Plantilla para registro de cambios

Incluso los proyectos mejor planificados evolucionan. Las actualizaciones de diseño, los parches de software o las solicitudes nuevas de los clientes pueden multiplicarse rápidamente y, sin documentación, esos ajustes pueden generar confusión en tu Equipo. Por eso, una plantilla para registros de cambios es tan valiosa: ofrece un registro estructurado para dar seguimiento a cada cambio, sin importar cuán pequeño sea.

Con esta plantilla de registro de control de cambios, puedes capturar, organizar y comunicar actualizaciones en un único espacio de trabajo compartido. Si gestionas proyectos de TI, desarrollo de productos o cambios en la construcción, la plantilla de registro de gestión de cambios de Asana te ayudará a documentar los avances para que toda tu empresa pueda estar al tanto.

¿Quiénes se benefician de las plantillas para registros de cambios?

En Asana, los Equipos usan registros de cambios para organizar proyectos en constante evolución. Sin embargo, la verdadera ventaja de los registros de cambios es su flexibilidad. Puedes adaptarlos a cualquier tipo de flujo de trabajo o sector. A continuación, se presentan ejemplos de cuándo y cómo distintos profesionales utilizan las plantillas para registros de cambios.

Registro de cambios para la construcción

Esta plantilla documenta y gestiona las órdenes de cambio, los cambios de diseño, las sustituciones de materiales, los cambios en las condiciones del sitio y los cambios en el alcance. Crea un registro documentado que permite a los contratistas, los clientes y los arquitectos estar en sintonía con respecto al alcance del proyecto y sus costos.

Registro de cambios de proyectos de TI

Los Equipos técnicos usan una plantilla de registro de cambios para dar seguimiento a las modificaciones del sistema, las actualizaciones de seguridad y los cambios en la configuración. Ya sea que se trata de un ajuste del cortafuegos o de una actualización de la API, este registro muestra quién realizó los cambios, cuándo y por qué.

Registro de cambios en el desarrollo de software

Los desarrolladores pueden usar esta plantilla para supervisar los lanzamientos, los parches, las funciones, las actualizaciones de seguridad y los cambios en el código, con marcas de tiempo y un historial de versiones.

Registro de cambios de fabricación

Los fabricantes utilizan plantillas de registro de órdenes de cambio para garantizar la coherencia, el cumplimiento de las normas y el control de calidad al documentar los cambios en el Diseño de producto, los materiales o los procesos de ensamblaje.

Registro de cambios para la gestión de proyectos

Los jefes de proyecto utilizan plantillas para registro de gestión de cambios para dar seguimiento a las actualizaciones de los presupuestos, los cronogramas y los entregables. Cuando un cliente solicita funcionalidades adicionales o modifica la Fecha límite, esta plantilla garantiza que cada ajuste se registre y se apruebe antes de su implementación.

Por qué usar la plantilla de registro de cambios de Asana

En Asana, hemos observado que los Equipos rinden mejor cuando pueden adaptarse rápidamente sin dejar de estar organizados. Una plantilla de registro de control de cambios ofrece ese equilibrio, ya que te permite registrar todas las modificaciones en un solo lugar para que todos trabajen con la misma información.

Entre los beneficios de usar una plantilla para registros de cambios se encuentran los siguientes:

• Visibilidad centralizada de todos los cambios en todos los proyectos y departamentos

• Mayor Responsabilidad gracias a las marcas de tiempo y las aprobaciones automáticas

• Reducción de la falta de comunicación entre las partes interesadas y las personas que contribuyen

• Documentación coherente para fines de cumplimiento y auditoría

• Colaboración en tiempo real que favorece la planificación adaptativa y la transparencia

Cómo usar una plantilla de registro de cambios

Diseñamos esta plantilla de registro de cambios para ayudar a tu Equipo de proyecto a organizar las actualizaciones en las diferentes versiones de tu producto. Úsala como parte de tu proceso de gestión de cambios más amplio para que los lanzamientos sean coherentes y transparentes.

Cada sección de esta plantilla corresponde a una fase o categoría de cambio específica. Sigue los pasos que se indican a continuación para aprender a aprovechar al máximo cada componente.

Paso 1: Empieza por la información de la versión

Comience en la sección Información de la versión. Agrega detalles sobre el número de versión, la fecha de lanzamiento y el responsable de la tarea. Este paso permite a las partes interesadas comprender de un vistazo qué se está lanzando y cuándo.

Incluye una descripción breve de los cambios que resuma el propósito o el alcance de la actualización. También puedes adjuntar enlaces al plan del proyecto o a la documentación del lanzamiento para que cualquier persona que revise el registro pueda encontrar rápidamente el contexto de respaldo.

Paso 2: Documenta las funciones agregadas

Usa la sección Funciones agregadas para registrar cada funcionalidad nueva incluida en el lanzamiento. Crea una tarea para cada función y completa los campos correspondientes al tipo de cambio, el nivel de impacto y el componente. Estos detalles estructurados facilitan la ordenación y el filtrado de las actualizaciones en el futuro.

Agrega un brief sobre cómo la nueva función mejora la experiencia del usuario o responde a los comentarios de los clientes. Esto permite establecer una relación entre las mejoras del producto y las necesidades de los usuarios, al tiempo que se mantiene un historial de cambios del documento detallado y medible.

Paso 3: Registra la funcionalidad modificada

Cada vez que se modifique una función o un flujo de trabajo existente, documéntalo en la sección Funcionalidad modificada. Describe el cambio específico para que los Equipos y los usuarios puedan comprender su propósito y su impacto. Utilice métricas como las mejoras en el rendimiento, la reducción de errores o las mejoras en la usabilidad para cuantificar la actualización. Estos detalles ayudan a los responsables de la toma de decisiones a evaluar si un cambio en el software logró el resultado esperado.

Paso 4: Registrar las funciones obsoletas y eliminadas

A medida que los productos evolucionan, algunas funciones se vuelven obsoletas. En Funciones obsoletas, indique qué elementos se están eliminando gradualmente, junto con los planes o los plazos para su sustitución. Luego, mueva los elementos completamente retirados a Funciones eliminadas. Incluir el motivo de la eliminación y cualquier dependencia relacionada ayuda a los desarrolladores y a los especialistas en control de calidad a mantener la integridad de la versión y a dar seguimiento al progreso entre las distintas versiones.

Paso 5: Registrar los problemas resueltos

Usa la sección Problemas solucionados para documentar los errores resueltos, los parches de seguridad u otras actualizaciones de mantenimiento. Cada tarea debe incluir el componente afectado, el encargado asignado y el estado de control de calidad.

Si tu Equipo da seguimiento a los errores en GitHub, vincula el problema correspondiente directamente a la tarea. De esta manera, resulta más fácil comparar las correcciones de errores entre los distintos sistemas y mantener tu registro en Asana finalizado.

Paso 6: Revisa y comparte las actualizaciones

Antes de publicar, revise cada entrada para asegurarse de que sea precisa y esté completa. Usa los filtros de Asana para revisar los cambios por categoría, componente o estado de aprobación, y así garantizar la coherencia entre las distintas versiones.

Una vez finalizado, comparte el registro con las partes interesadas clave y archiva la versión para futuras consultas. Hacer esto después de cada versión ayuda a mantener un registro fiable y auditable de tu proceso de gestión de cambios.

Funciones de documentación de Asana

Las funciones de Asana transforman tu plantilla de registro de cambios en un espacio de trabajo dinámico que permite ver en tiempo real cada actualización, aprobación y decisión. Incluimos algunas de nuestras funciones favoritas para la documentación y el registro, pero no tienes por qué limitarte a ellas. Visita nuestra biblioteca de funciones para descubrir más formas de personalizar tu plantilla.

Campos personalizados

Haz un seguimiento de detalles clave como el tipo de cambio, el impacto y el estado de aprobación. Con los campos personalizados es mucho más fácil ordenar y filtrar las actualizaciones en tu plantilla de registro de control de cambios, ya sea que estés gestionando solicitudes de TI, órdenes de cambio en la construcción o actualizaciones de software.

Reglas

Automatiza los pasos rutinarios, como la asignación de revisores o la notificación a las partes interesadas cuando el estado de un cambio pasa de pendiente a aprobado. Las Reglas ahorran tiempo y reducen la cantidad de seguimientos manuales.

Cronograma

Visualiza los cambios aprobados y los próximos ajustes en una sola vista. La función Cronograma te ayuda a ver cómo las solicitudes de cambio afectan a los hitos y a las Fechas límite.

Archivos adjuntos

Almacena todos los archivos de respaldo directamente en las tareas de Asana. Gracias a los archivos adjuntos, cada archivo está conectado a su correspondiente entrada de cambio para que puedas acceder a él de manera rápida durante las revisiones o las auditorías.

Portafolios

Haz seguimiento a varios proyectos o departamentos de forma simultánea con Portafolios. Esta función permite a los líderes ver el estado de cada plantilla de registro de órdenes de cambio en una única vista.

Integraciones recomendadas para tus plantillas de registro de cambios

Las Integraciones permiten que tu plantilla de registro de cambios de Asana se conecte a la perfección con las otras herramientas que usas para la documentación, la comunicación y la creación de informes. Encuentra las plataformas que tu Equipo usa todos los días en nuestro centro de Integraciones de Asana.

Slack

Notifica a tu Equipo al instante cuando se agregue una solicitud de cambio, se apruebe o requiera revisión. Slack permite una comunicación rápida y reduce los retrasos entre los responsables de la toma de decisiones y los encargados de la implementación.

Google Drive

Adjunta archivos de diseño, Formularios de aprobación y documentación directamente a las tareas de Asana. Con Drive, tu plantilla de registro de gestión de cambios se convierte en una fuente única para todos los archivos relacionados con los cambios.

Jira Cloud

Sincroniza las solicitudes de cambio técnicas o relacionadas con el software entre Jira y Asana. Esta Integración mejora la eficiencia al conectar el seguimiento de los proyectos con los flujos de trabajo de Ingeniería.

Microsoft Teams

Colabora en las conversaciones sobre cambios y comparte actualizaciones de Asana sin salir de Teams. Esta Integración mantiene las conversaciones y la documentación de tu proyecto en un solo lugar.

Tableau

Crea Paneles visuales que muestren la frecuencia de los cambios, los tiempos de aprobación y el impacto de los proyectos. 

Confluence

Vincula páginas de Confluence directamente a las tareas de Asana para obtener documentación detallada y contexto histórico. Esto ayuda a los Equipos a mantener el historial de versiones y los registros de cumplimiento en un único sistema conectado.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas para registros de cambios