Apa itu epik Agile? Apakah Anda membutuhkannya?

Tidak ada solusi yang cocok untuk semua untuk manajemen proyek. Metode linier, seperti manajemen proyek waterfall, menggerakkan proyek melalui berbagai fase secara berurutan. Metodologi manajemen proyek Agile, seperti Kanban dan Scrum, menggunakan proses iteratif, yang memungkinkan tim untuk menyesuaikan dan menyesuaikan proyek saat mereka bekerja.

Jika sebelumnya Anda menggunakan metodologi Agile, Anda tahu bahwa proyek Agile dibagi menjadi beberapa sprint, yaitu blok kerja 2-4 minggu. Sebelum setiap sprint, anggota tim mengambil daftar tugas dari backlog produk —setiap tugas individu disebut stori pengguna.

Dalam sistem ini, salah satu dari dua hal dapat terjadi:

1. Story pengguna terlalu besar untuk ditangani satu orang dan perlu dipecah menjadi komponen yang lebih kecil.

2. Stori pengguna terkait dan berkontribusi pada gol yang lebih besar. 

Dalam kedua kasus tersebut, Anda dapat menggunakan epic untuk menata user story dan mengerjakannya menjadi komponen yang lebih mudah dikelola untuk setiap sprint. 

Apa itu epic Agile?

Epic adalah kumpulan pekerjaan yang besar, terdiri dari daftar tugas dan user story yang lebih kecil, yang diselesaikan tim Anda dalam beberapa sprint. Epic menciptakan hierarki pekerjaan, menghubungkan user story ke gol proyek jangka panjang, dan memudahkan tim untuk memahami dampak setiap sprint. 

Bagaimana kesesuaian epic dengan Agile Management?

Seperti semua pekerjaan, pada akhirnya epic Anda terhubung kembali ke gol bisnis Anda secara keseluruhan. Mari kita uraikan, langkah demi langkah, untuk melihat cara Anda melakukannya: 

1. Tim Anda menetapkan gol tahunan.

2. Gol tahunan tersebut dipecah menjadi inisiatif besar (tergantung ukuran tim Anda, Anda dapat memiliki 1-3 inisiatif per kuartal).

3. Setiap inisiatif terdiri dari berbagai epic—bagian besar pekerjaan dalam inisiatif.

4. Setiap epik selanjutnya dipecah menjadi stori pengguna.

5. Stori pengguna disimpan sebagai item backlog produk.

Dengan menggunakan epik dan inisiatif, Anda dapat dengan jelas menghubungkan gol yang lebih besar ke cerita pengguna individu sehingga tim selalu tahu alasan pekerjaan mereka itu penting, mirip dengan format Piramida Kejelasan.

Mari kita lihat peluncuran pembaruan produk sebagai contoh. Hasil keseluruhannya adalah peluncuran, tetapi ini tidak memberikan banyak informasi kepada mereka yang mengerjakan proyek. Anggota tim yang melihat gol ini tidak tahu cara mencapainya—gol ini terasa berat. Dengan memecah proyek menjadi peta jalan produk dan, kemudian, epic, Anda dapat mengurangi perasaan kewalahan ini, meningkatkan produktivitas, dan membangun semangat.

Manfaat menggunakan epik Agile

Epik Agile membuat progres proyek dengan mengubah bagian besar pekerjaan menjadi tugas nyata. Tanpa mereka, proyek berisiko menjadi stagnan dan tim dapat mengalami burnout dengan bekerja tanpa akhir yang jelas. 

Bagi beban kerja besar menjadi beberapa tugas

Gol besar yang Anda buat sebagai tema Agile adalah panduan proyek yang bagus, tetapi gol tersebut tidak akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan. Anda memerlukan tugas yang lebih terperinci untuk itu. Dalam proyek Agile, tugas-tugas terperinci ini—yang dikenal sebagai user stories—ditempatkan dalam epik. Dengan menggunakan epik, Anda dapat melacak progres menuju gol saat anggota tim menyelesaikan story yang diberikan.  

Tentukan siapa, apa, kapan dari proyek

Menguraikan inisiatif menjadi beberapa epik menunjukkan cara menyelesaikan pekerjaan. Untuk setiap epic, Anda juga akan mencantumkan pemilik produk, siapa yang bertanggung jawab atas penyelesaian, tugas yang terlibat, dan batas waktu. 

Berikan ikhtisar sekilas untuk pemangku kepentingan

Epik mengelompokkan stori pengguna bersama-sama di bawah payung yang lebih besar. Ketika pemangku kepentingan eksternal dan internal memerlukan akses ke informasi—baik itu batas waktu atau laporan progres—mereka dapat dengan mudah memeriksa progres epik Agile Anda. Ini menghilangkan kebutuhan akan rapat status yang tidak perlu dan gangguan harian. 

Permudah pelacakan pekerjaan

Epik memiliki batasan waktu—artinya gol memiliki tanggal mulai dan tanggal akhir. Melalui bagan burndown dan pelaporan visual, Anda dapat menggunakan epic untuk melacak progres keseluruhan proyek. 

Mengurangi scope creep

Saat mengembangkan rencana proyek, Anda akan menentukan ruang lingkup pekerjaan dan hasil akhir. Namun, proyek Agile bersifat fleksibel—ini adalah salah satu manfaat utamanya. Ini sangat cocok untuk menginspirasi kreativitas, tetapi tidak begitu cocok untuk mempertahankan ruang lingkup awal. Epik membantu mencegah scope creep dan pekerjaan berlebihan dengan menguraikan tugas yang ditargetkan.   

Meningkatkan produktivitas

Gol umum yang besar dapat terasa sulit dicapai. Sulit untuk mengerjakan sesuatu saat itu masih sekadar konsep. Untuk membuat progres pada gol jenis ini, Anda perlu mengubah pekerjaan menjadi sesuatu yang dapat dicapai. Tim akan lebih termotivasi untuk menyelesaikan epik daripada jika mereka hanya mengejar inisiatif yang lebih besar.

Contoh epic Agile

Untuk lebih memahami cara kerja epik, mari kita uraikan sebuah contoh. 

Tahun ini, Anda telah menetapkan OKR untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Anda menerima umpan balik pelanggan bahwa beberapa pelanggan perusahaan Anda tidak puas dengan pelaporan visual produk Anda. Alih-alih hanya melihat persentase, mereka menginginkan tampilan yang lebih mengesankan dan profesional yang dapat mereka bagikan dengan bangga. Ini adalah informasi yang bermanfaat, tetapi terlalu luas untuk dikerjakan apa adanya. 

Gol: Meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 10% tahun ini.

Inisiatif: Peningkatan produk Q1

Epic: Buat dasbor pelaporan yang lebih baik bagi pengguna akhir untuk melacak progres dalam app.

Stori pengguna: 

• Saya ingin memiliki dasbor untuk pelaporan, sehingga saya dapat melihat data dengan cepat.

• Saya ingin mengunduh laporan agar dapat membagikannya kepada pemangku kepentingan.

• Saya ingin memiliki grafik untuk menampilkan pekerjaan secara visual, sehingga saya dapat memasukkannya ke dalam laporan dan presentasi resmi.

• Saya ingin menambahkan semua pemangku kepentingan ke Dasbor Saya, agar semua orang memiliki akses ke progres proyek.

Cara membuat epic Agile

Saat membuat epik Agile, dekati melalui lensa strategis. Epic akan memandu pekerjaan dan tugas harian Anda. Ini harus cukup kecil untuk diselesaikan—ini bukan tahap ideasi—dan cukup spesifik bagi Anda untuk mengukur keberhasilannya. 

Langkah 1: Tentukan epic

Untuk memaksimalkan manfaat epik, ikuti praktik terbaik ini.  

1. Ikuti perimeter gol SMART. Buat setiap epic SMART—spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. Saat membuat epik, Anda ingin menghapus ambiguitas dan generalisasi. Gol SMART membuat epic menjadi fokus dan terperinci sehingga semua orang tahu persis hal yang diharapkan. 

2. Tentukan cara mengukurnya. Atau, dengan kata lain—bagaimana Anda akan tahu kapan proyek selesai? Di sinilah Anda menentukan hasil spesifik, baik kuantitatif maupun kualitatif. 

3. Gunakan sistem untuk melacak dan melaporkan progres. Pastikan Anda membuat epik dalam sistem yang memungkinkan Anda melacak dan melaporkan progres serta memantau backlog dengan benar. Saat memutuskan apa yang akan digunakan, pertimbangkan pemangku kepentingan, prioritas Anda, dan kapasitas tim. Jika Anda lebih suka memiliki satu sumber informasi terpusat di mana setiap orang memiliki akses ke pekerjaan, misalnya, cari alat atau struktur yang mendukung ini. 

4. Tetapkan kerangka waktu. Epic tidak boleh terlalu panjang atau terlalu pendek. Batas waktu mungkin berubah, tetapi untuk memasukkan beberapa sprint, Anda harus menetapkan target sekitar 1-4 bulan untuk setiap epic. 

Langkah 2: Bagi epic menjadi stori pengguna individual

Pada akhirnya, gol epic adalah menjembatani kesenjangan antara gol yang lebih besar dan user story yang lebih kecil. Ingat: cerita pengguna adalah hasil yang diinginkan dari epic yang dibingkai dari perspektif pengguna akhir.

Contohnya, misalnya, stori pengguna besar yang memandu epic Agile Anda adalah, "Sebagai pelanggan, saya ingin mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan apa yang saya butuhkan dalam produk." Satu stori pengguna kecil dapat berupa, "Sebagai pelanggan, saya ingin mengurangi jumlah klik yang diperlukan untuk masuk ke dasbor pribadi saya."

Langkah 3: Tentukan cara memprioritaskan epic

Sebagian besar tim memilih kerangka kerja Agile karena fleksibilitasnya. Saat Anda menelusuri dan memecah epic Agile menjadi user story yang lebih kecil, ingatlah bahwa ini harus sesuai untuk tim Anda. Perincian ini adalah saran, bukan aturan. Untuk menentukan perincian yang harus digunakan, pertimbangkan ukuran epic, tingkat prioritasnya, dan apakah memiliki dependensi.

Berdasarkan Alur Kerja

Untuk menggunakan alur kerja pada epic, Anda perlu membaginya menjadi beberapa tugas. Tugas-tugas ini kemudian digunakan untuk membuat alur kerja, tempat Anda dapat menambahkan anggota tim yang ditugaskan, batas waktu, dan dependensi sesuai kebutuhan. Manfaat utama alur kerja adalah fungsionalitas, yang memungkinkan manajer proyek untuk mendelegasikan, mendistribusikan, dan memprioritaskan tugas. Jika menggunakan alat manajemen proyek, Anda juga dapat mengotomatiskan tugas alur kerja ini dan menghubungkan aplikasi yang mendukung pekerjaan Anda dengan lebih baik.

Menurut linimasa

Waktu adalah cara sederhana untuk memprioritaskan pekerjaan. Dengan cara ini, Anda dapat melihat epic secara keseluruhan dan memutuskan apakah itu dapat disesuaikan dengan sprint atau Anda harus memecahnya menjadi beberapa sprint. Gunakan sistem ini saat Anda perlu menggunakan batas waktu untuk memprioritaskan pekerjaan. Untuk meningkatkan kegunaan, Anda juga dapat menyusun linimasa secara visual sebagai Bagan Gantt. 

Menurut peran

Beberapa epic lebih ditentukan oleh peran tim daripada tugas itu sendiri. Dalam hal ini, epic Agile akan dipecah berdasarkan peran dan tim. Anda akan menyusun epik seputar tim yang Anda butuhkan. Jika Anda mengerjakan peluncuran fitur, perincian peran Anda dapat berupa:

Agile epic: Peluncuran fitur baru

• Peran: Teknik

  • Tugas

• Peran: Pemasar produk

  • Tugas

• Peran: Desainer

  • Tugas

Jadikan proyek Anda berikutnya epik

Manajemen proyek Agile adalah cara yang lebih fleksibel dan mudah beradaptasi untuk merencanakan pekerjaan, dan Epic Agile membantu Anda menyelesaikan pekerjaan itu. Epik membantu mempermudah pekerjaan dan memperjelas semua aspek proyek, meningkatkan Alur Kerja dengan setiap iterasi sprint. Dengan kejelasan dan arahan ini, tim dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka, membuat progres proyek dengan lebih sedikit upaya dan lebih fokus.