A Morningstar economiza US$ 600.000 por ano com fluxos de trabalho baseados em IA no AI Studio da Asana

Destaques

Desafios

• As ineficiências operacionais e uma estrutura tecnológica complexa dificultavam o dimensionamento do trabalho em sintonia com as Metas de crescimento ambiciosas.

• Os funcionários usavam ferramentas diferentes para gerir o trabalho, o que mantinha as informações isoladas e tornava as prioridades pouco claras.

• A liderança não tinha visibilidade sobre os roteiros completos das equipes, o que dificultava a gestão de riscos e a tomada de decisões bem fundamentadas.

• A ausência de uma forma padronizada de gerir os recursos, monitorar os projetos e receber novos trabalhos resultou em recursos sobrecarregados e prazos perdidos.

• As equipes de pesquisa usavam um sistema desatualizado para gerir o conteúdo interno, o que atrasava a distribuição e dificultava a amplificação.

Soluções

• As principais áreas de negócios da Morningstar adotaram a Asana para gerir o trabalho, conectar dados e padronizar os processos corporativos.

• Algumas equipes usaram o AI Studio da Asana para ajudar a automatizar o recebimento de solicitações, agilizar a avaliação delas e acelerar a produção de conteúdo, liberando tempo para se concentrarem em trabalhos de maior valor.

• Ao consolidar várias ferramentas e fluxos de trabalho na Asana, as equipes reduziram o esforço manual e eliminaram sistemas redundantes.

• Com total visibilidade sobre as solicitações de trabalho e os projetos ativos, os líderes podem tomar decisões baseadas em dados que orientam o planejamento e a estratégia.

• Os processos de recebimento padronizados — incluindo alguns deles baseados em IA — melhoraram a elaboração de roteiros, a priorização e os prazos de entrega em todas as áreas.

Resultados

• O fluxo de conteúdo baseado em IA da equipe de Pesquisa economiza aproximadamente 14.976 horas por ano, o que se traduz em uma economia adicional de US$ 600.000.

• A equipe de Aposentadoria reduziu em duas semanas o tempo de análise de solicitações por meio do recebimento e da triagem automatizados com o AI Studio da Asana.

• A equipe central de Tecnologia da Morningstar economiza 1.972 dias úteis por ano ao simplificar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência com a Asana, o que representa uma economia de custos estimada em US$ 758.600.

• Em toda a organização, as equipes tomam decisões mais rápidas e baseadas em dados, com melhor priorização, cronogramas de entrega mais claros e melhor projeção de recursos, em parte graças aos fluxos de trabalho baseados em IA.

• Ao reduzir o esforço manual e o trabalho de baixa prioridade, as equipes conseguem se concentrar em iniciativas de maior impacto e colaborar de forma mais eficaz em qualquer escala.

Vencedora do prêmio Work Innovation, 2025

A Morningstar recebeu o prêmio Asana AI Visionary Work Innovation Award pelo uso estratégico da IA para impulsionar a execução em larga escala. Diante do aumento da complexidade e da demanda, a organização utilizou estrategicamente o AI Studio da Asana para otimizar o trabalho interdisciplinar, desde os fluxos de trabalho de conteúdo de pesquisa até o recebimento e a priorização de produtos. Com a Automatização, o direcionamento e a geração de relatórios baseados em IA, as equipes reduziram o esforço manual, aceleraram os cronogramas e obtiveram economias de custo significativas. Agora, as equipes trabalham em um sistema unificado que reduz o trabalho de baixo valor e as capacita a se concentrarem no que realmente importa. A transformação da Morningstar não se resume apenas ao uso de IA, mas sim ao seu uso inteligente para gerar valor real para os negócios.

Asana helps us drive efficiencies that scale and foster the growth that’s needed. We’ve broken down barriers for collaboration across the organization.”

Asana para acompanhamento de solicitações

Transformar solicitações dispersas em roteiros estratégicos com o recebimento de solicitações baseado em IA

Inicialmente, as equipes de produto de aposentadoria da Morningstar monitoravam as solicitações de produto por meio de um processo manual e específico para cada caso. Sem um processo de recebimento padronizado, as solicitações chegavam de todas as direções — e-mails, aplicativos de mensagens e conversas de elevador — e, muitas vezes, careciam do contexto necessário para avaliar o valor. Dizer sim a tudo resultava em excesso de compromissos, em um roteiro desorganizado e na impossibilidade de avaliar o verdadeiro valor comercial. 

Para enfrentar esse desafio, a equipe de Aposentadoria implementou uma estrutura organizada com o AI Studio para gerir todo o ciclo de vida do produto, desde o recebimento até a medição do impacto. Agora, as solicitações são avaliadas com base em critérios uniformes, a capacidade é prevista com precisão e os roteiros ficam centralizados e atualizados. Como resultado, a equipe eliminou duas semanas do seu cronograma de análise e passou de uma execução reativa para um planejamento estratégico e orientado pelo valor.

Our roadmapping process was reactive and manual. Our ultimate goal with Asana AI is to make the process more strategic, so we can quickly prioritize work that will drive revenue and speed to market.”

O recebimento de solicitações e os fluxos de trabalho aprimorados por IA melhoram a priorização e o planejamento

• Todos os pedidos são enviados por meio de um sistema centralizado de recebimento na Asana, e o AI Studio nomeia automaticamente os pedidos, identifica lacunas de informação e gera resumos padronizados para facilitar a avaliação.

• As solicitações complexas seguem um fluxo de trabalho especializado e são sistematicamente pontuadas com base no valor comercial, na complexidade e no custo, o que permite à equipe de produto aprovar, adiar ou rejeitar solicitações com base em dados. 

• Depois que as solicitações são aprovadas, as regras validam a integridade dos dados e encaminham automaticamente os itens para os roteiros apropriados.

A documentação automatizada e o monitoramento de resultados aumentam a eficiência e o comprometimento

• Depois que os itens do roteiro são concluídos, o AI Studio gera notas de versão com base nas informações das tarefas. Se forem necessários mais detalhes, os gerentes de produto são notificados automaticamente para adicioná-los.

• Regras automatizadas criam automaticamente tarefas de acompanhamento e subtarefas para medir o sucesso de cada item do roteiro em relação aos resultados esperados.

Previously, it took two weeks to review a request and gather the information we needed to proceed. Now we can eliminate time spent on manual back and forth because Asana AI identifies and captures the information we need right off the bat.”

Asana para planejamento de conteúdo

Simplificação dos fluxos de trabalho de conteúdo de pesquisa com Automatização proporcionada por IA

Antes, a gestão do conteúdo de pesquisa interno da Morningstar entre os departamentos era lenta, isolada e onerosa. A equipe de pesquisa dependia de um sistema desatualizado para monitorar o conteúdo interno, o que exigia coordenação manual entre fluxos de trabalho e ferramentas desconectados. Atualizações frequentes eram compartilhadas por e-mail ou chat, o que causava atrasos e perdia oportunidades de amplificação nos canais pagos, conquistados e proprietários.

Para modernizar a sua abordagem, a organização substituiu o seu sistema antigo por um fluxo de trabalho centralizado de conteúdo de pesquisa na Asana, com o apoio do AI Studio. Agora, quase 300 partes interessadas das áreas de pesquisa, editorial, revisão, mídia e marketing colaboram em uma única plataforma, com visibilidade compartilhada e Automatização orientando cada etapa. O resultado: um sistema simplificado e escalável que economiza quase 15.000 horas e US$ 600 mil por ano, permitindo que as equipes se concentrem no trabalho estratégico.

Morningstar is all in on AI—it’s a company goal for us to continue to leverage advances in AI to drive innovation for both our customers externally and our employees internally. The Asana workflows our teams are building are achieving that goal while helping us drive efficiencies and break down barriers to collaboration across the organization. ”

Um funil centralizado com IA integrada garante velocidade e uniformidade

• Os autores enviam conteúdo por meio de um formulário padronizado que cria automaticamente uma tarefa no projeto do processo de conteúdo.

• O AI Studio analisa as informações inseridas no formulário para atribuir participantes, definir datas de conclusão para a revisão e sinalizar informações ausentes.

• Se forem necessárias mais informações, o AI Studio gera comentários de acompanhamento e subtarefas para o autor, reduzindo ao mínimo os atrasos e o acompanhamento manual.

• Depois que o conteúdo é marcado como pronto, o AI Studio aciona os próximos passos para os editores e gerencia o processo de edição, notificando as partes interessadas quando as edições estão prontas, são devolvidas ou são concluídas.

• As partes interessadas são notificadas sobre os marcos importantes, incluindo as datas de publicação, sem precisar fazer o acompanhamento manualmente. 

• Todos os envios de conteúdo são incorporados a um projeto centralizado na Asana, criando um núcleo de referência para as equipes de pesquisa, editorial, marketing e operações.

Automatização aumenta a produção e o impacto

• À medida que o conteúdo se aproxima da finalização, o AI Studio encaminha as tarefas para os quadros de projetos de marketing e mídia apropriados para amplificação.

• Os participantes são automaticamente notificados sobre o status do conteúdo e, assim, ganham visibilidade sobre os próximos lançamentos.

Asana keeps my team’s global thought-leadership content coordinated across a cross-functional team of editors, marketers, and product leaders. It’s our single source of truth and helps eliminate the costs that occur when the left hand doesn’t know what the right hand is doing.”

Asana para o recebimento de trabalho

Aumentar a eficiência com processos simplificados

Antes da Asana, a equipe central de tecnologia da Morningstar não tinha uma forma padronizada de receber ou iniciar os trabalhos. Ela usava um documento do Word para monitorar as centenas de pedidos que recebia todos os anos de toda a organização. Esse processo manual não oferecia a estrutura necessária para definir corretamente o escopo, alocar recursos, elaborar o orçamento e aprovar as solicitações de projetos, o que resultava em um backlog congestionado e em projetos com escopos e objetivos pouco claros.

Ao criar um processo padronizado na Asana, a equipe automatiza o recebimento de trabalhos e simplifica a priorização. Essa abordagem permite que eles gerenciem com eficiência a crescente carga de trabalho à medida que a empresa cresce.

As equipes realizam as atividades mais rapidamente com o recebimento padronizado de solicitações

• Os processos de recebimento de trabalhos são padronizados e automatizados na Asana, o que facilita a avaliação, a priorização e a aprovação rápidas das solicitações com maior consistência.

• Novas solicitações de trabalho são enviadas por meio de um formulário da Asana e preenchidas automaticamente em um projeto compartilhado, garantindo que todas as informações necessárias sejam registradas para visibilidade e ação imediatas.

• Os campos personalizados monitoram critérios de avaliação padronizados, ajudando as partes interessadas a tomar decisões mais rápidas e consistentes sobre aprovações e priorização.

Our intake process in Asana helps us harness our action-driven culture in a more productive and organized way, so we spend our time in the right way and on the right things.”

Clareza que impulsiona o planejamento e a priorização

• Os líderes obtêm visibilidade total de todas as etapas do fluxo de trabalho, pois todo o trabalho é organizado em projetos e portfólios conectados.

• Com flexibilidade para segmentar e analisar em detalhes os dados do trabalho, as equipes podem avaliar melhor o risco e o valor do trabalho, o que permite tomar decisões de priorização mais bem fundamentadas.

• Com os projetos aprovados no portfólio, as equipes podem relatar facilmente o progresso e mostrar como ele se conecta às Metas de alto nível, permitindo que os líderes avaliem a capacidade, planejem e coordenem as diversas áreas de forma mais eficaz.

Prior to Asana, we were kicking off projects left and right without management. Now we’re able to effectively funnel work as it comes in, which allows us to do more work as we grow.”

Asana para gestão de recursos

Maximizar o impacto da equipe com decisões mais inteligentes sobre a alocação de recursos

Antes de adotar a Asana, as equipes da Morningstar não tinham uma forma clara de priorizar o trabalho e aceitavam todas as solicitações. Isso resultou em uma equipe com excesso de compromissos, sobrecarregada e com baixo desempenho.

Com a Asana, as equipes têm uma visão completa dos ciclos de vida dos projetos e do trabalho em andamento, o que facilita a compreensão da capacidade e a alocação estratégica de recursos para os projetos prioritários. Além disso, elas têm os dados necessários para embasar essas decisões.

Um sistema estratégico de gestão de recursos agiliza o trabalho

• Os portfólios oferecem aos líderes uma visão abrangente de todos os projetos em andamento, do status deles e dos recursos alocados.

• Com uma compreensão mais clara do que precisa ser feito, por quem e por quê, as equipes podem se concentrar em dizer “sim” a iniciativas de alto impacto.

• Essa maior visibilidade também ajuda a equipe a identificar riscos relacionados à capacidade, a colocar o trabalho de volta nos trilhos e a notificar os participantes com antecedência quando os projetos estão atrasados.

Before we migrated our projects to Asana, we were overcommitting all of the time. Now we have more intelligence and we have more data. We know what we can and can’t take on—and we can have the right conversations about prioritization and how projects align to our strategic plan.”

Dados em tempo real para um planejamento bem direcionado

• Os líderes usam o planejamento de capacidade para obter uma visão geral de como as pessoas estão distribuídas entre os fuxos de trabalho e otimizar as decisões de alocação de recursos.

• O acesso a dados e relatórios de trabalho precisos ajuda a equipe a verificar quais projetos estão ou não conectados às Metas de negócios.

• Com clareza sobre como o trabalho futuro e o trabalho em andamento afetam a capacidade, os líderes podem ter discussões claras e baseadas em dados com as partes interessadas sobre possíveis compensações.

You don't have a strategy until you also say what you're not doing. Now, we have a process that allows us to say no. And we have stats on why we’re saying no, which helps us drive home the point—we have things that are priorities and things that aren’t.”

Conclusão

Impulsionando um crescimento mais inteligente com estrutura, clareza e IA

À medida que a Morningstar continua a evoluir em um cenário em rápida mudança, a empresa está construindo uma base de inovação preparada para o futuro. Com a Asana, as equipes podem trabalhar de forma mais eficiente e consistente, contando com fluxos de trabalho selecionados baseados em IA que ajudam a simplificar processos complexos, aprimorar a priorização e acelerar a entrega. A Morningstar vislumbra um futuro em que a organização usa a IA de forma estratégica para aumentar a produtividade, a qualidade e o engajamento, com as devidas salvaguardas em vigor. À medida que a empresa se expande, a Asana e o AI Studio desempenharão um papel fundamental na transformação de como o trabalho é realizado: promovendo decisões mais inteligentes, execução mais rápida e um impacto mais significativo em toda a empresa.

Leveraging Asana and its capabilities have completely transformed the way our team works and the way we work with our stakeholders. Everyone knows the who, what, when, where, why and how—and that’s been a critical component of driving success for us today and building the foundation of our success tomorrow and beyond.”