Miglioramento continuo in azienda: suggerimenti per applicare il metodo Kaizen

Pensa alla tua vita quotidiana, che si tratti di lavoro, scuola, Home o vita sociale. Ci sono aspetti della tua vita che possono essere migliorati? Anche se potresti essere **contenuto** di come sta andando la tua vita, ci sono sempre opportunità di miglioramento.  

Lo stesso vale per un'organizzazione. Anche se le operazioni procedono senza intoppi, ci sono sempre opportunità di miglioramento. Ecco perché i leader applicano il miglioramento continuo, o kaizen, alle loro aziende. 

Continua a leggere per scoprire come il miglioramento continuo può ridurre i costi e aumentare l’efficienza.

Cos’è il miglioramento continuo (Kaizen)?

Il miglioramento continuo in un’azienda si riferisce al miglioramento graduale di sistemi, processi e prodotti nel tempo. Conosciuto come kaizen, la combinazione di "miglioramento" e "buono" in giapponese, il miglioramento continuo prende una filosofia di vita e la applica all'azienda. Il processo di miglioramento continuo suggerisce che se apportiamo piccoli miglioramenti incrementali nel tempo, questi piccoli miglioramenti possono portare a grandi cambiamenti nel lungo termine.

Il processo Kaizen è stato reso popolare negli anni '50, dopo la Seconda guerra mondiale, dai produttori giapponesi. L’obiettivo del kaizen è migliorare continuamente i processi in modo da eliminare qualsiasi spreco. In questo contesto, per spreco si intende qualsiasi uso inefficiente del tempo o ridondanza nei processi. 

Un famoso esempio del modello di miglioramento continuo è il modello di produzione Toyota, che si concentra sulla produzione solo di “ciò che è necessario, quando è necessario e nella quantità necessaria”. Da allora, è stato applicato a molte aziende, anche al di fuori del settore manifatturiero.

Come funziona il processo di miglioramento continuo

L’obiettivo del processo di miglioramento continuo è ottimizzare le attività che generano valore per i clienti, eliminando le inefficienze. Nella metodologia Lean, ci sono tre tipi di sprechi che il processo di miglioramento continuo mira a eliminare: Muda, Mura e Muri. 

Muda: sprechi che impediscono l’eccellenza

La parola giapponese muda si traduce con “spreco” o “inutilità”. Per quanto riguarda il processo di miglioramento continuo, questi tipi di sprechi impediscono a determinati processi di lavoro di raggiungere l’eccellenza operativa. 

Esistono due tipi di sprechi muda: 

• Tipo 1: processi che non aggiungono valore ai clienti, ma sono comunque necessari per il cliente finale. Prendiamo ad esempio le ispezioni di sicurezza. Sebbene non aggiungano direttamente valore al prodotto finale, sono necessarie e fondamentali per garantire un prodotto sicuro.

• Tipo 2: processi che non aggiungono valore ai clienti e non sono necessari per il cliente finale. Si tratta spesso di processi interni, come la documentazione e la tenuta dei registri. Questi sono i processi che il metodo Kaizen mira a ridurre.

Esistono sette categorie di sprechi che rientrano nel muda di tipo 2. Ecco quali sono:

1. Trasporto: movimento eccessivo del prodotto

2. Inventario: merci e materie prime in eccesso

3. Movimento: movimento eccessivo di macchine o persone

4. Attesa: tempo di inattività tra un passaggio e l’altro

5. Sovrapproduzione: produzione eccessiva di un prodotto

6. Sovra-elaborazione: aggiungere troppo a un prodotto che non fornisce valore

7. Difetti: produzione di prodotti inutilizzabili

Mura: sprechi che portano a squilibri

Mura significa "irregolarità". Per evitare che si verifichi il mura, l’obiettivo è avere un processo equilibrato e semplificato in modo che nessuna fase presenti un collo di bottiglia. 

Una catena di montaggio è un semplice esempio di mura. Se una sezione della catena di montaggio è in ritardo, il team potrebbe produrre una quantità insufficiente o eccessiva di un prodotto specifico per compensare il collo di bottiglia.

Muri: spreco che sovraccarica

La parola giapponese muri significa “sovraccarico” o “oltre il proprio potere”. In termini di carico di lavoro, muri indica una quantità irragionevole di lavoro. Il muri può anche causare danni ai macchinari, con conseguenti riparazioni costose. In termini di dipendenti, il muri può portare ad assenteismo, malattia e burnout. 

Modelli e tecniche di miglioramento continuo

Esistono diverse strategie per creare una cultura del miglioramento continuo. Di seguito elenchiamo alcune delle più comuni.

Pianificare-Fare-Verificare-Agire

Il ciclo PDCA è stato introdotto da Walter Shewart e ulteriormente sviluppato da W. Edwards Deming.

Il ciclo PDCA prevede quattro fasi principali:

• ​Pianifica: identifica l’obiettivo principale del progetto e come misurerai il successo.

• Fai: prova il tuo piano per raggiungere l’obiettivo.

• Verifica: rivedi le azioni della fase Fai. Le cose stanno migliorando?

• Agire: implementare le modifiche all'intero progetto o, se il test nella fase di azione non ha funzionato, apportare piccole modifiche fino a quando non funziona.

Il framework viene utilizzato per affrontare e risolvere i problemi di gestione dei progetti e di miglioramento dei processi. A causa della natura ciclica di questa metodologia, è un modo semplice per implementare continuamente le modifiche.

Ideale per: organizzazioni che cercano un ciclo di miglioramento continuo che possa essere modificato man mano che l’azienda cresce e cambia. Il PDCA getta le basi per il miglioramento continuo, che puoi adattare secondo necessità. 

Six Sigma

Six Sigma è una metodologia di miglioramento dei processi spesso utilizzata nella produzione. Six Sigma funziona riducendo al minimo la variabilità durante il processo di produzione. Ciò si ottiene attraverso rigorose valutazioni di garanzia della qualità. 

Esistono due metodologie principali in Six Sigma: DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control, ovvero definizione, misurazione, analisi, miglioramento e controllo) e DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, and Verify, ovvero definizione, misurazione, analisi, progettazione e verifica). 

DMAIC ha cinque fasi:

• Definire il sistema.

• Misurare gli aspetti chiave del processo attuale e raccogliere dati.

• Analizzare i dati per verificare causa ed effetto.

• Migliorare o ottimizzare il processo attuale in base ai dati.

• Controllare il processo per evitare deviazioni in futuro.

Mentre DMAIC si riferisce al processo generale, DMADV si riferisce specificamente al processo di progettazione del prodotto. Tuttavia, entrambi lavorano per migliorare un sistema attuale. 

Ideale per: organizzazioni, in particolare produttori, che desiderano migliorare un sistema o un prodotto esistente. Quando viene applicata, la metodologia Six Sigma dovrebbe aiutare a fidelizzare i clienti. 

Metodologia Agile

Agile è un Framework di gestione dei progetti che suddivide i progetti in fasi più piccole, o "sprint". Alcuni moduli di Agile sono iterativi, il che consente una cultura del miglioramento continuo. In Agile, i membri del team riflettono durante ogni ciclo di sprint per riflettere su quali piccoli cambiamenti potrebbero essere apportati per il prossimo sprint.

Ideale per: team che cercano un sistema adattabile che si concentri fortemente sulle esigenze dei clienti. La metodologia Agile può anche aiutare a creare costi e tempistiche più accurati per clienti e stakeholder.

Analisi delle cause principali

L’analisi delle cause principali aiuta le organizzazioni a comprendere l’origine di un problema nel loro processo e a trovare la soluzione migliore. 

Questo viene comunemente fatto attraverso un metodo chiamato "I 5 perché", in cui si definisce un problema e poi lo si scompone gradualmente. Un modello dei 5 perché può guidare questo processo e mantenere l’analisi coerente tra i team. Per esempio, se hai a che fare con clienti insoddisfatti, il processo potrebbe essere simile a questo:

Il problema: i clienti sono insoddisfatti

1. Primo perché: perché i clienti sono insoddisfatti? Perché siamo in ritardo con i risultati finali.

2. Secondo perché: perché siamo in ritardo con i risultati finali? Perché i progetti richiedono più tempo del previsto. 

3. Terzo perché: perché i progetti richiedono più tempo del previsto? Perché abbiamo sottovalutato la complessità di alcuni progetti.

4. Quarto perché: perché abbiamo sottovalutato la complessità di alcuni progetti? Perché non abbiamo esaminato le fasi in anticipo. 

5. Quinto perché: perché non abbiamo esaminato le fasi in anticipo? Perché non avevamo abbastanza tempo. 

6. Causa principale: i dipendenti non hanno abbastanza disponibilità per completare i progetti in modo tempestivo. 

Ideale per: organizzazioni con problemi persistenti. Se scopri che gli stessi problemi si ripetono, approfondisci l'analisi delle cause principali per arrivare alla fonte. 

Kanban

Kanban, la combinazione delle parole giapponesi per "segno" e "bacheca", è una metodologia progettata per aiutare i team a bilanciare lavoro e capacità. Il framework Kanban si basa su una filosofia di miglioramento continuo, consentendo di adattare dinamicamente il lavoro in base alla disponibilità del team.

Sviluppato da Taiichi Ochno, un ingegnere della Toyota, alla fine degli anni '40, il metodo prevede la creazione di un backlog di attività e consente ai dipendenti di attingere da esso in base alla loro disponibilità. Da lì, ogni attività viene monitorata attraverso le fasi, che vengono visualizzate su una Bacheca Kanban. 

Uno strumento di gestione del lavoro può aiutare le organizzazioni a creare bacheche Kanban virtuali, in modo che i team possano facilmente controllare lo stato di un progetto.   

Ideale per: team che cercano un modo più strutturato per comunicare e spostare le attività dall'inizio alla fine. Il metodo Kanban è ideale per i team che hanno la flessibilità di prendere e portare a termine attività semplici man mano che si presentano.

Suggerimenti per implementare un modello di miglioramento continuo

Se il tuo team non ha adottato un modello di miglioramento continuo, l’implementazione di nuovi processi potrebbe richiedere del tempo. Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti per implementare questa idea nella tua azienda. 

Inizia a piccoli passi

L’obiettivo del miglioramento continuo è apportare modifiche piccole e incrementali. Inizia a lavorare con una piccola parte dei membri del team per vedere come funzionano le modifiche. Se va bene, inizia a testarlo con più team. Questo processo di implementazione è la pratica del kaizen.

Incoraggia la leadership a essere di mentalità aperta

Il miglioramento continuo funziona particolarmente bene quando gli individui sono incoraggiati dai leader senior. Prepara il tuo team di leadership offrendo corsi di formazione specializzati per incoraggiare nuove idee e rimuovere eventuali ostacoli che potrebbero trovarsi sul percorso di un membro del team mentre tenta di migliorare un flusso di lavoro. 

Non fare della perfezione l’obiettivo

Uno degli aspetti più difficili dell’utilizzo del modello di miglioramento continuo è il desiderio di raggiungere la perfezione. È un'impresa impossibile, e la filosofia alla base del metodo Kaizen è quella di apportare piccoli cambiamenti per essere migliori del giorno precedente. Concentrarsi sulla perfezione può portare il tuo team ad apportare modifiche che non sono realmente necessarie. 

Incoraggiare il feedback

Incoraggia il feedback continuo per assicurarti che il tuo team risponda ai cambiamenti. Il modello PDCA semplifica questo processo incorporando il feedback direttamente nella fase di controllo. Se utilizzi un modello diverso, assicurati di includere una fase di feedback.

Misura i risultati

Pensa al motivo per cui hai introdotto un modello di miglioramento continuo. Per ridurre i costi? Per aumentare la produttività? Migliorare la qualità? 

Qualunque cosa sia, assicurati che sia tracciabile. Trova le metriche che meglio illustrano l'impatto dell'iniziativa e presenta le prove ai membri del team e agli stakeholder. 

Vantaggi delle strategie di miglioramento continuo

Il miglioramento continuo può produrre vantaggi sia operativi che culturali. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi più comuni e immediati. 

Consente modifiche economiche e a basso rischio

Nel miglioramento continuo, le modifiche sono facili da apportare. L’idea alla base del miglioramento continuo è quella di apportare piccole modifiche e testarle per vedere se funzionano. Se non lo fanno, il tuo flusso di lavoro non viene interrotto da questa piccola modifica. 

Un buon esempio potrebbe essere un cambiamento in una catena di montaggio. Il team può provare a cambiare due passaggi che non dipendono l'uno dall'altro e vedere se questo cambia la velocità del flusso di produzione. Se la velocità di produzione è più lenta, il team può facilmente ripristinare il processo originale senza dover modificare l'intero processo. 

Consente alle persone di apportare modifiche

Il miglioramento continuo consente a ogni membro del team di assumersi la responsabilità dei propri processi. Il metodo Kaizen funziona meglio se viene utilizzato in tutta l’organizzazione e radicato nella cultura aziendale. Se qualcosa non funziona per un membro del team, può assumersi la responsabilità di apportare le modifiche necessarie per ottimizzare il proprio flusso di lavoro individuale e ridurre al minimo le convinzioni limitanti. 

Personalizza i processi per team

Un determinato processo può funzionare per un gruppo di membri del team, ma cosa succede quando si aggiungono persone al team? Il flusso di lavoro originale potrebbe non funzionare come prima, ma il metodo Kaizen consente ai team di adattare questi processi agli ambienti in evoluzione. 

Un buon esempio in questo caso sarebbe il ridimensionamento dei flussi di lavoro da un team piccolo a un team più ampio. Un team potrebbe iniziare a monitorare determinate informazioni in un foglio di calcolo quando è composto solo da due o tre persone. Ma cosa succede quando quel team diventa un team di 20 persone? Il numero di persone che lavorano su un foglio di calcolo può diventare ingestibile. 

Il processo Kaizen consente al team di sperimentare il flusso di lavoro delle informazioni che funziona meglio per loro mentre crescono continuamente. 

Favorisce la scoperta e la curiosità

Quando la cultura aziendale incoraggia i membri del team a migliorare i processi aziendali nel modo che preferiscono, favorisce la scoperta e la curiosità all'interno dell'intera azienda. Ciò consente alle persone di sperimentare senza la paura di interrompere i processi o di essere giudicati per il fallimento. Se qualcosa non funziona, le cose possono semplicemente tornare a come erano prima.

Ottimizza i tuoi processi con il miglioramento continuo

Le opportunità di miglioramento non sono sempre molto chiare. A volte, è necessario approfondire i processi per trovare ciò che deve essere aggiornato. L’utilizzo di un approccio strutturato, come il miglioramento continuo, rivela le possibilità di miglioramento e fornisce gli strumenti per raggiungere i tuoi obiettivi.