工作管理平台中需要的 8 項關鍵功能
摘要
我們的工作方式行不通。 工作分散，工具未同步，團隊正受到應用程式超載和技術疲勞的困擾。 但其實有更聰明的方法。 藉助企業工作管理平台，您可以連結所有組織元素，從最小的日常任務到最複雜的公司目標，從而實現更整合、更無縫的工作方式。
挑戰在於選擇正確的平台。 這就是本指南的意義所在。 我們將帶您逐步瞭解企業工作管理平台中必備的功能。 最後，您將對自己做出支持組織目前需求和長期商業策略的決策的能力充滿信心。
瞭解 Asana 的實際運作企業工作管理平台中需要的 8 個關鍵功能
我們已經針對現代企業的需求，分析了任何平台必不可少的八個功能。
1. 擴充性和安全性
在選擇具有長期可行性的企業工作管理平台時，找到一個企業級的平台並且可以擴展以滿足大型組織的需求至關重要。 您可以這樣想：合適的工作管理平台不僅僅是您購買的另一個軟體，而是一項投資，它將連結您的工作，並與您的 Business 版一起適應和發展。
這意味著選擇一個為可擴充性和安全性而設計的平台。 理想的平台應該能夠容納不同規模的 Business 版單位，跨部門擴展，並隨著企業的發展保持易用性和績效一致性。
安全性是可擴展性的基石。 尋找具有企業級安全功能的平台，例如強大的加密、全面的系統管理控制項和詳細的權限。 同樣重要的是資料保護措施，例如雙因素驗證、定期資料備份、可靠的復原功能以及對高正常運行時間的承諾。 此外，確保平台符合一般資料保護規範 (GDPR)、加州消費者隱私保護法 (CCPA)、家庭教育權利和隱私權法案 (FERPA) 和健康保險損害賠償責任法案 (HIPAA) 等資料保護和隱私權法規，對於維持合規性至關重要。
提示：請嘗試我們的一般資料保護規範 (GDPR) 合規性核對清單範本，以確保您的團隊以正確的方式處理資料收集、儲存和分享。
為什麼要使用 Asana？
2. 與現有系統整合
理想的工作管理平台並非獨立存在；它是一個統一工具，將您的 Business 版已經依賴的工具和系統整合在一起。 該平台應該在一處位置連結您的跨職能團隊、部門和工具，從而簡化您的技術基礎架構，而非增加其複雜性。
透過尋找與其他工作空間應用程式整合的平台來實現這一目標。 透過優先考慮互通性，您可以將所有工具和資料整合到一個空間中，無需離開平台即可無縫連結您的工作流程。 透過選擇具有應用程式開發介面 (API) 存取權限的平台，您可以進一步開發針對企業特定需求量身定制的自訂應用程式。 請記住：工作管理平台的目標不是取代您的工具，而是連結它們。
為什麼要使用 Asana？
3. 可用性和易於採用
在選擇工作管理平台時，領導者有很多事情要做，包括一整套功能清單需要篩選，以及問題需要解決。 但對於每天使用該平台的團隊而言，核心考慮因素可以歸結為更簡單的問題：它的使用和採用難易程度如何？
可用性並非可有可無，而是必不可少。 平台的設計應該直觀且易於使用，以便團隊可以立即開始工作，而無需經歷陡峭的學習曲線。 尋找具有直覺式使用者介面和使用者友善功能的平台，例如個人化首頁和任務清單。
理想的工作管理平台應該感覺像是團隊工作流程的自然延伸。 具有客戶成功和支援資源的平台，例如上線支援、量身定制的培訓、自主教學和詳細知識庫，將有助於您的團隊快速掌握最新資訊，這一點非常重要。 畢竟，您的團隊使用平台的難易程度越低，他們 (以及您的組織) 就能越快獲得好處，例如改善協作、簡化工作流程和提高生產力。
瞭解 Asana 的實際運作4. 彈性和個人化
您的工作方式並非一體適用，理想的工作管理平台也是如此。 從進行日常工作的個人貢獻者到追蹤組織層級目標的高階主管，該平台需要適用於 Business 版的各個層級。 無論團隊成員在公司層級中的位置如何，都必須選擇一個能夠靈活呈現資料的平台，確保每個團隊成員都能存取針對其特定角色量身定制的相關資訊。
為了實現這一點，請尋找一個依賴標準資料模型來集中資訊，同時允許靈活性和個人化的工作管理平台。 這使每個人都能根據自己的個人需求，處理相同的資料集。 需要尋找的關鍵功能包括：可為使用者顯示最相關資訊的多個專案檢視，以及可跨專案追蹤和管理任務的跨專案歸屬功能。 這樣，沒有人會因為不相關的詳細資料而受到阻礙或缺乏全局觀點，每個團隊成員都可以在需要時準確地看到他們需要看到的內容。
5. 跨職能協作功能
工作管理平台應作為跨職能協作的中央樞紐，讓分散的部門可以進行溝通、分享想法並有效協作。 正確的平台可以改變團隊的互動方式，使脫節的任務、分散的檔案和來回的電子郵件成為過去的事情，從快速更新到深入討論和大局決策，所有內容都在一處進行。
尋找一個彈性的平台，將您的跨職能團隊、部門和工具連結起來。 選擇一個具有彈性的平台，以支援各種專案和工作流程類型，可以輕鬆協作，同時適應其獨特的工作風格和流程。 合適的平台還應該與團隊現有的業務關鍵工具整合，使團隊無需離開他們偏好的工具即可無縫協作。 透過將團隊的所有專案、任務、檔案和回饋整合到一處，您可以消除跨職能團隊之間存在的溝通和資訊孤島，最終產生更大的影響力，並促進跨團隊協作環境。
為什麼要使用 Asana？
6. 策略目標一致性與追蹤
另一個需要注意的關鍵功能是將每個團隊的工作與全公司的目標連結起來的能力。 這可確保每個人都瞭解正在進行的工作背後的「原因」，並幫助團隊專注於重要的工作，即有助於組織策略計劃的工作。
尋找能夠讓您在一處位置追蹤目標以及支援目標的工作的功能，例如共享目標、即時資料分析和自訂報告功能。 透過在一處監控總體目標及其狀態，團隊可以同時追蹤個人工作和整體進度。 這使他們能夠看到哪些目標進度正常，哪些目標存在風險，以便他們進行必要的調整，從而保持進度並更快地實現目標。
7. 自動化與 AI
配備自動化和 AI 功能的工作管理平台可讓您解決生產力最大的消耗之一：重複性工作。 投資於一個能夠消除重複、低價值任務的平台，可讓您的團隊專注於策略性、高影響力的工作。 此外，透過利用 AI 和自動化來標準化和擴展工作流程，您可以為流程帶來一致性和準確性。
在 AI 功能方面，請尋找一個具有簡化決策流程並提高明晰度的功能平台，例如分析即時專案資料以提供深入解析、狀態更新以及識別潛在風險和障礙的能力。
您還應該尋找一個利用 AI 和自動化功能來建立和最佳化整個組織的可自訂工作流程的平台。 需要尋找的特定功能包括自動化任務的規則、標準化請求的表單，以及可自訂的範本，這些範本可建立可重複的工作流程，任何人都可以建立，無需技術專業知識或編碼。
為什麼要使用 Asana？
8. 報告功能
具有強大報告功能的工作管理平台不僅能讓您隨時掌握最新資訊，還能讓您領先一步。 報告功能可將原始資料轉化為清晰的敘述，以便您瞭解公司的計劃進展情況、瓶頸所在以及工作與 Business 版目標的緊密關聯。 藉助這些功能，從個人貢獻者到高階主管的每個人都可以達成共識、做出更好的決策，並更快地實現成果。
尋找具有進階報告功能的平台，以推動資料驅動的決策，例如報告儀表板，可讓您自訂輸入、以多種方式將資料可視化，並追蹤整個組織的進度。 此外，請確保平台具備無縫資料整合功能，以便將資料匯入Tableau和PowerBI等其他進階報告工具，從而增強您的分析和報告功能。
使用工作管理平台更聰明地工作
正確的工作管理平台可以改變您企業的工作流程，並彌合策略、規劃和執行之間的差距。 準備好見證這個過程的實際運作了嗎？ 採取下一步，瞭解 Asana 等平台如何促進明晰度和當責，發揮最大影響力，並徹底改變組織的工作方式。
瞭解 Asana 的實際運作還有其他工作管理方面的疑問嗎？ 請查看我們的常見問題。
什麼是工作管理？
工作管理是一套系統化的方法，用於協調組織的工作流程，如專案、進行中的流程或日常任務，以便提供團隊和整個組織所需的明晰（度）。 這是一種協調組織中各個層級的人員與工作的方法，確保每個人都能得到完成最重要的工作所需的資訊。 在企業層面，工作管理會策略性地協調團隊工作流程，以便與更廣泛的組織目標保持一致。 工作管理超越了個別任務，涵蓋專案和持續進行的流程，從團隊成員到高階主管，為各個層級帶來明晰度和方向。
工作管理平台和專案管理平台有何不同？
您可能聽說過或使用過專案管理軟體。 雖然專案管理平台非常適合處理單一專案或臨時計劃，但工作管理平台將這一概念提升到更高層次。 這是因為專案管理軟體著重於個別專案或任務，而工作管理平台則涵蓋企業的整個營運範圍。 它在單一平台上連結策略、規劃和執行，將您的最高層組織目標與推動這些目標的工作連結起來。
工作管理平台有哪些優點？
根據我們的研究，員工有 60% 的時間是花在工作附帶事務上，而非技能性工作，例如狀態會議、電子郵件更新、重複性工作和手動輸入。
藉助工作管理平台，您可以優化團隊在策略性計劃上花費的時間。 透過減少狀態會議和手動更新中浪費的時間，工作管理平台可提升明晰度、促進跨職能協作，並提供所有工作如何為公司高階計劃做出貢獻的全面檢視，從而更快地實現這些目標。
如何知道我的企業是否需要工作管理平台？
任何具有跨職能工作、分散式團隊以及複雜工作流程和計劃的企業都可以從工作管理平台中受益。 特別是，工作管理平台可以幫助您的企業：
