Business 版持續改進：應用 Kaizen 的提示

想想您的日常生活，無論是工作、學校、首頁還是社交生活。 您的生活是否有任何方面可以改善？ 雖然您可能對自己的生活感到滿意，但總有機會改善。  

組織也是如此。 即使營運運作順暢，也總有改進的機會。 這就是領導者將持續改善 (或稱Kaizen) 應用於其 Business 版的原因。 

繼續閱讀，我們將說明持續改進如何降低成本並提高效率。

什麼是持續改善 (Kaizen)？

Business 版中的持續改善是指系統、流程和產品會隨著時間的推移而逐漸改善。 持續改善又稱為「改善」，這個詞是日語中「改善」和「好」的組合，持續改善是一種生活哲學，並將其應用於 Business 版。 持續改善流程表明，如果我們隨著時間的推移進行小幅度、漸進式的改進，從長遠來看，這些小幅度的改進可能會帶來重大變化。

改善流程在 1950 年代第二次世界大戰後由日本製造商推廣。 改善的目標是持續改善流程，從而消除任何浪費。 在此情況下，浪費是指任何低效率的時間使用或流程冗餘。 

持續改進模式的一個著名範例是 Toyota 的製造模式，該模式著重於僅生產「所需的東西、所需的時間和所需的數量」。 從那時起，它已應用於許多企業，包括製造業以外的企業。

持續改進流程的運作方式

持續改進流程的目標是優化為客戶創造價值的活動，同時消除低效率。 在精實方法中，持續改進流程旨在消除三種類型的浪費： Muda、Mura和Muri。 

Muda：阻礙卓越的浪費

日語單字muda的意思是「浪費」或「無用」。 在持續改進流程方面，這些類型的浪費會阻礙某些工作流程實現卓越營運。 

Muda浪費有兩種類型： 

• 類型 1：不會為客戶增加價值，但對最終客戶仍然必要的流程。 以安全檢查為例。 雖然它們不會直接為最終產品增加價值，但它們對於確保產品安全是必要且至關重要的。

• 類型 2：不為客戶增加價值且對最終客戶來說並非必要的流程。 這些通常是內部流程，例如文件和記錄保存。 這些是改善法旨在減少的流程。

有七種類型的浪費屬於無效類型 2。 分別是：

1. 運輸：產品過度移動

2. 庫存：過多的商品和原材料

3. 動作：機器或人員的過度移動

4. 等待：一個步驟到下一個步驟之間的閒置時間

5. 過度生產：產品生產過多

6. 過度處理：為產品增加太多不提供價值的內容

7. 瑕疵：生產無法使用的產品

Mura：導致不平衡的浪費

Mura的意思是「不均勻」或「不規則」。 為了防止發生Mura ，目標是建立一個平衡且簡化的流程，以便任何階段都不會出現瓶頸。 

裝配線是不均的簡單範例。 如果組裝線的某一區段出現堵塞，團隊可能會生產太少或太多特定產品來補償瓶頸。

Muri：負擔過重的浪費

日語單字「muri」的意思是「負擔過重」或「超出能力範圍」。 在工作負荷方面， muri表示不合理的工作量。 Muri也可能導致機器損壞，進而導致昂貴的維修費用。 就員工而言，muri 可能會導致缺勤、疾病和過勞。 

持續改進模型和技巧

有不同的策略可以建立持續改善的文化。 以下是幾個常見的例子。

計劃 - 執行 - 檢查 - 行動

PDCA 循環是由Walter Shewart介紹，並由W. Edwards Deming進一步發展。

PDCA 循環有四個主要步驟：

• ​計劃：確定此專案的主要目標以及您將如何衡量成功。

• 執行：測試您的計劃以實現目標。

• 檢查：審查「執行」階段的行動。 情況是否有所改善？

• 行動：將變更推廣至整個專案，或者如果「行動」階段的測試無效，則進行小幅變更，直到有效為止。

此架構用於處理和解決專案管理和流程改進問題。 由於這種方法具有循環性，因此是持續實施變更的簡單方法

最適合：尋求持續改進週期的組織，該週期可隨著公司的發展和變化而進行調整。 PDCA 為持續改進奠定了基礎，您可以根據需要進行調整。 

六標準差

六標準差是一種流程改善方法，通常用於製造業。 六標準差的運作方式是將製造過程中的變異性降至最低。 透過嚴格的品質保證評估，從而辦到這一點。 

六標準差中有兩種主要方法：定義、衡量、分析、改進和控制 (DMAIC) 以及定義、衡量、分析、設計和驗證 (DMADV)。 

DMAIC 有五個階段：

• 定義系統。

• 衡量目前流程的關鍵面向並收集資料。

• 分析資料以驗證因果關係。

• 依據資料改善或最佳化目前的流程。

• 控制流程，以防止未來出現偏差。

DMAIC 與整體流程相關，而 DMADV 則專門指產品設計流程。 不過，兩者都致力於改進目前的系統。 

最適合：尋求改進現有系統或產品的組織，尤其是製造商。 應用後，六標準差應有助於建立和維持客戶忠誠度和留存率。 

敏捷法

敏捷法是一種專案管理架構，它將專案分解成較小的階段，或「衝刺」。 某些敏捷表單是疊代的，這使得持續改進的文化得以實現。 在敏捷法中，團隊成員會在每個衝刺週期中回顧，以反思下一次衝刺可以做出哪些微小的改變。

最適合：尋求高度專注於客戶需求的可調適系統的團隊。 敏捷法還可以幫助為客戶和專案關係人建立最準確的成本和時間軸。

根本原因分析

根本原因分析可協助組織瞭解其流程中問題的根源，並找到最佳解決方案。 

這通常是透過一種稱為「5 個為什麼」的方法來完成，您可以在其中定義問題，然後一點一點地將其分解。 5 個為什麼範本可以指導此流程，並使各團隊的分析保持一致。 例如，若您正在處理不滿意的客戶，流程可能如下所示：

問題：客戶不滿意

1. 第一個為什麼：客戶為什麼不滿意？ 因為我們交付成果的時間晚了。

2. 第二個問題：為什麼我們的交付項目會延遲？ 因為專案所需時間比預期更長。 

3. 第三個問題：為什麼專案所需時間比預期更長？ 因為我們低估了某些專案的複雜性。

4. 第四個為什麼：為什麼我們低估了某些專案的複雜性？ 因為我們沒有提前查看階段。 

5. 第五個為什麼：為什麼我們沒有提前查看階段？ 因為我們沒有足夠的時間。 

6. 根本原因：員工沒有足夠的能力及時完成專案。 

最適合：持續存在問題的組織。 如果您發現相同的問題重複發生，請深入分析根本原因，以找到根源。 

看板

看板是日文「標誌」和「看板」的組合，是一種旨在幫助團隊平衡工作和工作量的方法。 看板架構在很大程度上依賴於持續改進的理念，允許根據團隊的能力動態調整工作。

這種方法由豐田工程師 Taiichi Ochno 在 1940 年代末開發，涉及建立待辦項目，並允許員工根據其能力從中提取任務。 從那裡，每個任務都會透過階段進行追蹤，這些階段會在工作流程看板上可視化。 

工作管理工具可幫助組織建立虛擬工作流程看板，以便整個團隊輕鬆查看專案狀態。   

最佳應用：團隊尋找更結構化的方式進行溝通，並從頭到尾推進任務。 看板非常適合那些能夠靈活地挑選並完成簡單任務的團隊。

實施持續改進模式的提示

如果您的團隊尚未採用持續改進模式，推出新流程可能需要一些時間。 以下是一些在您的公司中實施此想法的提示。 

從小處著手

持續改善本身的目標是進行小幅度、漸進式的變革。 從與一小部分團隊成員合作開始，瞭解任何變更的運作方式。 如果進展順利，請開始與更多團隊一起測試。 這個實施過程本身就是改善的實踐。

鼓勵領導保持開放態度

當個人得到高階領導者的鼓勵時，持續改進的效果尤其好。 透過提供專業訓練來鼓勵新想法，並消除團隊成員在嘗試改進工作流程時可能遇到的任何障礙，從而為您的領導團隊做好準備。 

不要將完美當成目標

使用持續改善模式最困難的部分之一，就是追求完美的願望。 這是一項不可能的壯舉，而改善背後的哲學是進行小變革，讓您比前一天更好。 專注於完美可能會導致您的團隊做出實際上不必要的變更。 

鼓勵回饋

鼓勵持續回饋，確保團隊對變更做出回應。 PDCA 模型透過將回饋直接納入檢查階段來簡化此流程。 如果您使用的是不同的模型，請務必納入回饋階段。

衡量成果

思考一下您為什麼要納入持續改進模型。 是為了降低成本嗎？ 提高生產力？ 提升品質？ 

無論是什麼，請確保其可追蹤。 找到最能說明該計劃影響的指標，並向團隊成員和專案關係人展示證據。 

持續改進策略的優點

持續改進可以帶來營運和文化兩方面的效益。 以下是一些最常見且最直接的優點。 

允許低成本和低風險的變更

在持續改進中，變更很容易進行。 持續改進的想法是，您可以進行小變更並測試其是否有效。 如果沒有，那麼您的工作流程就不會因為這個小變化而中斷。 

一個很好的例子是組裝線的變更。 團隊可以測試切換兩個彼此不依賴的步驟，並查看這是否會改變生產流程的速度。 如果生產速度較慢，團隊可以輕鬆恢復到原始流程，而無需變更整個流程。 

賦予個人進行變更的權限

持續改進使每個團隊成員都能對其流程擁有所有權。 改善最好在整個組織中運作，並根植於公司文化中。 如果團隊成員遇到問題，他們可以採取所有權進行必要的變更，以優化其個人工作流程並最大限度地減少限制性信念。 

按團隊個人化流程

給定的流程可能適用於一組團隊成員，但當您將人員新增至團隊時，會發生什麼情況？ 原始工作流程可能無法像以前那樣運作，但改善使團隊能夠將這些流程適應不斷變化的環境。 

這裡有一個很好的例子，就是將工作流程從小型團隊擴展到大型團隊。 當團隊只有兩到三個人時，他們可能會開始在試算表中追蹤某些資訊。 但當團隊成長到 20 人時會發生什麼事？ 在試算表上工作的人數可能會變得難以管理。 

改善流程使團隊能夠在持續成長的過程中，嘗試最適合他們的資訊工作流程。 

促進探索和好奇心

當您的公司文化鼓勵團隊成員以最適合他們的方式改進 Business 版流程時，它會鼓勵整個公司內部進行更多探索和發揮好奇心。 這使個人能夠進行實驗，而不必擔心破壞流程或因失敗而受到評斷。 如果某些事情行不通，事情就會恢復到以前的狀態。

透過持續改進強化您的流程

改進機會並不總是那麼明確。 有時候，您必須深入瞭解您的流程，才能找到需要升級的內容。 使用結構化方法 (例如持續改善) 可揭示改善的可能性，並為您提供實現目標的工具。