Asana のワークマネジメントを使ったデジタルロードマップ計画

デジタルロードマップの作成は、単にプロジェクトの To-Do リストを作成することではなく、実際の成果を上げるために賢明な選択をすることです。 明確で優先順位が適切に設定されたロードマップを作成するには、関係者との認識を合わせ、優先順位を明確に設定し、厳しいトレードオフを行う必要があります。Asana のデジタル部門長である Dani Spires 氏は、この課題を熟知しています。 

“デジタルチームとして、私たちは技術的な取り組みを進めながら、Business の進化するニーズをサポートする必要があります。 ロードマップ計画は、適切なバランスを見つけるのに役立ちます」と彼女は言います。

そのために、Dani 氏のチームは定期的に優先順位を見直し、組織全体からのフィードバックを取り入れることで、戦略目標とロードマップの整合性を保っています。 これは簡単なことではありません。複数の関係者が関わる場合はなおさらです。 そこで役立つのが Asana です。

Asana を使ってロードマップ計画を簡素化する 4 つの方法

デジタルロードマップを適切に作成すれば、チームは最もインパクトのあるプロジェクトを優先し、成長のための基盤を整え、全員が重要な仕事に集中できるようになります。 Dani 氏が言うように、主な目標は「チームの優先事項を把握し、他のイニシアチブにも集中しながらインパクトを与えるために、どのようにキャパシティを割り当てるかを決定すること」です。

これを実現するには、チームがシームレスにコラボレーションしながら、潜在的なプロジェクトを確認し、戦略を調整し、意思決定を行い、進捗状況を追跡できる一元的なスペースが必要です。

Dani 氏のチームが Asana を活用してこれを達成した方法をご紹介します。

ロードマップ作業を一元化して可視性を高める

デジタルロードマップを作成する際の最大の課題の 1 つは、プロセス全体を通じて部門横断のパートナーと情報を共有し続けることです。 Dani 氏によると、デジタルチームの関係者リストは「非常に長く、幅広い」もので、優先順位や担当業務がそれぞれ異なる多くのメンバーが、正確な意思決定のために意見を出す必要があります。 そのため、全員に情報を共有することは容易ではありません。

この問題を解決するために、Dani さんのチームは Asana のプロジェクト機能を使って、会計年度のすべてのデジタルイニシアチブを収容するマスターロードマッププロジェクトを作成しています。 ロードマップ作成プロセスの開始時に、関係者とチームは提案したプロジェクトを Asana タスクとしてマスターロードマップに追加することで、全員に可視性を提供し、意見を述べる機会を与えます。 

たとえば、SEO チームが第 1 四半期に Asana.com の 4 つのピラーページを更新する予定だとします。 その目標を達成するには、ページのレイアウトを変更し、新しいコンテンツをアップロードし、更新を公開するためのデジタルチームのサポートが必要です。 最初のロードマップ作成プロセスで、SEO プロジェクトマネージャーは「第 1 四半期のピラーページの更新」など、SEO プロジェクトに対応するタスクをデジタルロードマップに追加します。 その後、デジタルチームはロードマップで直接タスクを確認し、提供された情報をもとにプロジェクトを進めるかどうかを判断します。

「一元化された計画を 1 か所で作成することで、すべてのパートナーに可視性を与え、プロセスに意見を出してもらうことができます」と Dani 氏は言います。

データに基づくリソース配分の決定

Dani 氏のチームがデジタルロードマッププロジェクトを作成したら、次のステップはどのプロジェクトを最終的に選択するかを決定することです。

しかし、単に取り組む仕事を選択するだけではありません。 関係者が非常に多いため、リクエストがキャパシティを超えることも珍しくありません。 Dani 氏が指摘するように、セールスリードやパイプラインを促進するプロジェクトなど、ビジネスに不可欠なイニシアチブの優先順位付けと、長期的な成長を支えるために必要な戦略的な技術的作業の間には、微妙なバランスが存在します。

Dani さんのチームは、こうした決定を下すために Asana のカスタムフィールドを活用しています。 依頼者が提案したプロジェクトをロードマップに追加する際には、その都度、タスクにカスタムフィールドを設定します。これにより、チームはプロジェクトが全体像のどこに位置するのかを把握し、引き受けるべきかどうかを判断できます。 使用しているカスタムフィールドは次のとおりです。

• 納品四半期:仕事を完了する必要がある予定の納品四半期。

• コミット:プロジェクトがコミットされているかどうか、およびコミットのレベル。

• 優先度:タスクまたはプロジェクトの優先度。 

• 直接責任チーム:プロジェクトを担当するデジタルチーム。

• 工数:プロジェクトの複雑さを示す数値 (1～5)。

プロジェクトが追加され、タグ付けされると、デジタルチームは作業量を評価し、戦略的イニシアチブ、技術的メンテナンス、ステークホルダーのサポートなど、さまざまなタイプのプロジェクトに対するキャパシティの割り当て方を決定します。 カスタムフィールドを簡単に確認することで、デジタル部門のリーダーは各プロジェクトの優先度、必要な工数、潜在的な影響を簡単に把握でき、ロードマップを確定しやすくなります。

「カスタムフィールドを使用することで、キャパシティについて率直に話し合うことができます」と Dani 氏は言います。 「何がリクエストされ、何がコミットされ、どの程度の工数が必要かを関係者に示すことができます。そして、その情報をもとに、トレードオフに関する会話を進められます。」

また、カスタムフィールドを使用することで、Dani 氏のチームは各プロジェクトと Asana の主要な目標との関連性を確認できます。 タスクに、そのタスクがつながる会社の目標をタグ付けすることで、チームは自分たちが進めている仕事が戦略的目標に貢献していると自信を持つことができます。

「Asana を使うことで、すべてがつながりました」と Dani 氏は言います。 “優先事項がマーケティング目標に、そして最終的には Business の主要目標にどのように対応しているのか、明確に把握できます。”

チームを越えて仕事をつなぐ

デジタルロードマップは、デジタルチームのプロジェクトにおいて信頼できる唯一の情報源ですが、進行中のプロジェクトはそれだけではありません。 マーケティング、製品開発、カスタマーエクスペリエンスなど、複数のチームが複数の重複するロードマップに基づいて作業しています。 このような重複は、工数の重複やリソースの無駄につながりやすいものです。

これを防ぐために、Dani 氏のチームでは Asana の複数プロジェクトに追加機能を使用して、1 つのタスクを複数のプロジェクトに追加しています。 たとえば、SEO チームの第 1 四半期のピラーページプロジェクトは、SEO ロードマップ、コンテンツマーケティングロードマップ、ウェブ開発スプリントボードにクロスポストできます。これにより、全員の足並みを揃え、タスクの重複を防ぐことができます。

“デジタルロードマップは非常に大規模で、多くの機能にまたがっているため、タスクが迷子になりやすいのです。 “複数プロジェクトに追加”機能を使うことで、主要なパートナーがデジタルプロジェクトを各自のロードマップに追加できます。 そうすることで、仕事を重複させることなく、すべてのつながりを維持できます。」

リアルタイムのレポート機能で仕事を順調に進める

ロードマップが確定し、作業が始まると、Dani 氏のチームは Asana のレポートダッシュボードを使用して進捗状況を確認します。 ダッシュボードを使用すると、プロジェクトのステータスを俯瞰的に確認できるため、チームは問題にすばやく対処し、ボトルネックを防ぐことができます。

 「ダッシュボード機能を使って、会社の目標達成に向けた進捗状況を把握しています」と Dani 氏は言います。 “最優先事項、ブロックされているもの、キャパシティを超過しているものを誰もが簡単に確認できます。”

四半期の終わりに、デジタルチームはロードマップを見直し、新しいビジネスの優先事項に合わせて調整します。 焦点を移す必要がある場合は、四半期ごとの交渉会で話し合い、どのプロジェクトを進めるかをチームで決定します。 その後、更新されたロードマップを関係者と共有し、変更について全員の認識を合わせます。

四半期が終了しても、チームの仕事は続きます。 ダッシュボードの指標を使用して成功と課題を特定し、これらの学習内容を将来の計画に適用します。

“ロードマップの開始日と終了日を追跡することで、設定された期間内に計画され、完了したプロジェクトの数を確認できます。 “そして、そのデータを使って、前年比でどのように進捗しているかを明確に把握できます。” 

デジタルロードマップを順調に進める

うまく管理されたデジタルロードマップは、必ずしも複雑なものではありません。 Asana を使用すれば、チームは優先事項を調整し、部門横断コラボレーションを合理化し、組織の戦略目標を支えるデータに基づいた意思決定を行うことができます。