Make or Buy: Definition, Analyse und Entscheidungshilfe

Im Projektmanagement müssen Sie viele Entscheidungen treffen. Eine der häufigsten lautet: Soll eine Aufgabe vom eigenen Projektteam erledigt werden oder ist eine externe Unterstützung die bessere Wahl? Genau diese Abwägung zwischen Eigenfertigung und Fremdbezug wird als Make-or-Buy-Entscheidung bezeichnet.

Diese Entscheidung kann einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg und die Effizienz eines Projekts haben. Im Folgenden erfahren Sie, welche Faktoren bei der Make-or-Buy-Analyse eine Rolle spielen, wie Sie eine fundierte Entscheidung treffen und wie eine Projektmanagementsoftware Sie dabei unterstützen kann.

Was ist Make-or-Buy?

Make-or-Buy beschreibt die Entscheidung, ob ein Unternehmen eine bestimmte Leistung selbst erbringt (Make) oder von einem externen Anbieter bezieht (Buy). Im deutschen Sprachraum wird dies auch als „Eigenfertigung oder Fremdbezug" bezeichnet. Diese Fragestellung ist sowohl in der Betriebswirtschaftslehre als auch im Projektmanagement ein zentrales Konzept.

Diese Fragestellung betrifft nicht nur die Produktion von physischen Gütern, sondern auch Dienstleistungen, IT-Lösungen oder einzelne Projektaufgaben. Bei jeder Aufgabe, die in einem Projekt anfällt, steht die Frage im Raum, ob sie intern oder extern besser aufgehoben ist. Die Antwort hängt von zahlreichen Faktoren ab, darunter Kosten, Know-How, Qualität und verfügbare Ressourcen.

Welche Ziele verfolgt Make-or-Buy?

Das übergeordnete Ziel der Make-or-Buy-Analyse besteht darin, die bestmögliche Entscheidung für das Unternehmen und das jeweilige Projekt zu treffen. Dabei geht es nicht nur um Kosteneinsparungen, sondern auch um Qualitätssicherung, Risikominimierung und die strategische Ausrichtung des Unternehmens.

Zu den wichtigsten Zielen gehören die Optimierung der Kostenstruktur, die Sicherstellung der Qualität, die effiziente Nutzung vorhandener Ressourcen und die Minimierung von Risiken. Gleichzeitig soll die Entscheidung dazu beitragen, dass das Unternehmen seine Kernkompetenzen stärkt und sich auf das konzentriert, was es am besten kann.

Darüber hinaus schafft eine bewusste Make-or-Buy-Entscheidung Flexibilität. Unternehmen können schneller auf veränderte Marktbedingungen reagieren, Ressourcen gezielter einsetzen und Engpässe vermeiden.

Welche Faktoren spielen bei Make-or-Buy eine Rolle?

Die Entscheidung zwischen Eigenfertigung und Fremdbezug hängt von mehreren Faktoren ab, die sorgfältig gegeneinander abgewogen werden müssen. Die wichtigsten Faktoren im Überblick:

Zielsetzung

Bevor Sie eine Make-or-Buy-Entscheidung treffen, sollten Sie sich über die Zielsetzung des Projekts im Klaren sein. Welche Ergebnisse sollen erzielt werden? Wie passt die jeweilige Aufgabe in die übergeordnete Unternehmensstrategie? Wenn eine Aufgabe direkt mit der Kernkompetenz Ihres Unternehmens zusammenhängt, spricht vieles dafür, sie intern zu bearbeiten. Bei unterstützenden oder einmaligen Tätigkeiten kann der Fremdbezug sinnvoller sein.

Kosten

Die Kostenfrage ist häufig der erste Aspekt, der bei einer Make-or-Buy-Analyse betrachtet wird. Dabei sollten Sie nicht nur die direkten Kosten vergleichen, sondern auch indirekte Kosten berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem Schulungskosten, Kosten für die Qualitätskontrolle, Transaktionskosten und mögliche Opportunitätskosten. Eine umfassende Kosten-Nutzen-Analyse hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Know-How

Verfügt Ihr Team über das notwendige Fachwissen, um die Aufgabe intern zu erledigen? Wenn spezielles Know-How erforderlich ist, das im Unternehmen nicht vorhanden ist, kann es effizienter sein, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Andererseits kann die interne Bearbeitung dazu beitragen, wertvolles Wissen im Unternehmen aufzubauen und langfristig die Kompetenz des Teams zu stärken.

Qualität

Die Qualität der Ergebnisse ist ein entscheidender Faktor. Stellen Sie sich die Frage, ob Ihr Team die Aufgabe in der gewünschten Qualität und innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigen kann. Externe Anbieter verfügen oft über spezialisierte Erfahrung und können bestimmte Aufgaben auf einem sehr hohen Qualitätsniveau erbringen. Gleichzeitig haben Sie bei der internen Bearbeitung eine bessere Kontrolle über den gesamten Prozess.

Ressourcen

Prüfen Sie, ob ausreichend interne Ressourcen zur Verfügung stehen. Dazu zählen nicht nur die Mitarbeitenden selbst, sondern auch Werkzeuge, Technologien und zeitliche Kapazitäten. Wenn Ihr Team bereits ausgelastet ist, kann eine externe Vergabe dazu beitragen, Überlastung zu vermeiden und die Kapazitätsplanung realistisch zu gestalten.

Risiken

Jede Entscheidung bringt Risiken mit sich. Bei der Eigenfertigung besteht beispielsweise das Risiko, dass das Projekt länger dauert als geplant oder dass die Qualität nicht den Erwartungen entspricht. Beim Fremdbezug können Abhängigkeiten von externen Anbietern oder Kommunikationsprobleme zu Herausforderungen führen. Ein strukturiertes Risikomanagement hilft Ihnen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu planen.

So führen Sie eine Make-or-Buy-Analyse durch

Für eine fundierte Make-or-Buy-Entscheidung stehen Ihnen unterschiedliche Analysemethoden zur Verfügung. Grundsätzlich lassen sich diese in zwei Kategorien einteilen: die quantitative Analyse, die sich auf messbare Zahlen stützt, und die qualitative Analyse, die strategische Aspekte berücksichtigt. In der Praxis empfiehlt es sich, beide Ansätze miteinander zu kombinieren.

Quantitative Analyse: der Kostenvergleich

Bei der quantitativen Analyse steht der direkte Vergleich der Gesamtkosten im Mittelpunkt. Hierbei stellen Sie die Kosten der Eigenfertigung den Kosten des Fremdbezugs gegenüber. Wichtig ist, dass Sie dabei alle relevanten Kostenblöcke berücksichtigen und nicht nur die offensichtlichen Posten vergleichen.

Dabei sollten Sie alle relevanten Kostenblöcke berücksichtigen:

• Eigenfertigung: Personalkosten, Schulungs- und Einarbeitungskosten, Werkzeuge und Software, interne Verwaltungskosten sowie Opportunitätskosten

• Fremdbezug: Dienstleistungspreis, Kosten für Anbietersuche und Vertragsverhandlung, Kommunikations- und Koordinationsaufwand sowie Qualitätssicherung

Ein einfaches Beispiel: Wenn die Eigenfertigung eines Projektbausteins insgesamt 80.000 € kostet und ein externer Anbieter die gleiche Leistung für 65.000 € anbietet, spricht der reine Kostenvergleich zunächst für den Fremdbezug. Allerdings sollten Sie dabei auch die langfristige Perspektive berücksichtigen, denn internes Know-How, das bei der Eigenfertigung aufgebaut wird, kann bei zukünftigen Projekten erhebliche Kosten einsparen.

Qualitative Analyse: strategische Bewertung

Nicht alle Faktoren lassen sich in Zahlen ausdrücken. Die qualitative Analyse ergänzt den Kostenvergleich um strategische Überlegungen, die für die langfristige Ausrichtung Ihres Unternehmens entscheidend sind.

Dabei spielen vor allem drei strategische Aspekte eine zentrale Rolle:

• Kernkompetenzschutz: Aufgaben, die direkt mit dem Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens zusammenhängen, sollten Sie in der Regel intern behalten, um wertvolles Wissen nicht an Dritte weiterzugeben.

• Lieferantenabhängigkeit: Je mehr Aufgaben Sie auslagern, desto stärker wird Ihre Abhängigkeit, was bei Lieferengpässen oder Qualitätsproblemen problematisch werden kann.

• Innovationsfähigkeit: Wenn Sie wichtige Prozesse intern steuern, behalten Sie die volle Kontrolle über Weiterentwicklungen und können schneller auf neue Anforderungen reagieren.

Die Entscheidungsmatrix

Eine Entscheidungsmatrix vereint die quantitative und die qualitative Analyse in einem strukturierten Bewertungsrahmen. Dabei listen Sie alle relevanten Kriterien auf, beispielsweise Kosten, Qualität, Zeitrahmen, strategische Bedeutung und Risiko. Jedem Kriterium weisen Sie eine Gewichtung zu, die widerspiegelt, wie wichtig der jeweilige Aspekt für Ihr Projekt ist.

Anschließend bewerten Sie jede Option, also Eigenfertigung und Fremdbezug, für jedes Kriterium auf einer einheitlichen Skala. Durch die Multiplikation der Bewertung mit der Gewichtung und die Aufsummierung aller Ergebnisse erhalten Sie einen Gesamtwert für jede Option. Die Option mit dem höheren Gesamtwert ist die rechnerisch bessere Wahl, wobei das Ergebnis immer im Kontext der Gesamtstrategie betrachtet werden sollte.

Ein Projektmanagement-Tool kann Sie dabei unterstützen, die Ergebnisse Ihrer Analyse übersichtlich zu dokumentieren, mit den relevanten Beteiligten zu teilen und so die Entscheidungsfindung im Team zu beschleunigen.

Die Vor- und Nachteile von Make-or-Buy

Sowohl die Eigenfertigung als auch der Fremdbezug bieten spezifische Vor- und Nachteile. Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen:

Vorteile der Eigenfertigung (Make)

• Volle Kontrolle über den gesamten Prozess und die Qualität

• Aufbau und Erhalt von internem Know-How

• Schutz sensibler Daten und geistigen Eigentums

• Unabhängigkeit von externen Anbietern

• Langfristig möglicherweise kostengünstiger bei wiederkehrenden Aufgaben

Nachteile der Eigenfertigung (Make)

• Höhere Anfangsinvestitionen in Personal, Schulungen und Infrastruktur

• Bindung interner Ressourcen, die für andere Aufgaben fehlen könnten

• Längere Anlaufzeiten, wenn das nötige Fachwissen erst aufgebaut werden muss

• Risiko der Überlastung des Teams

Vorteile des Fremdbezugs (Buy)

• Zugang zu spezialisiertem Fachwissen und Erfahrung

• Schnellere Umsetzung, da externe Anbieter oft sofort einsatzbereit sind

• Flexibilität bei schwankendem Arbeitsaufkommen

• Interne Ressourcen können sich auf Kernaufgaben konzentrieren

• Kalkulierbare Kosten durch vertragliche Vereinbarungen

Nachteile des Fremdbezugs (Buy)

• Abhängigkeit von externen Anbietern

• Mögliche Qualitätsschwankungen

• Kommunikations- und Koordinationsaufwand

• Risiko des Know-How-Verlusts im Unternehmen

• Weniger Kontrolle über den Arbeitsprozess

Make-or-Buy-Entscheidungen erfolgreich umsetzen

Die Make-or-Buy-Entscheidung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements, der sorgfältige Analyse und strategisches Denken erfordert. Ob Sie sich für die Eigenfertigung oder den Fremdbezug entscheiden, hängt von Ihrer individuellen Situation ab, von den verfügbaren Ressourcen, dem benötigten Know-How, den Kosten und Ihrer langfristigen Unternehmensstrategie.

Wie wichtig die richtige Umsetzung ist, zeigt das Beispiel von Accor: Durch den Einsatz einer zentralen Projektmanagement-Plattform konnte das Unternehmen eine 96-prozentige Effizienzsteigerung erzielen und die Anzahl der Meetings um 50 % reduzieren. Gleichzeitig gelang es, über 200 externe Beteiligte nahtlos in die Projektabläufe einzubinden. Erfahren Sie in einer Demo, wie Asana auch Ihr Projektmanagement optimieren kann.

Eine Projektmanagementsoftware verschafft Ihnen den nötigen Überblick über Ressourcenverteilung, Zeitpläne und Kapazitäten, sodass Sie fundiert einschätzen können, ob eine Aufgabe intern umsetzbar ist. Gleichzeitig ermöglicht es Ihnen Asana, externe Dienstleistende nahtlos in Ihre Projektabläufe einzubinden, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Make-or-Buy-Entscheidung nicht nur auf dem Papier überzeugt, sondern auch in der Praxis reibungslos umgesetzt wird. Asana kostenlos testen und erleben Sie, wie einfach die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Partnern sein kann.

Häufig gestellte Fragen