Como a Asana usa a gestão do trabalho para gerir metas de forma eficaz

As metas dão estrutura aos planos gerais do seu negócio, mas só são úteis se você puder agir de acordo com elas. 

Lotte Vester, chefe de estratégia organizacional da Asana, conduz um processo para orientar as equipes na execução das metas. Ela ajuda a transformar iniciativas amplas em metas e principais resultados (KRs) focados para as equipes dinâmicas da Asana. Mas ela é uma equipe de uma pessoa só, e a Asana é uma organização global multifacetada. Por isso, ela não tenta fazer tudo sozinha. Em vez disso, ela recorre a um produto que sabe que pode ajudá-la a organizar e executar as metas: a Asana.

Os desafios da gestão de metas

A velocidade e a eficiência permitem que as empresas criem produtos e os levem ao mercado de forma lucrativa. Por isso, elas criam metas para ajudá-las a avançar mais rapidamente, com menos recursos.

Para Vester, a velocidade é um foco fundamental. “A gestão de metas precisa ajudar a tomar boas decisões rapidamente. É preciso ter flexibilidade integrada para mudar de direção rapidamente quando as circunstâncias mudam ou quando você se depara com obstáculos.”

Porém, a velocidade é difícil de alcançar. Muitas empresas têm uma pilha de tecnologia robusta, mas essas ferramentas podem ser desconectadas. Você pode definir uma meta em uma ferramenta, concluir o trabalho em outra e colaborar com as equipes em outra. Tudo isso precisa ser atualizado manualmente e de forma separada. Quando o trabalho é concluído, é difícil conectá-lo à Meta de origem.

Muitas empresas têm dificuldade com metas do tipo “definir e esquecer”, em que alguém pode apresentar as metas em um slide. Mas, à medida que as pessoas se envolvem nas tarefas diárias, elas se esquecem disso. É por isso que manter o trabalho diretamente vinculado às nossas metas é tão importante. É assim que construímos clareza, visibilidade e foco para alcançar as iniciativas mais importantes da nossa empresa.”

A definição de metas em si muitas vezes acontece em silos, com as equipes trabalhando separadamente umas das outras para definir e alcançar as suas prioridades individuais. No entanto, a capacidade de colaborar entre as equipes é essencial para a execução e o envolvimento.

Em muitas empresas, especialmente as maiores, extrair e trabalhar a partir de múltiplas fontes de conhecimento pode atrasar o trabalho, levar à falta de clareza para a liderança e dificultar muito o monitoramento, a atualização e a geração de relatórios sobre as metas. E, quando se perde de vista as metas, perde-se de vista a visão da empresa. Ao manter as metas em primeiro plano, centralizadas e conectadas ao seu trabalho, você pode usá-las para gerar resultados.

Quatro maneiras pelas quais a Asana ajuda a criar metas conectadas e impactantes

1. Metas padronizadas com modelos 

Muitas empresas entendem que as metas são importantes, mas os funcionários raramente aprendem a projetar e estruturar metas impactantes. O resultado disso? Cada um faz de um jeito diferente. Essa inconsistência dificulta a medição do impacto.

Mas isso não significa que Vester tenha de projetar e revisar cada meta criada na Asana. Em vez disso, ela cria modelos de metas com o formato e os detalhes exatos que deseja que as equipes incluam. Assim, quando uma equipe ou indivíduo está pronto para iniciar uma nova Meta ou resultado principal, já tem uma estrutura em vigor, em vez de começar do zero. Isso ajuda a Asana a padronizar a estrutura e a comunicação das metas em toda a empresa.

2. Menos tempo gasto com IA 

A Vester pode padronizar a criação de metas com modelos, mas e se você estiver começando do zero? Ou talvez a sua empresa dependa dos chefes de departamento para criar e padronizar todas as metas. Nesse caso, a funcionalidade de metas inteligentes da Asana pode ajudar a começar. Basta inserir uma descrição do que se deseja alcançar e a IA elaborará uma meta com base nas metas ou no desempenho anteriores.

À medida que as metas progridem, pode ser tedioso e demorado enviar atualizações. Mas, graças à IA, a Asana torna rápido e fácil resumir o progresso. Vester usa a funcionalidade de atualização de status inteligente para gerar um rascunho de atualização de status com a IA. Em questão de instantes, ela tem um resumo do progresso e dos obstáculos para compartilhar com as equipes e a liderança.

3. Redução do trabalho manual com a soma automática de progresso 

Quando o trabalho e as metas estão em espaços separados, é preciso atualizar o progresso manualmente. Mas, na Asana, as metas estão conectadas aos projetos e às tarefas diárias que as apoiam. Quando alguém conclui uma tarefa, esse progresso é exibido em tempo real imediatamente dentro da meta. 

Os recursos de acompanhamento de progresso em tempo real na Asana oferecem uma visão geral abrangente de como as metas estão progredindo. Isso é perfeitamente integrado aos painéis, para que as partes interessadas não precisem esperar por uma atualização de status para revisar o status. 

4. Espaço de trabalho centralizado

Em muitas empresas, as metas estão espalhadas em diferentes lugares, como slides, planilhas e documentos. Mas esse método desarticulado dificulta muito a conexão com as metas, a sua compreensão e a manutenção da visibilidade por parte das partes interessadas. É por isso que a plataforma conectada da Asana é tão crucial.

Mesmo as maiores metas da empresa estão na Asana, onde todos podem vê-las. Isso gera clareza. As pessoas podem ver as metas da empresa, da equipe e individuais, e como todas elas estão conectadas. Isso ajuda a motivar as equipes, porque todos sabem que o seu trabalho afeta os esforços em larga escala. Isso constrói um ambiente colaborativo, conectando diferentes equipes e o seu trabalho em direção a objetivos comuns.

Metas organizadas são metas realizáveis

Aproveitar as ferramentas certas pode transformar a maneira como as empresas alcançam os seus objetivos mais ambiciosos. Ao centralizar as metas, padronizar a sua criação com modelos e usar a IA para monitoramento e atualizações eficientes, a Asana não apenas simplifica o processo de definição de metas, mas também promove uma cultura de transparência, colaboração e agilidade. 

Veja como você pode criar e executar as maiores metas da sua empresa mais rapidamente com a Asana.