Rencana hubungan masyarakat

Upaya humas membangun kesadaran dan kepercayaan dengan audiens Anda. Itulah alasan sangat pentingnya PR Anda konsisten dan tertata, jika tidak, Anda akan terlihat berantakan, dan bahkan kacau. Namun, bagaimana Anda mengelola tingkat konsistensi ini dalam organisasi besar yang memiliki "banyak koki di dapur"? Jawaban: dengan membuat panduan langkah demi langkah untuk proses perencanaan humas—juga dikenal sebagai templat perencanaan humas.

Apa itu templat perencanaan humas?

Templat perencanaan humas adalah garis besar tersimpan dari proses perencanaan humas Anda. Templat ini berfungsi sebagai panduan langkah demi langkah, yang memungkinkan siapa saja di tim Anda untuk membuat dan membangun rencana humas tanpa melewatkan apa pun. 

Anggap templat rencana humas sebagai rencana tindakan untuk semua hal yang perlu dilakukan agar kampanye humas sukses. Dengan membuat rencana humas sebagai templat, Anda memastikan setiap rencana media mencakup detail penting—seperti rencana embargo media, publikasi dan jurnalis yang Anda hubungi, dan banyak lagi. 

Mengapa menggunakan templat rencana humas?

Upaya humas sering bersifat lintas fungsi. Meskipun Anda (sebagai penanggung jawab humas) bertanggung jawab untuk membangun hubungan media dan menyusun rencana komunikasi, Anda mungkin mengandalkan tim lain untuk membantu dalam proses ini. Seringkali, ini termasuk berkoordinasi dengan strategi pemasaran perusahaan Anda dan merencanakan waktu pemasaran konten dengan kampanye PR Anda. Atau, Anda mungkin perlu bekerja sama dengan tim produk untuk memverifikasi spesifikasi teknis. Apa pun perusahaan tempat Anda bekerja, pekerjaan humas jarang dilakukan sendiri.

Dan langkah-langkah dalam proses PR seringkali sangat penting. Misalnya, Anda mungkin ingin menjalankan semua siaran pers oleh tim hukum, atau memberlakukan embargo konten yang berakhir pukul 06.00. Dengan melacak semua detail kecil—namun penting—di satu tempat, Anda dapat memastikan detail tersebut tidak terlupakan, terlepas dari siapa yang menjalankan kampanye PR.

Itulah alasan sangat pentingnya memiliki proses yang kokoh. Menggunakan templat untuk perencanaan hubungan masyarakat akan membantu Anda berkoordinasi di seluruh bagian, sembari memastikan bahwa setiap langkah penting disertakan. Jika Anda membuat templat rencana hubungan masyarakat di platform manajemen kerja, Anda juga dapat terhubung langsung dengan tim dan memantau hal yang sedang terjadi dan kapan. Dengan begitu, Anda dapat melacak jika ada bagian yang terlewat.

Hal yang harus dicantumkan dalam templat rencana humas

Templat rencana Humas harus merangkum kebutuhan tim spesifik Anda. Saat membuatnya, mulailah dengan Bagian di bawah ini—lalu sesuaikan templat agar sesuai dengan tim Anda.

• Sumber daya: Sertakan informasi yang telah Anda kumpulkan tentang audiens target, riset pasar, dan strategi hubungan masyarakat. Ini melakukan dua hal: memberikan akses mudah ke dokumen yang Anda butuhkan selama kampanye PR, dan menunjukkan keterkaitan rencana ini dengan gol dan inisiatif PR yang lebih besar.

• Penerima tugas: Berikan bagian dan tugas yang relevan kepada anggota tim tertentu, jadi pemangku kepentingan tahu siapa yang bertanggung jawab atas item tindakan tertentu. Ini membantu pemangku kepentingan mengirimkan pertanyaan kepada orang yang tepat, jadi mereka dapat memperoleh jawaban lebih cepat.

• Saluran media: Sertakan platform yang Anda hubungi untuk penjangkauan. Ini kemungkinan akan mencakup publikasi tradisional, tetapi Anda juga dapat melampaui itu. Apakah Anda menjalankan kampanye media sosial? Sertakan influencer. Terhubung dengan tim komunikasi pemasaran di perusahaan lain? Cantumkan juga di sini. 

• Pelaporan: Bagian terakhir dari templat rencana PR harus menunjukkan cara Anda mengukur kesuksesan. Jelaskan secara spesifik—apakah Anda menginginkan peringkat, penghargaan, atau peningkatan jangka pendek? Setiap gol berbeda, dan karena itu memerlukan jenis pelaporan yang berbeda.

Cara menggunakan templat rencana humas

Templat rencana hubungan masyarakat lebih dari sekadar garis besar—ini adalah dokumen dinamis yang melindungi perusahaan Anda dari kesalahan kritis di mata publik. Dalam hal ini, kasus penggunaan terbesar—dan terpenting—dari templat Anda adalah berfungsi sebagai panduan langkah demi langkah untuk proses PR perusahaan Anda.

Bergantung pada situasi spesifik Anda, langkah-langkah ini mungkin mencakup:

• Menghubungi pelanggan sebelum rilis untuk mengonfirmasi kutipan.

• Memeriksa dengan tim hukum atau eksekutif sesuai kebutuhan.

• Menghubungi jurnalis untuk penempatan media.

• Mengatur embargo media pada berita apa pun, sehingga informasi terbaru dirilis pada waktu yang tepat.

• Menggunakan templat siaran pers untuk menyusun pesan utama untuk pengumuman baru.

• Mengatur waktu rilis rencana hingga ke menit terakhir jika perlu untuk memastikan Anda membagikan detail yang tepat, dengan orang yang tepat, pada waktu yang tepat.

• Menyampaikan pertanyaan tindak lanjut kepada eksekutif yang tepat setelah pengumuman besar.

• Mengumpulkan metrik untuk menganalisis tanggapan keseluruhan terhadap kampanye. 

Baik Anda baru mengenal PR atau profesional berpengalaman, templat rencana PR akan membantu Anda menghasilkan kampanye hubungan masyarakat terbaik, setiap saat.

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim Anda.

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

• Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua Tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan tanggal selesai setiap tugas, tetapi juga dapat melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak perpaduan bagian-bagian dalam rencana Anda. Selain itu, ketika dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum konflik terjadi, jadi Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal. 

• Gol. Gol di Asana terhubung langsung dengan pekerjaan yang Anda lakukan untuk mencapainya sehingga memudahkan anggota tim untuk melihat hal yang perlu diraih. Gol kita kerap terpisah dari pekerjaan yang dilakukan untuk mencapainya. Dengan menghubungkan gol tim dan gol perusahaan dengan pekerjaan yang menyokongnya, anggota tim memiliki wawasan real-time dan kejelasan tentang cara pekerjaannya secara langsung berkontribusi pada kesuksesan tim dan perusahaan. Hasilnya, anggota tim dapat mengambil keputusan yang lebih baik. Jika perlu, mereka dapat mengidentifikasi proyek yang mendukung strategi perusahaan dan memprioritaskan pekerjaan yang memberikan hasil yang terukur. 

Aplikasi yang direkomendasikan

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan mudah.

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

• Box. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Box yang terpasang pada panel tugas Asana.

Pertanyaan Umum