KENDO skaluje się efektywnie i pracuje szybciej – dzięki Asanie

Kluczowe dane

Wyzwania

• Pracownicy zarządzali swoją pracą w różnych narzędziach, co prawie uniemożliwiało wgląd w to, co się działo. Z tego powodu zespoły były odizolowane informacyjnie, a liderzy tkwili w niewiedzy.

• KENDO znajduje się w okresie szybkiego wzrostu, a zarządzanie pracą za pomocą e-maili i arkuszy kalkulacyjnych nie mogło nadążyć za skalowaniem firmy.

• Brak ujednoliconych procesów oznaczał brak synchronizacji przepływów pracy oraz niejasne terminy wykonania, co powodowało brak odpowiedzialności i czasami brak wykonania ważnego zadania.

Rozwiązanie

• Firma KENDO wdrożyła Asanę jako jedno źródło informacji, w którym pracownicy z różnych działów i szczebli mają wgląd w to, co się dzieje i kiedy. Wraz z szybkim wzrostem pojawia się jeszcze więcej pracy, a ta scentralizowana widoczność pozwoliła najpierw nadać priorytet najważniejszym inicjatywom w celu rozwoju marek firmy.

• Zespoły są w stanie usprawnić procesy: od tworzenia kalendarzy marketingowych po automatyzację zleceń IT w celu szybszego wykonywania najważniejszych zadań. 

• Liderzy mogą szybko podejmować decyzje, które odblokowują pracę i zwiększają odpowiedzialność w zespołach, ponieważ mają wgląd w aktualizacje i prośby o zatwierdzenie.

Wyniki

• 87 zaoszczędzonych dni roboczych: korzystając z Asana, firma KENDO zaoszczędziła szacunkowo trzy miesiące wcześniej spędzone na koordynowaniu pracy rocznie.

• 58% więcej zaoszczędzonego czasu: zwiększając liczbę pracowników, którzy korzystają z Asany do zarządzania swoją pracą, KENDO zwiększyło ilość zaoszczędzonego czasu o 58% w ciągu zaledwie jednego roku.

• Budowanie silniejszych marek: dzięki wyselekcjonowanym projektom w Asanie zespoły marketingowe mają pełny wgląd w to, co i gdzie się dzieje, dzięki czemu mogą zapewnić spójne przesyłanie wiadomości, mogą zauważać okazje na zwiększenie skuteczności kampanii, a także lepiej komunikować się z klientami.

Aby osiągnąć nasz ambitny cel rozwojowy, musimy działać szybko. Nie jest to jednak możliwe bez przejrzystych procesów, które pozwalają usunąć jak największą liczbę blokad. Wierzę, że wdrażanie procesów takich jak te, które zbudowaliśmy w Asanie, pomoże nam odnieść sukces.”

Bezpośrednie kontakty z klientami dzięki skoordynowanym kampaniom cyfrowym

Synchronizacja treści i komunikacji między zespołami oraz kanałami ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku zakrojonych na szeroką skalę kampanii cyfrowych, takich jak wprowadzanie nowych produktów i akcje promocyjne. 

Dzięki dostosowaniu wszystkich kampanii na własnej witrynie internetowej, marketingu wydajnościowego i systemu zarządzania relacjami z klientami przez asynchroniczną pracę w Asanie zespół ds. marketingu cyfrowego może teraz zidentyfikować więcej możliwości współpracy i usprawnienia pracy między zespołami, zwiększając ich wpływ na rezultat. 

Udoskonalone (i zaawansowane) planowanie 

• W przeszłości zespoły korzystały z indywidualnych, statycznych arkuszy kalkulacyjnych do planowania i tworzenia osi czasu. Praca odbywała się w izolacji, co znacznie ją spowalniało oraz utrudniało upewnienie się, że wszystko jest wykonywane. Dzięki Asanie zespół cyfrowy opracował oparty na współpracy, połączony proces planowania, z którego korzysta we współpracy ze wszystkimi swoimi partnerami międzyfunkcyjnymi.

• Teraz zespół może nie tylko śledzić zadania i kamienie milowe dla każdej kampanii, ale także tworzyć szablony swoich procesów, aby nic nie umknęło jego uwadze. 

Lepsza widoczność projektu i odpowiedzialność

• Zespół cyfrowy używa Asany jako „cyfrowego kalendarza”, w którym może wyświetlać, śledzić i wspierać wszystkie kampanie cyfrowe różnych marek. Dzięki temu ma kompleksowy kalendarz, który łączy indywidualny kalendarz każdego zespołu w jednym miejscu, dzięki czemu wszyscy wiedzą, co dzieje się w danym momencie.

• Ten wgląd w pracę pozwala na bardziej efektywną współpracę, bez konieczności organizowania dodatkowych spotkań. W rezultacie pracownicy mogą zmaksymalizować zasięg między kanałami, napędzając bardziej spójną i wydajną obsługę klienta, która z kolei napędza sprzedaż cyfrową.

Dzięki usprawnionym przepływom pracy i cyfrowemu kalendarzowi w Asanie możemy stosować spójne treści i komunikaty w różnych kanałach i prowadzić skuteczniejsze kampanie cyfrowe.”

Większa odpowiedzialność za płynniejsze przepływy pracy związane z marketingiem

Wcześniej przepływ pracy zespołu marketingowego był rozdrobniony, w dużej mierze opierając się na e-mailach i listach kontrolnych do zarządzania projektami. Trudno było kierować odpowiedzialnością oraz uzyskać całościowy widok planów i postępów, ponieważ każdy koncentrował się na swoich indywidualnych zadaniach.

Asana zastąpiła niespójny system ujednoliconą platformą zorientowaną na działania. Teraz wszyscy mogą pracować w jednym miejscu, aby realizować aktywacje w mediach społecznościowych, prezenty dla influencerów, kampanie i marketing empiryczny.

Jedno źródło informacji

• Asana scentralizowała komunikację projektową, usprawniając proces zatwierdzania i realizując zadania, które wcześniej się gubiły.

• Zespół może zobaczyć pełny zakres prac w czasie rzeczywistym. Ta widoczność wyeliminowała nieporozumienia i nieefektywność starego systemu, a szablony zapewniają, że za każdym razem przestrzegany jest spójny proces z jasnymi celami i datami wykonania.

• Ponieważ cała komunikacja, praca i wszystkie inne informacje znajdują się w jednym miejscu, zespół może łatwo sprawdzić, które zadania są najważniejsze i nadać im odpowiedni priorytet, poprawiając tym samym ogólną wydajność i zwiększając poczucie odpowiedzialności.

Zadawałam sobie pytanie, jak pracujemy? Szybciej i bardziej inteligentnie, czy po prostu ciężej? Dzięki Asana możemy zrozumieć, gdzie jesteśmy w stanie usprawnić pracę i jakie kroki możemy podjąć, aby w pełni zmaksymalizować rezultaty. Pozwala nam to skoncentrować się na tym, co najważniejsze: zwiększaniu rozpoznawalności marki i przychodów.”

Prawidłowe określanie zakresu projektów IT zaczyna się od zgromadzenia właściwych szczegółów

Wcześniej zespół IT znajdował się w niekończącej się pętli informacji zwrotnych. Firma rozwijała się szybko, a brak odpowiednich procesów sprawiał, że ważne informacje, konieczne do prawidłowego określenia zakresu zleceń i projektów, często gubiły się w kolejce.

Dzięki Asanie zespół ds. IT zyskał ustrukturyzowany proces przyjmowania zleceń, nadawania im priorytetów, przypisywania terminów i ich kończenia. 

Usprawnione przyjmowanie zleceń dla bardziej efektywnych przepływów pracy 

• Zespół IT miał trudności ze skuteczną organizacją pracy i nadawaniem jej odpowiednich priorytetów. Teraz zgłoszenia wysyłane są za pomocą formularza w Asanie, który automatycznie przekształca się w zadanie z polami niestandardowymi do przechwytywania i tagowania informacji. Kierownik projektu dokonuje przeglądu i określa zakres każdego projektu, a przed przeniesieniem zadania do produkcji musi ono zostać również zatwierdzone przez liderów. Dzięki temu każdy projekt ma jasno określoną datę rozpoczęcia i zakończenia.

• Korzystając z pól niestandardowych, członkowie zespołu mają pewność, że od samego początku otrzymują informacje niezbędne do rozpoczęcia projektu. Redukuje to również konieczność prowadzenia dodatkowych konwersacji z interesariuszami w celu realizacji zleceń.

• Taki usprawniony proces pozwala zespołowi IT zarządzać nawet 40 projektami równocześnie.

Pełna dostępność

• Liderzy wyższego szczebla często nie wiedzieli, jakie zgłoszenia wysyłają ich zespoły i jaki jest ich status. Nie znali także informacji, które mogłyby pomóc zespołowi ds. IT w określeniu priorytetów. Teraz zadania ze zgłoszeniami można dodawać do wielu projektów, więc każdy, włącznie z kierownictwem, może szybko sprawdzić aktualizacje statusu i inne ważne informacje.

• Większa przejrzystość procesu oznacza, że zespół ds. IT widzi każde nowe zgłoszenie wraz z informacjami niezbędnymi, aby określić jego zakres oraz otrzymuje informacje zwrotne od przywództwa, dzięki którym może określać priorytety i przydzielać zasoby w oparciu o wymagania biznesowe. Spotkania są teraz krótsze i zorientowane na działania, pozwalając skuteczniej określać priorytety, a ich rezultatem są w pełni rozplanowane projekty.

Zanim zaczęliśmy korzystać z Asana, zbyt często zdarzało się, że liderzy nic nie wiedzieli o projektach. Teraz mają wgląd w zgłoszenia w całej firmie, więc łatwiej jest od razu uzyskać większe zaangażowanie i wsparcie. Pomaga nam to określić dostępne zasoby i wydajniej realizować duże, złożone projekty.”

Rozwiązanie, które rozwija się wraz z zespołem

Firma KENDO rozwija się, więc potrzebuje rozwiązania, które będzie rosło razem z nią. Właśnie dlatego korzysta z Asana do usystematyzowania procesów, wprowadzania automatyzacji i usprawnienia pracy. Firma KENDO zarządza wieloma znanymi i popularnymi markami. Dzięki kierunkowej i dobrze zdefiniowanej przejrzystości zespoły w firmie KENDO mogą koncentrować się na zwiększaniu sprzedaży i maksymalizowaniu przychodów firmy.