Cómo Asana usa la gestión del trabajo para impulsar la planificación de hojas de ruta digitales

La hoja de ruta digital no se trata solo de crear una Lista de pendientes de proyectos, se trata de tomar decisiones inteligentes que generen resultados reales. Una hoja de ruta clara y bien priorizada requiere alinearse con las partes interesadas, establecer prioridades claras y hacer concesiones difíciles. Dani Spires, directora de Operaciones Digitales en Asana, conoce este desafío por dentro y por fuera. 

“Como equipo digital, tenemos que apoyar las necesidades cambiantes del Business y, al mismo tiempo, impulsar las iniciativas técnicas. La planificación de la hoja de ruta nos ayuda a encontrar el equilibrio adecuado”, dice.

Para lograrlo, el equipo de Dani reevalúa regularmente sus prioridades e integra los comentarios de toda la organización para mantener su hoja de ruta alineada con los objetivos estratégicos. No es fácil, especialmente cuando se trabaja con múltiples partes interesadas. Aquí es donde Asana entra en acción.

Cuatro formas en que Asana simplifica la planificación de hojas de ruta

Cuando se hace bien, la hoja de ruta digital ayuda a los equipos a priorizar los proyectos más importantes, prepara el escenario para el crecimiento y mantiene a todos enfocados en lo que realmente importa. Como dice Dani, el objetivo principal es “descubrir las prioridades del equipo y determinar cómo podemos asignar la carga laboral para generar impacto sin perder el foco en otras iniciativas”.

Para que esto suceda, los equipos necesitan un espacio central para ver los proyectos potenciales, alinearse con la estrategia, tomar decisiones y dar seguimiento al progreso, todo mientras colaboran sin problemas.

Así es como Asana ayuda al equipo de Dani a lograrlo.

Centralizar el trabajo de la hoja de ruta para mejorar la visibilidad

Uno de los mayores desafíos en la construcción de una hoja de ruta digital es mantener informados a los socios interdisciplinarios durante todo el proceso. Según Dani, la lista de partes interesadas del equipo digital es “larga y amplia”, e involucra a muchas personas con diferentes prioridades y responsabilidades que deben participar para tomar decisiones precisas. Y eso significa que mantener a todos informados es un desafío.

Para resolver esto, el equipo de Dani confía en la función de proyecto de Asana para crear un proyecto de hoja de ruta maestra que alberga todas las iniciativas digitales para el año fiscal. Al comienzo del proceso de elaboración de la hoja de ruta, las partes interesadas y los equipos agregan sus proyectos propuestos a la hoja de ruta maestra como tareas de Asana, lo que brinda a todos visibilidad y la oportunidad de opinar. 

Por ejemplo, supongamos que el equipo de SEO planea actualizar cuatro páginas pilares en Asana.com en el primer trimestre. Para lograr su objetivo, necesitarán soporte digital para rediseñar las páginas, cargar contenido nuevo y publicar las actualizaciones. Durante el proceso de elaboración de la hoja de ruta inicial, el jefe de proyecto de SEO agrega una tarea a la hoja de ruta digital que corresponde al proyecto de SEO, como “Actualizaciones de la página principal del primer trimestre”. Luego, el equipo digital revisa la tarea directamente en la hoja de ruta y utiliza la información proporcionada para decidir si seguir adelante con el proyecto o no.

“Al crear un plan centralizado en un solo lugar, podemos dar a todos nuestros socios visibilidad y voz en el proceso”, dice Dani.

Tomar decisiones de asignación de recursos basadas en datos

Una vez que el equipo de Dani crea su proyecto de hoja de ruta digital, el siguiente paso es decidir qué proyectos deben pasar a la fase final.

Pero no se trata solo de elegir el trabajo a realizar. Con tantas partes interesadas involucradas, las solicitudes pueden llevar rápidamente la hoja de ruta a superar su capacidad productiva. Como señala Dani, existe un delicado equilibrio entre priorizar las iniciativas críticas para el negocio, como los proyectos que impulsan los clientes potenciales o el embudo de ventas, y el trabajo técnico estratégico necesario para respaldar el crecimiento a largo plazo.

Para tomar estas decisiones, el equipo de Dani confía en los campos personalizados de Asana. Cada vez que un solicitante agrega una propuesta de proyecto a la hoja de ruta, etiqueta la tarea con campos personalizados diseñados para ayudar al equipo a ver dónde encaja el proyecto en el panorama general y decidir si deben asumirlo o no. Estos campos personalizados incluyen:

• Trimestre de entrega: el trimestre de entrega planificado en el que debe finalizarse el trabajo.

• Compromiso: si el proyecto se ha comprometido y el nivel de compromiso.

• Prioridad: el nivel de prioridad de la tarea o el proyecto. 

• Equipo responsable directo: qué equipo digital será responsable del proyecto.

• Esfuerzo: una estimación numérica del 1 al 5 que indica el nivel de complejidad del proyecto.

Una vez que se agregan y etiquetan los proyectos, el equipo digital evalúa su carga de trabajo y decide cómo asignar la disponibilidad a los diferentes tipos de proyectos, como iniciativas estratégicas, mantenimiento técnico y apoyo a las partes interesadas. Con un vistazo rápido a los campos personalizados, los líderes de pilares digitales pueden alinearse fácilmente con la prioridad de cada proyecto, el esfuerzo requerido y el impacto potencial, lo que facilita la finalización de la hoja de ruta.

“Nuestros campos personalizados nos permiten tener conversaciones difíciles sobre la capacidad productiva”, dice Dani. “Podemos mostrar a las partes interesadas lo que se ha solicitado, lo que se ha comprometido y el nivel de esfuerzo requerido, y luego usar esa información como base para las conversaciones de compensación”.

Estos campos personalizados también ayudan al equipo de Dani a ver cómo se alinea cada proyecto con los objetivos principales de Asana. Al etiquetar las tareas con el objetivo general de la empresa al que se dirigen, el equipo puede estar seguro de que el trabajo que realizan respalda los objetivos estratégicos.

“Con Asana, todo está vinculado”, dice Dani. “Podemos ver claramente cómo nuestras prioridades se asignan a los objetivos de marketing y, en última instancia, a los objetivos principales de Business”.

Conectar el trabajo entre equipos

Si bien la hoja de ruta digital es la principal fuente de referencias para los proyectos del equipo digital, no es el único proyecto en juego. Los diferentes equipos trabajan a partir de múltiples hojas de ruta superpuestas, como marketing, desarrollo de productos o experiencia del cliente. Esta superposición puede conducir fácilmente a esfuerzos duplicados y desperdicio de recursos.

Para evitarlo, el equipo de Dani utiliza la función de alojamiento de tareas en varios proyectos de Asana, que permite que una tarea se ejecute en varios proyectos. Por ejemplo, el proyecto de página pilar del primer trimestre del equipo de SEO se puede publicar de forma cruzada en la hoja de ruta de SEO, la hoja de ruta de marketing de contenido y el tablero de sprint de desarrollo web, para mantener a todos alineados y evitar tareas duplicadas.

“La hoja de ruta digital es tan grande y abarca tantas funciones que es fácil que las tareas se pierdan”, dice Dani. “El alojamiento de tareas en varios proyectos permite a nuestros socios principales tomar un proyecto digital y ponerlo en su hoja de ruta. De esa manera, podemos mantener todo conectado sin duplicar el trabajo”.

Mantener el trabajo al día con informes en tiempo real

Una vez que la hoja de ruta está bloqueada y comienza el trabajo, el equipo de Dani utiliza el panel de informes de Asana para dar seguimiento al progreso. El panel ofrece una vista general del estado del proyecto, lo que ayuda al equipo a abordar rápidamente los problemas y evitar los cuellos de botella.

 “Usamos la función del panel para controlar nuestro progreso y saber dónde estamos en términos de cumplimiento de los objetivos de la empresa”, dice Dani. “Todos pueden ver fácilmente qué es prioritario, qué está bloqueado y qué está por encima de la capacidad productiva”.

Al final de cada trimestre, el equipo digital revisa su hoja de ruta y la ajusta para cualquier nueva prioridad de Business. Si hay cambios que requieren un cambio de enfoque, se discuten durante las negociaciones trimestrales, donde el Equipo decide qué proyectos avanzar. La hoja de ruta actualizada se comparte con las partes interesadas para mantener a todos alineados con los cambios.

Incluso después de que termina un trimestre, el trabajo del equipo continúa. Utilizan las métricas del panel para identificar los éxitos y los desafíos, y aplican estos aprendizajes a la planificación futura.

“Al dar seguimiento a las fechas de inicio y finalización de nuestra hoja de ruta, podemos ver cuántos proyectos se planificaron y finalizaron dentro del plazo establecido”, dice Dani. “Luego, podemos usar esos datos para obtener una visión clara de cómo estamos progresando año tras año”. 

Mantén tu hoja de ruta digital al día

Una hoja de ruta digital bien gestionada no tiene por qué ser complicada. Con Asana, tu equipo puede alinearse con las prioridades, agilizar la colaboración interdisciplinaria y tomar decisiones basadas en datos que respalden los objetivos estratégicos de tu organización, preparando el escenario para obtener resultados significativos.