Cara AI Studio menyederhanakan pembelian di Asana

Dalam dunia pengadaan perusahaan yang kompleks, kesuksesan bergantung pada lebih dari sekadar jual beli. 

Ini tentang navigasi strategis—menyeimbangkan hubungan vendor, manajemen keuangan, dan risiko organisasi. Untuk tim pengadaan Asana, kompleksitas ini sangat jelas.

"Perjanjian kami yang paling rumit dapat melibatkan hingga tujuh tim lintas fungsi, dengan banyak sekali serah terima," jelas Jennifer Liu, Kepala Operasi Pengadaan Asana.

Kompleksitas ini juga yang menjadikan pengadaan sebagai kandidat utama untuk inovasi AI. Sebuah survei tahun 2025 oleh Icertis mengungkapkan bahwa 90 persen pemimpin pengadaan senior sudah menggunakan atau mengeksplorasi AI untuk mendorong efisiensi.

Menyadari peluang tersebut, tim pengadaan Asana mengambil pendekatan strategis untuk integrasi AI menggunakan AI Studio, pembuat tanpa kode kami. Mereka berfokus pada tiga tantangan utama:

• Memilah tugas dengan volume tinggi secara efisien

• Membantu pemangku kepentingan menemukan informasi yang relevan dengan cepat

• Mengungkap wawasan dari riwayat kontrak dan catatan keputusan

Yang terpenting, tim tidak mencari transformasi secara keseluruhan. Sebaliknya, mereka berfokus pada peningkatan alur kerja yang ada dan menghilangkan titik gesekan—pendekatan yang meningkatkan dukungan pemangku kepentingan dan kepatuhan kontrol pengadaan.

Ini adalah kesempatan untuk mempermudah hidup banyak orang.”

Berikut adalah gambaran lebih dekat tentang setiap tantangan dan solusi yang digerakkan oleh AI.

Tantangan #1: Memilah sejumlah besar tugas 

Peluang pertama dan paling mudah bagi tim adalah menggunakan Asana AI Studio untuk mengotomatiskan penugasan tugas kepada perwakilan yang sesuai. 

“Pada FY25, ada 1.137 pengajuan dalam proyek pembelian kami, masing-masing terdiri dari tiga tugas komponen terpisah yang memerlukan penugasan ke perwakilan lintas fungsi. Ini berarti sekitar 300 penugasan per bulan." 

Dengan mengurai informasi wilayah dan bagian dari formulir penerimaan, AI sekarang secara otomatis mengarahkan tugas ke anggota tim yang tepat di seluruh bagian pengadaan, keuangan, dan hukum. 

Ini terjadi sebelum intervensi manual, memastikan waktu pemrosesan yang lebih cepat dan mengurangi biaya administrasi.

Tantangan #2: Menemukan informasi yang relevan secara efisien

Peninjau keuangan dan anggaran organisasi harus membaca deskripsi tugas Asana yang panjang yang berisi informasi penting untuk beberapa tim. Banyak hal yang harus diproses.

"Karena ada begitu banyak tim lintas fungsi yang terlibat, ada cukup banyak pertanyaan dalam formulir penerimaan," kata Liu. Sekarang, dengan integrasi AI, tim seperti FP&A mendapatkan ringkasan yang hanya menyertakan informasi yang mereka butuhkan dari perspektif anggaran.

Hasilnya? Alih-alih menyisir data yang tidak relevan, mitra lintas fungsi kini dapat dengan cepat mengekstrak informasi yang mereka butuhkan—berkat AI Studio.

Tantangan #3: Mengurai keputusan historis yang mungkin berdampak pada pekerjaan saat ini

Alur Kerja paling inovatif tim adalah menggunakan AI dan API Asana untuk mencari tugas historis yang relevan di seluruh judul, deskripsi, dan komentar—bahkan saat nama vendor muncul dalam berbagai format. Misalnya, ini dapat mengidentifikasi konten yang membahas tentang "Acme Corporation" baik yang ditulis sebagai "Acme", "Acme Corp.", atau "Acme.com, Inc." 

Berikut cara kerjanya:

Fitur "tindakan skrip" di pembuat aturan Asana asli memiliki kemampuan untuk memanggil API Asana menggunakan JavaScript. Dengan menggunakan kombinasi aturan AI dan tindakan skrip, tim pengadaan menerapkan empat aturan yang bekerja secara berurutan untuk mencari tugas historis yang relevan.

• Langkah 1: AI menghasilkan saran istilah pencarian.

• Langkah 2: Tindakan skrip memanggil API Asana untuk mencari kecocokan persis dengan istilah pencarian ini di antara nama tugas, deskripsi, dan komentar dalam proyek tertentu. Tindakan skrip juga mengatur nama dan deskripsi tugas yang cocok dalam satu komentar.

• Langkah 3: AI meninjau komentar untuk mengonfirmasi bahwa kecocokan bukan positif palsu, dan mengomentari ringkasan singkat hanya dari tugas-tugas yang tampaknya merupakan pembelian dari vendor yang sama.

• Langkah 4: Tindakan skrip menyalin ringkasan AI ini ke tugas asli (langkah 1–3 terjadi dalam tugas referensi terpisah).

Pekerjaan cerdas berlanjut, memberikan ringkasan yang jelas dengan tautan ke tugas historis yang relevan. 

Alur Kerja ini sangat berharga bagi peninjau hukum karena mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari di basis data kontrak. Ini saja kemungkinan akan menghemat 5-10 menit per tugas. Jika dikalikan dengan 1.000 tugas per tahun, sekitar 125 jam kerja pengacara dapat dihemat.

"Ini membuatnya jauh lebih cepat dan lebih mudah untuk melacak versi terbaru dokumen," kata Bianca Lopez, Commercial Counsel, Procurement di Asana. "Ini membuat kami lebih konsisten dengan pemeriksaan 'lihat kembali' ini."

Menyimpulkan dampak dan manfaat

AI Studio sudah memberikan dampak yang berarti bagi tim pengadaan Asana:

• Peningkatan efisiensi. Dengan mengotomatiskan langkah-langkah manual dalam alur kerja, anggota tim dapat berfokus pada tugas yang lebih strategis daripada perutean dan pencarian administratif. 

• Mengurangi hambatan. Triaging otomatis dan ringkasan tertarget membantu menyederhanakan proses untuk pemohon dan peninjau, meningkatkan efisiensi, dan memungkinkan tim untuk menangani volume permintaan yang lebih tinggi.

• Peningkatan kepatuhan. Fitur pencarian tugas historis membantu tim pengadaan menemukan perjanjian yang relevan dengan mudah. "Kami dapat memastikan bahwa kontrak baru kami diinformasikan oleh perjanjian sebelumnya," jelas Liu.

Apa selanjutnya

Liu membayangkan aplikasi AI yang lebih canggih dalam proses pengadaan, seperti menggunakan data tugas historis untuk mengisi informasi sebelum pembelian perpanjangan, yang akan mengurangi entri data yang berlebihan dan lebih menyederhanakan proses untuk pemohon dan peninjau.

“Cara kami melihat peluang AI saat ini adalah bahwa AI bukan tentang menggantikan keahlian manusia—ini tentang memperkuat kemampuan kami,” kata Liu. "Kami mengubah pengadaan dari fungsi yang membutuhkan banyak proses menjadi mitra strategis yang dapat bergerak lebih cepat, berpikir lebih cerdas, dan memberikan lebih banyak manfaat bagi seluruh organisasi."