KW Automotive przyspiesza swój globalny rozwój dzięki Asanie

Kluczowe dane

Wyzwanie

• Rozdrobnione zespoły i rozproszone narzędzia opóźniały realizację projektów, powodowały chaos i utrudniały wyznaczanie odpowiedzialności.

• Pracownicy „gonili za informacjami” w e-mailach, aplikacji Teams i podczas rozmów telefonicznych, co zabierało im czas przeznaczony na pracę strategiczną.

• Skalowanie produkcji „na zamówienie” wymagało precyzji i zwinności – czegoś, co po prostu było nieosiągalne przy użyciu wyłącznie dotychczasowych przepływów pracy.

Rozwiązanie

• Asana stała się jednym źródłem wiedzy, łączącym wszystkie działy i projekty na całym świecie.

• Scentralizowane zarządzanie pracą usprawniło współpracę, a także zapewniło kierownictwu przejrzystość i umożliwiło podejmowanie decyzji opartych na danych.

• Wdrożenie Asany wyeliminowało ręczne, powtarzalne czynności i umożliwiło standaryzację procesów, a wszystko to bez utraty elastyczności.

Wynik

• Przejrzystość: przejrzystość w zakresie zadań, obowiązków i priorytetów projektów w całej firmie.

• Wydajność: znaczne skrócenie czasu poświęcanego na koordynację działań, ponieważ pracownicy mogą teraz skupić się na innowacjach i tworzeniu podstawowej wartości.

• Elastyczność: Asana umożliwia KW zaspokajanie zindywidualizowanych potrzeb klientów bez operacyjnych wąskich gardeł.

• Zaangażowanie: wewnętrzne zespoły działają bardziej świadomie, są zmotywowane poczuciem celu i gotowe na przyszły rozwój.

Największą zaletą jest posiadanie jednej aplikacji, w której mogę znaleźć całą naszą pracę i wszystkie informacje. Mogę sprawdzać obciążenie pracą każdego zespołu, ustalać, kto i za co jest odpowiedzialny, a dzięki automatyzacji i sztucznej inteligencji w Asanie możemy wyeliminować pracę ręczną. Pracujemy wydajniej i jesteśmy bardziej zmotywowani niż kiedykolwiek wcześniej.”

Asana dla zespołów badawczo-rozwojowych i produkcyjnych

Zwiększanie precyzji i globalnego wzrostu w świecie produktów niestandardowych, wykonywanych na zamówienie

KW Automotive produkuje codziennie nawet 500 różnych niestandardowych zestawów zawieszenia, z których każdy składa się z nawet 190 000 części i obejmuje 85 etapów produkcji.

Przed wprowadzeniem Asany brak przejrzystości i czasami nieoptymalna komunikacja powodowały, że zespoły były przeciążone, a realizacja zamówień niekiedy znacznie się opóźniała. Obecnie Asana usprawnia współpracę między zespołami badawczo-rozwojowymi, produkcyjnymi i logistycznymi, zapewniając wszystkim widoczność projektów, wąskich gardeł i terminów klientów w czasie rzeczywistym.

Dzięki Asanie kierownictwo może ustalać priorytety wśród ponad 250 bieżących projektów, efektywnie przydzielać zasoby i utrzymywać jakość, której klienci KW oczekują od globalnego lidera.

Asana umożliwia również globalnym oddziałom KW pracę w oparciu o jedno źródło wiedzy, co zapewnia skoordynowany rozwój i standaryzację w miarę rozwijania działalności.

Ogólny wpływ/rezultat przykładu zastosowania:

• Widoczność projektu w czasie rzeczywistym pozwoliła zmniejszyć opóźnienia w produkcji.

• Dzięki koordynacji międzyzespołowej udało się zburzyć silosy między zespołami ds. badań i rozwoju, produkcji i projektowania.

• Dzięki ustaleniu priorytetów w ramach projektów zespoły mogą się skupić na pracy i są gotowe do szybkiego reagowania na potrzeby klientów.

Jeśli operacja nie jest precyzyjna, nigdy nie uzyskasz precyzyjnego produktu. Asana zapewnia nam przejrzystość, która pozwala nam koordynować pracę zespołów i spełniać naszą obietnicę: każdy zestaw, za każdym razem.”

Asana do zarządzania projektami i zwiększania sprawności organizacyjnej

Od procesów ręcznych do zautomatyzowanej doskonałości: standaryzacja sposobu pracy w KW

Wraz z szybkim rozwojem firma KW Automotive musiała radzić sobie z coraz większą liczbą projektów i rosnącą złożonością pracy w różnych działach, spółkach zależnych i zespołach globalnych. Informacje były rozproszone w wiadomościach e-mail, w Teams, podczas rozmów telefonicznych i na spotkaniach. 

W rezultacie pracownicy poświęcali więcej czasu na wyszukiwanie aktualnych informacji i obowiązków niż na koncentrowanie się na działaniach o strategicznym znaczeniu.

Asana stała się rozwiązaniem tych problemów, umożliwiając organizacji przeniesienie całej pracy, komunikacji i procesów do jednego, przejrzystego systemu.

Dzięki Asanie firma KW Automotive na nowo zdefiniowała wewnętrzne przepływy pracy, precyzyjnie określając, kto, co i na kiedy musi wykonać w ramach każdego projektu. 

Zamiast opierać się na nieudokumentowanej, nieformalnej wiedzy, procesy są teraz systematycznie definiowane i dokumentowane w Asanie, a dostęp do nich ma każdy członek zespołu na całym świecie. 

Funkcje automatyzacji, w tym reguły i przepływy pracy oparte na sztucznej inteligencji, zwiększają wydajność, eliminując powtarzające się czynności ręczne, automatyzując przekazywanie zadań i zapewniając każdemu pracownikowi jasny wgląd w jego obciążenie pracą i postępy.

Główne korzyści:

• Praca wykonywana celowo i większa motywacja: zespoły mają możliwość organizowania, wizualizowania i optymalizowania swojej pracy. Pracownicy chętnie zgłębiają teraz procesy i określają najlepsze praktyki.

• Inteligentniejsza koordynacja: Przepływy pracy są jasno zdefiniowane dla różnych zespołów i działów, dzięki czemu wszyscy współpracownicy pracują na podstawie tych samych danych i zgodnie z tymi samymi celami, co likwiduje silosy.

• Przejrzystość i odpowiedzialność: zarówno kierownictwo, jak i pracownicy mają w czasie rzeczywistym pełną przejrzystość co do statusu zadań, postępów w realizacji projektów i obowiązków, co przyspiesza realizację zadań i umożliwia taktyczne przydzielanie pracowników.

• Standaryzacja i skalowalność: Procesy można skalować wraz z rozwojem firmy, są one elastyczne, co pozwala na ich personalizację, i są stale optymalizowane, aby wspierać kulturę ciągłego doskonalenia w KW.

• Przyszłość oparta na sztucznej inteligencji: dzięki scentralizowaniu całej pracy wbudowana sztuczna inteligencja i automatyzacja w Asanie działają jak prawdziwi członkowie zespołu – podsumowują status, inicjują przekazywanie zadań i umożliwiają coraz bardziej inteligentne działania.

Asana jest naszą bazą danych: wszystkim, co robimy, całą naszą pracą zarządzamy w Asanie. Dzięki wbudowanej automatyzacji i sztucznej inteligencji zwiększamy wydajność i eliminujemy ręczną pracę. Wszyscy są skoordynowani i zmotywowani do realizacji naszych najważniejszych celów.”

KW Automotive na nowo definiuje sposób, w jaki realizowane są złożone, wartościowe zadania, dzięki AI Teammates

KW Automotive z powodzeniem wdraża AI Teammates, aby wykonywać złożone, wartościowe zadania, które wykraczają daleko poza zwykłą automatyzację. Ich zespół ds. marketingu efektywnościowego korzysta z „analityka”, członka zespołu AI, aby przekształcać dane dotyczące kampanii w raporty do udostępniania. Ten proces nie tylko pozwala zaoszczędzić 2–3 godziny na każdym raporcie, ale także proaktywnie dostarcza nowe statystyki, korelując dane z różnych projektów w Asanie. Ich zespoły IT i obsługi klienta korzystają z AI Teammates do zarządzania technicznymi, wielojęzycznymi zgłoszeniami do działu obsługi klienta i ich załatwiania. Okazało się, że AI Teammate potrafi przeprowadzać dogłębne, zróżnicowane analizy, które „znacznie wykraczają” poza możliwości poprzednich narzędzi, i udzielać odpowiedzi o wyższej jakości niż nawet zapracowani specjaliści będący ludźmi. Wizją KW Automotive jest rozbudowanie tej cyfrowej siły roboczej poprzez zastąpienie statycznych Formularzy nowoczesną, konwersacyjną sztuczną inteligencją, aby zapewnić prawdziwie bezproblemową obsługę zarówno pracownikom, jak i klientom.

Nasza działalność opiera się na złożonej, specjalistycznej wiedzy, a naszą strategią jest wykorzystywanie sztucznej inteligencji bezpośrednio w Asanie, gdzie ta wiedza organizacyjna już się znajduje. AI Teammates to strategiczny krok naprzód, który pozwala nam tworzyć „cyfrowych współpracowników” zajmujących się złożoną, wielojęzyczną obsługą klienta i dokładnym zbadaniem spraw, co wcześniej zajmowało tygodnie. To nie jest zwykła automatyzacja; to skalowalny, bezpieczny sposób na uzyskanie dostępu do naszych danych operacyjnych, generowanie kluczowych statystyk biznesowych i umożliwienie naszym ekspertom, którzy są ludźmi, skupienia się na pracy o największej wartości.”

Co dalej dla KW Automotive i Asany?

Po pełnym wdrożeniu podstawowych procesów w Asanie KW Automotive wprowadza jeszcze bardziej zaawansowaną automatyzację Asany opartą na sztucznej inteligencji, rozszerzając korzystanie z platformy na swoje spółki zależne na całym świecie i kontynuując działania mające na celu ostateczne wyeliminowanie wewnętrznej korespondencji e-mail. 

W następnym etapie firma skoncentruje się na wykorzystywaniu danych do podejmowania bardziej przemyślanych decyzji, wprowadzaniu innowacji w procesach i dostarczaniu klientom jeszcze większej wartości. Wszystko to w ramach jednego, potężnego systemu: Asana.