Asana에서 AI 스튜디오가 구매를 간소화하는 방법

복잡한 기업 조달의 세계에서 성공은 단순한 매매 이상의 것에 달려 있습니다. 

이는 공급업체 관계, 재무 관리, 조직 위험의 균형을 맞추는 전략적 탐색에 관한 것입니다. Asana의 조달 팀의 경우 이러한 복잡성이 특히 두드러집니다.

Asana의 조달 운영 책임자인 Jennifer Liu는 "가장 복잡한 계약에는 최대 7개의 교차 기능 팀이 참여할 수 있으며, 수많은 인계가 이루어질 수 있습니다."라고 설명합니다.

이러한 복잡성으로 인해 조달은 AI 혁신을 위한 주요 후보가 되었습니다. Icertis의 2025년 설문조사에 따르면, 선임 조달 리더의 90%가 이미 효율성을 높이기 위해 AI를 수용하거나 탐색하고 있습니다.

이러한 기회를 인식한 Asana의 조달 팀은 노코드 작성기인 AI Studio 를 사용하여 AI 연동을 전략적으로 접근했습니다. 그들은 세 가지 주요 과제에 집중했습니다.

• 대량의 작업 효율적으로 분류

• 이해관계자가 관련 정보를 신속하게 찾을 수 있도록 지원

• 과거 계약 및 의사 결정 기록에서 인사이트 발견

중요한 것은 팀이 전체적인 변화를 추구하지 않았다는 점입니다. 대신, 기존 워크플로를 개선하고 마찰 요소를 제거하는 데 중점을 두었습니다. 이는 이해관계자의 동의를 얻고 조달 통제 규정 준수를 모두 개선하는 접근 방식입니다.

많은 사람들의 삶을 더 쉽게 만들 수 있는 기회입니다.”

각 과제와 AI 기반 솔루션을 자세히 살펴보겠습니다.

과제 #1: 대량의 작업 분류 

팀이 가장 먼저 가장 간단한 기회를 활용할 수 있었던 것은 Asana AI Studio 를 사용하여 적절한 담당자에게 작업 할당을 자동화하는 것이었습니다. 

"25 회계연도에 구매 프로젝트에서 1,137건의 제출이 있었으며, 각 제출은 교차 기능 담당자에게 할당해야 하는 세 가지 개별 구성 요소 작업으로 구성되었습니다. 이는 매월 약 300건의 과제에 해당합니다.” 

이제 AI는 접수 양식에서 지역 및 부서 정보를 분석하여 조달, 재무, 법무 부서의 올바른 팀원에게 작업을 자동으로 라우팅합니다. 

이는 수동 개입 전에 발생하여 처리 시간을 단축하고 관리 간접비를 줄입니다.

과제 #2: 관련 정보를 효율적으로 찾기

조직의 재무 및 예산 검토자는 여러 팀의 중요한 정보가 포함된 긴 Asana 작업 설명을 살펴봐야 합니다. 처리해야 할 일이 많습니다.

"관련된 교차 기능 팀이 너무 많기 때문에 접수 양식에 질문이 상당히 많습니다."라고 Liu는 말합니다. 이제 AI 연동을 통해 FP&A와 같은 팀은 예산 관점에서 필요한 정보만 포함된 요약본을 얻을 수 있습니다.

그 결과는 어떨까요? 관련 없는 데이터를 일일이 살펴보는 대신, 교차 기능 파트너는 이제 AI Studio 덕분에 필요한 정보를 빠르게 추출할 수 있습니다.

과제 #3: 현재 업무에 영향을 미칠 수 있는 과거 의사 결정 분석

팀의 가장 혁신적인 워크플로는 AI와 Asana의 API를 사용하여 제목, 설명, 댓글에서 관련 작업 내역을 검색하는 것입니다. 공급업체 이름이 서로 다른 형식으로 표시되는 경우에도 마찬가지입니다. 예를 들어, 'Acme', 'Acme Corp.' 또는 'Acme.com, Inc.'로 작성된 'Acme Corporation'에 대한 내용을 식별할 수 있습니다. 

여기에서 방법을 확인하세요.

기본 Asana 규칙 작성기의 '스크립트 동작' 기능은 JavaScript를 사용하여 Asana API를 호출할 수 있습니다. 조달 팀은 AI 규칙과 스크립트 동작을 조합하여 관련 작업 내역을 검색하기 위해 순차적으로 작동하는 네 가지 규칙을 배포합니다.

• 1단계: AI가 제안된 검색어를 생성합니다.

• 2단계: 스크립트 동작은 Asana API를 호출하여 지정된 프로젝트의 작업 이름, 설명, 댓글 중에서 이러한 검색어와 정확히 일치하는 항목을 검색합니다. 스크립트 작업은 또한 일치하는 작업의 이름과 설명을 단일 댓글로 정리합니다.

• 3단계: AI는 댓글을 검토하여 일치하는 항목이 오탐이 아님을 확인하고 동일한 공급업체에서 구매한 것으로 보이는 작업에 대해서만 간단한 요약을 작성합니다.

• 4단계: 스크립트 동작이 이 AI 요약을 원래 작업에 복사합니다(1~3단계는 별도의 참조 작업에서 발생).

스마트한 작업이 계속되어 관련 작업 내역에 대한 링크가 포함된 깔끔한 요약을 제공합니다. 

이 워크플로는 계약 데이터베이스를 파헤치는 데 소요되는 시간을 줄여주기 때문에 법무 검토자에게 특히 유용합니다. 이 작업만으로 작업당 5~10분을 절약할 수 있습니다. 연간 1,000개의 작업에 걸쳐 곱하면 약 125시간의 변호사 시간을 절약할 수 있습니다.

Asana의 조달 부서 상업 고문인 Bianca Lopez는 "이렇게 하면 문서의 최신 버전을 훨씬 빠르고 쉽게 추적할 수 있습니다."라고 말합니다. "이를 통해 이러한 '되돌아보기' 확인과 더 일관성을 유지할 수 있습니다."

영향력과 이점 마무리

AI Studio는 이미 Asana의 조달 팀에 의미 있는 영향을 미치고 있습니다.

• 향상된 효율. 워크플로에서 수동 단계를 자동화함으로써 팀원은 관리 라우팅 및 검색 대신 보다 전략적인 작업에 집중할 수 있습니다. 

• 마찰 감소. 자동화된 분류 및 대상별 요약은 요청자와 검토자 모두의 프로세스를 간소화하여 효율성을 높이고 팀이 더 많은 양의 요청을 처리할 수 있도록 합니다.

• 규정 준수 강화. 과거 작업 검색 기능을 사용하면 조달 팀이 관련 계약을 쉽게 찾을 수 있습니다. "우리는 새로운 계약이 이전 계약에 의해 통보되었는지 확인할 수 있습니다."라고 Liu는 설명합니다.

다음 단계

Liu는 구매 프로세스에서 AI를 더욱 정교하게 활용할 수 있을 것으로 예상합니다. 예를 들어, 과거 작업 데이터를 사용하여 갱신 구매에 대한 정보를 미리 채워 중복적인 데이터 입력을 줄이고 요청자와 검토자 모두의 프로세스를 더욱 간소화할 수 있습니다.

"오늘날 우리가 AI 기회를 바라보는 방식은 AI가 인간의 전문성을 대체하는 것이 아니라 우리의 능력을 증폭시키는 것이라는 것입니다."라고 Liu는 말합니다. "우리는 조달을 프로세스 중심의 기능에서 더 빠르게 움직이고, 더 스마트하게 생각하고, 조직 전체에 더 많은 가치를 제공할 수 있는 전략적 파트너로 변화시키고 있습니다."