De handleiding voor beginners tot het schrijven van een effectieve business case
Bijna elk project moet worden goedgekeurd, of dat nu eenvoudig het groene licht van je team is of het verwerven van de steun van een belanghebbende op directieniveau. Je bent wellicht bekend met het gebruiken van een projectplan of een projectcontract voor het voorstellen van een nieuw initiatief en het verkrijgen van het groene licht voor een project. Maar als je voorgestelde project een significante zakelijke investering vertegenwoordigt, moet je misschien een business case bouwen.
Als je nog nooit een business case hebt geschreven, helpen we je graag. Met een paar middelen en een beetje planning schrijf je een business case die je helpt de middelen en ondersteuning te krijgen die je nodig hebt om een succesvol project uit te voeren.
Wat is een business case?
Een business case is een document waarin wordt uiteengezet wat de waarde of voordelen voor je bedrijf zijn wanneer je een significante zakelijke investering of initiatief uitvoert. Dit initiatief kan van alles zijn, zoals het versturen van berichten, de lancering van een nieuw product of nieuwe functie, of een significante investering met een nieuw agentschap of een nieuwe opdrachtnemer, om er maar een paar te noemen. Een overtuigende business case zet de verwachte voordelen van deze significante investeringsbeslissing uiteen. De belangrijkste belanghebbenden gebruiken de business case die je levert om vast te stellen of ze al of niet door moeten gaan met het initiatief.
Als je nog nooit een business case hebt gemaakt, kan het zijn dat het voor jou hetzelfde in de oren klinkt als andere vroege projectplanningsdocumentatie. Dit zijn de verschillen:
Het verschil tussen een business case en een business plan
Een business case is een voorstel voor een nieuwe strategie of een groot initiatief. Het moet de zakelijke behoeften schetsen en de voordelen omschrijven die deze kans kan opleveren voor je bedrijf.
Een businessplan daarentegen is een schets voor een totaal nieuw bedrijf. Over het algemeen schets je een businessplan om je bedrijfsstrategie, je missie en visieverklaringen in kaart te brengen en hoe je van plan bent om deze te bereiken. Het kan zijn dat je een businessplan maakt voor een reeds bestaand bedrijf, maar je doet dit alleen wanneer je je bedrijf in een significant nieuwe richting wilt sturen.
Business case versus executive summary
Een executive summary is een overzicht van een belangrijk document met al de belangrijkste feiten en details die de belanghebbenden van het project moeten weten wanneer ze geen tijd hebben om het hele document te lezen. De laatste stap van een business case moet een samenvatting omvatten met alle belangrijke, algemene details die je belanghebbenden moeten kennen.
Business case versus projectcontract
Wanneer je een elevatorpitch voor je project moet maken, maar je niet de volledige business case-behandeling nodig hebt, is een projectcharter wellicht een goed idee. Net als een business case, schetst een projectplan de belangrijkste details van een initiatief. Een projectcharter behandelt specifiek drie belangrijke elementen van je project: de doelstellingen van het project, de scope van het project en de belangrijkste belanghebbenden van het project. Je managementteam zal het projectcharter vervolgens gebruiken om de verdere ontwikkeling van het project goed te keuren.
Heb je een business case nodig?
Niet elk project heeft een business case nodig, of zelfs maar een projectcharter. Bouw alleen een business case voor initiatieven of investeringen die significante bedrijfsmiddelen vereisen. Als je aan een kleiner initiatief werkt, kun je overwegen een projectcharter te maken om je projectidee aan de relevante belanghebbenden te verkopen.
Zelfs wanneer je geen enkele belanghebbende hoeft te overtuigen van je project, moet je fundamentele vragen over je voorgestelde project kunnen beantwoorden, zoals:
Wat is het doel van dit project?
Waarom werken wij aan dit project?
Hoe verhoudt dit project zich tot de organisatorische doelen en doelstellingen?
Welke metriek gaan we gebruiken om het succes van het project te meten?
Wie werkt er aan dit project?
Wanneer zal dit project voltooid zijn?
5 stappen voor het maken en pitchen van een business case
Je business case moet niet alleen de belangrijkste feiten en cijfers omvatten, het moet ook een verhaal vertellen waarom een bepaalde investering of initiatief een goed idee is voor je bedrijf. Vermijd in geval van twijfel alle jargon en wees bondig, maar focus wel altijd op het communiceren van de waarde van het project. Maak je geen zorgen als dit de eerste keer is dat je een business case maakt. Volg deze vijf stappen om een stevige business case op te stellen.
1. Verzamel input
Je hoeft de business case niet helemaal alleen te schrijven. Zorg er voor dat de juiste teamleden en belanghebbenden bijdragen aan de relevante secties. Het IT-team moet bijvoorbeeld betrokken zijn bij beslissingen met betrekking tot de te gebruiken tools en de tijdlijn, en het financiële team moet alle secties over het budget en risicobeheer beoordelen. Als je een business case maakt om een nieuw initiatief, een nieuwe productlijn of een klantimago voor te stellen, zorg er dan ook voor dat je deskundigen op dat gebied raadpleegt.
2. Neem je voor je business case in omgekeerde volgorde te schrijven
Sommige van de eerste dingen in je business case, zoals je samenvatting, zouden eigenlijk als laatste moeten worden opgesteld, op het moment dat je de middelen en informatie hebt om een geïnformeerde suggestie te doen. Je executive summary geeft al je bevindingen en een aanbeveling voor het bedrijf op basis van verschillende factoren. Door al deze details, zoals de projectdoelstelling, de financiële informatie en het projectrisico, eerst te verzamelen, weet je zeker dat je executive summary alle relevante informatie bevat.
3. Bouw je business case stapsgewijs op
Een business case beschrijft een significante investering voor je bedrijf. Op dezelfde manier is het schrijven van een business case een aanzienlijke tijdsinvestering. Niet elk initiatief is geschikt voor jouw bedrijf. Zorg er dus voor dat je je werk tijdens het uitvoeren aan je belanghebbenden laat zien. Je wilt geen uren en weken aan dit document besteden om te zien hoe het zonder omhaal door de leidinggevende belanghebbenden wordt afgewezen.
Overweeg een 'soft launch' met een overzicht van je business case naar je projectsponsor of een leidinggevende belanghebbende waar je een goede relatie mee heeft om te bevestigen of dit initiatief de moeite waard is. Vervolgens neem je tijdens het bouwen van de verschillende secties van je business case opnieuw contact op met je belangrijkste belanghebbenden om te bevestigen dat er geen dealbreakers zijn.
4. Verfijn het document
Het kan zijn dat je tijdens het opstellen van de secties van je business case terug moet om andere secties te verfijnen. Zodra je bijvoorbeeld een kosten-batenanalyse met je financiële team hebt afgerond, mag je niet vergeten om alle budgetgerelateerde projectrisico's bij te werken.
Lees je business case nog een keer met de belangrijkste belanghebbenden door en zoek naar secties die nog verder kunnen worden verfijnd, voordat je je business case presenteert. Dit is ook de fase waarin je de executive summary schrijft die bovenaan het document komt. Afhankelijk van de lengte van je business case moet je je executive summary een tot twee pagina's lang zijn.
5. Presenteer de business case
De laatste stap is het daadwerkelijk presenteren van je business case. Begin met een snelle elevatorpitch waarbij je de vraag naar het wat, waarom en hoe van je voorstel beantwoordt. Beschouw deze presentatie als je kans om de huidige bedrijfsbehoefte uit te leggen, uiteen te zetten hoe je voorstel in deze behoefte voorziet en wat de voordelen voor het bedrijf zijn. Zorg ervoor dat je ingaat op alle risico's en de zorgen die je publiek kan hebben.
Behandel je business case niet pagina voor pagina. Het is veel beter het document in plaats daarvan voorafgaande aan de presentatie met de belanghebbenden te delen zodat ze een kans hebben om het vooraf door te lezen. Na de presentatie deel je het document opnieuw zodat de belanghebbenden de details kunnen bestuderen.
Business case-checklist
Begin met het waarom
In de eerste sectie van je business case kun je een overtuigend pleidooi houden voor het nieuwe project. Zorg ervoor dat je een pleidooi opstelt dat de belangen en behoeften van je publiek aanspreekt. Ondanks het feit dat dit de eerste sectie van je business case is, zou dit de laatste sectie moeten zijn die je schrijft. Naast het opnemen van de traditionele elementen van een executive summary, dien je ervoor te zorgen dat je de volgende vragen beantwoordt:
Welk zakelijk probleem lost je project op? Dit is je kans om uit te leggen waarom je project belangrijk is en waarom de leidinggevende belanghebbenden moeten overwegen deze kans te grijpen.
Wat is je zakelijke doelstelling? Wat gebeurt er aan het einde van een succesvol project? Hoe ga je succes meten en wat betekent een succesvol project voor je bedrijf?
Hoe past deze business case in de algemene bedrijfsstrategie? Zorg dat je je business case koppelt aan belangrijke bedrijfsdoelen. Het initiatief dat je voorstelt in je business case zou de verwezenlijking van de visieverklaring van je bedrijf een stukje dichterbij moeten brengen.
Zet de financiële kant en het investeringsrendement uiteen
Op dit punt in je business case moet je de financiële grondslagen van je project uiteenzetten. Verwacht niet dat je deze sectie in je eentje kunt maken. Schets het in samenwerking met het financiële team van je bedrijf. In het bijzonder moet deze sectie antwoord geven op:
Hoeveel gaat dit project kosten? Doe wat onderzoek om een schatting te maken van de projectkosten, zelfs als het initiatief volkomen nieuw is voor je bedrijf.
Wat kost elke individuele component van het project? Naast een schatting van de totale kosten, moet je ook de verschillende projectkosten opsplitsen. Je maakt bijvoorbeeld kosten voor nieuwe tools en middelen, voor het verzamelen van informatie over de concurrentie, voor agentschappen, enz.
Wat is het verwachte investeringsrendement (ROI)? Je hebt het over de kosten gehad, nu is het tijd om te praten over hoe je bedrijf zal profiteren van dit initiatief. Vergeet niet om ook uit te leggen hoe je de ROI hebt berekend.
Hoe zal dit project van invloed zijn op de geldstroom? De geldstroom is de hoeveelheid geld die in en uit je bedrijf gaat. Significante investeringen gaan een hoop geld kosten, ze hebben dus een negatieve invloed op de geldstroom. Aan de andere kant kun je ook een hoge ROI verwachten, wat een positieve invloed zal hebben op de geldstroom.
Wat is de gevoeligheidsanalyse? De gevoeligheidsanalyse is een samenvatting van hoe onzeker je cijfers zijn. Er zullen een verscheidenheid aan variabelen zijn die van invloed zijn op je business case. Zorg ervoor dat je uitlegt welke variabelen dat zijn en hoe ze van invloed kunnen zijn op je voorspellingen.
Geef een voorproefje van projectdetails
Je business case doet een voorstel voor een nieuw initiatief. Je moet niet alleen tijd maken voor de financiële risico's, maar ook voor een voorbeeld van de projectdetails. Je business case moet bijvoorbeeld het volgende omvatten:
Je projectdoelstellingen en belangrijkste gewenste project-deliverables. Wat gebeurt er aan het einde van het project? Wat verwacht je te kunnen maken of leveren aan het einde van het project?
Je projectplan. Een goed projectplan is een blauwdruk van de belangrijkste elementen die je team moet verwezenlijken om je projectdoelen met succes te bereiken.
Het projectbereik. Wat zijn de grenzen van de deliverables van je project? Wat zijn de exacte doelen, gewenste resultaten en deadlines waar je naartoe werkt?
Een lijst van relevante belanghebbenden van het project. Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden en beslissers voor dit werk? Hiertoe kunnen leden van het projectteam die aan dit initiatief werken behoren, leidinggevende belanghebbenden die het project zouden moeten sponsoren, en eventuele externe belanghebbenden die bij het project betrokken zijn.
Een algemene projectroutekaart in een Gantt-grafiek-achtige weergave. In deze fase van het proces hoef je nog geen gedetailleerde projecttijdlijn te geven. Schets gewoon een algemeen idee van wanneer elke projectfase moet plaatsvinden in relatie met andere fasen. Om dit te doen moet je een projectroutekaart maken in Gantt-grafiek-achtige software. Zorg ervoor dat je ook alle belangrijke projectmijlpalen in je routekaart opneemt.
Elke belangrijke projectafhankelijkheid. Is er iets dat de start van dit project in de weg kan staan? Is het werk afhankelijk van enig ander werk dat op dit moment wordt gedaan?
Bespreek projectrisico's
Zodra je de financiële impact en belangrijke details hebt uiteengezet, mag je niet vergeten de potentiële risico's op te nemen. Als je dat nog niet gedaan hebt, maak dan projectrisicomanagementplan voor je business case. Projectrisicomanagement is niet het proces van het elimineren van risico, het gaat over het identificeren, analyseren en proactief reageren op elk potentieel projectrisico. Het duidelijk definiëren van elk projectrisico en hoe elk project van invloed kan zijn op je project, kan je en het projectteam het best uitrusten om deze risico's te beheren en te voorkomen.
Neem het volgende op in de risicosectie van je business case:
Een risicoanalyse van elk potentieel projectrisico. Wat is het risico? Hoe waarschijnlijk is het dat het gebeurt? Wat is het prioriteitsniveau van dit risico?
Welke veronderstellingen maak je eventueel? In projectrisicomanagement zijn veronderstellingen alles over het project waarvan je denkt dat het waar gaat zijn, zonder dat het gegarandeerde feiten zijn. Als je je projectbeslissingen baseert op een veronderstelling, kan dat je project aan risico blootstellen. Zorg ervoor dat je elke veronderstelling controleert om te voorkomen dat je het succes van je project in gevaar brengt.
Eventuele vergelijkbare alternatieven op de markt. Als je een business case schrijft om een nieuw project of een nieuwe invalshoek op de markt te pitchen, evalueer dan alles wat er al is. Kan het alternatief van invloed zijn op je financiële evaluatie of het succes van het project?
Ontwikkel een actieplan
In de laatste sectie van je business case zet je uiteen hoe je deze business case om wilt zetten in een uitvoerbaar project. Deze sectie moet vragen zoals deze beantwoorden:
Hoe zullen er beslissingen worden genomen? Wie is verantwoordelijk voor het project? Wie is de projectsponsor? Als je dit nog niet hebt gedaan, overweeg dan om een RACI-tabel te maken om de projectverantwoordelijkheden uiteen te zetten.
Hoe zal de voortgang worden gemeten en gerapporteerd? Niet elke belanghebbende van het project hoeft van elke projectwijziging op de hoogte te worden gesteld. Zet de belangrijkste onderdelen van je projectcommunicatieplan uiteen en leg uit hoe je over projectstatusupdates zult communiceren.
Wat is de volgende stap? Als het managementteam de business case bekrachtigt, wat zijn dan de volgende stappen om de case in actie om te zetten?
Breng je business case tot leven
Je hebt een degelijke business case opgesteld en deze is bekrachtigd, gefeliciteerd! De volgende stap is het tot leven brengen van je businesscase. Het kan intimiderend zijn om grootschalige verandering te initiëren en het implementeren van je business case is geen uitzondering.
Als je er nog geen hebt, zorg er dan voor dat je een projectmanagementtool hebt om je nieuwe initiatief te beheren en te organiseren. Met een centrale bron van waarheid om bij te houden wat iedereen aan het doen is en wanneer het af moet zijn, om statusupdates te delen en om de belanghebbenden van het project op de hoogte te houden, kun je een fantastische business case omzetten in een succesvol project.
