De manier waarop we werken, werkt niet
Werk gedaan krijgen op het werk is moeilijk. Je voelt het waarschijnlijk in je eigen Team. Met zoveel tools en constante verbinding is het personeel uitgeput, opgebrand en besteden ze hun tijd aan activiteiten die geen waarde toevoegen. Elke dag is tot de nok gevuld, maar aan het einde voelt het te vaak alsof jij en je Team niet genoeg hebben bereikt.
Hoewel ze bedoeld zijn om te helpen, maken e-mail, spreadsheets, berichten-apps en andere tools het werk eigenlijk ingewikkelder en moeilijker om te doen, vooral als het gaat om samenwerken. Waarom? Omdat, zo blijkt, deze tools veel werk over werk creëren.
Werk over werk: een wereldwijd probleem
Volgens de Anatomie van werk-index van Asana, die meer dan 10.000 kenniswerkers uit de hele wereld ondervroeg, besteedt de gemiddelde persoon slechts ongeveer een kwart van zijn tijd aan op vaardigheden gebaseerd werk, zoals coderen, ontwerpen of het maken van marketingcampagnes, en nog eens 13% aan strategische planning. De resterende 60% van hun dag wordt besteed aan het communiceren over taken, het opsporen van documenten en het beheren van verschuivende prioriteiten.
Dit betekent dat het grootste deel van je dag wordt besteed aan werk over werk. Het zijn alle activiteiten die je gedurende de dag doet en die tijd wegnemen van het zinvolle, vakwerk waarvoor je bent aangenomen.
Hoewel veel mensen werk over werk als vanzelfsprekend beschouwen - het is al dat tijdrovende werk dat bij bijna elke baan hoort - bestaat het alleen in zulke grote hoeveelheden wanneer teams een gebrek aan coördinatie hebben en geen duidelijke processen hebben.
2023 Anatomie van werk globale index
Lees hoe samenwerking bedrijven helpt meer inkomsten te genereren - en wat leiders kunnen doen om hun teams te helpen sneller te werken.
Werk over werk verspilt tijd en energie
Werk over werk maakt inefficiënties meer uitgesproken. Met zoveel communicatiekanalen, tools en processen is het gemakkelijk voor informatie om gefragmenteerd te raken en voor projecten om in een bedrijf of zelfs binnen een enkel team in silo's te worden geplaatst. Dit vertraagt teams en maakt het moeilijker om aan het echte werk te komen dat resultaten oplevert.
Met afleidingen, zoals eindeloze meldingen en overtolligheden, moeten mensen later of meer uren werken dan nodig om deadlines te halen. Volgens de Anatomie van werk is het reageren op een constante stroom van e-mails en meldingen zelfs de belangrijkste reden dat bijna een derde van de werknemers regelmatig laat op kantoor blijft of na werktijd vanuit huis werkt. De top drie drijfveren waardoor mensen tot laat werken? Dat zijn:
Reageren op constante e-mails (41%)
Onverwachte vergaderingen (36%)
Goedkeuringen achterna zitten (34%)
Al die extra tijd en stress op het werk stapelen zich op, wat resulteert in vertragingen. De overgrote meerderheid van de kenniswerkers (88%) is het ermee eens dat tijdgevoelige projecten en grote initiatieven achterop zijn geraakt of door de mazen van het net zijn geglipt door de hoeveelheid taken die toegewezen zijn.
Met andere woorden, er zal altijd een beetje werk over werk zijn om te doen. Maar drie kwart van je dag besteden aan werk dat je kunt stroomlijnen en vereenvoudigen is onnodig en maakt onze teams minder productief.
Hoe zijn we hier terecht gekomen?
Het korte antwoord is: tools worden misbruikt. Hoewel e-mail bedoeld is voor communicatie, spreadsheets voor kwantitatieve analyse en berichten-apps voor snelle updates, worden ze vaak gebruikt om projecten en workflows te beheren. En dat leidt tot verspreide informatie, geïsoleerde communicatie en verspilde tijd om dingen in elkaar te zetten.
De juiste processen bestaan niet, aangezien volgens de Anatomie van werk-index 83% van de teams zegt dat ze efficiënter zouden zijn als de juiste processen aanwezig waren.
Werk over werk temmen met werkbeheer
Is er een oplossing? Kunnen we echt de hoeveelheid werk over werk die we elke dag doen verminderen?
De sleutel tot het verminderen van werk over werk is om te beseffen dat de problemen die je moet oplossen geen communicatie- en samenwerkingsproblemen zijn, daarom zijn communicatie- en samenwerkingstools niet de oplossing. Waar je eigenlijk mee worstelt, zijn coördinatieproblemen en om deze aan te pakken, moet je werkbeheer omarmen.
Werkbeheer draait om het organiseren van werk - van tijdgebonden projecten tot lopende processen - binnen een team en organisatie om de helderheid en samenwerking te verbeteren. Werkbeheertools waarmee teams al het werk kunnen plannen, beheren en uitvoeren, van dagelijkse taken tot strategische projecten, en over dat werk op één plek kunnen communiceren, stellen je in staat om werkbeheer in de praktijk te brengen. Met een werkbeheertool kan je team - en zelfs je hele organisatie - op één lijn zitten in elk facet van het bedrijf.
Samenwerkingsproblemen en inefficiënties beginnen af te nemen wanneer je team werkbeheer omarmt. Hoe? Werkbeheer stelt elk teamlid in staat zich te concentreren op het werk dat je bedrijf vooruit helpt in plaats van vast te komen te zitten in werk over werk. E-mail wordt bijvoorbeeld weer een echte communicatietool in plaats van een manier om werk te beheren.
Maar hoe ga je aan de slag? Lees meer over werkbeheersoftware en hoe deze kan worden geïmplementeerd en geschaald voor bijna elk team of elke organisatie om werk over werk te verminderen en efficiënter samen te werken.
2023 Anatomie van werk globale index
Lees hoe samenwerking bedrijven helpt meer inkomsten te genereren - en wat leiders kunnen doen om hun teams te helpen sneller te werken.
