6 kroków do skutecznego procesu zarządzania zmianami

Zmiana jest niezbędnym składnikiem sukcesu Twojej organizacji. Wraz z rozwojem firmy nieuniknione jest wdrażanie nowych narzędzi, testowanie nowych strategii lub wchodzenie na nowe rynki. Drobne zmiany mogą być łatwe do wprowadzenia, ale co zrobić, gdy trzeba wprowadzić daleko idącą zmianę organizacyjną?

Bez odpowiedniego planowania próba wprowadzenia zmian organizacyjnych może prowadzić do chaosu, zamieszania i zmniejszenia tempa działania firmy. Zamiast tego należy ostrożnie wprowadzać zmiany, aby przejście było jak najbardziej płynne.

Mówiąc najprościej, potrzebujesz skutecznego procesu zarządzania zmianami.

W tym artykule omówimy, czym jest zarządzanie zmianami i jak stworzyć proces zarządzania zmianami, aby zapewnić płynne wdrożenie zmian w całej organizacji. 

Czym jest zarządzanie zmianami?

Zarządzanie zmianami to proces przygotowania i zarządzania każdą nową zmianą organizacyjną. Podczas procesu zarządzania zmianami: 

• Przygotujesz się na przejście na nową zmianę. 

• Zdobędziesz wsparcie organizacji dla każdej zmiany.

• Wdrażaj zmianę w przemyślany sposób i w odpowiednim czasie.

Najważniejszą rzeczą w zarządzaniu zmianami jest podejście do zmiany w sposób przemyślany i z uwzględnieniem różnych aspektów. Zanim wprowadzisz zmianę organizacyjną, zastanów się, jak wpłynie ona na członków Twojej organizacji na różnych poziomach i w różnych zespołach. 

Z tego powodu struktury zarządzania zmianami często obejmują strategie, które pomagają zespołom wprowadzać zmiany organizacyjne powoli w czasie, pilotażowo wdrażać je w części firmy lub zapewniać poparcie właściwych interesariuszy przed wdrożeniem nowej inicjatywy.

Zarządzanie zmianami to zarówno proces, jak i metodologia. Być może nigdy wcześniej nie zastanawiałeś się nad tym, jak wdrożyć inicjatywę zmianową. To nic złego. Postępując zgodnie z procesem zarządzania zmianami, możesz jak najlepiej przygotować swój zespół i firmę na nową zmianę i czerpać z niej korzyści.

Nasz sprawdzony 6-etapowy proces zarządzania zmianami

Aby pomóc nowym zespołom wdrożyć Asanę, nasze zespoły ds. usług profesjonalnych i sukcesu klienta opracowały skuteczny proces zarządzania zmianami, inspirowany tradycyjnymi modelami zmian i najlepszymi praktykami klientów, którzy z powodzeniem wdrożyli Asanę w swoich organizacjach. Powstała w ten sposób metodologia, strategie zarządzania zmianą Asany, pomaga zespołom wdrażać nowe narzędzia lub technologie na poziomie organizacji.

Niezależnie od tego, czy wdrażasz Asanę, czy inne narzędzie, możesz skorzystać ze strategie zarządzania zmianą Asany, aby pomóc swoim zespołom w adaptacji do nowego procesu.

1. Określ „dlaczego”

Zanim wprowadzisz poważną zmianę w swojej organizacji, musisz najpierw zadać sobie następujące pytania: 

• Dlaczego to robisz? 

• Jakie problemy rozwiązuje ta zmiana? 

Nie każdy członek organizacji będzie zachwycony zmianą, ponieważ wszyscy jesteśmy dość niechętni zmianom. Jednak posiadanie konkretnego powodu, dla którego to robisz, może okazać się pomocne.

Istnieją trzy różne elementy definiujące „dlaczego”:

Stwórz swoje „oświadczenie o powodach”.

Na początek udokumentuj, dlaczego wprowadzasz tę zmianę organizacyjną. To „oświadczenie o powodach” będzie Twoim kompasem dla wszystkich nadchodzących prac.

„[Nazwa zespołu/organizacji] wdraża tę [zmianę], aby [zarządzać tymi projektami i procesami]. Mamy nadzieję, że w ten sposób [wyeliminujemy te problemy] i [osiągniemy te cele]”.

Na przykład, jeśli wdrażasz narzędzie do zarządzania pracą, możesz napisać:

„Nasza firma wdraża to nowe narzędzie do zarządzania pracą, aby usprawnić współpracę międzyfunkcyjną i zwiększyć przejrzystość. Mamy nadzieję, że dzięki temu zwiększymy produktywność firmy i więcej projektów zostanie ukończone na czas”.

Określ wskaźniki sukcesu

Warto również określić, na czym polega sukces procesu wdrożenia. Ustal je wspólnie ze swoim zespołem ds. zarządzania zmianami. Możesz uwzględnić kluczowe wskaźniki wydajności, takie jak:

• Terminy osiągnięcia kamieni milowych w zarządzaniu zmianami

• Odsetek wdrożenia lub szkoleń w całej firmie

• Wskaźnik wykorzystania w całej firmie do określonej daty

Na przykład, aby wdrożyć narzędzie do zarządzania pracą, możesz mieć następujące kluczowe wskaźniki wydajności:

• 3 marca rozpoczniemy wdrażanie tego narzędzia w małej grupie. Pracownicy będą mogli dołączyć do programu w połowie czerwca. Następnie wszyscy w naszej firmie powinni przejść wdrożenie i zapoznać się z narzędziem do 17 lipca.

• Zespoły powinny wysyłać cotygodniowe raporty o statusie projektu w narzędziu do zarządzania pracą, a praca powinna być zarządzana wyłącznie w tym narzędziu.

• Do 30 lipca 100% pracowników powinno aktywnie korzystać z narzędzia.

Stwórz swój zespół wdrożeniowy

Wdrożenie znaczącej zmiany nie jest zadaniem dla jednej osoby. Potrzebujesz zespołu, a tym zespołem jest Twój Sojusz ds. wdrożenia, czyli zespół pełnomocników. Istnieją trzy typy członków zespołu zastępczego:

• Twórca konwencji: to osoba, która ma wpływ na inne osoby w miejscu pracy. Twórca konwencji pomoże Ci określić, w jaki sposób wdrożyć tę ważną zmianę w całej firmie. Może prowadzić szkolenia lub odpowiadać na pytania członków zespołu.

• Promotor świadomości: jest to członek (lub członkowie) zespołu przywódczego Twojej firmy. Promotorzy świadomości mogą nie być tak blisko wdrażanej zmiany, ale będą głosem wsparcia. Promotor świadomości powinien komunikować „dlaczego” wprowadzanej zmiany, aby zwiększyć poparcie zespołu.

• Zwolennik produktu: są to indywidualni współpracownicy lub osoby, które jako pierwsze przyjęły zmianę i chętnie pomogą nadać jej rozpęd.

2. Odkryj stan obecny

Aby wprowadzić zmiany na szeroką skalę, musisz zacząć od małych kroków. Wybierz jeden przepływ pracy, który chcesz wdrożyć w nowym systemie, aby zespół wdrożeniowy mógł opracować praktyki i przykłady przed pełnym wdrożeniem. Najlepiej wybrać przepływ pracy, który jest oparty na współpracy i szeroki, aby móc rozwiązać wszelkie problemy przed wdrożeniem zmiany.

Na przykład, aby wdrożyć nowe narzędzie do zarządzania pracą, możesz wybrać zespół lub dział, taki jak dział marketingu. Zanim wprowadzisz nowe narzędzie w dziale marketingowym, rozważ stworzenie środowisk demonstracyjnych, które pokażą, jak można z niego korzystać. Możesz na przykład pokazać, jak dzięki nowemu narzędziu można prowadzić kampanie marketingowe oparte na współpracy.

3. Zaprojektuj pierwszy przepływ pracy

To Twoja szansa na przetestowanie nowej zmiany w jednym przepływie pracy lub procesie. Twórca konwencji powinien przeprowadzić szkolenie dla wybranego zespołu lub przepływu pracy. Upewnij się, że osoba promująca produkt jest również dostępna, aby pomóc w świętowaniu sukcesów i udokumentowaniu skutecznego działania procesu.

Na tym etapie prawdopodobnie pojawią się pytania, o których wcześniej nie pomyślałeś. Pamiętaj, aby udokumentować często zadawane pytania (i odpowiedzi na nie), aby móc uwzględnić je w dokumentacji podczas szerszego wdrażania tej zmiany.

Załóżmy, że wdrażasz nowe narzędzie do zarządzania pracą i masz już przygotowane środowiska demonstracyjne dla zespołu marketingowego. Teraz musisz tylko przeprowadzić szkolenia dla zespołu, aby pokazać, jak działa narzędzie. Podczas tych szkoleń należy:

• Zachęcić uczestników do zaplanowania w nowym narzędziu inicjatyw międzyfunkcyjnych, takich jak kampania marketingowa, którą zaprezentowałeś.

• Często sprawdzać, jak przebiega wdrożenie i odpowiadać na wszelkie pytania zespołu.

• Dokumentować sukcesy zespołu, aby móc wykorzystać te momenty do zainspirowania innych zespołów do przyjęcia nowego narzędzia.

4. Wspieraj swój zespół i świętuj sukcesy

Podczas gdy Twój zespół pilotażowy oswaja się z wybranym przez Ciebie przepływem pracy, pamiętaj, aby często sprawdzać jego postępy i świętować wszelkie sukcesy – nawet te drobne. 

Wcześniejsze nadanie rozpędu nie tylko pomoże Twojej zmianie nabrać tempa, ale także stworzy całą grupę osób popierających zmianę, które mogą stać się rzecznikami produktu, gdy wprowadzisz tę zmianę w szerszym zakresie.

5. Przygotuj się na przyszły sukces

Na tym etapie Twój zespół pilotażowy powinien już działać w nowy sposób. Aby przygotować się do wprowadzenia tej zmiany w pozostałej części organizacji, wykorzystaj ten czas na:

• Świętować wczesne zwycięstwa zespołu 

• Regularnie zbierać informacje zwrotne

• Monitorować wdrażanie narzędzia 

• Opracować najlepsze praktyki 

Długoterminowy sukces zapewni Ci dokumentacja zawierająca często zadawane pytania, sesje pomocy oraz plan ciągłego wdrażania nowych członków zespołu w jednym miejscu.

6. Zmierz wyniki i rozszerz zakres stosowania

Gdy poczujesz, że udało Ci się rozwiązać problemy w pierwszym przepływie pracy, nadszedł czas, aby wdrożyć inicjatywę zmian na szerszą skalę. Wykorzystaj sesje szkoleniowe, dokumentację z często zadawanymi pytaniami i przygotowania, które przeprowadziłeś ze swoim zespołem zastępczym, aby pomóc w prowadzeniu reszty organizacji. 

W zależności od wielkości firmy zaplanuj konsultacje z zespołem wdrożeniowym, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania. Zachęcaj swoich rzeczników produktu, aby często sprawdzali i świętowali sukcesy, aby pomóc Twojemu nowemu narzędziu do zarządzania pracą nabrać rozpędu.

Zanim się obejrzysz, Twój plan zarządzania zmianami będzie pomyślnie ukończone!

Korzyści z zarządzania zmianami

Dzięki skutecznemu zarządzaniu zmianami możesz wprowadzać nowe procesy bez zakłócania pracy zespołu lub organizacji. Mamy tendencję do przywiązania do „starego sposobu” robienia rzeczy, nawet jeśli nowy sposób jest obiektywnie lepszy. Plan zarządzania zmianami pomaga zespołowi zdać sobie sprawę z wartości proponowanej zmiany, sprawiając, że zakłócenia będą jak najmniejsze.

Dzięki skutecznemu procesowi zarządzania zmianami możesz spodziewać się:

1. Wyższy wskaźnik sukcesu: stopniowe wprowadzanie dużych zmian, rozwiązywanie problemów i świętowanie sukcesów na wczesnych etapach procesu zarządzania zmianami pozwala osiągnąć więcej korzyści, jednocześnie przygotowując resztę organizacji na sukces. 

2. Zmniejszone ryzyko: według Mckinsey 70% programów zmian kończy się niepowodzeniem głównie z powodu oporu pracowników i braku wsparcia ze strony kierownictwa. Wdrożenie procesu, który uwzględnia te typowe przeszkody, doprowadzi do zmniejszenia marnowania zasobów i zwiększenia szans na sukces.

3. Lepsze zarządzanie przyszłymi zmianami: w dzisiejszym świecie businessu zmiany są częste. Ciągłe doskonalenie procesu zarządzania zmianami przy każdej nowej aktualizacji sprawi, że kolejne przejście będzie jeszcze łatwiejsze niż poprzednie. 

4. Spójność w zarządzaniu zmianami: możesz usprawnić zarządzanie zmianami organizacyjnymi, gdy istnieje standardowy model zarządzania zmianami. 

5. Lepsze dopasowanie praktyki do wartości: pracownicy są największym kapitałem firmy, więc przedstawienie zmiany w sposób zgodny z ich podstawowymi wartościami pomoże im lepiej przyjąć proces zmian. 

Inne modele zarządzania zmianami

Procesy zarządzania zmianami sięgają wczesnych lat 60. XX wieku, a na przestrzeni lat pojawiło się kilka modeli zarządzania zmianami. Oto trzy tradycyjne modele zarządzania zmianami, które organizacje nadal uważają za skuteczne. 

Model zmian Lewina

Kurt Lewin, niemiecko-amerykański psycholog, jest najbardziej znany ze swojego wkładu w badania stosowane w praktykach komunikacji. Model zmian Lewina dzieli zarządzanie zmianami na trzyetapowy proces:

1. Rozmrożenie: podczas fazy rozmrażania pomagasz swojemu zespołowi lub firmie przezwyciężyć początkową niechęć do zmian. Nie tylko przeanalizujesz wszelkie obawy związane ze zmianą, ale także zaczniesz przekonywać zespół, dlaczego jest ona potrzebna. Na tym etapie modelu zmian Lewina skupiasz się na przygotowaniu zespołu na coś nowego.

2. Zmiana: etap ten polega na wdrożeniu zmiany organizacyjnej. Pamiętaj, że zmiana może być procesem wieloetapowym, ponieważ napotykasz nieprzewidziane przeszkody i pracujesz nad powolnym wprowadzeniem wszystkich do nowego systemu, niezależnie od tego, jaki on jest.

3. Zamrożenie: wdrożyłeś zmianę – teraz nadszedł czas, aby ją zamrozić, aby „nowy” sposób działania stał się standardem.

Model ADKAR

Model ADKAR został stworzony przez Jeffa Hiatta. ADKAR to akronim, który oznacza:

• Świadomość (Awareness) potrzeby zmiany

• Desire (pragnienie) uczestnictwa i wspierania zmiany

• Knowledge (wiedza) o tym, co należy zrobić, aby zapewnić pomyślną zmianę)

• Zdolność (Ability) do wdrożenia zmiany

• Reinforcement (wzmocnienie) – zapewnienie, że zmiana będzie wdrażana w dłuższej perspektywie

8-etapowy proces wprowadzania zmian

Metodę tę opracował dr John Kotter, który opisał ją w swojej książce „Leading Change”. Ten proces jest główną inspiracją dla Metodologii zarządzania zmianą Asana. Według Kottera osiem kroków to:

1. Stwórz poczucie pilności, aby podkreślić znaczenie natychmiastowego działania

2. Zbuduj koalicję przewodnią, aby kierować, koordynować i komunikować zmiany organizacyjne

3. Sformułuj wizję strategiczną i inicjatywy, aby wyjaśnić, w jaki sposób przyszłość będzie się różnić od przeszłości

4. Zwerbuj armię ochotników, aby wspólnie wprowadzić zmianę.

5. Usuń bariery, aby zapewnić organizacji swobodę potrzebną do wywarcia realnego wpływu

6. Osiągaj krótkoterminowe sukcesy, aby zachęcić organizację do dalszych działań

7. Utrzymuj tempo i nieustannie wprowadzaj zmiany, aż Twoja wizja stanie się rzeczywistością

8. Wprowadzaj zmiany, aż będą na tyle silne, że zastąpią stare nawyki

Kiedy stosować zarządzanie zmianami

Nie należy wdrażać pełnego procesu zarządzania zmianami dla każdej zmiany organizacyjnej. Zarządzanie zmianami jest niezbędne tylko wtedy, gdy potencjalny opór będzie duży lub obejmie całą firmę. Pamiętaj, że jako ludzie możemy być niechętni zmianom — mamy tendencję do preferowania bieżącego systemu (nawet jeśli nie jest to najlepszy proces), a osobom lub zespołom może być trudno wyobrazić sobie pracę w nowy sposób.

Oto kilka przykładów zmian organizacyjnych, które warto wprowadzić w ramach procesu zarządzania zmianami:

• Nowe narzędzie lub technologia dla całej firmy

• Zmiana w przywództwie lub strukturze organizacyjnej

• Zmiana kultury pracy lub wartości

• Zaktualizowane zasady firmy, programy HR lub świadczenia

• Fuzja lub przejęcie

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać podczas wdrażania procesu zarządzania zmianami, jest przemyślenie, kiedy i jak wprowadzić tę zmianę w swojej organizacji. W przypadku aktualizacji zasad lub standardowych procedur operacyjnych zacznij od szablonu planu zasad i procedur, aby zespoły mogły opracowywać, przeglądać i udostępniać zmiany w jednym spójnym formacie.

W Asanie nasze zespoły ds. usług profesjonalnych i sukcesu klienta często pomagają zespołom w tworzeniu strategii zarządzania zmianami w celu wdrożenia nowego narzędzia lub technologii w całej firmie. Dzięki Asanie zespoły nie tylko mają narzędzie do organizowania i wykonywania pracy, ale także wdrażają nowe podejście do współpracy zespołowej poprzez zarządzanie pracą. Korzystanie z procesu zarządzania zmianami może pomóc w osiągnięciu sukcesu i wdrożeniu.

Kluczem do zmian organizacyjnych jest zarządzanie zmianami

Bez względu na to, jaką zmianę organizacyjną wprowadzasz lub jakiej metodologii zarządzania zmianami używasz, przemyślany, mierzalny proces jest kluczem do zarządzania zmianami. Pomóż swojemu zespołowi skutecznie dostosować się do każdej zmiany, korzystając z zarządzania zmianami.