Bagaimana kerja tentang kerja menghalangi pekerjaan nyata
Ringkasan
Business di seluruh dunia berubah dengan cepat. Dari munculnya pekerjaan jarak jauh dan fleksibel hingga cara organisasi berkomunikasi secara internal, banyak aspek pekerjaan saat ini terlihat berbeda dari beberapa tahun lalu. Yang paling utama dari begitu banyak perubahan adalah cara kita berkolaborasi di Tempat Kerja dan alat serta perangkat lunak baru yang membantu memfasilitasi hal tersebut.
Namun, jika tidak dikelola dengan baik, tidak semua perubahan atau kolaborasi itu baik.
Dengan maraknya saluran komunikasi dan kolaborasi, muncul pula pemberitahuan tanpa akhir dan proyek yang terisolasi. Seiring dengan bertambahnya beban kerja, informasi menjadi makin terfragmentasi dan peran serta tanggung jawab menjadi makin tidak jelas. Dengan berupaya menjadi lebih terhubung, kita telah menciptakan sejumlah masalah lain yang menambah banyak pekerjaan yang tidak perlu dan membosankan untuk terus melacak hal yang sedang berlangsung.
Dengan kata lain, pekerja intelektual saat ini dibebani oleh banyaknya "kerja tentang kerja".
Apa itu kerja tentang kerja?
Anda mungkin bertanya-tanya, apa sebenarnya "Kerja tentang kerja"? Indeks Anatomi Kerja Asana, yang meninjau lebih dari 10.000 pekerja intelektual dari seluruh dunia, mendefinisikan kerja tentang kerja sebagai: aktivitas yang menghabiskan waktu untuk pekerjaan yang berarti, termasuk berkomunikasi tentang pekerjaan, mencari informasi, beralih antar-aplikasi, mengelola pergeseran prioritas, dan mengejar status pekerjaan.
Seperti apa itu dalam kehidupan nyata? Kerja tentang kerja adalah semua aktivitas yang Anda lakukan sepanjang hari yang bukan pekerjaan terampil yang sebenarnya yang menjadi tugas Anda, seperti analisis pemasaran atau pengodean. Ini adalah hal-hal biasa yang memakan waktu yang dianggap sebagian besar orang sebagai bagian dari pekerjaan.
Menurut Indeks Anatomi Kerja Asana, 60% waktu seseorang di tempat kerja dihabiskan untuk Kerja tentang kerja dan bukan untuk pekerjaan terampil. Semua jam tersebut menghasilkan banyak waktu yang hilang. Secara global, selama setahun, rata-rata pekerja intelektual menghabiskan 103 jam di rapat yang tidak perlu, 209 jam untuk pekerjaan duplikat, dan 352 jam membicarakan pekerjaan.
Semua waktu yang dihabiskan untuk tugas acak, bukan untuk pekerjaan profesional yang menjadi tanggung jawab Anda dan anggota tim, menciptakan efek riak negatif yang dirasakan di seluruh tim dan organisasi.
How to find focus & flow in a distracted world
Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.
Bagaimana kerja tentang kerja merugikan produktivitas
Jika dipikir-pikir, kerja tentang kerja tidak hanya membuat hari-hari lebih panjang dan lebih sulit. Karena mengalihkan perhatian dari pekerjaan penting lainnya, efeknya dapat dilihat dalam banyak proyek yang tertunda, batas waktu yang terlewat, dan upaya yang sia-sia.
Dan ini menimbulkan masalah nyata bagi individu maupun organisasi.
Melihat gambaran besarnya, Indeks Anatomi Kerja menemukan bahwa sebagian besar pekerja intelektual (88%) setuju bahwa proyek yang sensitif terhadap waktu dan inisiatif besar telah tertinggal atau luput dari perhatian karena banyaknya tugas yang harus mereka kerjakan.
Dengan begitu banyak gangguan dan repositori informasi yang berbeda, hampir tidak mungkin bagi orang untuk terus memegang kendali atas detail. Banyak organisasi tidak memiliki proses yang tepat untuk merencanakan, mengatur, dan melaksanakan tugas atau mengelola proyek.
Pada tingkat individu, **kerja tentang kerja** secara signifikan memengaruhi beban kerja harian.
Indeks Anatomi Kerja juga menemukan bahwa kerja tentang kerja berkontribusi pada beban kerja yang tidak seimbang dan jam kerja yang panjang. Apa alasan utama orang bekerja lembur? Menanggapi email dan pesan, rapat tak terduga, mengejar persetujuan, dan kurangnya kejelasan seputar gol dan tanggung jawab.
Dalam studi sebelumnya yang dilakukan Asana, yang mensurvei 6.000 pekerja intelektual di seluruh Australia, AS, dan Inggris, 80% pekerja intelektual melaporkan merasa hampir mengalami kelelahan.Β Peningkatan beban kerja yang tidak seimbangΒ merupakan sumber utama stres bagi seperempat pegawai dan, ketika orang merasa stres, 82% mengatakan mereka merasa kurang terlibat dengan pekerjaan mereka.
Ternyata lebih banyak pekerjaan dan kolaborasi tidak selalu meningkatkan produktivitas dan kebahagiaan. Namun, ini jelas bukan akhir dari cerita.
Hentikan kerja tentang kerjaβdan kembali ke Business
Kerja tentang kerja adalah masalah universal, tetapi ada beberapa cara untuk mengatasinya.
Banyak ketidakpuasan dan stres berasal dari kurangnya kejelasan dan keselarasan. Indeks Anatomi Kerja menemukan bahwa hanya 43% responden yang paham tentang tujuan organisasi mereka untuk tahun ini dan hanya 46% yang paham tentang cara pekerjaan mereka menambah nilai bagi perusahaan.
Menyelaraskan semua orang dengan gambaran besar sangat penting untuk memastikan kelancaran pekerjaan sehari-hari. Jika orang tidak tahu bagaimana pekerjaan mereka selaras dengan gol umum, sulit untuk tetap termotivasi dan menghasilkan pekerjaan yang berharga.
Di Asana, kami menggunakanΒ piramida kejelasanΒ untuk memberikan struktur bagi semua orang di perusahaan. Piramida ini menghubungkan tujuan jangka panjang dengan gol jangka pendek, baik itu peta jalan produk atau rencana bisnis. Di bagian paling atas piramida, terdapat misi, yang memandu semua keputusan, diikuti oleh strategi, lalu tujuan tingkat perusahaan, tujuan departemen, tujuan triwulanan, proyek individu, dan tugas. Ini adalah pekerjaan sehari-hari yang memenuhi sebagian besar waktu kita. Namun, karena semuanya berkaitan dengan misi, pada akhirnya, semua orang tahu persis cara mereka berkontribusi pada tujuan keseluruhan perusahaan.
Setelah semua orang selaras dan mengetahui bagaimana mereka terhubung dengan inisiatif strategis dan misi perusahaan, Anda perlu memikirkan kembali teknologi, menggunakannya dengan cara yang membantu, bukan menghambat, proses.
Saat ini, rata-rata pegawai menggunakan 10 aplikasi berbeda setiap hari. Makin banyak aplikasi yang mereka gunakan, makin lama mereka merasa terganggu atau menunda-nunda. Mengurangi kekacauan dan menyatukan semua orang ke dalam satu sistem denganΒ platform manajemen kerjaΒ sangat penting bagi banyak perusahaan yang sukses dan bergerak cepat.
Cara ClassPass menemukan kejelasan
DiΒ ClassPass, perusahaan yang berkembang pesat yang memudahkan untuk menemukan dan memesan kelas kebugaran, tim pemasaran yang beranggotakan 25 orang ditugaskan untuk menjalankan lebih dari 200 kampanye per tahun guna meningkatkan kesadaran merek dan basis pengguna perusahaan. Namun, menyampaikan kampanye dalam skala besarβdan dengan cepatβbukanlah proses yang mudah.
Tim pemasaran menggunakan kombinasi email, obrolan, dan spreadsheet yang rumit untuk berkolaborasi dalam kampanye, yang mengakibatkan:
Tidak ada sumber kebenaran atau akuntabilitas pada tenggat
Kebutuhan yang konstan akan pembaruan status
Sekat Informasi dan dokumen hilang di utas email
Permintaan kerja duplikat yang seharusnya dapat digabungkan
Dengan diperkenalkannya Asana, mereka menghapus banyak aplikasi dan mulai berkolaborasi di satu tempat. Hasilnya, mereka mengurangi rapat tim sebesar 25%, meningkatkan efisiensi tim sebesar 20%, dan menghasilkan kampanye 30-40% lebih cepat.
Dengan menyelaraskan dengan gol perusahaan yang lebih besarβmeningkatkan kesadaran merek dan pendaftaranβdan kemudian menggunakan teknologi secara efisien, ClassPass menghilangkan banyak kebingungan dan Kerja tentang kerja yang sebelumnya mengganggu tim mereka.
Ketika pegawai merasa terhubung dengan misi yang lebih besar dan memiliki alat yang memberdayakan daripada membebani, mereka dapat berkolaborasi secara lebih efisien, mengendalikan beban kerja, dan membuat keputusan lebih cepat. Mudah-mudahan, hasilnya akan membuktikan semuanya.
How to find focus & flow in a distracted world
Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.
