Hur jobb om jobb hindrar riktigt arbete
Sammanfattning
Business runt om i världen förändras snabbt. Från uppkomsten av distansarbete och flexibelt arbete till hur organisationer kommunicerar internt, ser många aspekter av arbetet annorlunda ut idag än de gjorde för bara några år sedan. I framkant för så mycket förändring ligger sättet vi samarbetar på arbetsplatsen och de nya verktyg och program som underlättar det.
Men om det hanteras på fel sätt är inte alla förändringar eller samarbeten bra.
Med spridningen av kanaler för kommunikation och samarbete kommer också oändliga aviseringar och projekt i silor. När arbetsbelastningen ökar blir informationen alltmer fragmenterad och roller och ansvarsområden blir otydligare. Genom att försöka bli mer uppkopplade har vi skapat en mängd andra problem som leder till en massa onödigt och tråkigt arbete för att hålla reda på vad som händer.
Med andra ord är dagens kunskapsarbetare överväldigade av enorma mängder ”jobb om jobb”.
Vad innebär att jobba om jobb?
Du kanske undrar vad som menas med att ”jobba om jobb”? Asanas index för Arbetets anatomi, som omfattade över 10 000 kunskapsarbetare från hela världen, definierade jobb om jobb som: aktiviteter som tar tid från meningsfullt arbete, inklusive att kommunicera om arbete, söka efter information, växla mellan appar, hantera skiftande prioriteringar och följa upp arbetets status.
Hur ser det ut i verkligheten? Att jobba om jobb är alla aktiviteter du gör under dagen som inte är det faktiska kvalificerade arbete du har anställts för att göra, såsom marknadsföringsanalys eller kodning. Det är de vardagliga, tidskrävande sakerna som de flesta bara antar är en del av jobbet.
Enligt Asanas index för Arbetets anatomi spenderas 60 % av en persons tid på jobbet på att jobba om jobb och inte på kvalificerat arbete. Alla de timmarna leder till enormt mycket förlorad tid. Globalt sett spenderar den genomsnittliga kunskapsarbetaren 103 timmar på onödiga möten, 209 timmar på dubbelarbete och 352 timmar på att prata om arbete under ett år.
All den tid som läggs på slumpmässiga uppgifter i stället för det kvalificerade arbete som du och dina teammedlemmar anställdes för att utföra skapar negativa effekter som märks i hela teamet och organisationen.
How to find focus & flow in a distracted world
Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.
Hur jobba om jobb skadar produktiviteten
När man tänker efter gör det att jobba om jobb inte bara dagarna längre och svårare. Eftersom det tar tid från annat viktigt arbete kan effekterna ses i otaliga försenade projekt, missade deadliner och onödigt arbete.
Och det innebär verkliga problem för både individer och organisationer.
Om man ser till helheten visar index för Arbetets anatomi att de allra flesta kunskapsarbetare (88 %) håller med om att tidskänsliga projekt och stora initiativ har försenats eller missats på grund av mängden uppgifter de har att ta itu med.
Med så många distraktioner och olika informationskällor är det nästan omöjligt för människor att hålla koll på detaljerna. Många organisationer har inte rätt processer för att planera, organisera och utföra uppgifter eller hantera projekt.
På individuell nivå påverkar ”jobba om jobb” den dagliga arbetsbelastningen avsevärt.
Index för Arbetets anatomi visar också att jobba om jobb bidrar till obalanserad arbetsbelastning och långa arbetsdagar. De främsta anledningarna till att människor arbetar sent? För att svara på e-post och meddelanden, för att delta i oväntade möten, för att jaga godkännanden och för att det råder oklarhet kring mål och ansvarsområden.
I en tidigare studie som Asana gjorde, där 6 000 kunskapsarbetare i Australien, USA och Storbritannien deltog, rapporterade 80 % av kunskapsarbetarna att de kände sig nära utbrändhet. Ökningen av obalanserade arbetsbelastningar är den främsta källan till stress för en fjärdedel av de anställda, och när människor känner sig stressade säger 82 % att de känner sig mindre engagerade i sitt arbete.
Det visar sig att mer arbete och samarbete inte nödvändigtvis leder till ökad produktivitet och lycka. Men det är definitivt inte slutet på historien.
Minska allt jobb om jobbet och återgå till Business
Att jobba om jobb är ett universellt problem, men det finns några olika sätt att bekämpa det.
Mycket missnöje och stress beror på bristande klarhet och samordning. Index för Arbetets anatomi visar att endast 43 % av de svarande är tydliga med organisationens mål för året och endast 46 % är tydliga med hur deras arbete tillför värde till företaget.
Att få alla att samarbeta kring helhetsbilden är avgörande för att det dagliga arbetet ska löpa smidigt. Om människor inte vet hur deras arbete är kopplat till övergripande mål är det svårt att hålla sig motiverad och producera värdefullt arbete.
På Asana använder vi klarhetspyramiden för att ge struktur åt alla i företaget. Den kopplar ihop långsiktiga mål med kortsiktiga mål, oavsett om det är en produktöversikt eller en affärsplan. Högst upp i pyramiden finns uppdraget, som vägleder alla beslut, följt av strategi, sedan företagsomfattande mål, avdelningsmål, kvartalsmål, enskilda projekt och uppgifter. Det här är det dagliga arbetet som tar upp större delen av vår tid. Men eftersom allt leder upp till uppdraget vet alla exakt hur de bidrar till företagets övergripande mål.
När alla är samordnade och vet hur de är kopplade till strategiska initiativ och företagets uppdrag, måste man tänka om när det gäller teknik och använda den på ett sätt som hjälper, snarare än hindrar, processer.
Idag använder den genomsnittliga anställde 10 olika appar varje dag. Ju fler appar de använder, desto mer tid känner de sig distraherade eller skjuter upp saker. Att minska röran och samla alla i ett enda system med en arbetshanteringsplattform är viktigt för många framgångsrika, snabbrörliga företag.
Hur ClassPass fick klarhet
På ClassPass, ett snabbt växande företag som gör det enkelt att hitta och boka träningspass, fick marknadsföringsteamet på 25 personer i uppgift att driva över 200 kampanjer per år för att öka företagets varumärkeskännedom och användarbas. Men att leverera dessa kampanjer i stor skala – och snabbt – var inte en enkel process.
Marknadsföringsteamet använde en besvärlig kombination av e-post, chatt och kalkylark för att samarbeta i kampanjer, vilket resulterade i:
Ingen referenskälla eller ansvarsskyldighet för slutdatum.
Ett ständigt behov av statusuppdateringar.
informationssilor och dokument som gick förlorade i e-posttrådar
Dubbla jobbförfrågningar som kunde ha sammanförts.
Med introduktionen av Asana tog de bort många applikationer och började samarbeta på ett ställe. Som ett resultat minskade de teammötena med 25 %, förbättrade teamets effektivitet med 20 % och producerade kampanjer 30–40 % snabbare.
Genom att anpassa sig till de större företagsmålen – öka varumärkeskännedomen och registreringarna – och sedan använda tekniken effektivt, eliminerade ClassPass mycket av den förvirring och det jobb om jobb som tidigare hade plågat teamet.
När anställda känner att de har ett större uppdrag och har verktyg som stärker snarare än överväldigar, kan de samarbeta mer effektivt, ta kontroll över sin arbetsbelastning och fatta snabbare beslut. Förhoppningsvis kommer resultaten återigen att tala för sig själva.
How to find focus & flow in a distracted world
Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.
