Il modo in cui lavoriamo non funziona
Portare a termine il lavoro è difficile. Probabilmente lo senti anche tu nel tuo team. Con così tanti strumenti e una connessione costante, la forza lavoro è esausta, in burnout e dedica il proprio tempo ad attività che non aggiungono valore. Ogni giornata è piena zeppa di impegni, ma alla fine, troppo spesso, sembra che tu e il tuo team non abbiate realizzato abbastanza.
Sebbene siano pensati per aiutare, email, fogli di calcolo, app di messaggistica e altri strumenti in realtà rendono il lavoro più complicato e difficile da svolgere, soprattutto quando si tratta di collaborare. Come mai? Perché, a quanto pare, questi strumenti creano un sacco di lavoro superfluo.
Il lavoro superfluo: un problema globale
Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro di Asana, basato su un sondaggio sottoposto a 10.000 operatori della conoscenza in tutto il mondo, una persona media dedica solo un quarto del proprio tempo al lavoro qualificato, come la programmazione, la progettazione o la creazione di campagne di marketing, e un altro 13% alla pianificazione strategica. Il restante 60% della giornata viene dedicato a comunicare sulle attività, cercare documenti e gestire le mutevoli priorità.
Ciò significa che la maggior parte della giornata è consumata da lavoro superfluo. Sono tutte le attività che svolgi durante il giorno che tolgono tempo al lavoro significativo e qualificato per il quale sei stato assunto.
Sebbene molte persone diano per scontato il lavoro superfluo, ovvero tutto quel lavoro improduttivo che accompagna quasi ogni attività, questo esiste in quantità così grandi solo quando i team mancano di coordinamento e non hanno processi chiari in atto.
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Come il lavoro superfluo fa sprecare tempo ed energia
Il lavoro superfluo rende le inefficienze più pronunciate. Con così tanti canali di comunicazione, strumenti e processi, è facile che le informazioni vengano frammentate e che i progetti siano isolati all'interno di un'azienda o anche all'interno di un singolo team. Questo rallenta i team e rende più difficile arrivare al vero lavoro che produce risultati.
Con le distrazioni, come le infinite notifiche e le ridondanze, le persone devono lavorare più tardi o più ore del necessario per rispettare le scadenze. Infatti, secondo l’Anatomia del lavoro, rispondere a una raffica costante di email e notifiche è il motivo principale per cui quasi un terzo dei dipendenti rimane regolarmente in ufficio fino a tardi o lavora da casa dopo l’orario di lavoro. I tre principali fattori che spingono le persone a lavorare fino a tardi? Sono:
rispondere a email continue (41%)
Riunioni impreviste (36%)
Richiesta di approvazioni (34%)
Tutto quel tempo e stress aggiuntivi al lavoro si accumulano, causando ritardi. La stragrande maggioranza degli operatori della conoscenza (88%) sostiene che i progetti urgenti e le grandi iniziative subiscono ritardi o vengono trascurati a causa della mole di attività di cui devono occuparsi.
In altre parole, ci sarà sempre un po’ di lavoro superfluo da svolgere. Ma dedicare tre quarti della giornata ad attività che si possono semplificare e ottimizzare non è necessario e rende i team meno produttivi.
Come siamo arrivati a questo punto?
In poche parole, gli strumenti vengono utilizzati in modo improprio. Mentre la posta elettronica è pensata per la comunicazione, i fogli di calcolo per l’analisi quantitativa e le app di messaggistica per gli aggiornamenti rapidi, vengono spesso utilizzati per gestire progetti e flussi di lavoro. E questo porta a informazioni sparse, comunicazione a compartimenti stagni e perdita di tempo nel tentativo di mettere insieme i pezzi.
I processi giusti non esistono poiché, secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, l'83% dei team afferma che sarebbe più efficiente se fossero in atto i processi giusti.
Ridurre il lavoro superfluo con la gestione del lavoro
C’è una soluzione? Possiamo davvero ridurre la quantità di lavoro superfluo che svolgiamo ogni giorno?
La chiave per ridurre il lavoro superfluo è rendersi conto che i problemi da risolvere non sono problemi di comunicazione e collaborazione, quindi gli strumenti di comunicazione e collaborazione non sono la soluzione ideale. In realtà, si tratta di problemi di coordinamento e, per affrontarli, è necessario adottare la gestione del lavoro.
La gestione del lavoro consiste nell’organizzare il lavoro, dai progetti a tempo determinato ai processi in corso, all’interno di un team e di un’organizzazione, per migliorare la chiarezza e la collaborazione. Gli strumenti di gestione del lavoro che consentono ai team di pianificare, gestire ed eseguire tutto il lavoro, dalle attività quotidiane ai progetti strategici, e di comunicare su tale lavoro in un unico posto, consentono di mettere in pratica la gestione del lavoro. Con uno strumento di gestione del lavoro, il tuo team, e persino l’intera organizzazione, possono essere sulla stessa lunghezza d’onda in ogni aspetto dell’azienda.
I problemi di collaborazione e le inefficienze iniziano a diminuire quando il team adotta la gestione del lavoro. Come? La gestione del lavoro consente a ogni membro del team di concentrarsi sul lavoro che fa progredire la tua azienda, piuttosto che rimanere bloccato nel lavoro superfluo. Ad esempio, l’email torna a essere un vero strumento di comunicazione piuttosto che un modo per gestire il lavoro.
Ma come si fa a iniziare? Scopri di più sui software di gestione del lavoro e su come possono essere implementati e adattati a quasi tutti i team o le organizzazioni per ridurre il lavoro superfluo e iniziare a collaborare in modo più efficiente.
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