Peningkatan berkelanjutan dalam Business: Kiat menerapkan kaizen

Pikirkan tentang kehidupan sehari-hari Anda, baik itu pekerjaan, sekolah, beranda, atau kehidupan sosial Anda. Apakah ada aspek kehidupan Anda yang dapat ditingkatkan? Meskipun Anda mungkin puas dengan kehidupan Anda saat ini, selalu ada peluang untuk perbaikan.  

Hal yang sama berlaku untuk organisasi. Meskipun operasi berjalan lancar, selalu ada peluang peningkatan. Itulah sebabnya para pemimpin menerapkan peningkatan berkelanjutan, atau kaizen, pada bisnis mereka. 

Teruslah membaca saat kami menggambarkan cara peningkatan berkelanjutan dapat memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi.

Apa itu peningkatan berkelanjutan (kaizen)?

Peningkatan berkelanjutan dalam Business mengacu pada peningkatan sistem, proses, dan produk secara bertahap dari waktu ke waktu. Dikenal sebagai kaizen, kombinasi dari "peningkatan" dan "baik" dalam bahasa Jepang, peningkatan berkelanjutan mengambil filosofi untuk hidup dan menerapkannya pada Business. Proses peningkatan berkelanjutan menunjukkan bahwa jika kita membuat peningkatan kecil dan bertahap dari waktu ke waktu, peningkatan kecil ini dapat menyebabkan perubahan besar dalam jangka panjang.

Proses kaizen dipopulerkan pada 1950-an setelah Perang Dunia II oleh produsen Jepang. Gol kaizen adalah terus meningkatkan proses sehingga setiap pemborosan dapat dihilangkan. Dalam konteks ini, pemborosan mengacu pada penggunaan waktu yang tidak efisien atau redundansi dalam proses. 

Contoh terkenal dari model peningkatan berkelanjutan adalah model manufaktur Toyota, yang berfokus untuk hanya membuat "apa yang dibutuhkan, saat dibutuhkan, dan dalam jumlah yang dibutuhkan." Sejak itu, model ini telah diterapkan ke banyak bisnis, termasuk yang berada di luar bidang manufaktur.

Cara kerja proses peningkatan berkelanjutan

Gol dari proses peningkatan berkelanjutan adalah mengoptimalkan aktivitas yang menghasilkan nilai bagi pelanggan sekaligus menghilangkan inefisiensi. Dalam metodologi lean, ada tiga jenis pemborosan yang ingin dihilangkan oleh proses peningkatan berkelanjutan: Muda, Mura, dan Muri. 

Muda: Pemborosan yang menghambat keunggulan

Kata muda dalam bahasa Jepang berarti "pemborosan" atau "ketidakbergunaan". Terkait proses peningkatan berkelanjutan, jenis pemborosan ini mencegah proses kerja tertentu mencapai keunggulan operasional. 

Ada dua jenis pemborosan muda: 

• Jenis 1: Proses yang tidak memberi nilai tambah kepada pelanggan, tetapi masih diperlukan untuk pelanggan akhir. Contohnya, inspeksi keselamatan. Meskipun tidak langsung menambah nilai pada produk akhir, proses ini diperlukan dan sangat penting untuk memastikan produk yang aman.

• Tipe 2: Proses yang tidak memberi nilai tambah kepada pelanggan dan tidak diperlukan untuk pelanggan akhir. Ini sering kali merupakan proses internal, seperti dokumentasi dan penyimpanan catatan. Ini adalah proses yang ingin dikurangi oleh metode kaizen.

Ada tujuh kategori pemborosan yang termasuk dalam muda Tipe 2. Yaitu:

1. Transportasi: pergerakan produk yang berlebihan

2. Inventaris: barang dan bahan baku yang berlebihan

3. Gerakan: pergerakan mesin atau orang yang berlebihan

4. Menunggu: waktu menganggur antara satu langkah ke langkah berikutnya

5. Produksi berlebih: menghasilkan terlalu banyak produk

6. Overprocessing: menambahkan terlalu banyak hal ke produk yang tidak memberikan nilai

7. Cacat: menghasilkan produk yang tidak dapat digunakan

Mura: Pemborosan yang menyebabkan ketidakseimbangan

Mura berarti “ketidakrataan” atau “ketidakteraturan.” Untuk mencegah terjadinya mura, golnya adalah memiliki proses yang seimbang dan efisien sehingga tidak ada satu pun tahap yang mengalami kemacetan. 

Lini perakitan adalah contoh sederhana dari mura. Jika satu bagian dari lini perakitan mengalami kemacetan, tim mungkin menghasilkan terlalu sedikit atau terlalu banyak produk tertentu untuk mengimbangi kemacetan tersebut.

Muri: Pemborosan yang membebani

Kata Jepang muri berarti “kelebihan beban” atau “di luar kemampuan seseorang.” Dalam hal beban kerja, muri menunjukkan jumlah pekerjaan yang tidak masuk akal. Muri juga dapat menyebabkan kerusakan pada mesin, yang mengakibatkan biaya perbaikan yang mahal. Dalam hal pegawai, muri dapat menyebabkan ketidakhadiran, sakit, dan burnout. 

Model dan teknik peningkatan berkelanjutan

Ada berbagai strategi untuk menciptakan budaya peningkatan berkelanjutan. Berikut beberapa strategi umum.

Plan-Do-Check-Act

Siklus PDCA diperkenalkan oleh Walter Shewart dan dikembangkan lebih lanjut oleh W. Edwards Deming.

Ada empat langkah utama dalam siklus PDCA:

• ​Rencanakan: Identifikasi gol utama proyek ini dan cara Anda akan mengukur kesuksesan.

• Lakukan: Uji rencana Anda untuk mencapai gol.

• Periksa: Tinjau tindakan dari fase Lakukan. Apakah ada peningkatan?

• Bertindak: Lakukan perubahan pada proyek secara keseluruhan, atau jika pengujian pada fase Lakukan tidak berhasil, buat perubahan kecil hingga berhasil.

Kerangka Kerja ini digunakan untuk mendekati dan menyelesaikan masalah manajemen proyek dan peningkatan proses. Karena sifat metodologi ini yang bersifat siklus, ini adalah cara mudah untuk terus menerapkan perubahan

Cocok untuk: Organisasi yang mencari siklus peningkatan berkelanjutan yang dapat disesuaikan seiring pertumbuhan dan perubahan perusahaan. PDCA meletakkan dasar untuk peningkatan berkelanjutan yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan. 

Six Sigma

Six Sigma adalah metodologi peningkatan proses yang sering digunakan dalam manufaktur. Six Sigma bekerja dengan meminimalkan variabilitas selama proses manufaktur. Hal ini dicapai melalui penilaian jaminan kualitas yang ketat. 

Ada dua metodologi utama dalam Six Sigma: Define, Measure, Analyze, Improve, and Control (DMAIC) dan Define, Measure, Analyze, Design, and Verify (DMADV). 

DMAIC memiliki lima fase:

• Tentukan sistem.

• Mengukur aspek-aspek utama dari proses saat ini dan mengumpulkan data.

• Menganalisis data untuk memverifikasi sebab dan akibat.

• Meningkatkan atau mengoptimalkan proses saat ini berdasarkan data.

• Mengontrol proses untuk mencegah penyimpangan di masa mendatang.

Sementara DMAIC berkaitan dengan keseluruhan proses, DMADV secara khusus mengacu pada proses desain produk. Namun, keduanya berfungsi untuk meningkatkan sistem saat ini. 

Cocok untuk: Organisasi, terutama produsen, yang ingin meningkatkan sistem atau produk yang ada. Ketika diterapkan, Six Sigma akan membantu membangun dan mempertahankan loyalitas serta retensi pelanggan. 

Metodologi Agile

Agile adalah Kerangka Kerja manajemen proyek yang membagi proyek menjadi beberapa fase yang lebih kecil, atau "sprint". Beberapa formulir Agile bersifat iteratif, yang memungkinkan budaya peningkatan berkelanjutan. Dalam Agile, anggota tim merefleksikan kembali selama setiap siklus sprint untuk merefleksikan perubahan kecil apa yang dapat dilakukan untuk sprint berikutnya.

Cocok untuk: Tim yang mencari sistem yang mudah beradaptasi dan sangat berfokus pada kebutuhan pelanggan. Agile juga dapat membantu membuat perkiraan biaya dan linimasa yang paling akurat untuk klien dan pemangku kepentingan.

Analisis akar penyebab

Analisis akar masalah membantu organisasi memahami sumber masalah dalam prosesnya dan menemukan solusi terbaik. 

Ini biasanya dilakukan melalui metode yang disebut "5 Alasan", di mana Anda mendefinisikan masalah dan kemudian menguraikannya sedikit demi sedikit. Templat 5 Why dapat memandu proses ini dan menjaga agar analisis tetap konsisten di seluruh tim. Misalnya, jika Anda berurusan dengan klien yang tidak puas, prosesnya mungkin terlihat seperti ini:

Masalah: Klien tidak puas

1. Alasan pertama: Mengapa klien tidak puas? Karena kami terlambat menyerahkan hasil akhir.

2. Alasan kedua: Mengapa kita terlambat menyerahkan hasil akhir? Karena proyek memakan waktu lebih lama dari yang diantisipasi. 

3. Alasan ketiga: Mengapa proyek memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan? Karena kita meremehkan kompleksitas proyek tertentu.

4. Pertanyaan keempat: Mengapa kita meremehkan kompleksitas proyek tertentu? Karena kita tidak melihat tahapannya lebih awal. 

5. Mengapa kelima: Mengapa kita tidak melihat tahapannya lebih awal? Karena kita tidak punya cukup waktu. 

6. Akar masalah: Pegawai tidak memiliki cukup bandwidth untuk menyelesaikan proyek secara tepat waktu. 

Cocok untuk: Organisasi dengan masalah yang terus berlanjut. Jika Anda menemukan masalah yang sama berulang, selami analisis akar masalah untuk menemukan sumbernya. 

Kanban

Kanban, kombinasi dari kata-kata Jepang untuk "tanda" dan "papan", adalah metodologi yang dirancang untuk membantu tim menyeimbangkan pekerjaan dan kapasitas. Kerangka Kerja Kanban sangat bergantung pada filosofi peningkatan berkelanjutan dengan memungkinkan penyesuaian pekerjaan secara dinamis berdasarkan bandwidth tim.

Dikembangkan oleh Taiichi Ochno, seorang insinyur Toyota, pada akhir 1940-an, metode ini melibatkan pembuatan backlog tugas dan memungkinkan pegawai untuk mengambilnya berdasarkan bandwidth mereka. Dari sana, setiap tugas dilacak melalui tahapan, yang divisualisasikan di Papan Kanban. 

Alat manajemen kerja dapat membantu organisasi membuat papan Kanban virtual, jadi seluruh tim dapat dengan mudah memeriksa status proyek.   

Paling cocok untuk: Tim yang mencari cara yang lebih terstruktur untuk berkomunikasi dan memindahkan tugas dari awal hingga akhir. Kanban sangat cocok untuk tim yang memiliki fleksibilitas untuk mengambil dan menyelesaikan tugas sederhana saat tugas muncul.

Kiat menerapkan model peningkatan berkelanjutan

Jika tim belum mengadopsi model peningkatan berkelanjutan, meluncurkan proses baru dapat memakan waktu. Berikut beberapa kiat untuk menerapkan ide ini di perusahaan Anda. 

Mulai dari hal kecil

Gol peningkatan berkelanjutan sendiri adalah membuat perubahan kecil dan bertahap. Mulailah bekerja dengan sebagian kecil anggota tim untuk melihat cara kerja setiap perubahan. Jika berjalan dengan baik, mulailah mengujinya dengan lebih banyak Tim. Proses implementasi ini sendiri adalah praktik kaizen.

Dorong kepemimpinan untuk berpikiran terbuka

Peningkatan berkelanjutan bekerja dengan sangat baik ketika individu didorong oleh pemimpin senior. Persiapkan tim kepemimpinan Anda dengan menawarkan pelatihan khusus untuk mendorong ide-ide baru dan menghapus hambatan yang mungkin ada di jalur anggota tim saat mereka mencoba meningkatkan Alur Kerja. 

Jangan menjadikan kesempurnaan sebagai gol

Salah satu bagian tersulit dari menggunakan model peningkatan berkelanjutan adalah keinginan untuk berusaha mencapai kesempurnaan. Ini adalah hal yang mustahil, dan filosofi di balik kaizen adalah membuat perubahan kecil untuk menjadi lebih baik dari Anda sehari sebelumnya. Berfokus pada kesempurnaan dapat menyebabkan tim Anda membuat perubahan yang sebenarnya tidak perlu. 

Dorong umpan balik

Dorong umpan balik berkelanjutan untuk memastikan Tim menanggapi perubahan. Model PDCA menyederhanakan proses ini dengan memasukkan umpan balik langsung ke fase Periksa. Jika menggunakan model lain, pastikan untuk memasukkan fase umpan balik.

Ukur hasilnya

Pikirkan alasan Anda menggabungkan model peningkatan berkelanjutan. Apakah untuk memangkas biaya? Meningkatkan produktivitas? Meningkatkan kualitas? 

Apa pun itu, pastikan dapat dilacak. Temukan metrik yang paling menggambarkan dampak inisiatif dan sajikan bukti kepada anggota tim dan pemangku kepentingan. 

Manfaat strategi peningkatan berkelanjutan

Peningkatan berkelanjutan dapat menghasilkan manfaat operasional dan budaya. Di bawah ini adalah beberapa manfaat yang paling umum dan langsung. 

Memungkinkan perubahan yang murah dan berisiko rendah

Dalam peningkatan berkelanjutan, perubahan mudah dilakukan. Ide dengan peningkatan berkelanjutan adalah Anda membuat perubahan kecil dan mengujinya untuk melihat apakah perubahan tersebut berhasil. Jika tidak, Alur Kerja Anda tidak terganggu dengan membuat perubahan kecil itu. 

Contoh yang bagus dari hal ini adalah perubahan pada lini perakitan. Tim dapat menguji mengganti dua langkah yang tidak saling bergantung dan melihat apakah itu mengubah kecepatan alur produksi. Jika kecepatan produksi lebih lambat, tim dapat dengan mudah kembali ke proses semula tanpa harus mengubah seluruh proses. 

Memberdayakan individu untuk membuat perubahan

Peningkatan berkelanjutan memberdayakan setiap anggota tim untuk mengambil kepemilikan atas proses mereka. Kaizen paling baik dijalankan di seluruh organisasi dan tertanam dalam budaya perusahaan. Jika ada yang tidak berfungsi untuk anggota tim, mereka dapat mengambil kepemilikan untuk membuat perubahan yang diperlukan guna mengoptimalkan alur kerja individu dan meminimalkan keyakinan yang membatasi. 

Personalisasikan proses menurut tim

Proses tertentu dapat berfungsi untuk sekelompok anggota tim, tetapi apa yang terjadi saat Anda menambahkan orang ke tim? Alur Kerja awal mungkin tidak berfungsi sebaik sebelumnya, tetapi kaizen memungkinkan tim untuk menyesuaikan proses ini dengan perubahan lingkungan. 

Contoh yang bagus di sini adalah menskalakan alur kerja dari tim kecil ke tim yang lebih besar. Tim mungkin mulai melacak informasi tertentu dalam spreadsheet saat mereka hanya beranggotakan dua atau tiga orang. Namun, apa yang terjadi saat tim tersebut berkembang menjadi tim yang beranggotakan 20 orang? Jumlah orang yang mengerjakan spreadsheet dapat menjadi tidak terkendali. 

Proses kaizen memungkinkan tim bereksperimen dengan alur kerja informasi yang paling sesuai untuk mereka saat mereka terus berkembang. 

Mendorong penemuan dan rasa ingin tahu

Ketika budaya perusahaan Anda mendorong anggota tim untuk meningkatkan proses business dengan cara yang paling sesuai bagi mereka, hal ini mendorong lebih banyak penemuan dan rasa ingin tahu di seluruh perusahaan. Hal ini memungkinkan individu untuk bereksperimen tanpa takut melanggar proses atau dinilai gagal. Jika ada yang tidak berfungsi, semuanya bisa kembali ke keadaan semula.

Tingkatkan proses Anda dengan peningkatan berkelanjutan

Peluang peningkatan tidak selalu jelas. Terkadang, Anda harus menggali jauh ke dalam proses untuk menemukan hal yang perlu ditingkatkan. Menggunakan pendekatan terstruktur, seperti peningkatan berkelanjutan, mengungkapkan kemungkinan peningkatan dan memberi Anda alat untuk mencapai gol.