein: Faktoren mit hoher Wahrscheinlichkeit und starkem Einfluss erfordern sofortige Aufmerksamkeit, während Faktoren mit geringer Wahrscheinlichkeit und schwachem Einfluss nur beobachtet werden müssen. Diese Bewertung hilft Ihnen, Ihre Ressourcen gezielt auf die wichtigsten Einflussfaktoren zu konzentrieren.

5. Maßnahmen ableiten

Auf Basis der Bewertung und Priorisierung leiten Sie konkrete Maßnahmen für jeden relevanten Faktor ab. Legen Sie fest, wer für welche Maßnahme verantwortlich ist, bis wann sie umgesetzt werden soll und wie der Fortschritt gemessen wird. Planen Sie bei sozialen Faktoren gezielte Kommunikationsstrategien und bei sachlichen Faktoren entsprechende Anpassungen im Projektplan. So stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse der Umfeldanalyse direkt in Ihre Projektplanung einfließen.

Umfeldanalyse Beispiel

Ein praktisches Beispiel verdeutlicht die Durchführung der Umfeldanalyse. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen plant die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software.

Sachliche Faktoren:

• Bestehende IT-Infrastruktur und Kompatibilitätsanforderungen

• Datenschutzrichtlinien (DSGVO-Konformität)

• Budget für Software-Lizenzen und Schulungen

Soziale Faktoren:

• IT-Abteilung (Implementierung und Support)

• Geschäftsführung (Budgetfreigabe)

• Mitarbeiter aller Abteilungen (Endnutzer)

• Externer Software-Anbieter

Interne Faktoren:

• Bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse

• Schulungsbedarf der Mitarbeiter

• Interne Widerstandsfaktoren gegen Veränderung

Externe Faktoren:

• Marktangebot an Projektmanagement-Tools

• Branchenspezifische Anforderungen

• Technologische Entwicklungen (KI-Integration, Cloud-Lösungen)

Durch die Zuordnung aller Faktoren erhalten Sie einen strukturierten Überblick, aus dem Sie konkrete Maßnahmen ableiten können, zum Beispiel die frühzeitige Einbindung der IT-Abteilung oder die Planung von Schulungen für Mitarbeiter.

Ein gutes Beispiel dafür, wie Unternehmen Umfeldfaktoren abteilungsübergreifend im Blick behalten, liefert Mammut. Die Schweizer Outdoor-Marke koordiniert mit rund 100 Mitarbeitenden über 12.000 Zusammenarbeiten pro Monat in einem zentralen Project Management Tool und spart so etwa 20 Arbeitstage pro Jahr und Mitarbeiter durch bessere Kommunikation und Automatisierung. Gerade bei einer Umfeldanalyse mit vielen Beteiligten und Einflussfaktoren zeigt sich der Vorteil eines solchen Tools: Alle relevanten Informationen sind zentral gebündelt und abteilungsübergreifend sichtbar. Erfahren Sie, wie Asana AI Studio Ihre Projektarbeit unterstützen kann.

Was mache ich mit den Ergebnissen der Umfeldanalyse?

Das Ergebnis der Umfeldanalyse ist eine strukturierte Übersicht aller Einflussfaktoren auf Ihr Projekt. Der Asana-Report „State of Work Innovation: Germany 2024" zeigt, dass nur 20 % der deutschen Arbeitnehmenden ihre Arbeit eng an den strategischen Unternehmenszielen ausgerichtet sehen, was die Bedeutung einer klaren Verbindung zwischen Analyseergebnissen und Unternehmensstrategie unterstreicht. Nutzen Sie diese Ergebnisse für drei konkrete nächste Schritte:

• Priorisierung: Ordnen Sie die Faktoren nach Einfluss und Dringlichkeit, um die wichtigsten zuerst zu bearbeiten.

• Stakeholder-Management: Leiten Sie aus den sozialen Faktoren eine gezielte Stakeholderanalyse ab.

• Risikobewertung: Analysieren Sie die externen sachlichen Faktoren mithilfe der PESTEL-Analyse, um Strategien für externe Einflüsse zu entwickeln.

Damit die Ergebnisse Ihrer Umfeldanalyse nicht in einer Tabelle verschwinden, sollten Sie diese in konkrete Workflows und Aufgaben überführen. Das Beispiel von Team Beverage zeigt, wie ein deutsches Getränkeunternehmen genau das umsetzt: Durch den Einsatz eines zentralen Project Management Tools hat Team Beverage E-Mail-Ketten durch transparente, abteilungsübergreifende Workflows ersetzt und steuert so Lieferketten- und Marketingprozesse strukturiert. Entdecken Sie, wie Asana AI Studio Ihnen hilft, Analyseergebnisse direkt in Maßnahmen umzusetzen.

So setzen Sie die Umfeldanalyse erfolgreich ein

Die Umfeldanalyse ist ein wertvolles Werkzeug, um alle relevanten Einflussfaktoren systematisch zu erfassen und Ihr Projekt auf eine solide Grundlage zu stellen. Entscheidend ist, dass Sie die Analyse frühzeitig in der Planungsphase durchführen, die identifizierten Faktoren konsequent bewerten und priorisieren und die Ergebnisse direkt in konkrete Maßnahmen überführen. Mit einem Projektmanagement-Tool wie Asana behalten Sie dabei alle Faktoren, Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Blick. Jetzt starten und Ihre Projekte von Anfang an strukturiert planen.

Häufig gestellte Fragen zur Umfeldanalyse