Cómo crear una plantilla para proyección de ventas en 5 sencillos pasos (con ejemplos)

Un equipo de ventas sólido es la clave del éxito para la mayoría de las empresas. Se dice que un buen vendedor puede vender arena hasta en la playa, pero el hecho de que decidas vender tus productos en el Caribe o en la Antártida dependerá de la estrategia. Cuando no estás seguro de si tu estrategia actual está funcionando, una proyección de ventas puede ser muy útil.

Una proyección de ventas pronostica los futuros ingresos del negocio basándose en datos históricos. Puedes usar la proyección de ventas para previsualizar tus proyecciones financieras. En función de lo prometedoras que sean esas proyecciones, puedes hacer retoques y ajustes a tu plan de negocios en caso de ser necesario. En este artículo, abordaremos cómo crear una plantilla para proyección de ventas que puedes usar para mejorar el rendimiento futuro.

¿Qué es una proyección de ventas?

Una proyección de ventas predice los futuros ingresos por ventas usando información de negocios anterior. También puede predecir una variedad de cosas, como la cantidad de ventas nuevas de un producto existente, los clientes nuevos que ganarás o las membresías que venderás en un período determinado. Estos pronósticos se utilizan durante la planificación de proyectos para determinar cuánto debes asignar a nuevos productos y servicios. 

Cómo calcular la proyección de ventas

Los pronósticos de ventas determinan cuánto esperas vender en un período determinado. Por ejemplo, supongamos que esperas vender 100 unidades en el primer trimestre del año fiscal 2024.Para calcular la proyección de ventas, usarás datos anteriores para predecir tendencias futuras. 

Cuando creas un pronóstico por primera vez, es importante establecer puntos de referencia que determinen cuánto vendes normalmente de un producto determinado a cuántas personas. Compara los datos históricos de ventas con las cuotas de ventas, es decir, cuánto vendiste frente a cuánto esperabas vender. Este tipo de análisis puede ayudarte a establecer una referencia para lo que esperas lograr cada semana, mes, trimestre, etc.

Para muchas empresas, esto significa establecer una fórmula. Los datos exactos variarán según tus productos o servicios, pero, en general, puedes usar la siguiente fórmula:

Proyección de ventas = Cantidad de productos que esperas vender x El valor de cada producto

Por ejemplo, si vendes productos SaaS, tu pronóstico de ventas podría ser algo así: 

Proyección de ventas de SaaS para el año fiscal 2024 = Cantidad de suscriptores esperados x Precio de la suscripción

En última instancia, el proceso de proyección de ventas es una suposición, pero está fundamentada. Usarás la información que ya tienes para crear un modelo de proyección basado en datos. La precisión de tu proyección depende de tu equipo de ventas. El equipo de ventas utiliza datos como los clientes potenciales, las condiciones actuales del mercado y el proceso de ventas. Pero también usarán su experiencia en el campo para decidir los números finales de lo que creen que se venderá. Debido a esto, es más probable que los líderes de ventas tengan una proyección más precisa que los nuevos miembros del equipo de ventas.

Proyección de ventas vs. objetivo de ventas

Tu proyección de ventas se basa en datos históricos y en las condiciones actuales del mercado. Si bien siempre esperas que tus objetivos de ventas sean alcanzables, y puedes usar datos para estimar de qué es capaz tu equipo, es posible que tus objetivos no se alineen directamente con tu proyección. Esto puede deberse a varias razones, como querer crear objetivos ambiciosos que impulsen a tu equipo de ventas más allá de lo que han hecho en el pasado o grandes objetivos que aumenten la confianza de los inversores.

¿Por qué es importante la proyección de ventas?

La proyección de ventas te ayuda a mantener el pulso de tu negocio. Establece las reglas básicas para una variedad de procesos de negocios, incluida tu estrategia de ventas y la planificación de proyectos. Una vez que calcules tus proyecciones de ventas, puedes usar los resultados para evaluar la situación de tu negocio, predecir el flujo de caja y ajustar tus planes según corresponda.

Un plan de proyección de ventas efectivo:

• Predice la demanda: cuando tienes una idea de cuántas unidades podrías vender, puedes adelantarte a la producción.

• Te ayuda a realizar inversiones inteligentes: si tienes objetivos futuros de expandir tu negocio a nuevas ubicaciones o con productos nuevos, saber cuándo contarás con los ingresos para hacerlo es importante. 

• Contribuye a la definición de objetivos: la proyección de tus ventas puede ayudarte a definir objetivos fuera de las inversiones, como superar a la competencia o contratar a nuevos miembros del equipo.

• Guía los gastos: la proyección de tus ventas puede ser la llamada de atención que necesitas para establecer un presupuesto y usar el control de costos para reducir los gastos.

• Mejora el proceso de ventas: puedes cambiar tu proceso de ventas actual en función de las proyecciones de ventas con las que no estés satisfecho.

• Destaca los problemas financieros: tu plantilla para proyección de ventas te abrirá los ojos a áreas problemáticas que quizás no hubieras notado de otra manera. 

• Ayuda con la gestión de recursos: ¿tienes los recursos que necesitas para cumplir con los pedidos si la proyección de ventas es precisa? La proyección de ventas puede guiarte en la asignación y gestión de los recursos para alcanzar los objetivos.

Cuando cuentas con una predicción precisa de tus ventas futuras, puedes usar las proyecciones para ajustar el proceso de ventas actual.

Cómo crear una plantilla para proyección de ventas

Existen diferentes métodos de proyección de ventas, y algunos son más simples que otros. Con los pasos siguientes, aprenderás a crear una plantilla básica para proyección de ventas que podrás personalizar para que se ajuste al método que elijas. 

1. Recopila la información de negocios

Sin los detalles de tus ventas anteriores, no tendrás nada en qué basar tus predicciones. Si no tienes datos de ventas anteriores, puedes comenzar a hacer un seguimiento de las ventas ahora para crear una proyección de ventas en el futuro. La información que deberás recopilar incluye:

• Cantidad de unidades vendidas por mes

• Rentabilidad de cada producto por mes

• Cantidad de unidades devueltas o canceladas (para que puedas obtener un cálculo exacto de las ventas)

Otros elementos que puedes tener en cuenta para que tus predicciones sean más precisas son:

• Porcentaje de crecimiento

• Cantidad de representantes de ventas

• Duración promedio del ciclo de ventas

Existen diferentes maneras de usar estos puntos de datos al realizar la proyección de ventas. Si quieres calcular tu índice de ventas, que son los ingresos proyectados para el año próximo, usa tus ingresos del mes pasado y multiplícalos por 12. Luego, ajusta ese número en función de otros puntos de datos relevantes, como la estacionalidad.

Consejo: La mejor manera de recopilar los datos históricos es usar un software para la gestión de relaciones con los clientes (CRM). Si cuentas con una estrategia de CRM, podrás incorporar fácilmente los datos en tu plantilla para proyección de ventas y hacer proyecciones rápidas.

2. Define tus métricas

Antes de realizar los cálculos en tu plantilla para proyección de ventas, debes decidir qué es lo que vas a medir. Las preguntas básicas que debes hacerte son:

¿Qué es el producto o servicio que estás vendiendo y para el que quieres realizar la proyección? Responder esta pregunta te ayuda a decidir exactamente qué estás evaluando. Por ejemplo, puedes investigar tendencias futuras para un producto que ya existe desde hace mucho tiempo para decidir si vale la pena continuar, o puedes predecir las ventas futuras de un producto nuevo. 

¿Para cuánto tiempo en el futuro quieres hacer las proyecciones? Puedes decidir hacer proyecciones para tan solo seis meses o para cinco años o más en el futuro. La complejidad de tu proyección de ventas depende de ti.

¿A cuánto venderás cada producto, y cómo mides tus productos? Define las métricas del producto, ya sea en unidades, horas, membresías o alguna otra cosa. De ese modo, puedes calcular los ingresos en función del precio por unidad.

¿Cuánto dura tu ciclo de ventas? El ciclo de ventas, también llamado embudo de ventas, es el tiempo promedio que te lleva hacer la venta desde el principio hasta el final. Los ciclos de ventas suelen ser mensuales, trimestrales o anuales. pero, según el producto que vendas, también puede ser único. Los pasos del ciclo de ventas, por lo general, incluyen:

• Generación de oportunidades

• Calificación de oportunidades de venta

• Contacto inicial

• Realización de una oferta

• Negociación

• Cierre de la venta

Consejo: Puedes proyectar el crecimiento de los clientes frente a los ingresos incluso si tu empresa está en las primeras fases. Si no cuentas con suficientes datos históricos para usar en tu plantilla para proyección de ventas, puedes usar los datos de una empresa similar a la tuya en el mercado. 

3. Elige un método de proyección

Existen dos métodos de proyección básicos que puedes usar para hacer la proyección de ventas. El método descendente comienza con el tamaño total del mercado y se va reduciendo, mientras que el método ascendente comienza con tu negocio y se va expandiendo.

Método descendente: para usar el método descendente, comienza con el tamaño total del mercado, o el mercado total direccionable (TAM). Luego, calcula cuánto del mercado crees que puede captar tu Business. Por ejemplo, si estás en un mercado grande y sobresaturado, quizás solo puedas captar el 3 % del TAM. Si el mercado total direccionable es de $1000 millones, tu proyección de ventas anual será de $30 millones. 

Método ascendente: con este método debes calcular la cantidad total de unidades que tu empresa venderá en un ciclo de ventas, luego multiplicar ese número por el costo promedio por unidad. Se puede ampliar agregando otras variables, como la cantidad de representantes de ventas, los gastos del departamento o las visitas al sitio web. El método de proyección ascendente usa los datos de la empresa para proyectar resultados más específicos. 

Tendrás que elegir un método para completar la plantilla para proyección de ventas, pero también puedes probar los dos métodos para comparar los resultados.

Consejo: El mejor método de proyección para ti puede depender del tipo de negocio que dirijas. Si tu empresa experimenta poca fluctuación en los ingresos, entonces el método de proyección descendente debería funcionar bien. El modelo descendente también puede ser una buena opción para empresas nuevas que tengan poca información de negocios con la que trabajar. El método de proyección ascendente puede resultar más útil para empresas estacionales o empresas emergentes que buscan tomar decisiones presupuestarias y de asignación de personal a futuro.

4. Calcula tu proyección de ventas

Ya aprendiste una manera básica de calcular los ingresos mediante el método descendente. A continuación, veremos otra forma de calcular los ingresos por ventas proyectados a escala anual.

1. Divide los ingresos por ventas en lo que va del año por el número de meses hasta la fecha para calcular la tasa promedio de ventas mensuales.

2. Multiplica la tasa promedio de ventas mensuales por el número de meses que quedan en el año para calcular los ingresos por ventas proyectados para el resto del año.

3. Suma el total de ingresos por ventas hasta la fecha a los ingresos por ventas proyectados para el resto del año para calcular la proyección de ventas anual.

Una forma más generalizada de calcular los futuros ingresos por ventas para el año es multiplicar el total de ingresos por ventas del año anterior.

Ejemplo: Digamos que tu empresa vende una aplicación de software a razón de $300 por unidad, y vendiste 500 unidades de enero a marzo. Tus ingresos por ventas hasta la fecha son $150 000 ($300 por unidad x 500 unidades vendidas). Pasaron tres meses en el año calendario, por lo que tu tasa promedio de ventas mensuales es de $50 000 ($150 000 / 3 meses). Eso significa que tus ingresos por ventas proyectados para el resto del año es de $450 000 ($50 000 x 9 meses).

5. Haz ajustes según los factores externos

Una proyección de ventas predice los ingresos a futuro al hacer suposiciones sobre tu tasa de crecimiento en función del éxito anterior. Pero el éxito anterior solo es un componente de la tasa de crecimiento. Existen factores externos que están fuera de tu control que pueden afectar el crecimiento de las ventas, y deberías tenerlos en cuenta si quieres hacer proyecciones precisas. 

Estos son algunos factores externos en torno a los cuales se pueden ajustar los cálculos:

• Tasa de inflación: la inflación es el aumento de los precios en un período determinado, y suele fluctuar en función de la situación económica general de un país. Puedes tomar la proyección de ventas anuales e incluir la tasa de inflación para asegurarte de no estar proyectando un número de ventas mayor o menor de lo que la economía permitirá.

• La competencia: ¿tu mercado se está volviendo cada vez más competitivo? Por ejemplo, ¿estás vendiendo un software durante un período de auge tecnológico? Si es así, evalúa si tu participación en el mercado disminuirá debido al aumento en la competencia en los próximos años.

• Cambios en el mercado: el mercado puede cambiar a medida que las personas cambian su comportamiento. Tu audiencia puede pasar un promedio de seis horas por día usando sus teléfonos durante un año. Y al año siguiente, el uso del teléfono puede descartado debido a un aumento en la concienciación sobre la salud mental. Es muy difícil predecir este tipo de cambios, por lo que debes mantenerte al día con las noticias del mercado.

• Cambios en el sector: estos cambios suceden cuando aparecen en el mercado nuevos productos y tecnologías que vuelven obsoletos a otros productos. Un ejemplo es la invención de la tecnología de inteligencia artificial.

• Legislación: aunque no es tan común, los cambios en la legislación pueden afectar la forma en que las empresas venden sus productos. Por ejemplo, el vapeo era una industria multimillonaria hasta que las leyes prohibieron la venta de productos de vapeo a menores de 21 años. 

• Estacionalidad: muchas industrias experimentan la estacionalidad en función de cómo el comportamiento y las necesidades humanas cambian con las estaciones. Por ejemplo, las personas pasan más tiempo en sus hogares durante el invierno, por lo que es posible que estén más tiempo frente a sus computadoras. Las tiendas minoristas también pueden experimentar un salto en las ventas cerca de la temporada navideña.

Consejo: Puedes crear un plan de ventas integral para establecer objetivos para los miembros del equipo. Además de metas de rentabilidad e hitos de formación, considera asignar cada uno de estos factores externos a los miembros de tu equipo para que puedan hacer un seguimiento de la información esencial. De esa manera, estarás preparado para cualquier evento que pueda afectar el futuro crecimiento de las ventas. 

Plantilla para proyección de ventas (y ejemplo)

A continuación, te mostramos un ejemplo de una plantilla para la proyección de las ventas de seis meses de una empresa de software para dos productos diferentes. Uno de los productos es una aplicación de software y el otro, un accesorio de software. 

En esta plantilla de proyección de ventas, la empresa utilizó información de ventas anteriores para completar cada mes. Proyectaron que sus ventas aumentarían un 10 % al mes debido a un aumento del 5 % en la inflación y porque ganaron un 5 % más del mercado. Mantuvieron el mismo precio por unidad que el año anterior.

Colocar los dos productos en el mismo gráfico puede ayudar a la empresa a ver que su producto de menor costo (el accesorio de software) aporta más ingresos que su producto de mayor costo. La empresa podría usar este análisis de datos para crear más productos de bajo costo en el futuro.

Combina tu proyección de ventas con un proceso de ventas sólido

Una proyección de ventas es solo una parte de un panorama de ventas más amplio. A medida que los miembros de tu equipo captan clientes potenciales y cierran acuerdos, puedes realizar un seguimiento de los mismos a lo largo del proceso de ventas. Un plan de ventas sólido es la base del éxito futuro.