Morningstar ahorra 600 000 dólares al año gracias a los flujos de trabajo con tecnología de IA en AI Studio de Asana

Destacados

Desafíos

• Las ineficiencias operativas y la complejidad de la oferta tecnológica dificultaban la adaptación del trabajo al ritmo de los ambiciosos objetivos de crecimiento.

• Los empleados usaban diferentes herramientas para gestionar su trabajo, lo que hacía que la información permaneciera aislada y que las prioridades no estuvieran claras.

• El equipo directivo no tenía visibilidad de las hojas de ruta integrales de los equipos, lo que dificultaba la gestión de los riesgos y la toma de decisiones informadas.

• La falta de una forma estandarizada de gestionar los recursos, dar seguimiento a los proyectos y recibir trabajo nuevo provocó que los recursos se vieran sobrecargados y que no se cumplieran los plazos.

• Los equipos de Investigación contaban con un sistema obsoleto para gestionar el contenido interno, lo que ralentizaba la distribución y dificultaba la difusión.

Soluciones

• Los departamentos comerciales principales de Morningstar adoptaron Asana para gestionar el trabajo, conectar los datos y estandarizar los procesos comerciales.

• Algunos equipos utilizaron AI Studio de Asana para automatizar la recepción de solicitudes, agilizar su evaluación y acelerar la producción de contenido, lo que les permitió disponer de más tiempo para concentrarse en el trabajo de mayor valor.

• Al consolidar varias herramientas y flujos de trabajo en Asana, los equipos redujeron el trabajo manual y eliminaron los sistemas redundantes.

• Gracias a una visibilidad clara de las solicitudes de trabajo y los proyectos activos, los líderes pueden tomar decisiones basadas en datos que sirven de guía para la planificación y la estrategia.

• Los procesos de recepción estandarizados, incluidos algunos con tecnología de IA mejoraron la elaboración de hojas de ruta, la priorización y los plazos de entrega en todos los departamentos.

Resultados

• El proceso de creación de contenido con tecnología de IA del equipo de Investigación permite ahorrar aproximadamente 14 976 horas al año, lo que se traduce en un ahorro adicional de 600 000 dólares.

• El equipo de Jubilaciones redujo en dos semanas los plazos de revisión de las solicitudes gracias a la recepción y la clasificación automatizadas con AI Studio de Asana.

• El equipo de Tecnología Central de Morningstar ahorra 1972 días laborales al año gracias a la optimización de los flujos de trabajo y al aumento de la eficiencia con Asana, lo que supone un ahorro estimado de 758 600 dólares en costos.

• En toda la organización, los equipos toman decisiones más rápidas y respaldadas por datos, con una mejor priorización, plazos de entrega más claros y previsiones de recursos más fiables, gracias en parte a los flujos de trabajo con tecnología de IA.

• Al reducir el trabajo manual y las tareas de baja prioridad, los equipos pueden centrarse en iniciativas de alto impacto y colaborar de manera más efectiva a escala.

Ganador del premio Work Innovation Award, 2025

Morningstar recibió el premio AI Visionary Work Innovation Award de Asana por su uso estratégico de la IA para impulsar la ejecución a gran escala. Ante el aumento de la complejidad y la demanda, la organización utilizó estratégicamente AI Studio de Asana para agilizar el trabajo interdisciplinario, desde los procesos de contenido de investigación hasta la recepción y la priorización de productos. Gracias a la automatización, el direccionamiento y la generación de informes con tecnología de IA, los equipos redujeron el trabajo manual, aceleraron los cronogramas y lograron un importante ahorro en los costos. Ahora, los equipos trabajan en un sistema unificado que reduce el trabajo de bajo valor y les permite centrarse en lo que más importa. La transformación de Morningstar no se trata solo de usar la IA, sino de usarla de forma inteligente para generar un valor comercial real.

Asana nos ayuda a aumentar la eficiencia de forma escalable y a impulsar el crecimiento que necesitamos. Hemos eliminado los obstáculos para la colaboración en toda la organización.”

Asana para el seguimiento de solicitudes

Conversión de solicitudes dispersas en hojas de ruta estratégicas mediante la recepción de solicitudes con tecnología de IA

Inicialmente, los equipos de producto de la división de Jubilación de Morningstar daban seguimiento a las solicitudes de producto mediante un proceso manual y ad hoc. Al no contar con un proceso de recepción de solicitudes estandarizado, las solicitudes llegaban por todas partes (emails, chats y conversaciones de pasillo) y, con frecuencia, carecían del contexto necesario para evaluar su valor. Decir que sí a todo provocaba una sobrecarga de trabajo, una hoja de ruta dispersa y la incapacidad de evaluar el valor comercial real. 

Para hacer frente a este desafío, el equipo de Jubilación implementó un marco estructurado con AI Studio para gestionar todo el ciclo de vida del producto, desde la recepción de las solicitudes hasta la medición del impacto. Ahora, las solicitudes se evalúan con criterios coherentes, la capacidad productiva se pronostica con precisión y las hojas de ruta están centralizadas y actualizadas. Como resultado, el equipo redujo en dos semanas el plazo de revisión y pasó de una ejecución reactiva a una planificación estratégica basada en el valor.

Nuestro proceso de elaboración de hojas de ruta era reactivo y manual. Nuestro objetivo final con la IA de Asana es hacer que el proceso sea más estratégico, de modo que podamos priorizar rápidamente el trabajo que generará ingresos y acelerará la comercialización.”

La recepción de solicitudes y los flujos de trabajo optimizados con IA mejoran la priorización y la planificación

• Todas las solicitudes se envían a través de un sistema de recepción centralizado en Asana, y AI Studio asigna automáticamente un nombre a las solicitudes, identifica las lagunas de información y genera resúmenes estandarizados para facilitar la evaluación.

• Las solicitudes complejas siguen un flujo de trabajo especializado y se califican sistemáticamente en función de su valor comercial, complejidad y costo, lo que permite al equipo de producto aprobar, aplazar o rechazar las solicitudes en función de los datos. 

• Una vez que se aprueban las solicitudes, las reglas validan la integridad de los datos y asignan automáticamente los elementos a las hojas de ruta correspondientes.

La documentación automatizada y el seguimiento de los resultados aumentan la eficiencia y la responsabilidad

• Una vez que se completan los elementos de la hoja de ruta, AI Studio genera notas de lanzamiento a partir de la información de las tareas. Si se necesitan más detalles, se notifica automáticamente a los jefes de Producto para que los agreguen.

• Las reglas automatizadas crean automáticamente tareas de seguimiento y subtareas para medir el éxito de cada elemento de la hoja de ruta en relación con los resultados esperados.

Antes, tardábamos dos semanas en revisar una solicitud y recopilar la información que necesitábamos para continuar. Ahora podemos eliminar el tiempo que se perdía en los procesos manuales, ya que la IA de Asana identifica y recopila la información que necesitamos desde el principio.”

Asana para la planificación de contenido

Optimización de los flujos de trabajo de contenido de investigación mediante la automatización con tecnología de IA

Antes, la gestión del contenido de investigación interno de Morningstar entre los distintos departamentos era lenta, estaba aislada y resultaba costosa. El equipo de Investigación utilizaba un sistema obsoleto para dar seguimiento al contenido interno, lo que requería una coordinación manual entre flujos de trabajo y herramientas desconectados. Se enviaban actualizaciones frecuentes por email o chat, lo que provocaba retrasos y se perdían oportunidades de difusión en los canales de pago, ganados y propios.

Para modernizar su enfoque, la organización reemplazó su sistema heredado por un proceso centralizado de contenido de investigación en Asana, con tecnología de AI Studio. Ahora, casi 300 partes interesadas de los departamentos de investigación, redacción, corrección, medios y marketing colaboran en una sola plataforma, con visibilidad compartida y automatización en cada paso. El resultado: un sistema optimizado y escalable que permite ahorrar casi 15 000 horas y 600 000 dólares al año, lo que libera a los equipos para que se centren en el trabajo estratégico.

Morningstar apuesta por la IA: uno de nuestros objetivos como empresa es seguir aprovechando los avances en IA para impulsar la innovación, tanto para nuestros clientes a nivel externo como para nuestros empleados a nivel interno. Los flujos de trabajo de Asana que están creando nuestros equipos permiten alcanzar ese objetivo y, al mismo tiempo, nos ayudan a aumentar la eficiencia y a eliminar los obstáculos para la colaboración en toda la organización. ”

Un proceso centralizado con IA integrada garantiza rapidez y coherencia

• Los autores envían el contenido a través de un formulario estandarizado que crea una tarea de manera automática en el proyecto del proceso de contenido.

• AI Studio analiza los datos ingresados en el formulario para asignar a las partes interesadas, establecer las fechas de entrega para la revisión y señalar la información que falta.

• Si se necesita más información, AI Studio genera comentarios de seguimiento y subtareas para el autor, lo que reduce al mínimo los retrasos y los seguimientos manuales.

• Una vez que el contenido se marca como listo, AI Studio pone en marcha los siguientes pasos para los editores de texto, gestiona las modificaciones y notifica a las partes interesadas cuando los cambios están listos, se devuelven o se completan.

• Las partes interesadas reciben notificaciones sobre los hitos clave, incluidas las fechas de publicación, sin necesidad de realizar un seguimiento manual. 

• Todos los contenidos enviados se incorporan a un proyecto centralizado en Asana, lo que crea una fuente única de referencias para los equipos de investigación, redacción, marketing y operaciones.

La automatización amplifica los resultados y el impacto

• A medida que el contenido se acerca a su finalización, AI Studio deriva las tareas a los tableros de proyectos de marketing y medios correspondientes para su difusión.

• Las partes interesadas reciben automáticamente una notificación sobre el estado del contenido, lo que les brinda visibilidad de los próximos lanzamientos.

Asana mantiene coordinado el contenido de liderazgo de pensamiento global de mi equipo en un equipo interdisciplinario compuesto por editores, especialistas en marketing y líderes de producto. Es nuestra fuente única de referencias y nos ayuda a eliminar los costos que surgen cuando una parte del equipo no sabe lo que está haciendo la otra.”

Asana para la recepción de trabajo

Aumento de la eficiencia mediante la optimización de los procesos

Antes de usar Asana, el equipo de Tecnología Central de Morningstar no contaba con una forma estandarizada de recibir o iniciar el trabajo. Utilizaban un documento de Word para dar seguimiento a los cientos de solicitudes que recibían cada año en toda la organización. Este proceso manual no ofrecía la estructura necesaria para definir adecuadamente el alcance, los recursos, el presupuesto y la aprobación de las solicitudes de proyectos, lo que daba lugar a una acumulación de trabajo pendiente y a proyectos con alcances y objetivos poco claros.

Al crear un proceso estandarizado en Asana, el equipo automatiza la recepción de trabajo y simplifica la priorización. Este enfoque le permite gestionar de manera eficiente su creciente carga de trabajo a medida que la empresa crece.

Los equipos trabajan más rápido gracias a la recepción estandarizada de solicitudes

• En Asana, los procesos de recepción de trabajo están estandarizados y automatizados, lo que facilita la evaluación, la priorización y la aprobación rápidas de las solicitudes con mayor coherencia.

• Las nuevas solicitudes de trabajo se envían mediante un formulario de Asana y se incorporan automáticamente a un proyecto compartido, lo que garantiza que se recopile toda la información necesaria para lograr visibilidad y acciones inmediatas.

• Los campos personalizados permiten realizar un seguimiento de los criterios de evaluación estandarizados, lo que ayuda a las partes interesadas a tomar decisiones más rápidas y alineadas para las aprobaciones y la priorización.

El proceso de recepción de solicitudes en Asana nos ayuda a aprovechar nuestra cultura orientada a la acción de una manera más productiva y organizada, por lo que dedicamos nuestro tiempo de la forma correcta y a las tareas más importantes.”

Claridad que promueve la priorización y la planificación

• Los líderes obtienen visibilidad total de cada etapa del flujo de trabajo, ya que todo el trabajo se organiza en proyectos y portafolios conectados.

• Gracias a la flexibilidad para dividir y analizar sus datos de trabajo, los equipos pueden evaluar mejor el riesgo y el valor del trabajo, y esto les permite tomar decisiones más informadas sobre la priorización.

• Al contar con proyectos aprobados en el portafolio, los equipos pueden realizar fácilmente un seguimiento del progreso y demostrar cómo este se relaciona con los objetivos generales, lo que permite a los líderes evaluar la capacidad, planificar y coordinar entre los distintos departamentos de manera más eficaz.

Antes de usar Asana, iniciábamos proyectos por todos lados sin gestión ni control. Ahora podemos canalizar el trabajo de manera eficaz a medida que llega, lo que nos permite realizar más tareas mientras crecemos.”

Asana para la gestión de recursos

Maximización del impacto del equipo con decisiones más inteligentes sobre los recursos

Antes de adoptar Asana, los equipos de Morningstar no contaban con una forma clara de priorizar el trabajo y aceptaban todas las solicitudes. Como consecuencia, el equipo se veía sobrecargado de trabajo, agotado y con un rendimiento insuficiente.

Con Asana, los equipos cuentan con una vista completa de los ciclos de vida de los proyectos y del trabajo en curso, lo que facilita la comprensión de la capacidad productiva y la asignación estratégica de recursos a los proyectos prioritarios. Además, disponen de los datos necesarios para fundamentar esas decisiones.

Un sistema estratégico para gestionar los recursos agiliza el trabajo

• Los portafolios ofrecen a los líderes una vista general de todos los proyectos en curso, su estado y los recursos asignados.

• Al comprender mejor qué se debe hacer, quién debe hacerlo y por qué, los equipos pueden centrarse en aceptar las iniciativas de mayor impacto.

• Esta mayor visibilidad también ayuda al equipo a identificar los riesgos en la capacidad productiva, volver a encaminar el trabajo y notificar a las partes interesadas con anticipación cuando los proyectos se retrasan.

Antes de migrar nuestros proyectos a Asana, asumíamos demasiados compromisos todo el tiempo. Ahora contamos con más información y más datos. Sabemos qué podemos y qué no podemos asumir, y mantenemos las conversaciones adecuadas sobre la priorización y la alineación de los proyectos con nuestro plan estratégico.”

Datos en tiempo real para una planificación eficaz

• Los líderes utilizan la planificación de la capacidad productiva para obtener una visión general de cómo se asigna el personal a los distintos flujos de trabajo y optimizar las decisiones para la asignación de recursos.

• El acceso a datos e informes de trabajo precisos ayuda al equipo a determinar qué proyectos se relacionan o no con los objetivos comerciales.

• Al tener claridad sobre el impacto que el trabajo próximo y en curso tiene en la capacidad productiva, los líderes pueden mantener conversaciones claras y respaldadas por datos con las partes interesadas.

No tienes una estrategia hasta que también defines qué no harás. Ahora, contamos con un proceso que nos permite decir que no. Además, tenemos estadísticas sobre por qué estamos diciendo que no, lo que nos ayuda a reforzar el mensaje: tenemos tareas que son prioridades y otras que no lo son.”

Conclusión

Impulsar un crecimiento más inteligente con estructura, claridad e IA

A medida que Morningstar continúa evolucionando en un panorama que cambia rápidamente, la empresa sienta las bases para la innovación con miras al futuro. Con Asana, los equipos pueden trabajar de manera más eficiente y sistemática, gracias a flujos de trabajo seleccionados con tecnología de IA que ayudan a agilizar los procesos complejos, mejorar la priorización y acelerar la entrega. Morningstar prevé un futuro en el que la organización utilice la IA de forma estratégica para mejorar la productividad, la calidad y el compromiso, y con las medidas de seguridad adecuadas. A medida que la empresa crezca, Asana y AI Studio desempeñarán un papel fundamental en la transformación de la forma en que se realiza el trabajo: impulsarán la toma de decisiones más inteligentes, una ejecución más rápida y un impacto más significativo en toda la empresa.

Usar Asana y sus funciones ha transformado por completo cómo trabaja nuestro equipo y cómo colaboramos con las partes interesadas. Todos saben quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. Esto ha sido fundamental para impulsar nuestro éxito actual y sentar las bases de nuestro éxito futuro.”