Como estamos desenvolvendo uma estratégia de IA de marketing que realmente funciona

Como muitos líderes de marketing, minha jornada com a IA começou com entusiasmo e experimentação. Nossa equipe explorou várias ferramentas, e cada membro encontrou sua própria maneira de incorporar a IA aos seus fluxos de trabalho. Vimos ganhos de produtividade, mas também encontramos desafios: resultados conflitantes, fluxos de trabalho desconectados e adoção desigual em toda a equipe.

Essa abordagem fragmentada, que passei a chamar de "Velho Oeste da IA", é onde muitas organizações se encontram hoje. Embora essa fase de exploração seja valiosa, é hora de evoluir da experimentação ad hoc para a integração estratégica.

Da experimentação à intencionalidade

A fase “selvagem” é tentadora. As equipes se movem rapidamente, testam livremente e se sentem capacitadas para explorar. Mas essa liberdade, se não for controlada, rapidamente gera trabalho duplicado, resultados inconsistentes e uma pilha de tecnologia cada vez mais frágil. 

Nós mesmos começamos a ver sinais disso: um membro da equipe usava o ChatGPT para escrever publicações no blog, enquanto outro preferia o Claude, o que resultava em vozes de marca muito diferentes. O nosso especialista em SEO tinha o seu próprio conjunto de prompts que nunca chegou à equipe de conteúdo. Essas pequenas inconsistências pareciam inofensivas no início, mas rapidamente levaram a um desalinhamento. Foi uma prévia do que poderia acontecer em larga escala se não estabelecêssemos padrões compartilhados.

À medida que o ritmo da experimentação acelerava, ficou claro para mim que precisávamos de uma abordagem unificada, que pudesse apoiar a inovação sem sacrificar a estrutura.

Apresentamos o nosso Marketing BrAIn Trust

Para superar a fase de caos, desenvolvemos uma abordagem de confiança no Marketing BrAIn que transforma a forma como a nossa equipe utiliza a IA. No centro da nossa estratégia estão as metas de aprendizagem prática e qualificação: criar espaço para que cada membro da equipe experimente, compartilhe descobertas e desenvolva as habilidades de IA necessárias para crescer. Em vez de ver a IA como uma coleção de ferramentas individuais, estamos criando um ecossistema de IA coordenado, no qual prompts e processos padronizados emergem de experiências reais e conhecimento compartilhado.

O BrAIn Trust serve como base para a aprendizagem prática, a governança da IA e o desenvolvimento de habilidades. Ao incorporar a IA diretamente nos fluxos de trabalho diários, não estamos apenas permitindo a adoção, mas também moldando-a. Essa abordagem cria consistência e aborda os principais desafios da experimentação fragmentada.

Incluir a equipe na jornada

Desde o início, sabíamos que essa transformação tinha que ser centrada nas pessoas e no aprendizado. Antes de apresentar o BrAIn Trust à nossa equipe, nos alinhamos estreitamente com nossos parceiros de People Ops para garantir que a intenção fosse clara: não se trata de substituir funções, mas de apoiar as pessoas no desenvolvimento de novas habilidades e na realização de um trabalho mais estratégico e de alto impacto. Esse alinhamento nos deu a clareza e a confiança de que precisávamos para crescer.

O BrAIn Trust transforma essa visão em ação.  Começamos com a Asana como nosso cliente zero e integramos a IA de forma contínua às ferramentas e aos fluxos de trabalho que a nossa equipe já usa todos os dias, tornando o uso da IA inevitável.

A nossa filosofia se concentra em três princípios que orientam tudo o que fazemos:

• Tornar óbvio: demonstramos valor imediato por meio da prática. Sem promessas abstratas: os membros da equipe experimentam em primeira mão como essas ferramentas poupam tempo e melhoram a qualidade desde a primeira sessão de aprendizagem. Oferecemos uma governança clara e casos de uso documentados para que todos entendam não apenas como usar a IA, mas também quando e por quê.

• Facilitar: começamos com a Asana antes de expandir para outras ferramentas, encontrando as equipes onde elas já trabalham. Nossas instruções se encaixam nos fluxos de trabalho existentes, fazendo com que a adoção da IA pareça natural, não disruptiva. Oferecemos modelos simples, sessões práticas guiadas e horários regulares de expediente, onde qualquer pessoa pode obter ajuda no seu próprio ritmo.

• Tornar agradável: criamos soluções em conjunto com a equipe, não para ela. As sessões semanais de compartilhamento de prompts tornaram-se oficinas de aprendizagem nas quais os membros da equipe experimentam a IA, compartilham descobertas e aprendem uns com os outros. Estamos construindo assistentes de IA personificados com tons amigáveis que parecem colegas de equipe úteis, não uma tecnologia intimidadora.

Não se trata apenas de uma atualização de ferramentas. É uma mudança intencional na forma como aprendemos e crescemos como equipe. O nosso BrAIn Trust nos ajuda a equilibrar duas prioridades que muitas vezes parecem estar em conflito: dar às equipes a liberdade de experimentar e, ao mesmo tempo, garantir que os resultados dessas experiências sejam úteis, escaláveis e compartilháveis em toda a organização.

Nosso BrAIn Trust aborda vários desafios que muitas equipes enfrentam:

1. Variabilidade de adoção: encontramos as pessoas onde elas estão na sua jornada de aprendizagem, fornecendo suporte tanto para iniciantes quanto para usuários Advanced.

2. Qualidade inconsistente: a padronização por meio da aprendizagem compartilhada ajuda todos a melhorar juntos e alcançar resultados consistentes.

3. Desperdício de tempo: a nossa base de conhecimento coletivo significa que ninguém precisa aprender de forma isolada ou recriar soluções que outros já desenvolveram.

4. Esforços duplicados: sessões regulares de compartilhamento garantem que os aprendizados se espalhem rapidamente por toda a equipe.

Ao centralizar a nossa abordagem, estamos entregando:

• Oportunidades práticas de aprendizagem adaptadas a todos os níveis de habilidade

• Bibliotecas de prompts e fluxos de trabalho criadas a partir da experimentação da equipe

• Horário de expediente regular para suporte e orientação personalizados

• Suporte para integrações técnicas e orientação para personalizar prompts 

• Boas práticas que emergem da aprendizagem e da experiência coletivas

Fazer a IA funcionar para todos

Em vez de tentar uma transformação completa da noite para o dia, selecionamos casos de uso de alto impacto que demonstram valor e, ao mesmo tempo, aumentam a confiança da equipe por meio da prática. Cada sessão fortalece a adesão à medida que os membros da equipe veem em primeira mão como a IA pode transformar o seu trabalho. Esses fluxos de trabalho estão evoluindo juntamente com os recursos da nossa plataforma, com os membros da equipe contribuindo ativamente para melhorias com base nas suas experiências diárias.

Já lançamos com sucesso dois grandes fluxos de trabalho que surgiram da experimentação:

Advanced Team Leadership Assistance System (ATLAS): um conjunto abrangente de fluxos de trabalho baseados em IA para apoio à liderança que desenvolvi por meio de algumas horas de tentativa e erro, incluindo modelos para:

• Monitoramento e análise de métricas da equipe

• Monitoramento da finalização de tarefas

• Geração de relatórios de capacidade

• Geração de atualizações de status

Esses fluxos de trabalho permitem que eu me concentre na estratégia enquanto a IA lida com a sobrecarga administrativa, economizando de 4 a 5 horas por semana.

Assistente de planejamento de inteligência e priorização de projetos (PIPPA): uma biblioteca de prompts para gestão de programas que nossos gerentes de produto criaram por meio de sessões de aprendizagem colaborativa, com modelos para:

• Recebimento e avaliação de solicitações

• Priorização de tarefas

• Prompts de identificação de riscos no cronograma

Esse fluxo de trabalho, que continua a evoluir à medida que os gestores de produto compartilham novas descobertas, permite que eles se concentrem nas relações com as partes interessadas, enquanto a IA gerencia os aspectos administrativos do acompanhamento de projetos.

A nossa meta é que cada função da nossa equipe de marketing, desde a criação de conteúdo até o SEO e o marketing por e-mail, desenvolva experiência em IA por meio da prática com bibliotecas de prompts especializadas e fluxos de trabalho projetados para complementar a sua função específica. Essa abordagem direcionada garante que a IA aprimore, em vez de interromper, os fluxos de trabalho existentes, ao mesmo tempo em que desenvolve habilidades duradouras.

Expansão com a infraestrutura certa

Sabíamos desde o início que, se quisermos expandir essa iniciativa de aprendizagem, não poderíamos confiar em ferramentas dispersas ou soluções de curto prazo. Precisávamos de uma base estratégica: algo que pudesse evoluir conosco, conectar-se aos nossos sistemas existentes e capacitar equipes não técnicas a aprender e contribuir diretamente.

É por isso que a nossa estratégia de implementação está centrada no uso da funcionalidade AI Studio sem código da Asana. Como a nossa equipe já trabalha na Asana, começar por aí faz com que a adoção da IA pareça natural.

Essa escolha estratégica oferece várias vantagens para a nossa abordagem de aprendizagem em primeiro lugar:

• Risco de consolidação reduzido: ao desenvolvermos a nossa plataforma de gestão do trabalho em vez de soluções de múltiplos pontos, estamos mitigando o risco de consolidação de fornecedores no futuro.

• Fontes de dados integradas: estamos conectando informações dos nossos vários sistemas (Contentful, SkillJar, GitHub, Tableau, etc.) diretamente aos nossos fluxos de trabalho de IA.

• Desenvolvimento escalável: a abordagem sem código permite que os membros da equipe aprendam, façam iterações e implementem rapidamente novos prompts e fluxos de trabalho sem recursos de desenvolvimento especializados.

• Experiência consistente: desenvolver em uma plataforma familiar reduz as barreiras de adoção e cria um ambiente confortável para aprendizado e experimentação. Quando as capacidades de IA são integradas aos fluxos de trabalho diários, a adoção se torna automática.

Essa abordagem mantém a nossa estratégia de IA alinhada com a maneira como as nossas equipes já trabalham, ao mesmo tempo em que cria um espaço seguro para a aprendizagem, reduz as barreiras à experimentação e torna o uso da IA uma parte inevitável do dia de trabalho de todos, em vez de um complemento opcional.

Medir resultados em vez de produtos

Embora monitoremos a economia de tempo, a nossa definição de ROI vai além da eficiência. Estamos avaliando se a IA está possibilitando:

1. Reduções na carga de trabalho administrativo

2. Melhorias na qualidade e consistência dos resultados

3. Aumento do tempo de pensamento estratégico

4. Aceleração do tempo de colocação no mercado

5. Melhoria da satisfação e do engajamento da equipe

6. Aumento da proficiência e confiança em IA em todos os níveis de habilidade

Essas métricas mostram que a integração da IA não se trata apenas de fazer as coisas mais rapidamente, mas de melhorar fundamentalmente a forma como trabalhamos e aprendemos juntos.

O futuro não é mais ferramentas, é mais trabalho em equipe

À medida que continuamos a nossa jornada de IA, acredito que estamos testemunhando o início de uma mudança profunda na forma como as equipes de marketing operam. As organizações que prosperam não serão aquelas que implementam a maioria das ferramentas de IA, mas aquelas que integram estrategicamente a IA às suas equipes de maneiras que complementam e aprimoram as capacidades humanas.

O futuro pertence às equipes que conseguirem ir além do caos da IA para construir abordagens coordenadas e ponderadas para a colaboração entre humanos e IA. Ao criar uma estrutura estratégica agora, não estamos apenas nos preparando para esse futuro, mas também o moldando ativamente.

Não percam o nosso próximo artigo, no qual exploraremos como estamos evoluindo esses fluxos de trabalho compartilhados e bibliotecas de prompts para assistentes de IA personificados e baseados em funções que atuam como verdadeiros colegas de equipe para cada membro da nossa organização de marketing.