7 vanliga orsaker till omfattningskrypning och hur du undviker dem

Föreställ dig det här: du arbetar hårt med ett projekt och dess leveranser. Plötsligt får du en förfrågan om att lägga till en ny leverans. Det fanns inte med i den ursprungliga planen, men det är enkelt att göra, så du går med på det. Efter några dagar får du ett nytt mejl. Plötsligt är projektet försenat och misslyckat i stället för att vara i fas.

Det du upplever är omfattningskrypning – och det kan hända den bästa. I den här artikeln får du lära dig allt du behöver veta om vad som orsakar omfattningskrypning och hur du kan undvika det.

Vad är omfattningskrypning inom projekthantering?

Inom projekthantering är projektomfattning en översikt över krav och leveranser i ett projekt. Omfattningen definieras vanligtvis i början av projektplaneringsprocessen och bör fångas upp i projektplanen, översikten eller sammanfattningen. Omfattningskrypning är vad som händer när förfrågningar och leveranser överskrider den förinställda projektomfattningen.

Vad är problemet med omfattningskrypning?

Ibland är omfattningskrypning ofarligt – det kan vara en extra leverans eller två som, även om de är besvärliga, inte ändrar projektet på något betydande sätt. Men omfattningskrypning kan undergräva projektets framgång genom att avleda uppmärksamheten från projektmålen. Tid som läggs på de extra förfrågningarna och leveranserna är tid som inte läggs på projektets faktiska mål.

Exempel på omfattningskrypning i projekt

Omfattningskrypning kan påverka alla projekt när som helst. Så här kan det se ut i ditt arbete:

• Du har fastställt tydliga projektmilstolpar i din ursprungliga omfattning, men din teamledare fortsätter att förlänga deadlinen och ber om fler produktfunktioner – utan att berätta exakt hur du ska göra det. Även om viss flexibilitet kan hjälpa dig och ditt arbete att anpassa sig, är de här deadlinerna för flexibla (så arbetet kanske aldrig känns ”klart”). Funktionalitet kan också vara vag och svår att spåra när den inte är tydligt definierad, vilket kan leda till omfattningskrypning.

• Du har en tydlig projektplan för kvartalet när något som ligger utanför din kontroll ändras (förändrade makroekonomiska förhållanden eller en naturkatastrof). Resultatet är extra arbete för dig och en mer stressig projektjustering i farten. Den här typen av osäkerhet kan orsaka omfattningskrypning, eftersom du ”väntar och ser” hur saker och ting kommer att utvecklas innan du vidtar åtgärder. 

• Du är en teamledare som plötsligt har till uppgift att utföra samma mängd arbete med färre resurser. Allteftersom projektet fortskrider kämpar du för att hänga med. Den övergripande projektstatusen blir lidande eftersom arbetet inte kan hålla jämna steg med projektmålen, vilket leder till omfattningskrypning.

Inom programvaruutveckling är det vanligt att använda agila metoder för projekthantering. Agila projekt är mer flexibla och anpassningsbara, vilket är perfekt för programvaruutveckling. Men det är också mycket lättare för omfattningskrypning att ta fart. När du använder ett flexibelt ramverk för projekthantering bör du införa processer som hjälper till att hålla arbetet i fas och fokuserat, och förhindrar omfattningskrypning.

Varför är det viktigt att fastställa projektomfattningen?

När du upprättar en omfattningshanteringsplan skapar du en gemensam förståelse mellan dig – projektledaren – och alla projektintressenter. Utan en definierad projektomfattning kommer du inte att ha en tydligt definierad, förhandsgodkänd kontroll över vad som ingår och inte ingår i projektets leveranser. Det kan leda till felriktning och missförstånd. 

Identifiera projektomfattning

För att förhindra omfattningskrypning behöver du först en tydligt definierad projektomfattning. Den goda nyheten är att det inte är så svårt som man kan tro att definiera projektets omfattning. Projektomfattningen är oftast ett sätt att skriva ner de parametrar som du redan har fastställt i andra dokument, till exempel projektsammanfattningen.

Följ de här fem stegen för att identifiera och fastställa projektomfattningen:

1. Börja med ”varför”. Varför arbetar du och ditt team med det här projektet? Vad vill ni uppnå? Att känna till storleken och omfattningen av det du vill uppnå hjälper dig att definiera projektomfattningen.

2. Ta med projektmålen. Projektmålen och projektomfattningen är nära sammankopplade. Projektavsikterna definierar projektets syfte och måste i sin tur passa in i projektomfattningen.

3. Skriv ner projektomfattningen. Kom ihåg att det inte behöver vara särskilt långt. Projektomfattningen är bara en plats där du tydligt kan beskriva projektleveranser och hur de relaterar till projektets avsikter. Du kan även använda punktlistor.

4. Granska projektomfattningen. Se till att du får stöd från intressenterna och att alla är överens om projektets leveranser, mål och omfattning.

5. Gör justeringar om det behövs. Om ni inte var överens i steg fyra kan du ta dig tid att skriva om projektomfattningen. Innan du slutför det bör du visa dokumentet för dina intressenter igen för att säkerställa att de är överens.

Vad orsakar omfattningskrypning?

Ingen vill att projektet ska misslyckas eller tappa fokus på de ursprungliga målen. Här är de vanligaste orsakerna till omfattningskrypning och hur du kan förebygga dem.

1. Ingen projektomfattning

Det här verkar självklart, men är värt att nämnas. Om du inte känner till omfattningen av ett projekt har du inget tydligt sätt att anpassa och kommunicera arbetet till alla inblandade. Om du arbetar med ett externt team eller en extern byrå kommer du inte heller att ha någon dokumentation (till exempel en arbetsbeskrivning eller en uppdelad arbetsstruktur) att hänvisa till när intressenter försöker lägga till nya element i projektet.

Se till att skapa och definiera projektomfattningen i början av projektet. Överväg att lägga till den i projektplanen eller annan tidig dokumentation. På så sätt har du en utgångspunkt för din projektomfattning inbäddad i all din tidiga projektdokumentation.

2. Dålig kommunikation

När du har definierat projektomfattningen måste du dela den. Om du inte delar dokumentet på ett effektivt sätt i början av ett projekt kommer dina intressenter inte att kunna ge  feedback i ett tidigt skede. Den tidiga kommunikationen förhindrar att saker och ting eskalerar senare, när förfrågningar om att ändra leveranser eller tidslinjen kan få projektet att spåra ur. Om du får intressenternas godkännande tidigt skapar du dessutom allierade mot omfattningskrypning.

Se till att inkludera projektomfattningen i all tidig projektdokumentation, såsom projektplanen eller projektsammanfattningen. På så sätt har alla tillgång till beskrivningen av projektomfattningen och eventuella missförstånd kan lösas innan projektet börjar.

3. Otydliga projektmål

I slutändan arbetar du med projektet för att du vill leverera något specifikt. De här resultaten och tillgångarna är dina projektavsikter.

När du har tydliga projektavsikter får ditt projektteam enkelt insikter i vilka uppgifter som bidrar till projektets slutliga framgång och vilka som inte gör det. På så sätt kan du fokusera din insats och energi på produktivt arbete med hög prioritet. Om du däremot inte har tydliga projektmål kanske teammedlemmarna inte vet vilket arbete de ska prioritera, och de kan börja arbeta med uppgifter som inte bidrar till projektets mål.

Exempel på en otydlig projektavsikt: Förbättra företagsbloggen genom att publicera berättelser som våra läsare gillar.

Exempel på en tydlig projektavsikt: Skapa minst fem olika typer av blogginlägg under första kvartalet, inklusive men inte begränsat till kundberättelser, tips, nya produktfunktioner, team i fokus och tankeledarskap. Övervaka engagemanget för varje nytt blogginlägg för att avgöra vilka tre kategorier som ska fortsätta att finjusteras under kommande kvartal.

4. Orealistiska projektavsikter

Okej, så kanske projektmålen är tydliga, men om de inte är något som teamet realistiskt kan uppnå inom den angivna tiden (och inom projektets omfattning), kommer projektet oundvikligen antingen att misslyckas eller drabbas av omfattningskrypning.

Se till att du kan uppnå målen inom den tidsram och med de resurser som ditt team har. Kontrollera projektmålen mot omfattningen och projektschemat för att säkerställa att projektet kan levereras framgångsrikt. Om projektmålen och projektomfattningen inte är anpassade i början av projektet blir det nästan omöjligt att hantera omfattningskrypning.

5. För många intressenter

Det är verkligen svårt att styra ett projekt om alla försöker ta tag i ratten. Utan en tydlig projektägare – projektledaren – kan arbetet bli rörigt, och omfattningen kan också bli rörig.

Även om du har olika intressenter och medarbetare i projektet bör du se till att varje team har en projektledare som är direkt ansvarig för att driva arbetet framåt. För att skapa ytterligare projektroller kan du överväga att skapa en RACI-matris. RACI står för de fyra huvudrollerna inom projekthantering:

• Utförare. Det här är personen som driver projektet. De fattar de flesta besluten på plats.

• Godkännare. Ibland kan du behöva godkännanden från en intressent eller en grupp av intressenter. Godkännare kan till exempel fastställa budget, mål eller ton.

• Konsulterad. Konsulterade intressenter är personer som du kan kontakta för att få deras åsikt, insikter eller vägledning. Även om rollerna för ansvarig och godkännare har sista ordet, är den konsulterade rollen vanligtvis en expert på området.

• Informerad. Det här är alla som behöver veta om ditt projekt. Den informerade rollen kan inkludera projektteamet, tvärfunktionella intressenter eller verkställande ledare.

6. Ineffektiv process för ändringskontroll

Även med tydligt definierade roller behöver du fortfarande en effektiv ändringskontrollprocess på plats. Ändringskontroll är processen för att ändra ett viktigt eller grundläggande element i ett projekt, inklusive projektomfattning. I stället för att låta intressenter göra ändringar, implementerar en ändringskontrollprocess en uppsättning regler och begränsningar för att styra eventuella projektändringar. Vanligtvis inkluderar det en process för teammedlemmar eller intressenter att skicka in ändringsförfrågningar, ett steg för att dessa förfrågningar ska granskas av projektledaren och andra viktiga projektintressenter, och sedan ett system för att bedöma om ändringarna ska accepteras, nekas eller skjutas upp.

En ändringskontrollprocess är avgörande eftersom den gör det möjligt att återfå kontrollen över projektet, samtidigt som det finns flexibilitet att lägga till nya förfrågningar om det är absolut nödvändigt. Med en ändringskontrollprocess kan projektdetaljer ändras. Men om de gör det kan du vara säker på att de ändras av rätt skäl.

7. Kundfeedback i sista minuten

Kundfeedback är avgörande för kundinriktat arbete som nya produkter, lansering av ytterligare funktioner eller marknadsföringskampanjer. Men om du inte är proaktiv med att samla in feedback kan du få feedback sent i processen som helt ändrar projektets avsikt, omfattning, tidslinje eller mål. Den här ändringen kan innebära att du måste ändra det du redan gör eller börja om från början med nya funktioner och nya krav.

Du är mänsklig – och det är dina kunder också. Ändringar i sista minuten kan hända, och det finns inte mycket du kan göra åt det. Ibland måste du ändra stora delar av projektet, och det kanske inte finns något du kunde ha gjort för att stoppa det.

Det bästa sättet att minska sannolikheten för att det ska hända är att få mycket feedback från kunder, och få den tidigt. Samla in användarfeedback regelbundet eller använd en agil projektmetodik som proaktivt samlar in och använder kundfeedback i realtid. Om du vill ha fler tips kan du prova vår kostnadsfria mall för användarundersökningar.

Fördelarna med att förhindra omfattningskrypning

omfattningskrypning gör mer än att bara förlänga tiden du lägger ner på ett projekt. Förvirringen och frustrationen som omfattningskrypning orsakar kan också få dig att känna dig oengagerad i ditt arbete. Å andra sidan finns det många fördelar med att förhindra det, till exempel:

• Att leverera vad du har lovat, när du har lovat. Genom att förhindra omfattningskrypning är det mer sannolikt att du håller deadliner.

• Mer tid för fokuserat arbete i flödet. Omfattningskrypning är i bästa fall distraherande och i värsta fall störande. Utan det kan du hålla dig engagerad och fokuserad på jobbet, vilket gör dig mer produktiv och gladare medan du arbetar.

• Ju mer fokuserat arbete av hög kvalitet du levererar, desto nöjdare blir dina kunder. Att förhindra omfattningskrypning leder i slutändan till bättre resultat, vilket innebär bättre produkter och tjänster för dina kunder.

Så här åtgärdar du omfattningskrypning

Du har redan kommit igång med ett projekt och du är orolig för omfattningskrypning: vad gör du nu?

Om du känner att omfattningskrypning är på väg finns det några saker du kan göra:

1. Påminn om projektomfattningen. Om projektintressenterna pressar på för nya leveranser kan du påminna dem om projektomfattningen och vad som ingick – och inte ingick – i den. Förhoppningsvis hjälper det hela projektteamet att återigen anpassa sig till projektets krav.

2. Om det inte fungerar kan du prova en ändringskontrollprocess. Be den som gör förfrågan att skicka in sina ändringsförfrågningar genom den ändringskontrollprocess du har skapat. Granska sedan förfrågningarna med projektintressenterna och bestäm om förfrågan är värd att ändra projektomfattningen för.

3. Om omfattningsändringarna accepteras kan du överväga att avprioritera en annan leverans. Finns det något du kan skjuta upp eller helt ta bort för att göra plats för det nya arbetet?

4. Om det inte finns något sätt att avprioritera något planerat arbete kan du ta en titt på dina projektresurser. Använd din resurshanteringsplan för att se om det finns några resurser du kan använda för att hjälpa dig att uppnå dina projektmål.

För att göra allt detta – för att få och bibehålla klarhet i projektomfattning, mål och plan – kan du använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana. Med Asana kan du hantera hela arbetsflödet och dela det med hela projektteamet, så att alla är samordnade.

Säg adjö till omfattningskrypning

Vissa kanske säger: ”omfattningskrypning är något som händer”. Och för många av oss är det sant. Men det går att förhindra. Med en tydlig projektomfattning, en synlig projektplan och en lättanvänd arbetshanteringslösning kan du nå dina projektmål utan att gå utanför projektomfattningen.