Morningstar oszczędza 600 000 USD rocznie dzięki przepływom pracy opartym na AI w Asana AI Studio

Kluczowe dane

Wyzwania

• Niesprawność operacyjna i skomplikowany stos technologiczny utrudniały skalowanie pracy w tempie odpowiadającym ambitnym celom w zakresie wzrostu.

• Pracownicy używali różnych narzędzi do zarządzania swoją pracą, co powodowało, że informacje pozostawały rozdrobnione, a priorytety były niejasne.

• Przywództwu brakowało wglądu w kompleksowe plany działania zespołów, co utrudniało zarządzanie ryzykiem i podejmowanie świadomych decyzji.

• Brak ustandaryzowanego sposobu zarządzania zasobami, śledzenia projektów i przyjmowania nowych zadań powodował przeciążenie zasobów i niedotrzymywanie terminów.

• Zespoły badawcze korzystały z przestarzałego systemu do zarządzania treściami wewnętrznymi, co spowalniało ich rozpowszechnianie i utrudniało ich rozpowszechnianie na szerszą skalę.

Rozwiązania

• Kluczowe działy biznesowe w Morningstar wdrożyły Asanę, aby zarządzać pracą, łączyć dane i standaryzować procesy biznesowe.

• Wybrane zespoły korzystały z Asana AI Studio, aby zautomatyzować przyjmowanie zleceń, usprawnić ocenę zgłoszeń i przyspieszyć tworzenie treści, dzięki czemu zyskali czas, który mogli poświęcić na bardziej wartościową pracę.

• Dzięki skonsolidowaniu wielu narzędzi i przepływów pracy w Asanie zespoły zmniejszyły nakład pracy ręcznej i wyeliminowały zbędne systemy.

• Dzięki wyraźnemu wglądowi w zlecenia robocze i aktywne projekty liderzy mogą podejmować decyzje oparte na danych, które stanowią podstawę planowania i opracowywania strategii.

• Ustandaryzowane procesy przyjmowania zleceń – w tym wybrane procesy oparte na sztucznej inteligencji – usprawniły tworzenie map drogowych, ustalanie priorytetów i realizację zadań w różnych działach.

Wyniki

• Oparty na sztucznej inteligencji proces tworzenia treści w zespole badawczym pozwala zaoszczędzić około 14 976 godzin rocznie, co przekłada się na dodatkowe oszczędności w wysokości 600 000 USD.

• Zespół ds. emerytur skrócił czas rozpatrywania zgłoszeń o dwa tygodnie dzięki zautomatyzowanemu przyjmowaniu i sortowaniu zgłoszeń za pomocą Asana AI Studio.

• Centralny zespół ds. technologii w Morningstar oszczędza rocznie 1972 dni pracy, usprawniając przepływy pracy i zwiększając wydajność dzięki Asanie – to szacunkowa oszczędność kosztów w wysokości 758 600 USD.

• W całej organizacji zespoły podejmują szybsze decyzje oparte na danych, korzystając z lepszej hierarchizacji priorytetów, jaśniejszych osi czasu realizacji i lepszego prognozowania zasobów, częściowo dzięki przepływom pracy obsługiwanym przez AI.

• Dzięki zmniejszeniu nakładu pracy ręcznej i ograniczeniu zadań o niskim priorytecie zespoły mogą skupić się na inicjatywach o największym znaczeniu i skuteczniej współpracować na dużą skalę.

Zdobywca nagrody Work Innovation Award, 2025 r.

Firma Morningstar otrzymała nagrodę Asana AI Visionary Work Innovation Award za strategiczne wykorzystanie AI do usprawniania realizacji zadań na dużą skalę. W obliczu rosnącej złożoności i zapotrzebowania organizacja strategicznie wykorzystała Asana Studio, aby usprawnić pracę międzyfunkcyjną, począwszy od procesów tworzenia treści badawczych po przyjmowanie zgłoszeń dotyczących produktów i ustalanie priorytetów. Dzięki automatyzacji, przekazywaniu zadań i raportowaniu opartym na sztucznej inteligencji zespoły zmniejszyły nakład pracy ręcznej, skróciły terminy realizacji i osiągnęły znaczne oszczędności kosztów. Obecnie zespoły pracują w ramach jednolitego systemu, który ogranicza pracę o niskiej wartości dodanej i pozwala im skupić się na tym, co najważniejsze. Transformacja Morningstar polega nie tylko na korzystaniu z AI, ale również na mądrym jej wykorzystywaniu w celu uzyskania rzeczywistej wartości biznesowej.

Asana pomaga nam zwiększać wydajność w sposób skalowalny i wspiera niezbędny rozwój. Usunęliśmy bariery utrudniające współpracę w całej organizacji.”

Asana do śledzenia zleceń

Przekształcanie rozproszonych zleceń w strategiczne mapy drogowe dzięki przyjmowaniu zleceń opartemu na sztucznej inteligencji

Początkowo zespoły produktowe Morningstar ds. emerytur śledziły zgłoszenia dotyczące produktów za pomocą ręcznego, doraźnego procesu. Wobec braku ustandaryzowanego procesu przyjmowania zleceń, zgłoszenia napływały z różnych źródeł – z poczty e-mail, czatu i rozmów na korytarzu – i często brakowało w nich kontekstu niezbędnego do oceny ich wartości. Zgadzanie się na wszystko prowadziło do nadmiernego obciążenia pracą, rozproszonej mapy drogowej i braku możliwości oceny prawdziwej wartości biznesowej. 

Aby sprostać temu wyzwaniu, zespół ds. emerytur wdrożył ustrukturyzowaną strukturę w Asana Studio, aby zarządzać całym cyklem życia produktu – od przyjęcia zgłoszenia po pomiar jego wpływu. Obecnie zlecenia są oceniane według spójnych kryteriów, pojemność jest dokładnie prognozowana, a mapy drogowe są scentralizowane i bieżące. W rezultacie zespół skrócił czas potrzebny na przegląd o dwa tygodnie i przeszedł od realizacji w trybie reaktywnym do strategicznego planowania opartego na wartości.

Nasz proces tworzenia mapy drogowej był reaktywny i manualny. Naszym ostatecznym celem w związku z Asana AI jest nadanie temu procesowi bardziej strategicznego charakteru, abyśmy mogli szybko ustalać priorytety w zakresie prac, które przyniosą przychody i skrócą czas wprowadzania produktów na rynek.”

Przyjmowanie zleceń i przepływy pracy wspomagane przez sztuczną inteligencję usprawniają priorytetyzację i planowanie

• Wszystkie zlecenia są przesyłane za pośrednictwem scentralizowanego systemu przyjmowania zleceń w Asanie, a Asana Studio automatycznie nadaje im nazwy, identyfikuje braki w informacjach i generuje ustandaryzowane podsumowania, aby ułatwić ich ocenę.

• Złożone zgłoszenia realizowane są zgodnie ze specjalnym przepływem pracy i są systematycznie oceniane pod kątem wartości biznesowej, złożoności i kosztów, co pozwala zespołowi produktowemu zatwierdzać, odkładać lub odrzucać zgłoszenia na podstawie dostępnych danych. 

• Po zatwierdzeniu zleceń reguły sprawdzają kompletność danych i automatycznie kierują elementy do odpowiednich map drogowych.

Zautomatyzowana dokumentacja i śledzenie wyników zwiększają wydajność i poczucie Odpowiedzialności

• Po ukończeniu elementów mapy drogowej Asana Studio generuje informacje z historii wersji na podstawie informacji o zadaniach. Jeśli potrzebnych jest więcej szczegółów, menedżerowie produktu automatycznie otrzymują powiadomienie o konieczności dodania większej ilości informacji.

• Zautomatyzowane reguły automatycznie tworzą zadania uzupełniające i podzadania, aby mierzyć sukces każdego elementu mapy drogowej w porównaniu z oczekiwanymi wynikami.

Wcześniej przegląd zlecenia i zebranie informacji potrzebnych do kontynuowania pracy zajmowało nam dwa tygodnie. Teraz możemy wyeliminować czas poświęcany na ręczną wymianę informacji, ponieważ Asana AI identyfikuje i gromadzi potrzebne nam informacje już na starcie.”

Asana do planowania treści

Usprawnianie przepływów pracy związanych z treściami badawczymi dzięki automatyzacji opartej na sztucznej inteligencji

Wcześniej zarządzanie wewnętrznymi treściami badawczymi w różnych działach Morningstar było powolne, rozproszone i kosztowne. Zespół ds. badań korzystał z przestarzałego systemu do śledzenia treści wewnętrznych, co wymagało ręcznej koordynacji między niepowiązanymi przepływami pracy i narzędziami. Częste aktualizacje były udostępniane za pośrednictwem poczty e-mail lub czatu, co powodowało opóźnienia i utraty możliwości rozpowszechniania treści w kanałach płatnych, pozyskiwanych i własnych.

Aby unowocześnić swoje podejście, organizacja zastąpiła swój dotychczasowy system scentralizowanym procesem tworzenia treści badawczych w Asanie, obsługiwanym przez Asana Studio. Obecnie prawie 300 interesariuszy z działów badawczego, redakcyjnego, redakcji językowej, medialnego i marketingowego współpracuje na jednej platformie, korzystając ze wspólnego wglądu i automatyzacji, które wspierają każdy etap pracy. Rezultat: usprawniony, skalowalny system, który pozwala zaoszczędzić prawie 15 000 godzin i 600 tys. USD rocznie, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na pracy strategicznej.

Morningstar w pełni angażuje się w sztuczną inteligencję – naszym celem firmowym jest dalsze wykorzystywanie postępów w dziedzinie AI, aby wspierać innowacje zarówno dla naszych klientów na zewnątrz, jak i dla naszych pracowników wewnątrz firmy. Przepływy pracy w Asanie, które tworzą nasze zespoły, pozwalają nam osiągnąć ten cel, a jednocześnie pomagają nam zwiększać wydajność i usuwać bariery we współpracy w całej organizacji. ”

Scentralizowany proces z wbudowaną sztuczną inteligencją zapewnia szybkość i spójność

• Autorzy przesyłają treść za pomocą ustandaryzowanego formularza, który automatycznie tworzy zadanie w projekcie obejmującym proces tworzenia treści.

• Asana Studio analizuje dane wprowadzone w Formularzach, aby wyznaczyć interesariuszy, ustawić daty wykonania dla redakcji językowej i oznaczyć brakujące informacje.

• Jeśli potrzebne są dodatkowe informacje, Asana Studio generuje komentarze uzupełniające i podzadania dla autora, co pozwala zminimalizować opóźnienia i konieczność ręcznego wysyłania informacji o dalszych działaniach.

• Gdy treść zostanie oznaczona jako gotowa, Asana Studio uruchamia kolejne kroki dla edytorów i zarządza cyklem edycji, powiadamiając interesariuszy, gdy zmiany są gotowe, zostały zwrócone lub są ukończone.

• Interesariusze są powiadamiani o kluczowych kamieniach milowych, w tym o datach publikacji, bez konieczności ręcznego sprawdzania postępów. 

• Wszystkie przesłane treści trafiają do scentralizowanego projektu w Asanie, tworząc jedno źródło wiedzy dla zespołów badawczego, redakcyjnego, marketingowego i operacyjnego.

Automatyzacja zwiększa wydajność i wpływ

• Gdy zbliża się ukończenie treści, Asana Studio kieruje zadania do odpowiednich tablic projektów marketingowych i medialnych w celu ich rozpowszechnienia.

• Interesariusze są automatycznie powiadamiani o statusie treści, dzięki czemu mają wgląd w nadchodzące premiery.

Asana pomaga koordynować globalne treści dotyczące przywództwa myślowego mojego zespołu w ramach międzyfunkcyjnego zespołu składającego się z edytorów, marketerów i liderów produktowych. Jest to nasze jedno źródło wiedzy i pomaga nam wyeliminować koszty, które powstają, gdy lewa ręka nie wie, co robi prawa.”

Asana do przyjmowania pracy

Skalowanie wydajności dzięki usprawnionym procesom

Przed wprowadzeniem Asany centralny zespół technologiczny Morningstar nie miał ustandaryzowanego sposobu na przyjmowanie zleceń ani rozpoczynanie pracy. Do śledzenia setek zleceń, które co roku otrzymywali z całej organizacji, używali dokumentu Word. Ten ręczny proces nie zapewniał struktury niezbędnej do prawidłowego określania zakresu, przydzielania zasobów, ustalania budżetu i zatwierdzania zleceń projektowych, co prowadziło do przeciążenia backlogu oraz realizacji projektów o niejasnym zakresie i celach.

Tworząc ustandaryzowany proces w Asanie, zespół automatyzuje przyjmowanie zleceń i upraszcza ustalanie priorytetów. Takie podejście pozwala im efektywnie zarządzać rosnącym obciążeniem pracą w miarę rozwoju firmy.

Zespół działa szybciej dzięki ustandaryzowanemu przyjmowaniu próśb i zleceń

• Procesy przyjmowania zleceń są ustandaryzowane i zautomatyzowane w Asanie, co ułatwia szybką ocenę zleceń, ustalanie ich priorytetów i ich zatwierdzanie z zachowaniem większej spójności.

• Nowe zlecenia robocze są przesyłane za pomocą Formularzy w Asanie i automatycznie dodawane do wspólnego projektu, co gwarantuje, że wszystkie niezbędne informacje są rejestrowane, co pozwala na natychmiastową widoczność i podjęcie działań.

• Pola niestandardowe służą do śledzenia ustandaryzowanych kryteriów oceny, co pomaga interesariuszom podejmować szybsze i bardziej spójne decyzje dotyczące zatwierdzeń i ustalania priorytetów.

Nasz proces przyjmowania zgłoszeń w Asanie pomaga nam w bardziej produktywny i zorganizowany sposób realizować naszą kulturę opartą na działaniach, dzięki czemu poświęcamy czas we właściwy sposób i na właściwe sprawy.”

Przejrzystość, która ułatwia priorytetyzację i planowanie

• Liderzy uzyskują pełny wgląd w każdy etap przepływu pracy, ponieważ cała praca jest zorganizowana w ramach połączonych projektów i portfolio.

• Dzięki elastyczności w analizowaniu danych dotyczących pracy zespoły mogą lepiej oceniać ryzyko i wartość pracy, co pozwala im podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące priorytetów.

• Dzięki zatwierdzonym projektom w portfolio zespoły mogą w łatwy sposób raportować postępy i pokazywać, w jaki sposób łączą się one z ogólnymi celami, co pozwala liderom skuteczniej oceniać pojemność, planować i koordynować pracę między różnymi działami.

Zanim przeszliśmy na Asanę, rozpoczynaliśmy projekty na lewo i prawo bez żadnego zarządzania. Teraz jesteśmy w stanie skutecznie kierować pracą w miarę jej napływu, co pozwala nam wykonywać więcej zadań w miarę rozwoju firmy.”

Asana do zarządzania zasobami

Maksymalizacja efektywności zespołu dzięki mądrzejszym decyzjom dotyczącym przydzielania zasobów

Przed przejściem na Asanę zespoły Morningstar nie miały jasnego sposobu na ustalanie priorytetów w pracy – i zgadzały się na każde zlecenie. W rezultacie zespół był przeciążony, przepracowany i osiągał gorsze wyniki.

Dzięki Asanie zespoły mają pełny wgląd w cykl życia projektów i pracę w toku, co ułatwia im zrozumienie pojemności i strategiczne przydzielanie zasobów do priorytetowych projektów. Co więcej, mają dane, które pomagają im podejmować te decyzje.

Strategiczny system do zarządzania zasobami usprawnia pracę

• Portfolio zapewniają kierownikom ogólny przegląd wszystkich projektów w toku, ich statusu i przydzielonych zasobów.

• Dzięki lepszemu zrozumieniu tego, co należy zrobić, kto ma to zrobić i dlaczego, zespoły mogą skupić się na realizacji inicjatyw o dużym znaczeniu.

• Ta lepsza widoczność pomaga również zespołowi identyfikować ryzyko związane z pojemnością, przywracać pracę na właściwe tory i z wyprzedzeniem powiadamiać interesariuszy o opóźnieniach w realizacji projektów.

Zanim przenieśliśmy nasze projekty do Asany, cały czas braliśmy na siebie zbyt wiele zadań. Teraz dysponujemy większą wiedzą i mamy więcej danych. Wiemy, co możemy, a czego nie możemy się podjąć – i możemy prowadzić odpowiednie konwersacje na temat ustalania priorytetów oraz tego, w jaki sposób projekty są zgodne z naszą strategią.”

Dane w czasie rzeczywistym umożliwiające celowe planowanie

• Liderzy korzystają z planowania pojemności, aby uzyskać ogólny wgląd w to, jak rozłożone są zasoby ludzkie pomiędzy strumieniami pracy, i optymalizować decyzje dotyczące przydziału zasobów.

• Dostęp do dokładnych danych dotyczących pracy i raportów pomaga zespołowi ustalić, które projekty są powiązane z celami biznesowymi, a które nie.

• Dzięki przejrzysto��ci odnośnie tego, jak nadchodzące i bieżące zadania wpływają na pojemność, liderzy mogą prowadzić jasne, oparte na danych rozmowy z interesariuszami na temat kompromisów.

Nie masz strategii, dopóki nie określisz również tego, czego nie robisz. Teraz mamy proces, który pozwala nam mówić „nie”. Mamy też dane statystyczne na temat tego, dlaczego odmawiamy, co pomaga nam jasno przedstawić nasz punkt widzenia – mamy rzeczy, które są priorytetowe, i rzeczy, które takie nie są.”

Podsumowanie

Wspieranie inteligentniejszego rozwoju dzięki strukturze, przejrzystości i sztucznej inteligencji

Firma Morningstar nieustannie ewoluuje w szybko zmieniającej się rzeczywistości biznesowej i buduje gotowe na przyszłość fundamenty dla innowacji. Dzięki Asanie zespoły mogą pracować bardziej wydajnie i konsekwentnie, korzystając z wybranych przepływów pracy opartych na sztucznej inteligencji, które pomagają usprawnić złożone procesy, lepiej ustalać priorytety i przyspieszać realizację zadań. Morningstar wyobraża sobie przyszłość, w której organizacja strategicznie wykorzystuje sztuczną inteligencję do zwiększania produktywności, jakości i zaangażowania – przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń. Wraz z rozwojem firmy Asana i Asana Studio odegrają kluczową rolę w przekształcaniu sposobu, w jaki realizowane są zadania i projekty: będą wspierać podejmowanie lepszych decyzji, szybszą realizację zadań i wywieranie bardziej znaczącego wpływu w całej firmie.

Wykorzystanie Asany i jej funkcji całkowicie zmieniło sposób, w jaki pracuje nasz zespół, oraz sposób, w jaki współpracujemy z naszymi interesariuszami. Wszyscy wiedzą, kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak – i to jest kluczowy element, który przyczynił się do naszego dzisiejszego sukcesu i który stanowi podstawę naszego przyszłego sukcesu.”