Come questa azienda di marketing sta trasformando i flussi di lavoro con l’IA
In un mondo in cui ogni minuto conta, recuperare il tempo perso non è solo utile, è trasformativo.
Eye Care Pro (ECP), una società specializzata in web e marketing al servizio di studi di optometria, lo ha scoperto con il generatore di flussi di lavoro basato sull’IA di Asana, AI Studio.
La senior manager Theresa Welty e la responsabile del team di gestione dei progetti Amy Wagenaar hanno affermato che l’impatto è stato immediato. Le attività ripetitive che un tempo consumavano intere giornate hanno lasciato il posto a flussi di lavoro automatizzati, consentendo al team di 243 membri di concentrarsi su ciò che gli esseri umani sanno fare meglio: il pensiero strategico e la risoluzione creativa dei problemi.
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Applicazioni di IA rivoluzionarie
ECP ha trovato diverse applicazioni di alto valore sia per AI Studio che per le funzionalità di intelligenza artificiale integrate in tutta la piattaforma Asana:
1. Creazione di automazioni dell’IA senza competenze tecniche
Prima di AI Studio, la creazione di flussi di lavoro basati sull’IA avrebbe messo in difficoltà i membri del team che non avevano competenze tecniche. “Non ero brava a impostare i flussi di lavoro. Ma non appena è uscito AI Studio, ho potuto semplicemente digitare ciò che volevo che l’IA facesse”, ha affermato Theresa.
2. Approfondimenti istantanei sui progetti
ECP ora ottimizza la definizione delle priorità delle attività e la gestione del carico di lavoro con approfondimenti generati dall’IA sugli stati dei progetti, consentendo decisioni più intelligenti sull’assegnazione delle risorse. “I riepiloghi dei portfolio generati dall’IA su Asana sono inestimabili”, ha affermato Theresa. “Se dovessi esaminare ogni progetto, contattare i project manager per gli aggiornamenti o creare personalmente resoconti sullo stato, ci vorrebbero ore”.
3. Sintesi intelligente delle conversazioni
Per i project manager come Amy, la funzionalità di riepilogo delle conversazioni è stata rivoluzionaria.
“Essere un project manager significa passare costantemente da un progetto all’altro. Quando ci sono più di 80 commenti su un’attività, la funzione di riepilogo è probabilmente il mio più grande risparmio di tempo”, ha affermato Amy. “Posso capire immediatamente cosa sta succedendo senza leggere tutto.”
4. Assegnazione automatica delle attività
ECP ha implementato un flusso di lavoro basato sull’IA che assegna automaticamente le attività in base ai campi dati personalizzati, eliminando i processi di assegnazione manuale.
"Non appena un'attività viene importata in un progetto, viene inviata automaticamente una notifica a una persona specifica in base a un campo dati personalizzato", ha affermato Amy. “In questo modo, le attività raggiungono i membri del team giusti al momento giusto, invece di restare in sospeso in attesa che qualcuno intervenga”.
5. Riduzione del lavoro ripetitivo
Il team sfrutta l’IA per automatizzare le attività precedentemente manuali, riducendo i colli di bottiglia e creando più tempo per il lavoro strategico.
Un esempio efficace è il sistema di check-out giornaliero: “Le attività vengono importate, assegnate automaticamente a persone specifiche con descrizioni personalizzate e collegamenti a moduli Microsoft, e quindi completate automaticamente alla data di scadenza”, ha affermato Amy.
6. Assistenza intelligente per i campi dati
ECP è rimasta particolarmente colpita dalla capacità di compilazione automatica dei campi dati di Asana. In un caso, dopo che un membro del team ha eliminato accidentalmente dei campi, l’IA ha suggerito e ripristinato i dati mancanti.
“È una grande vittoria perché importiamo frequentemente i dati dei clienti da altri strumenti”, ha affermato Amy. “Quando qualcosa va storto, avere quella rete di sicurezza dell’IA fa risparmiare un sacco di tempo nella convalida dei dati”.
7. Identificazione degli impegni duplicati
Un’altra area di esplorazione per il team sono i flussi di lavoro basati sull’IA creati in AI Studio per identificare il lavoro sovrapposto.
“In una grande organizzazione, non sempre si sa chi sta lavorando a cosa. I team non sono sempre allineati e spesso duplicano gli impegni”, ha affermato Theresa.
L’utilizzo dell’IA per identificare il lavoro duplicato “aiuterà le persone a completare le attività più rapidamente, vedendo come è stato svolto un lavoro simile in precedenza, migliorando l’efficacia, l’efficienza e la qualità, fornendo al contempo opportunità di formazione”.
Il nostro punto di vista: esseri umani e IA
Sebbene l'IA sia incredibilmente potente, non è perfetta. Far controllare agli esseri umani il lavoro dell'IA non significa solo individuare gli errori, ma assicurarsi che tutto proceda come previsto. Invece di fare tutto da zero, i nostri team possono rivedere e perfezionare rapidamente ciò che l’IA produce. Questo ci consente di affrontare più progetti, analizzare più dati e fare più di quanto potremmo mai fare da soli.
Impatto nel mondo reale
Per ECP, le funzionalità di IA di Asana hanno trasformato le operazioni quotidiane. I membri del team non tecnico ora creano i propri flussi di lavoro, le attività raggiungono automaticamente le persone giuste e i project manager comprendono rapidamente le conversazioni senza dover leggere decine di commenti.
Questi miglioramenti pratici fanno risparmiare ore settimanali al team, riducendo al contempo la frustrazione del lavoro.
Il successo di ECP si basa sull’automazione applicata in modo ponderato, in cui i risultati derivano dall’identificazione di punti critici specifici in cui l’IA può aiutare le persone a lavorare in modo più efficiente, piuttosto che dall’adozione della tecnologia fine a se stessa.
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