Melhoria contínua nos negócios: dicas para aplicar o método Kaizen

Pense no seu dia a dia, seja no trabalho, na escola, em casa ou na sua vida social. Há algum aspecto da sua vida que possa ser melhorado? Embora você possa estar satisfeito com o rumo da sua vida, sempre há oportunidades de melhoria.  

O mesmo se aplica a uma organização. Mesmo que as operações estejam funcionando sem problemas, sempre há oportunidades de melhoria. É por isso que os líderes aplicam a melhoria contínua, ou kaizen, aos seus negócios. 

Continue lendo para ver como a melhoria contínua pode reduzir custos e aumentar a eficiência.

O que é a melhoria contínua (Kaizen)?

A melhoria contínua nos negócios refere-se à melhoria gradual de sistemas, processos e produtos ao longo do tempo. Conhecida como kaizen, a combinação de “melhoria” e “bom” em japonês, a melhoria contínua aplica uma filosofia de vida aos negócios. O processo de melhoria contínua sugere que, se fizermos pequenas melhorias incrementais ao longo do tempo, elas podem levar a grandes mudanças a longo prazo.

O processo Kaizen foi popularizado na década de 1950, após a Segunda Guerra Mundial, por fabricantes japoneses. A meta do kaizen é melhorar continuamente os processos para que qualquer desperdício seja eliminado. Nesse contexto, desperdício refere-se a qualquer uso ineficiente do tempo ou redundância nos processos. 

Um exemplo famoso do modelo de melhoria contínua é o modelo de fabricação da Toyota, que se concentra em fazer apenas “o que é necessário, quando é necessário e na quantidade necessária”. Desde então, tem sido aplicado a muitos negócios, inclusive fora do setor de manufatura.

Como funciona o processo de melhoria contínua

A meta do processo de melhoria contínua é otimizar as atividades que geram valor para os clientes, eliminando as ineficiências. Comum na metodologia lean, existem três tipos de desperdício que o processo de melhoria contínua visa eliminar: muda, mura e muri. 

Muda: desperdício que impede a excelência

A palavra japonesa muda pode ser traduzida como “desperdício” ou “inutilidade”. Em relação ao processo de melhoria contínua, esses tipos de desperdício impedem que certos processos de trabalho alcancem a excelência operacional. 

Há dois tipos de desperdício muda: 

• Tipo 1: processos que não agregam valor aos clientes, mas ainda são necessários para o cliente final. Tomemos como exemplo as inspeções de segurança. Embora não agreguem valor diretamente ao produto final, elas são necessárias e cruciais para garantir um produto seguro.

• Tipo 2: processos que não agregam valor aos clientes e não são necessários para o cliente final. Muitas vezes, são processos internos, como documentação e manutenção de registros. São processos que o método Kaizen visa reduzir.

Há sete categorias de desperdício que se enquadram no muda Tipo 2. São elas:

1. Transporte: movimentação excessiva do produto

2. Inventário: excesso de bens e matérias-primas

3. Movimento: excesso de movimento de máquinas ou pessoas

4. Espera: tempo ocioso entre uma etapa e a outra

5. Superprodução: produção excessiva de um produto

6. Superprocessamento: adicionar muito a um produto que não agrega valor

7. Defeitos: produção de produtos inutilizáveis

Mura: desperdício que leva ao desequilíbrio

Mura significa "desnivelamento" ou "irregularidade". Para evitar que o mura ocorra, a meta é ter um processo equilibrado e simplificado para que nenhuma etapa tenha um gargalo. 

Uma linha de montagem é um exemplo simples de mura. Se uma seção da linha de montagem estiver atrasada, a equipe pode produzir muito pouco ou muito de um produto específico para compensar o gargalo.

Muri: desperdício que sobrecarrega

A palavra japonesa muri significa “sobrecarregado” ou “além do poder de alguém”. Em termos de carga de trabalho, muri indica uma quantidade excessiva de trabalho. O muri também pode causar danos às máquinas, levando a reparos caros. Em termos de funcionários, o muri pode resultar em absenteísmo, doença e burnout. 

Modelos e técnicas de melhoria contínua

Existem diferentes estratégias para criar uma cultura de melhoria contínua. Apresentamos algumas das mais comuns a seguir.

Planejar, Realizar, Verificar e Agir

O ciclo PDCA foi introduzido por Walter Shewart e posteriormente desenvolvido por W. Edwards Deming.

Há quatro etapas principais no ciclo PDCA:

• ​Planejar: identifique a meta principal deste projeto e como você medirá o sucesso.

• Fazer: testar o plano para atingir a Meta.

• Verificar: revise as ações da fase de execução. As coisas estão melhorando?

• Agir: implemente as mudanças em todo o projeto ou, se o teste na fase de ação não funcionou, faça pequenas alterações até que funcione.

A estrutura é usada para abordar e resolver problemas de gestão de projetos e melhoria de processos. Devido à natureza cíclica desta metodologia, ela é uma maneira fácil de implementar mudanças continuamente.

Melhor para: organizações que buscam um ciclo de melhoria contínua que possa ser ajustado à medida que a empresa cresce e muda. O PDCA estabelece uma base para a melhoria contínua que pode ser ajustada conforme necessário. 

Six Sigma

O Six Sigma é uma metodologia de melhoria de processos frequentemente usada na indústria. O Six Sigma funciona minimizando a variabilidade durante o processo de fabricação. Isso é alcançado por meio de rigorosas avaliações de garantia de qualidade. 

Existem duas metodologias principais no Six Sigma: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar (DMAIC) e Definir, Medir, Analisar, Projetar e Verificar (DMADV). 

O DMAIC tem cinco fases:

• Definir o sistema.

• Medir os principais aspectos do processo atual e coletar dados.

• Analisar os dados para verificar a causa e o efeito.

• Melhorar ou otimizar o processo atual com base em dados.

• Controlar o processo para evitar desvios no futuro.

Enquanto o DMAIC se refere ao processo geral, o DMADV se refere especificamente ao processo de design do produto. No entanto, ambos trabalham para melhorar um sistema atual. 

Melhor para: organizações, especialmente fabricantes, que buscam aprimorar um sistema ou produto existente. Quando aplicado, o Six Sigma deve ajudar a construir e manter a fidelidade e a retenção dos clientes. 

Metodologia Agile

A metodologia ágil é uma estrutura de gestão de projetos que divide os projetos em fases menores, ou “sprints”. Algumas formas de Agile são iterativas, o que permite uma cultura de melhoria contínua. Na metodologia ágil, os membros da equipe refletem durante cada ciclo de sprint sobre quais pequenas mudanças podem ser feitas para o próximo sprint.

Melhor para: equipes que buscam um sistema adaptável que se concentre fortemente nas necessidades do cliente. A metodologia ágil também pode ajudar a criar os custos e cronogramas mais precisos para clientes e partes interessadas.

Análise de causa raiz

A análise de causa raiz ajuda as organizações a entender a origem de um problema no processo e a encontrar a melhor solução. 

Isso geralmente é feito por meio de um método chamado “Os cinco porquês”, no qual você define um problema e o divide em partes menores. Um modelo dos 5 porquês pode orientar esse processo e manter a análise consistente entre as equipes. Por exemplo, se você estivesse lidando com clientes insatisfeitos, o processo poderia ser assim:

O problema: os clientes estão insatisfeitos

1. Primeiro porquê: por que os clientes estão insatisfeitos? Porque estamos atrasados nas entregas.

2. Segundo porquê: por que estamos atrasados com as entregas? Porque os projetos estão levando mais tempo do que o esperado. 

3. Terceiro porquê: por que os projetos estão levando mais tempo do que o esperado? Porque subestimamos a complexidade de certos projetos.

4. Quarto porquê: por que subestimamos a complexidade de certos projetos? Porque não analisamos as etapas com antecedência. 

5. Quinto porquê: por que não analisamos as etapas com antecedência? Porque não tivemos tempo suficiente. 

6. Causa raiz: os funcionários não têm capacidade suficiente para concluir os projetos em tempo hábil. 

Melhor para: organizações com problemas persistentes. Se você descobrir que os mesmos problemas estão se repetindo, faça uma análise da causa raiz para chegar à fonte. 

Kanban

Kanban, a combinação das palavras japonesas para “sinal” e “quadro”, é uma metodologia projetada para ajudar as equipes a equilibrar o trabalho e a capacidade. A estrutura Kanban depende muito de uma filosofia de melhoria contínua, permitindo que o trabalho seja ajustado dinamicamente com base na capacidade da equipe.

Desenvolvido por Taiichi Ochno, engenheiro da Toyota, no final da década de 1940, o método envolve a criação de um backlog de tarefas e permite que os funcionários o utilizem com base na sua capacidade produtiva. A partir daí, cada tarefa é monitorada por meio de etapas, que são visualizadas em um quadro Kanban. 

As ferramentas de gestão do trabalho podem ajudar as organizações a criar quadros Kanban virtuais, para que equipes inteiras possam verificar facilmente o status de um projeto.   

Melhor para: equipes que buscam uma maneira mais estruturada de se comunicar e mover tarefas do início ao fim. O Kanban é ótimo para equipes que têm a flexibilidade de pegar e executar tarefas simples à medida que surgem.

Dicas para implementar um modelo de melhoria contínua

Se a sua equipe não adotou um modelo de melhoria contínua, a implementação de novos processos pode levar algum tempo. Aqui estão algumas dicas para implementar essa ideia na sua empresa. 

Comece aos poucos

A meta da melhoria contínua é fazer pequenas mudanças incrementais. Comece a trabalhar com uma pequena parte dos membros da equipe para ver como as mudanças funcionam. Se tudo correr bem, comece a testar com mais equipes. Este processo de implementação em si é a prática do kaizen.

Incentive a liderança a ter a mente aberta

A melhoria contínua funciona especialmente bem quando os indivíduos são incentivados por líderes seniores. Prepare a sua equipe de liderança oferecendo treinamento especializado para incentivar novas ideias e remover quaisquer bloqueios que possam estar no caminho de um membro da equipe enquanto ele tenta melhorar um fluxo de trabalho. 

Não faça da perfeição a meta

Uma das partes mais difíceis de usar o modelo de melhoria contínua é o desejo de buscar a perfeição. Isso é impossível, e a filosofia por trás do Kaizen é fazer pequenas mudanças para ser melhor do que você era no dia anterior. Concentrar-se na perfeição pode levar a equipe a fazer mudanças que não são realmente necessárias. 

Incentive o feedback

Incentive o feedback contínuo para garantir que a equipe esteja respondendo às mudanças. O modelo PDCA simplifica esse processo ao incorporar o feedback diretamente na fase de verificação. Se você estiver usando um modelo diferente, não se esqueça de incorporar uma fase de feedback.

Meça os resultados

Pense no motivo pelo qual você incorporou um modelo de melhoria contínua. Foi para cortar custos? Aumentar a produtividade? Melhorar a qualidade? 

Seja qual for o motivo, certifique-se de que ele seja rastreável. Encontre as métricas que melhor ilustram o impacto da iniciativa e apresente as evidências aos membros da equipe e às partes interessadas. 

Benefícios das estratégias de melhoria contínua

A melhoria contínua pode gerar benefícios operacionais e culturais. A seguir, apresentamos alguns dos benefícios mais comuns e imediatos. 

Permite mudanças baratas e de baixo risco

Na melhoria contínua, as mudanças são fáceis de fazer. A ideia da melhoria contínua é que você faça pequenas mudanças e teste-as para ver se funcionam. Se não funcionarem, seu fluxo de trabalho não será interrompido por essa pequena mudança. 

Um bom exemplo disso seria uma mudança em uma linha de montagem. A equipe pode testar a troca de duas etapas que não são dependentes uma da outra e ver se isso muda a velocidade do fluxo de produção. Se a velocidade de produção for mais lenta, a equipe pode facilmente reverter para o processo original sem ter que alterar todo o processo. 

Capacita os indivíduos a fazer alterações

A melhoria contínua capacita cada membro da equipe a se apropriar dos seus processos. O Kaizen funciona melhor quando é aplicado em toda a organização e está enraizado na cultura da empresa. Se algo não estiver funcionando para um membro da equipe, ele pode assumir a responsabilidade de fazer as alterações necessárias para otimizar o seu fluxo de trabalho individual e minimizar as crenças limitantes. 

Personalize os processos por equipe

Um determinado processo pode funcionar para um grupo de membros da equipe, mas o que acontece quando você adiciona pessoas à equipe? O fluxo de trabalho original pode não funcionar tão bem quanto antes, mas o Kaizen permite que as equipes adaptem esses processos a ambientes em constante mudança. 

Um bom exemplo disso seria escalar os fluxos de trabalho de uma equipe pequena para uma equipe maior. Uma equipe pode começar a monitorar certas informações em uma planilha quando tiver apenas duas ou três pessoas. Mas o que acontece quando essa equipe cresce para 20 pessoas? O número de pessoas que trabalham em uma planilha pode se tornar incontrolável. 

O processo Kaizen permite que a equipe experimente o fluxo de trabalho de informações que funciona melhor para ela à medida que cresce continuamente. 

Promove a descoberta e a curiosidade

Quando a cultura da sua empresa incentiva os membros da equipe a melhorar os processos de negócios da maneira que funciona melhor para eles, isso incentiva mais descobertas e curiosidade em toda a empresa. Isso permite que os indivíduos experimentem sem o medo de interromper os processos ou de serem julgados pelo fracasso. Se algo não funcionar, as coisas podem simplesmente voltar ao que eram antes.

Aprimore os seus processos com melhorias contínuas

As oportunidades de melhoria nem sempre são muito claras. Às vezes, é preciso se aprofundar nos processos para descobrir o que precisa ser aprimorado. Usar uma abordagem estruturada, como a melhoria contínua, revela possibilidades de aprimoramento e oferece as ferramentas para alcançar as suas Metas.