Cómo estamos construyendo una estrategia de marketing de IA que realmente funciona

Como muchos líderes de marketing, mi experiencia con la IA comenzó con entusiasmo y experimentación. Nuestro equipo exploró varias herramientas y cada miembro encontró su propia manera de incorporar la IA en sus flujos de trabajo. Notamos mejoras en la productividad, pero también encontramos desafíos: resultados contradictorios, flujos de trabajo desconectados y una adopción desigual en todo el equipo.

Este enfoque fragmentado, lo que he llegado a llamar el “Salvaje Oeste de la IA”, es donde muchas organizaciones se encuentran hoy en día. Si bien esta fase de exploración es valiosa, es hora de pasar de la experimentación ad hoc a la integración estratégica.

De la experimentación a la intencionalidad

La fase del “Salvaje Oeste” es tentadora. Los equipos se mueven rápido, prueban libremente y se sienten empoderados para explorar. Pero esa libertad, sin control, rápidamente crea trabajo duplicado, resultados inconsistentes y una oferta tecnológica cada vez más frágil. 

Nosotros mismos comenzamos a ver señales de esto: un miembro del equipo usó ChatGPT para publicaciones de blog, mientras que otro prefirió Claude, lo que llevó a voces de marca muy diferentes. Nuestro especialista en SEO tenía su propio conjunto de indicaciones que nunca llegaron al equipo de contenido. Estas pequeñas inconsistencias parecían inofensivas al principio, pero rápidamente llevaron a una desalineación. Fue una vista previa de lo que podría suceder a gran escala si no establecíamos estándares compartidos.

A medida que el ritmo de la experimentación se aceleraba, me quedó claro que necesitábamos un enfoque unificado, uno que pudiera apoyar la innovación sin sacrificar la estructura.

Presentamos nuestro Marketing BrAIn Trust

Para superar la etapa de caos, desarrollamos un enfoque de confianza en el cerebro de marketing que transforma la forma en que nuestro Equipo aprovecha la IA. En el centro de nuestra estrategia están los objetivos de aprendizaje práctico y mejora de habilidades: crear un espacio para que cada miembro del equipo experimente, comparta descubrimientos y desarrolle las habilidades de IA que necesita para crecer. En lugar de ver la IA como una colección de herramientas individuales, estamos creando un ecosistema de IA coordinado donde las indicaciones y los procesos estandarizados surgen de experiencias reales y conocimientos compartidos.

El BrAIn Trust sirve como nuestra base para el aprendizaje práctico, la gobernanza de la IA y el desarrollo de habilidades. Al integrar la IA directamente en los flujos de trabajo diarios, no solo estamos facilitando la adopción, sino que también la estamos dando forma. Este enfoque crea coherencia y aborda los desafíos clave de la experimentación fragmentada.

Involucrar al equipo en el proceso

Desde el principio, sabíamos que esta transformación tenía que estar centrada en las personas y en el aprendizaje. Antes de presentar el BrAIn Trust a nuestro Equipo, nos alineamos estrechamente con nuestros socios de Operaciones de Personal para asegurarnos de que la intención fuera clara: no se trata de reemplazar roles, sino de apoyar a las personas en el desarrollo de nuevas habilidades y realizar un trabajo más estratégico y de alto impacto. Esa alineación nos dio la claridad y la confianza que necesitábamos para crecer.

El BrAIn Trust convierte esa visión en acción.  Comenzamos con Asana como nuestro cliente cero e integramos la IA sin problemas en las herramientas y los flujos de trabajo que nuestro equipo ya usa todos los días, lo que hace que el uso de la IA sea inevitable.

Nuestra filosofía se centra en tres principios que guían todo lo que hacemos:

• Hacerlo obvio: demostramos valor inmediato a través de la práctica. Sin promesas abstractas: los miembros del equipo experimentan de primera mano cómo estas herramientas ahorran tiempo y mejoran la calidad desde su primera sesión de aprendizaje. Proporcionamos una gobernanza clara y casos de uso documentados para que todos entiendan no solo cómo usar la IA, sino también cuándo y por qué.

• Simplificar: comenzamos con Asana antes de expandirnos a otras herramientas, reuniendo a los equipos donde ya trabajan. Nuestras indicaciones se ajustan a los flujos de trabajo existentes, lo que hace que la adopción de la IA se sienta natural, no disruptiva. Ofrecemos plantillas simples, sesiones de práctica guiadas y horarios de oficina regulares donde cualquiera puede obtener ayuda a su propio ritmo.

• Hazlo agradable: creamos soluciones con el equipo, no para ellos. Las sesiones semanales para compartir prompts se han convertido en talleres de aprendizaje donde los miembros del equipo experimentan con la IA, comparten descubrimientos y aprenden unos de otros. Estamos creando asistentes de IA personificados con tonos amigables que se sienten como compañeros de equipo útiles, no como tecnología intimidante.

No se trata solo de una actualización de herramientas. Es un cambio intencional en la forma en que aprendemos y crecemos como Equipo. Nuestro BrAIn Trust nos ayuda a equilibrar dos prioridades que a menudo se sienten en desacuerdo: dar a los equipos la libertad de experimentar y, al mismo tiempo, garantizar que los resultados de esos experimentos sean útiles, escalables y compartibles en toda la organización.

Nuestro BrAIn Trust aborda varios desafíos que muchos equipos enfrentan:

1. Variabilidad de la adopción: nos reunimos con las personas en el punto en el que se encuentran en su proceso de aprendizaje, brindando apoyo a los principiantes a través de usuarios Advanced.

2. Calidad inconsistente: la estandarización a través del aprendizaje compartido ayuda a todos a mejorar juntos y lograr resultados consistentes.

3. Pérdida de tiempo: nuestra base de conocimiento colectivo significa que nadie tiene que aprender de forma aislada o recrear soluciones que otros ya han desarrollado.

4. Esfuerzos duplicados: las sesiones de intercambio regulares garantizan que los aprendizajes se difundan rápidamente en todo el Equipo.

Al centralizar nuestro enfoque, ofrecemos lo siguiente:

• Oportunidades de aprendizaje práctico adaptadas a cada nivel de habilidad

• Bibliotecas de flujos de trabajo y prompts creadas a partir de la experimentación del equipo

• Horario de oficina regular para asistencia y orientación personalizadas

• Soporte para integraciones técnicas y orientación para personalizar las indicaciones 

• Mejores prácticas que surgen del aprendizaje y la experiencia colectivos

Hacer que la IA funcione para todos

En lugar de intentar una transformación completa de la noche a la mañana, hemos seleccionado casos de uso de alto impacto que demuestran valor y, a la vez, generan confianza en el equipo a través de la práctica. Cada sesión fortalece la aceptación a medida que los miembros del equipo ven de primera mano cómo la IA puede transformar su trabajo. Estos flujos de trabajo están evolucionando junto con las capacidades de nuestra plataforma, y los miembros del equipo contribuyen activamente con mejoras basadas en sus experiencias diarias.

Ya lanzamos con éxito dos flujos de trabajo importantes que surgieron de la experimentación:

Advanced Team Leadership Assistance System (ATLAS): un conjunto integral de flujos de trabajo impulsados por IA para el apoyo del liderazgo que desarrollé a través de unas horas de prueba y error, que incluye plantillas para lo siguiente:

• Seguimiento y análisis de métricas del equipo

• Monitoreo de finalización de tareas

• Generación de informes de capacidad productiva

• Generación de actualizaciones de estado

Estos flujos de trabajo me permiten centrarme en la estrategia mientras la IA se encarga de los gastos generales administrativos, lo que me permite ahorrar de 4 a 5 horas semanales.

Asistente de planificación de inteligencia y priorización de proyectos (PIPPA): una biblioteca de prompts para la gestión de programas que nuestros jefes de producto crearon a través de sesiones de aprendizaje colaborativo, con plantillas para lo siguiente:

• Recepción y evaluación de solicitudes

• Priorización de tareas

• Indicaciones para la identificación de riesgos en el cronograma

Este flujo de trabajo, que continúa evolucionando a medida que los jefes de producto comparten nuevos descubrimientos, les permite concentrarse en las relaciones con las partes interesadas, mientras que la IA gestiona los aspectos administrativos del seguimiento de proyectos.

Nuestro objetivo es que cada rol de nuestro equipo de marketing, desde la creación de contenido hasta el SEO y el marketing por email, desarrolle experiencia en IA a través de la práctica con bibliotecas de prompts especializadas y flujos de trabajo diseñados para complementar su función específica. Este enfoque específico garantiza que la IA mejore, en lugar de interrumpir, los flujos de trabajo existentes mientras desarrolla habilidades duraderas.

Expandir con la infraestructura adecuada

Sabíamos desde el principio que si íbamos a escalar esta iniciativa de aprendizaje, no podíamos confiar en herramientas dispersas o soluciones a corto plazo. Necesitábamos una base estratégica: algo que pudiera evolucionar con nosotros, conectarse con nuestros sistemas existentes y empoderar a los equipos no técnicos para que aprendieran y contribuyeran directamente.

Es por eso que nuestra estrategia de implementación se centra en el uso de la función AI Studio sin código de Asana. Dado que nuestro equipo ya trabaja en Asana, comenzar allí hace que la adopción de la IA se sienta natural.

Esta elección estratégica proporciona varias ventajas para nuestro enfoque de aprendizaje primero:

• Menor riesgo de consolidación: al basarnos en nuestra plataforma de gestión del trabajo en lugar de en soluciones de múltiples puntos, mitigamos el riesgo de consolidación de proveedores en el futuro.

• Fuentes de datos integradas: conectamos información de nuestros diversos sistemas (Contentful, SkillJar, GitHub, Tableau, etc.) directamente a nuestros flujos de trabajo de IA.

• Desarrollo escalable: el enfoque sin código permite a los miembros del equipo aprender, iterar e implementar rápidamente nuevas indicaciones y flujos de trabajo sin recursos de desarrollo especializados.

• Experiencia consistente: construir sobre una plataforma familiar reduce las barreras de adopción y crea un entorno cómodo para el aprendizaje y la experimentación. Cuando las capacidades de IA se integran en los flujos de trabajo diarios, la adopción se vuelve automática.

Este enfoque mantiene nuestra estrategia de IA alineada con la forma en que nuestros equipos ya trabajan, al tiempo que crea un espacio seguro para el aprendizaje, reduce las barreras a la experimentación y hace que el uso de la IA sea una parte inevitable de la jornada laboral de todos en lugar de un complemento opcional.

Medir los resultados en lugar de los productos

Si bien hacemos un seguimiento del tiempo que ahorramos, nuestra definición de ROI se extiende más allá de la eficiencia. Estamos midiendo si la IA está habilitando lo siguiente:

1. Reducciones en la carga de trabajo administrativo

2. Mejoras en la calidad y consistencia de los resultados

3. Aumento del tiempo de pensamiento estratégico

4. Aceleración del tiempo de comercialización

5. Mayor satisfacción y compromiso del equipo

6. Crecimiento en la alfabetización y la confianza en la IA en todos los niveles de habilidad

Estas métricas muestran que la integración de la IA no se trata solo de hacer las cosas más rápido; se trata de mejorar fundamentalmente la forma en que trabajamos y aprendemos juntos.

El futuro no es más herramientas; es más trabajo en equipo

A medida que continuamos nuestro viaje hacia la IA, creo que estamos presenciando el comienzo de un cambio profundo en la forma en que operan los equipos de marketing. Las organizaciones que prosperarán no serán las que implementen la mayoría de las herramientas de IA, sino las que integren estratégicamente la IA en sus equipos de manera que complementen y mejoren las capacidades humanas.

El futuro pertenece a los equipos que pueden ir más allá del Lejano Oeste de la IA para construir enfoques coordinados y reflexivos para la colaboración entre humanos e IA. Al crear un marco estratégico ahora, no solo nos estamos preparando para este futuro, sino que lo estamos dando forma activamente.

No te pierdas nuestro próximo artículo, donde exploraremos cómo estamos evolucionando estos flujos de trabajo compartidos y bibliotecas de prompts en asistentes de IA personalizados y basados en roles que actúan como verdaderos compañeros de equipo para cada miembro de nuestra organización de marketing.