Gestione del lavoro per la pianificazione delle roadmap digitali con Asana

La definizione di una roadmap digitale non consiste solo nel creare una lista di cose da fare per i progetti, ma nel fare scelte intelligenti che portino a risultati reali. Una roadmap chiara e ben definita richiede l’allineamento con gli stakeholder, la definizione di priorità chiare e la realizzazione di compromessi difficili. Dani Spires, Head of Digital di Asana, conosce questa sfida a menadito. 

“Come team digitale, dobbiamo supportare le esigenze in evoluzione dell’azienda, promuovendo al contempo iniziative tecniche. La pianificazione della roadmap ci aiuta a trovare il giusto equilibrio”, afferma.

Per raggiungere questo obiettivo, il team di Dani rivaluta regolarmente le proprie priorità e integra il feedback proveniente da tutta l’organizzazione per mantenere la roadmap in linea con gli obiettivi strategici. Non è facile, soprattutto quando si lavora con più stakeholder. È qui che entra in gioco Asana.

Quattro modi in cui Asana semplifica la pianificazione delle roadmap

Se eseguita correttamente, la definizione di una roadmap digitale aiuta i team a dare la priorità ai progetti di maggiore impatto, preparando il terreno per la crescita e mantenendo tutti concentrati su ciò che conta. Come dice Dani, l’obiettivo principale è “capire le priorità del team e determinare come possiamo allocare la larghezza di banda per generare impatto, rimanendo concentrati su altre iniziative”.

Per far sì che ciò accada, i team hanno bisogno di uno spazio centralizzato per visualizzare i potenziali progetti, allinearsi sulla strategia, prendere decisioni e monitorare i progressi, il tutto collaborando senza problemi.

Ecco come Asana aiuta il team di Dani a portare a termine il lavoro.

Centralizzare il lavoro della roadmap per una maggiore visibilità

Una delle maggiori sfide nella creazione di una roadmap digitale è mantenere i partner interfunzionali aggiornati durante tutto il processo. Secondo Dani, l’elenco degli stakeholder del team digitale è “lungo e ampio”, e coinvolge molte persone con priorità e responsabilità diverse che devono intervenire per un processo decisionale accurato. E questo significa che tenere tutti informati è una sfida.

Per risolvere questo problema, il team di Dani si affida alla funzionalità di progetto di Asana per creare un progetto di roadmap principale che ospiti tutte le iniziative digitali per l’anno fiscale. All'inizio del processo di definizione della roadmap, gli stakeholder e i team aggiungono i progetti proposti alla roadmap principale come attività di Asana, dando a tutti visibilità e la possibilità di intervenire. 

Per esempio, supponiamo che il team SEO preveda di aggiornare quattro pagine principali su Asana.com nel primo trimestre. Per raggiungere il proprio obiettivo, avrà bisogno di supporto digitale per riprogettare i layout delle pagine, caricare nuovi contenuti e pubblicare gli aggiornamenti. Durante il processo di creazione iniziale della roadmap, il project manager SEO aggiunge un'attività alla roadmap digitale che corrisponde al progetto SEO, ad esempio "Aggiornamenti della pagina principale del 1° trimestre". Quindi, il team digitale esamina l’attività direttamente nella roadmap e utilizza le informazioni fornite per decidere se procedere o meno con il progetto.

“Creando un piano centralizzato in un unico posto, siamo in grado di dare a tutti i nostri partner visibilità e voce in capitolo nel processo”, afferma Dani.

Prendere decisioni sulle risorse basate sui dati

Una volta che il team di Dani ha creato il progetto di roadmap digitale, il passaggio successivo è decidere quali progetti dovrebbero essere inclusi nella versione finale.

Ma non si tratta solo di scegliere il lavoro da fare. Con così tante parti interessate coinvolte, le richieste possono rapidamente portare la roadmap oltre la capacità. Come osserva Dani, esiste un delicato equilibrio tra la definizione delle priorità delle iniziative aziendali critiche, come i progetti che guidano i lead di vendita o la pipeline, e il lavoro tecnico strategico necessario per supportare la crescita a lungo termine.

Per prendere queste decisioni, il team di Dani si affida ai campi personalizzati di Asana. Ogni volta che un richiedente aggiunge un progetto proposto alla roadmap, etichetta l'attività con campi personalizzati progettati per aiutare il team a vedere dove il progetto si inserisce nel quadro generale e a decidere se accettarlo o meno. Questi campi personalizzati includono:

• Trimestre di consegna: il trimestre di consegna pianificato in cui il lavoro deve essere completato.

• Impegno: se il progetto è stato accettato e il livello di impegno.

• Priorità: il livello di priorità dell'attività o del progetto. 

• Team responsabile diretto: quale team digitale sarà responsabile del progetto.

• Impegno: una stima numerica da 1 a 5 che indica il livello di complessità del progetto.

Una volta aggiunti e taggati i progetti, il team digitale valuta il carico di lavoro e decide come allocare la larghezza di banda per i diversi tipi di progetti, come iniziative strategiche, manutenzione tecnica e supporto agli stakeholder. Con una rapida occhiata ai campi personalizzati, i responsabili dei pilastri digitali possono facilmente allinearsi sulla priorità di ogni progetto, sull’impegno richiesto e sul potenziale impatto, rendendo più facile finalizzare la roadmap.

“I nostri campi personalizzati ci consentono di avere conversazioni difficili sulla capacità”, afferma Dani. “Possiamo mostrare agli stakeholder cosa è stato richiesto, cosa è stato fatto e il livello di impegno richiesto, e quindi utilizzare tali informazioni come base per le conversazioni di compromesso”.

Questi campi personalizzati aiutano anche il team di Dani a vedere come ogni progetto si allinea con gli obiettivi principali di Asana. Etichettando le attività con l’obiettivo aziendale di alto livello a cui si riferiscono, il team può essere certo che il lavoro che porta avanti supporta gli obiettivi strategici.

“Con Asana, tutto è collegato”, afferma Dani. “Possiamo vedere chiaramente come le nostre priorità si collegano agli obiettivi di marketing e, in definitiva, agli obiettivi principali dell��azienda.”

Collegare il lavoro tra i team

Sebbene la roadmap digitale sia la principale fonte di riferimento per i progetti del team digitale, non è l’unico progetto in gioco. Diversi team lavorano su più roadmap sovrapposte, come marketing, sviluppo del prodotto o esperienza del cliente. Questa sovrapposizione può facilmente portare a impegni duplicati e sprechi di risorse.

Per evitare che ciò accada, il team di Dani utilizza la funzionalità di multihoming di Asana, che consente a un’attività di essere presente in più progetti. Ad esempio, il progetto della pagina pilastro del primo trimestre del team SEO può essere pubblicato in modo incrociato sulla roadmap SEO, sulla roadmap di marketing dei contenuti e sulla bacheca degli sprint di sviluppo web, mantenendo tutti allineati ed evitando attività duplicate.

“La roadmap digitale è così vasta e abbraccia così tante funzioni che è facile che le attività vengano perse di vista”, afferma Dani. “Il multihoming consente ai nostri partner principali di prendere un progetto digitale e inserirlo nella loro roadmap. In questo modo, possiamo mantenere tutto collegato senza duplicare il lavoro”.

Mantenere il lavoro nei tempi previsti con i resoconti in tempo reale

Una volta che la roadmap è stata definita e il lavoro inizia, il team di Dani utilizza la dashboard di reportistica di Asana per monitorare l’avanzamento. La Dashboard offre una visione di alto livello dello stato del progetto, aiutando il team a risolvere rapidamente i problemi e a prevenire i colli di bottiglia.

 “Utilizziamo la funzionalità Dashboard per tenere sotto controllo i nostri progressi, per capire a che punto siamo rispetto agli obiettivi aziendali”, afferma Dani. “Tutti possono vedere facilmente qual è la priorità assoluta, cosa è bloccato e cosa è in eccesso di capacità.”

Alla fine di ogni trimestre, il team digitale rivede la roadmap e la adatta alle nuove priorità dell’azienda. Se ci sono cambiamenti che richiedono un cambio di obiettivo, vengono discussi durante le trattative trimestrali, in cui il team decide quali progetti portare avanti. La roadmap aggiornata viene quindi condivisa con gli stakeholder per mantenere tutti allineati sui cambiamenti.

Anche dopo la fine di un trimestre, il lavoro del team continua. Il team utilizza le metriche della dashboard per identificare successi e sfide e applicare questi apprendimenti alla pianificazione futura.

“Monitorando le date di inizio e fine della nostra roadmap, possiamo vedere quanti progetti sono stati pianificati e completati entro il periodo di tempo stabilito”, afferma Dani. “Quindi, possiamo utilizzare questi dati per avere una visione chiara di come stiamo progredendo anno dopo anno.” 

Mantieni la roadmap digitale nei tempi previsti

Una roadmap digitale ben gestita non deve essere per forza complicata. Con Asana, il tuo team può allinearsi sulle priorità, semplificare la collaborazione interfunzionale e prendere decisioni basate sui dati che supportano gli obiettivi strategici della tua organizzazione, ponendo le basi per risultati significativi.