6 viktiga steg för en framgångsrik process för ändringshantering

Förändring är en viktig ingrediens för att hjälpa din organisation att lyckas. När företaget växer kommer det alltid att behöva implementera nya verktyg, prova nya strategier eller ta sig in på nya marknader. Små förändringar kan vara lätta att genomföra, men vad gör du när du behöver införa en omfattande, organisatorisk förändring?

Utan ordentlig planering kan försök att genomföra organisatoriska förändringar leda till kaos, förvirring och minskad arbetstakt. Istället behöver du införa förändringar försiktigt för att göra övergången så smidig som möjligt.

Enkelt uttryckt behöver du en effektiv process för ändringshantering.

I den här artikeln diskuterar vi vad ändringshantering är och hur du kan skapa en ändringshanteringsprocess för en smidig organisationsövergripande övergång. 

Vad är ändringshantering?

ändringshantering är processen för att förbereda och hantera nya organisatoriska förändringar. Under processen för ändringshantering kommer du att: 

• Förbereda dig för övergången till en ny förändring. 

• Få organisatoriskt stöd för förändringen.

• Distribuera förändringen på ett genomtänkt sätt över tid.

Det viktigaste för ändringshantering är att närma sig förändringen med eftertanke och från flera vinklar. Innan du gör en organisationsändring bör du tänka på hur ändringen kommer att påverka medlemmar i din organisation på olika nivåer och i olika team. 

Därför innehåller ramverk för ändringshantering ofta strategier för att hjälpa team att införa en organisatorisk förändring långsamt över tid, testa förändringen med en del av företaget eller säkerställa att rätt intressenter är med på tåget innan ett nytt initiativ lanseras.

ändringshantering är en process, men också en metod. Du kanske aldrig har ägnat så mycket tid åt att fundera på hur man inför ett förändringsinitiativ, och det är okej. Genom att följa en process för ändringshantering kan du på bästa sätt förbereda teamet och företaget för att dra nytta av en ny förändring.

Vår beprövade process för ändringshantering i 6 steg

För att hjälpa nya team att börja använda Asana har våra team för professionella tjänster och användarframgång utvecklat en effektiv process för ändringshantering, inspirerad av traditionella ändringsmodeller och bästa praxis från kunder som framgångsrikt har implementerat Asana i sina organisationer. Den resulterande metoden, Asanas väg till förändring, hjälper team att lansera nya verktyg eller tekniker på organisationsnivå.

Oavsett om du implementerar Asana eller ett annat verktyg kan du använda Asanas väg till förändring för att hjälpa dina team att anpassa sig till den nya processen.

1. Definiera ditt ”varför”

Innan du inför en större förändring i organisationen måste du först fråga dig själv: 

• Varför gör du det här? 

• Vilka problem löser den här ändringen? 

Även om inte alla medlemmar i organisationen kommer att bli glada över förändringen – eftersom vi alla är ganska motståndskraftiga mot förändringar – hjälper det att ha en konkret anledning till varför du gör det.

Det finns tre olika sätt att definiera ditt varför:

Skapa ditt ”varför-argument”.

Till att börja med bör du dokumentera varför du implementerar den här organisatoriska förändringen. Det här "varför" kommer att vara din kompass för allt arbete som kommer.

”[Team-/organisationsnamn] implementerar den här [förändringen] för att [hantera de här projekten och processerna]. Genom att göra det hoppas vi kunna [lindra de här smärtpunkterna] och [uppnå de här målen].”

Om du till exempel lanserar ett arbetshanteringsverktyg kan du skriva:

”Vårt företag implementerar det här nya arbetshanteringsverktyget för att förbättra tvärfunktionellt samarbete och synlighet. På så sätt hoppas vi kunna öka företagets produktivitet och få fler projekt slutförda i tid.”

Definiera framgångsvärden

Du bör också definiera hur framgång ser ut för implementeringsprocessen. Sätt dig ner med ditt ändringshanteringsteam för att fastställa mätvärden. Du kanske vill inkludera nyckeltal för verksamheten såsom:

• Deadlines för att nå milstolpar i ändringshanteringen.

• Antagande- eller utbildningsprocent i hela företaget.

• Utnyttjandegrad i hela företaget vid ett visst datum.

För att lansera ett arbetshanteringsverktyg kan du till exempel ha några av följande nyckeltal:

• Vi kommer att börja lansera det här verktyget för en liten grupp den 3 mars. De anställda får möjlighet att anmäla sig i mitten av juni. Därefter ska alla på företaget ha introducerats och bekantat sig med verktyget senast den 17 juli.

• Team ska skicka veckovisa projektstatusrapporter i arbetshanteringsverktyget, och arbetet ska hanteras uteslutande i verktyget.

• 100 % av de anställda bör vara aktiva i verktyget senast den 30 juli.

Sätt ihop ditt introduktionsteam

Att införa en betydande förändring är inte ett jobb för en person. Du behöver ett team, och din allians för införande – även känd som ditt ombudsteam – är det teamet. Det finns tre olika typer av proxy-teammedlemmar:

• Normskaparen: det här är i princip en påverkare på arbetsplatsen. Din(a) normskapare hjälper dig att definiera hur du ska implementera den stora förändringen i hela företaget. De kan leda utbildningar eller svara på frågor som teammedlemmarna har längs vägen.

• Medvetenhetsansvarig: det här är en medlem (eller medlemmar) i företagets ledarskapsteam. Dina medvetenhetsansvariga kanske inte är så nära den förändring som implementeras, men de kommer att vara stödjande. Medvetenhetsansvariga är verktyg för att kommunicera varför förändringen sker, för att öka teamets engagemang.

• Produktförespråkare: Det här är enskilda medarbetare eller tidiga användare som gärna vill hjälpa till att bygga upp drivkraft för förändringen.

2. Analysera er nuvarande situation

För att kunna genomföra storskaliga förändringar måste man börja i liten skala. Välj ett arbetsflöde att implementera i det nya systemet först, så att ditt introduktionsteam kan utveckla rutiner och exempel innan du lanserar det helt. Välj helst ett arbetsflöde som är samarbetsinriktat och brett, så att du kan reda ut eventuella problem innan du implementerar förändringen.

Om du till exempel vill lansera ett nytt arbetshanteringsverktyg kan du välja ett team eller en avdelning, som marknadsföringsavdelningen. Innan du introducerar det nya verktyget för marknadsföringsavdelningen kan du överväga att bygga upp demomiljöer för hur de kan använda det. Du kan till exempel visa dem hur de kan driva mer samarbetsinriktade marknadsföringskampanjer med det nya verktyget.

3. Utforma ditt första arbetsflöde

Det här är din chans att testa din nya förändring på ett arbetsflöde eller en process. Normskaparen bör hålla en utbildning för det valda teamet eller arbetsflödet. Se till att din produktförespråkare också är tillgänglig för att hjälpa till att fira framgångar och dokumentera att processen fungerar effektivt.

Vid det här laget kommer du förmodligen att stöta på frågor som du inte har tänkt på tidigare. Dokumentera vanliga frågor (och svaren på dem) så att du kan implementera dem i dokumentationen när du lanserar ändringen mer allmänt.

För att illustrera: när du lanserar ditt nya arbetshanteringsverktyg har du redan byggt demomiljöer för marknadsföringsteamet. Allt som återstår är att hålla utbildningssessioner med teamet för att visa dem hur verktyget fungerar. Under utbildningarna bör du:

• Uppmuntra deltagarna att planera tvärfunktionella initiativ – som den marknadsföringskampanj du visade – i det nya verktyget.

• Kolla in ofta för att se hur lanseringen går och svara på eventuella frågor som teamet kan ha.

• Dokumentera framgångarna så att du kan använda dem för att inspirera andra team att börja använda det nya verktyget.

4. Förbered ditt team och fira framgångar

Medan ditt testteam vänjer sig vid det valda arbetsflödet bör du regelbundet stämma av med dem om hur det går och fira alla framgångar, även de små. 

Att få igång det här i förväg kommer inte bara att hjälpa din förändring att få fart, det kommer också att bygga upp en hel grupp av förändringsvänliga personer som kan bli produktförespråkare på egen hand när du lanserar förändringen mer brett.

5. Skapa rätt förutsättningar för att lyckas

Nu bör ditt pilotteam ha kommit igång med det nya arbetssättet. För att förbereda införandet av ändringen i resten av organisationen kan du använda tiden till att:

• Fira teamets första framgångar 

• Samla in regelbunden feedback.

• Övervaka verktygsanvändningen. 

• Bygga vidare på bästa praxis. 

Att inkludera dokumentation med vanliga frågor, hjälpsessioner och en plan för kontinuerlig introduktion av nya teamkollegor på en central plats säkerställer långsiktig framgång.

6. Mät och utöka användningen

När du känner att du har löst problemen i ditt första arbetsflöde är det dags att lansera ditt förändringsinitiativ på ett bredare plan. Använd utbildningssessionerna, dokumentationen med vanliga frågor och förberedelserna du har gjort med ditt pilotteam för att vägleda resten av organisationen. 

Beroende på företagets storlek kan du planera in kontorstider med ditt introduktionsteam för att svara på eventuella frågor. Uppmuntra dina produktförespråkare att regelbundet följa upp och fira framgångar för att hjälpa det nya arbetshanteringsverktyget att få fart.

Innan du vet ordet av har du slutfört din ändringshanteringsplan!

Fördelar med ändringshantering

Med effektiv ändringshantering kan du införa nya processer utan att störa teamet eller organisationen. Vi tenderar att vara ganska fästa vid det ”gamla sättet” att göra saker, även om det nya sättet objektivt sett är bättre. En plan för ändringshantering hjälper ditt team att inse värdet av den föreslagna ändringen genom att göra den så lite störande som möjligt.

Med en framgångsrik process för ändringshantering på plats kan du förvänta dig:

1. Högre framgång: Genom att införa stora förändringar långsamt, ta itu med problem och fira framgångar i de tidiga stadierna av ändringshanteringsprocessen kan du uppnå större fördelar samtidigt som du förbereder resten av organisationen för framgång. 

2. Minskad risk: Enligt Mckinsey misslyckas 70 % av förändringsprogrammen till stor del på grund av motstånd från anställda och brist på stöd från ledningen. Att implementera en process som tar itu med de här vanliga hindren leder till mindre slöseri med resurser och en större chans att lyckas.

3. Förbättrad hantering av framtida förändringar: Förändringar är vanliga i dagens Business-landskap. Genom att kontinuerligt förbättra ändringshanteringsprocessen varje gång en ny uppdatering lanseras ser du till att nästa övergång blir ännu smidigare än den förra. 

4. Konsekvens vid ändringshantering: Du kan effektivisera organisatorisk ändringshantering när det finns en standardmodell för ändringshantering. 

5. Bättre anpassning av praxis och värderingar: De anställda är företagets värdefullaste resurser, så att placera en förändring på ett sätt som är i linje med deras kärnvärden hjälper dem att vara mer mottagliga för förändringsprocessen. 

Andra modeller för ändringshantering

Processer för ändringshantering har funnits sedan början av 1960-talet och det har funnits flera modeller för ändringshantering under årens lopp. Här är tre traditionella modeller för ändringshantering som fortfarande används av organisationer. 

Lewins förändringsmodell

Kurt Lewin, en tysk-amerikansk psykolog, är mest känd för sina bidrag inom tillämpad forskning om kommunikationspraxis. Lewins förändringsmodell delar upp ändringshantering i en tresteg:

1. Tina: Under tina-fasen hjälper du ditt team eller företag att övervinna den initiala motviljan mot förändring. Du analyserar inte bara eventuell motvilja mot förändringen, utan börjar också övertyga teamet om varför förändringen behövs. I det här skedet i Lewins förändringsmodell ligger fokus på att förbereda teamet för något nytt.

2. Förändring: Förändringssteget är när du inför den organisatoriska förändringen. Tänk på att förändring kan vara en process i flera steg när du stöter på oförutsedda hinder och arbetar för att långsamt introducera alla till det nya systemet, oavsett vad det är.

3. Frys: Du har implementerat förändringen – nu är det dags att frysa den på plats så att det "nya" sättet att göra saker blir standard.

ADKAR-modellen

ADKAR-modellen skapades av Jeff Hiatt. ADKAR är en akronym som står för:

• Medvetenhet om behovet av förändring

• Desire – önskan att delta och stödja förändringen

• Kunskap om vad som behöver göras för att säkerställa en framgångsrik förändring

• Förmåga att genomföra förändringen

• Reinforcement (förstärkning) för att säkerställa att förändringen fortsätter att genomföras på lång sikt

Processen i 8 steg för att leda förändring

Dr John Kotter uppfann den här metoden, som han beskrev i sin bok Leading Change. Den här processen är den främsta inspirationen för Asana Way of Change. Enligt Kotter är de åtta stegen följande:

1. Skapa en känsla av brådska för att betona vikten av att agera omedelbart.

2. Skapa en vägledande koalition för att vägleda, samordna och kommunicera den organisatoriska förändringen.

3. Formulera en strategisk vision och initiativ för att klargöra hur framtiden kommer att skilja sig från det förflutna.

4. Samla en armé av frivilliga som stöder förändringen.

5. Möjliggör åtgärder genom att ta bort hinder för att ge den frihet som organisationen behöver för att generera verklig påverkan.

6. Skapa kortsiktiga vinster för att ge organisationen energi att fortsätta

7. Upprätthåll accelerationen och var obeveklig med att initiera förändring tills visionen är en verklighet.

8. Inför förändringen tills den är tillräckligt stark för att ersätta gamla vanor.

När ska man använda ändringshantering?

Du bör inte använda hela ändringshanteringsprocessen för varje organisatorisk förändring. ändringshantering är bara nödvändig när det potentiella motståndet kommer att vara stort eller påverka hela företaget. Kom ihåg att vi människor kan vara ovilliga att förändras. Vi tenderar att gilla det nuvarande systemet (även om det inte är den bästa processen), och det kan vara svårt för personer eller team att föreställa sig att arbeta på ett nytt sätt.

Här är några exempel på organisatoriska förändringar som kräver en ändringshanteringsprocess:

• Nytt företagsomfattande verktyg eller ny teknik.

• Förändring i ledarskap eller organisationsstruktur.

• Uppdateringar av arbetskultur eller värderingar.

• Uppdaterade företagspolicyer, personalavdelningens program eller förmåner.

• Fusion eller förvärv

Det viktigaste att tänka på när du implementerar en process för ändringshantering är att vara uppmärksam på när och hur du inför ändringen i organisationen. För uppdateringar av policyer eller standardrutiner kan du börja med en mall för policy- och procedurplaner, så att team kan utarbeta, granska och dela ändringarna i ett konsekvent format.

På Asana hjälper våra team för professionella tjänster och användarframgång ofta team att bygga en strategi för ändringshantering för att lansera ett nytt företagsomfattande verktyg eller en ny teknik. Med Asana får team inte bara ett verktyg för att organisera och utföra arbetet, de får också ett nytt sätt att samarbeta genom arbetshantering. Att använda en process för ändringshantering kan bidra till att säkerställa framgång och införande.

Nyckeln till organisatorisk förändring är ändringshantering

Oavsett vilken organisatorisk förändring du inför eller vilken metod för ändringshantering du använder, är en genomtänkt och uppmätt process nyckeln till ändringshantering. Hjälp ditt team att anpassa sig till alla förändringar med hjälp av ändringshantering.