1:1 미팅 안건

훌륭한 매니저가 되려면 팀의 신뢰를 높이는 문화를 조성해야 합니다. 그러나 팀원들이 마음을 열고 생각을 공유할 수 있는 편안한 문화를 조성하려면 대화를 장려하는 안전한 공간을 확보할 필요가 있습니다. 이를 위한 가장 좋은 방법은 1:1 미팅을 진행하는 것입니다.

1:1 미팅이란?

일대일 미팅은 일반적으로 관리자와 부하 직원, 즉 2명의 팀원 간의 비공개 미팅을 의미합니다. 일대일 미팅을 통해 직원은 프로젝트의 상태를 업데이트하고, 직업적인 목표를 확인하며, 피드백이나 질문을 공유할 수 있습니다. 

아직 1:1 미팅을 진행해 본 적이 없다면, 각각의 부하 직원들과 반복적인 1:1 미팅을 계획하여 지난주에 무엇이 진행되었는지와 다음 주에 어떤 일이 계획되어 있는지에 대해 간략하게 이야기를 나눠보세요. 이러한 미팅은 매주 또는 격주로 일정을 예약하여 직원들이 미팅 일정을 알 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 

뛰어난 인재를 찾기 위해 많은 시간을 투자하므로 이들이 최고로 성장할 수 있도록 돕는 것은 그만한 가치가 있는 일입니다.”

1:1 미팅 템플릿이란?

1:1 미팅은 매우 중요하지만, 명확한 구조와 안건이 없다면 무의미하게 느껴질 수 있습니다. 생산적인 미팅을 개최하고 여러분과 부하 직원 모두 시간을 최대한 활용할 수 있도록 미팅 안건 을 공유하고 실행 과제 를 파악할 수 있는 공간이 필요합니다. 

바로 이럴 때 1:1 미팅 템플릿이 도움이 될 수 있습니다. Asana의 1:1 미팅 템플릿을 사용하면 여러분과 팀원 모두가 오늘 논의하고자 하는 내용을 손쉽게 설정하여 추적하고, 그 결과 생성되는 실행 과제에 대해 후속 조치를 수행하고, 장기적인 커리어 개발이나 직업적 목표 를 모니터링할 수 있습니다. 그런 다음 이 템플릿을 복제하여 각 부하 직원의 1:1 미팅을 위한 전용 공간을 마련할 수 있습니다.

1:1 미팅 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다. 

• 담당자와 마감일이 있는 실행 과제 추적

• 장기적인 커리어 목표를 추적합니다

• 직원들이 업무에 더 빠르게 대응할 수 있도록 비동기식 피드백 을 교환

• 새로운 직원을 위한 홈베이스를 신속하게 제공

• 미팅 전 논의 요점을 계획

• 협업 간소화(특히 원격 팀의 경우 더욱 중요)

• 미팅 질문에 대한 후속 조치

1:1 미팅 프로젝트를 활용하는 팁

1:1 미팅 템플릿은 단지 시작점일 뿐입니다. 논의하고자 하는 섹션과 카테고리를 포함하여 템플릿을 업데이트한 후 각 부하 직원을 위해 템플릿의 사본을 만드세요. 

전용 1:1 미팅 프로젝트를 활용하는 방법은 다음과 같습니다. 

• 일주일 동안 템플릿에 주제를 추가하세요. 그리고 직원도 동일하게 주제를 추가하도록 권장하세요. 이렇게 하면 1:1 미팅 안건을 미리 지정하여 우선순위가 높은 주제에 대해 잊지 않고 논의할 수 있습니다.

• 미팅 중에 프로젝트를 열어 놓고 실행 과제를 추적하고 파악하세요. 여러분과 부하 직원 모두가 실행 가능하고, 중요하며, 유익한 미팅을 매주 진행할 수 있습니다.

• 부하 직원의 질문, 목표, 워크플로를 위한 공간을 마련하세요. 1:1 프로젝트는 여러분과 직원이 협업할 수 있는 비공개 공간이어야 합니다. 

• 실시간 및 비동기적으로 상태 업데이트와 문제점을 공유하세요. 이렇게 하면 세부 사항을 일일이 관리하지 않고도 직원의 이니셔티브를 추적할 수 있습니다. 직원이 지난주에 무엇을 수행했는지 함께 살펴보고 개선할 수 있는 점을 파악합니다.

• 더욱 중요한 검토 과정에서 예기치 못한 상황이 발생하지 않도록 건설적인 피드백을 주기적으로 공유하세요. 직원들이 긍정적이고 건설적인 피드백을 충분히 제공하여 자신이 맡은 역할을 발전시키고 향상시킬 수 있도록 지원하세요.

• 프로젝트를 사용하여 장기적인 커리어 목표를 추적하세요. 이를 통해 여러분과 부하 직원들은 자신의 커리어 목표가 무엇인지 상기시킬 수 있습니다. 또한 인사 고과 시 이를 참조할 수 있습니다.

• 참조 정보, 문서, 목표를 한 곳에 저장하세요. 

1:1 미팅 템플릿에 포함해야 하는 내용

1:1 미팅 템플릿에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 실시간 논의 주제를 위한 섹션

• 비동기식 질문을 위한 섹션

• 실행 과제를 파악할 방법

• 장기적인 커리어 성장을 추적할 방법

• 리소스와 참조 자료를 저장할 공간

Google 문서 또는 Microsoft Word와 같은 툴에서 정적인 할 일 목록을 만들 수 있지만, Asana와 같은 프로젝트 관리 툴에서 1:1 템플릿을 만들면 업무가 진행되는 곳에서 정보를 빠르게 파악하고 추적할 수 있습니다. 

통합된 기능

• 마일스톤. 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요. 

• 사용자 지정 필드. 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 지정하고 업무를 정렬 및 필터링할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 우선순위와 상태부터 이메일 또는 전화 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 ��이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 목표. Asana에서 목표는 목표 달성을 위해 수행하고 있는 업무와 직접 연결되므로 팀원들이 자신이 수행하고 있는 업무를 쉽게 파악할 수 있습니다. 종종 우리의 목표는 목표 달성에 필요한 작업과 분리되어 있는 경우가 많습니다. 팀과 회사의 목표를 이를 뒷받침하는 업무에 연결함으로써 팀원들은 업무가 팀과 회사의 성공에 어떻게 직접적으로 기여하는지 실시간으로 파악하고 명확하게 알 수 있습니다. 결과적으로, 팀원들은 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다. 필요한 경우 회사 전략을 뒷받침하는 프로젝트를 식별하고 가시적인 성과를 달성하는 일을 우선시할 수 있습니다. 

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기. 업무는 교차 기능적입니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력할 수 있어야 합니다. 하지만 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에 걸쳐 작업을 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 업무를 줄이고 팀 간 가시성을 높일 수 있습니다. 또한 팀이 배경 정보와 함께 작업을 확인하고, 누가 어떤 작업을 하고 있는지 확인하며, 팀과 작업의 연결성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

추천 앱

• Zoom. Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 실행 과제를 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동은 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

• Vimeo. 글은 요점을 전달하기 유용할 수 있지만 톤, 감정, 표현을 전달하기는 힘듭니다. Vimeo가 제공하는 Asana에서 동영상 메시징을 사용하면 미팅을 잡지 않고도 팀에 필요한 모든 배경 정보를 전달할 수 있습니다. 자신의 모습이나 화면 또는 둘 다를 녹화한 다음 작업, 프로젝트, 메시지, 댓글에 녹화한 동영상을 추가하여 더 명확한 배경 정보를 제공하세요. Asana에서 만든 동영상의 대화록이 자동으로 생성되어 동영상의 내용을 읽고 검색할 수 있습니다. Asana를 벗어나지 않고도 피드백을 제공하고, 질문하고, 작업을 배정하세요.

• Loom. 프로젝트 개요에 Loom 동영상을 추가하여 특징을 돋보이게 만들고 명확하게 맥락을 제공할 수 있습니다. 프로젝트나 기대 사항을 설명하고 주요 마일스톤을 강조하는 내용을 담은 동영상을 손쉽게 삽입할 수 있습니다. Loom 동영상 메시지로 뉘앙스와 맥락을 정확하게 제공하여 팀이 프로젝트를 더 빠르게 처리할 수 있습니다. 무엇보다도 최고의 장점은 팀이 Asana 워크플로를 벗어나지 않고도 동영상을 시청할 수 있다는 점입니다.

• Microsoft Teams. Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색 및 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

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