W jaki sposób czynności okołozadaniowe uniemożliwiają osiąganie prawdziwych rezultatów
Podsumowanie
Świat businessu szybko się zmienia. Od rozwoju pracy zdalnej i elastycznej po sposoby komunikacji wewnętrznej w organizacjach, wiele aspektów pracy wygląda dziś inaczej niż jeszcze kilka lat temu. Na czele tych zmian znajduje się sposób, w jaki współpracujemy w miejscu pracy oraz nowe narzędzia i oprogramowanie, które to ułatwiają.
Jednak nie każda zmiana lub współpraca jest dobra, jeśli nie jest odpowiednio zarządzana.
Wraz z rozprzestrzenianiem się kanałów komunikacji i współpracy pojawiają się również niekończące się powiadomienia i projekty, nad którymi pracuje się w silosach. Wraz ze wzrostem obciążenia pracą informacje stają się coraz bardziej rozdrobnione, a role i obowiązki coraz mniej jasne. Próbując zwiększyć poziom integracji, stworzyliśmy szereg innych problemów, które wymagają mnóstwa niepotrzebnej i żmudnej pracy, aby móc śledzić, co się dzieje.
Innymi słowy, dzisiejsi pracownicy wiedzy są przytłoczeni ogromną liczbą „czynności okołozadaniowych”.
Czym są czynności okołozadaniowe?
Być może zastanawiasz się, czym dokładnie są „czynności okołozadaniowe”? W ramach badania Indeks anatomii pracy, w którym wzięło udział ponad 10 000 pracowników wiedzy z całego świata, Asana zdefiniowała czynności okołozadaniowe jako aktywności, które zabierają czas przeznaczony na istotną pracę, jak na przykład komunikowanie się w sprawach związanych z pracą, wyszukiwanie informacji, przełączanie między aplikacjami, zarządzanie zmieniającymi się priorytetami i monitorowanie statusu zadań i projektów.
Jak to wygląda w praktyce? Czynności okołozadaniowe to wszystkie czynności, które wykonujesz w trakcie dnia i które nie są wykwalifikowaną pracą stanowiącą istotę Twojego zatrudnienia, jak np. analiza marketingowa czy programowanie. To przyziemne, czasochłonne rzeczy, które większość pracowników uważa za integralną część swojej pracy.
Według Indeksu anatomii pracy opracowanego przez Asanę, 60% czasu pracy spędza się na czynnościach okołozadaniowych, a nie na pracy, w której wykorzystuje się swoje kwalifikacje. Wszystkie te godziny sumują się i prowadzą do ogromnej straty czasu. W skali globalnej, w ciągu roku przeciętny pracownik wiedzy spędza 103 godziny na niepotrzebnych spotkaniach, 209 godzin na powielaniu pracy i 352 godziny na rozmowach o pracy.
Cały ten czas spędzony na przypadkowych zadaniach zamiast na wykwalifikowanej pracy, do której Ty i członkowie Twojego zespołu zostaliście zatrudnieni, wywołuje negatywne skutki, które są odczuwalne w całym zespole i organizacji.
How to find focus & flow in a distracted world
Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.
W jaki sposób czynności okołozadaniowe wpływają na produktywność
Jeśli się nad tym zastanowić, czynności okołozadaniowe nie tylko wydłużają i utrudniają pracę. Ponieważ odbierają czas na wykonywanie innych ważnych zadań, ich skutki można dostrzec w niezliczonych opóźnionych projektach, niedotrzymanych terminach i niepotrzebnym kręceniu się w kółko.
To prawdziwy problem zarówno dla osób indywidualnych, jak i dla organizacji.
Z szerszej perspektywy wynika, że według raportu Indeks anatomii pracy zdecydowana większość pracowników wiedzy (88%) zgadza się, że projekty, w których czas odgrywa kluczową rolę, oraz duże przedsięwzięcia opóźniają się lub są pomijane z powodu ilości zadań, które mają do wykonania.
Przy tak wielu czynnikach rozpraszających uwagę i różnych repozytoriach informacji, ludzie mają niemal niemożliwe zadanie, aby być na bieżąco ze wszystkimi szczegółami. Wiele organizacji nie posiada odpowiednich procesów do planowania, organizowania i wykonywania zadań lub zarządzania projektami.
Na poziomie indywidualnym czynności okołozadaniowe znacząco wpływają na codzienne obciążenie pracą.
Z raportu Indeks anatomii pracy wynika również, że czynności okołozadaniowe przyczyniają się do nierównomiernego obciążenia pracą i długich godzin pracy. Jakie są główne powody, dla których pracownicy zostają w pracy do późna? Odpowiadanie na e-maile i wiadomości, nieoczekiwane spotkania, poszukiwanie zatwierdzeń oraz brak przejrzystości co do celów i obowiązków.
W poprzednim badaniu przeprowadzonym przez Asanę, w którym wzięło udział 6000 pracowników wiedzy z Australii, USA i Wielkiej Brytanii, 80% pracowników wiedzy stwierdziło, że jest bliskie wypalenia. Wzrost niezrównoważonego obciążenia pracą jest głównym źródłem stresu dla jednej czwartej pracowników, a 82% osób twierdzi, że gdy odczuwają stres, są mniej zaangażowani w pracę.
Okazuje się, że więcej pracy i współpracy niekoniecznie przekłada się na zwiększenie produktywności i zadowolenia. Ale to zdecydowanie nie koniec historii.
Ogranicz czynności okołozadaniowe i wróć do business
Czynności okołozadaniowe to powszechny problem, ale istnieje kilka sposobów, aby z nim walczyć.
Duża część niezadowolenia i stresu wynika z braku przejrzystości i koordynacji. Z raportu Indeks anatomii pracy wynika, że tylko 43% respondentów ma jasność co do celów swojej organizacji na dany rok, a tylko 46% wie, w jaki sposób ich praca przynosi korzyści firmie.
Aby codzienne zadania przebiegały sprawnie, wszyscy muszą mieć jasność co do szerszej perspektywy. Jeśli ludzie nie wiedzą, jak ich praca przekłada się na cele ogólne, trudno jest utrzymać motywację i wykonywać wartościową pracę.
W Asanie używamy piramidy przejrzystości, aby zapewnić strukturę dla wszystkich osób w firmie. Łączy ona cele długoterminowe z celami krótkoterminowymi, niezależnie od tego, czy jest to mapa drogowa produktu, czy biznesplan. Na samym szczycie piramidy znajduje się misja, która kieruje wszystkimi decyzjami. Kolejne elementy to strategia, cele całej firmy, cele działów, cele kwartalne, indywidualne projekty i zadania. To codzienna praca, która zajmuje większość naszego czasu. Ale ponieważ wszystkie te elementy są podporządkowane misji, każdy wie, w jaki sposób przyczynia się do realizacji ogólnych celów firmy.
Gdy wszyscy będą działać w zgodzie i będą wiedzieć, w jaki sposób ich praca łączy się ze strategicznymi inicjatywami i misją firmy, należy ponownie zastanowić się nad technologią, wykorzystując ją w sposób, który wspiera procesy, a nie je utrudnia.
Obecnie przeciętny pracownik korzysta z 10 różnych aplikacji każdego dnia. Im więcej aplikacji używa, tym dłużej czuje się rozproszony lub prokrastynuje. Wiele odnoszących sukcesy, szybko rozwijających się firm uważa, że uporządkowanie tego bałaganu i wprowadzenie wszystkich do jednego systemu za pomocą platformy do zarządzania pracą jest niezbędne.
Jak ClassPass odnalazł przejrzystość
W ClassPass, szybko rozwijającej się firmie, która ułatwia znajdowanie i rezerwowanie zajęć fitness, 25-osobowy zespół marketingowy miał za zadanie przeprowadzić ponad 200 kampanii rocznie, aby zwiększyć świadomość marki i bazę użytkowników. Jednak szybkie i skuteczne prowadzenie tych kampanii na dużą skalę nie było łatwe.
Zespół marketingowy korzystał z nieporęcznej kombinacji poczty elektronicznej, czatu i arkuszy kalkulacyjnych do współpracy nad kampaniami, co skutkowało:
Brak źródła informacji i odpowiedzialności za terminy wykonania
ciągłą potrzebę aktualizacji statusu;
silos informacyjny i dokumenty gubiły się w wątkach e-mailowych,
Powielanie zleceń roboczych, które można było skonsolidować.
Wraz z wprowadzeniem Asany firma zrezygnowała z wielu aplikacji i rozpoczęła współpracę w jednym miejscu. W rezultacie zmniejszyli liczbę spotkań zespołu o 25%, poprawili wydajność zespołu o 20% i produkowali kampanie o 30-40% szybciej.
Dostosowując się do szerszych celów firmy – zwiększenia świadomości marki i liczby rejestracji – a następnie efektywnie wykorzystując technologię, ClassPass wyeliminował większość nieporozumień i czynności okołozadaniowych, które wcześniej nękały zespół.
Kiedy pracownicy czują się związani z większą misją i mają narzędzia, które wzmacniają, a nie przytłaczają, mogą współpracować wydajniej, przejmować kontrolę nad swoim obciążeniem pracą i podejmować szybsze decyzje. Miejmy nadzieję, że wyniki ponownie będą mówić same za siebie.
How to find focus & flow in a distracted world
Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.
