Wat is bedrijfsprocesautomatisering? Tips om tijdrovend werk te elimineren

Op zoek naar manieren om tijdrovend werk te elimineren en tegelijkertijd de efficiëntie van het team te verbeteren? Automatisering is misschien wel het antwoord. Het automatiseren van terugkerende taken kan je team tijd besparen en kan zelfs helpen om kleine dagelijkse fouten te voorkomen. En als het op efficiëntie aankomt, is er niets waardevoller dan tijd terug te krijgen in je dag.

In dit artikel bespreken we het proces van bedrijfsautomatisering, inclusief wat een automatiseringsoplossing is, de voordelen van het implementeren van een eigen systeem en voorbeelden van veelvoorkomende taken die je kunt automatiseren. 

Wat is een bedrijfsproces?

Een bedrijfsproces is een reeks activiteiten die een bedrijf helpen een gemeenschappelijk doel te bereiken. Wanneer het wordt gebruikt in verband met automatisering, verwijst een bedrijfsproces meestal naar een herhaalbare taak die wordt uitgevoerd door een softwaretool.

Bedrijfsprocessen kunnen van alles zijn, van facturering tot het onboarden van nieuwe werknemers tot salarisadministratie. Het hebben van processen is essentieel om ervoor te zorgen dat individuele taken aansluiten bij gedeelde doelen.

Wat is bedrijfsprocesautomatisering?

Business process automation (BPA) is het gebruik van technologie-gestuurde automatisering om handmatige inzet te vervangen en de terugkerende taken van een bedrijf efficiënter te voltooien. Hoewel dat misschien ingewikkeld klinkt, is het implementeren van BPA haalbaar en de moeite waard. In wezen is het het proces van het delegeren van taken aan een tool in plaats van aan een teamlid. De echte truc is om de tool te implementeren op een manier die het beste bij de behoeften van je bedrijf past.

Bedrijfsprocesautomatisering richt zich vaak op kritieke kernprocessen die de teamproductiviteit beïnvloeden. 

Hoe verhoudt BPA zich tot BPM?

Bedrijfsprocesautomatisering wordt vaak verward met bedrijfsprocesbeheer (BPM) - en niet voor niets. Bedrijfsprocesbeheer is immers de overkoepelende term voor verschillende automatiseringstechnieken.

BPM wordt gedefinieerd als de discipline waarin mensen verschillende methoden gebruiken om bedrijfsprocessen te ontdekken, modelleren, analyseren, meten, verbeteren, optimaliseren en automatiseren. Dat betekent dat BPA slechts een klein onderdeel is van BPM.

Hoe verhoudt BPA zich tot RPA?

Hoewel BPA en robotische procesautomatisering (RPA) vergelijkbaar zijn, zijn er enkele verschillen tussen de twee termen. BPM is een holistische aanpak die gebruikmaakt van technologie-geactiveerde automatisering, terwijl RPA een specifieke aanpak is die gebruikmaakt van software-robots en kunstmatige intelligentie.

Hoe verhoudt BPA zich tot bedrijfsprocesanalyse?

Bedrijfsprocesanalyse is een subset van BPA en richt zich op het analyseren van bedrijfsprocessen. Het maakt gebruik van verschillende geautomatiseerde benaderingen om bestaande methoden in kaart te brengen en te begrijpen.

In de handmatige aanpak interviewen procesexperts meestal vakexperts en gebruikers om een proceskaart te maken. De geautomatiseerde aanpak maakt gebruik van technologieën, zoals procesmining, procesvastlegging en procesintelligentie, om een vergelijkbaar resultaat te creëren. 

Welke bedrijfsprocessen moet je automatiseren?

Nu komt het spannende gedeelte: BPA-oplossingen. Welke processen kun je automatiseren? In werkelijkheid is er een oneindig aantal taken dat je kunt automatiseren. Het lastige is om te weten hoe je dat moet doen. 

Het is het beste om eenvoudig te beginnen en langzaam toe te werken naar complexere automatiseringsprocessen. Veelvoorkomende taken die organisaties automatiseren, zijn onder meer projectdeliverables, gegevensinvoer, verkooporders en zelfs salarisadministratie - die allemaal tijd en geld kunnen besparen voor je team. 

Hier volgen enkele van de meest voorkomende taken die je kunt automatiseren met behulp van bedrijfsprocesautomatisering. 

Projecttaken

De meeste projecten waaraan je werkt, resulteren in een aantal handmatige taken die moeten worden gemaakt, ook wel afhankelijkheden genoemd. Terwijl sommige teams automatisering gebruiken om betere takenlijsten te maken, geven anderen de voorkeur aan methoden zoals Kanbanborden of Gantt-grafieken zoals tijdlijnen. Welke methode je ook verkiest, automatisering kan helpen bij het aanmaken van deze taken en in sommige gevallen zelfs bij het afsluiten van taken.

Je kunt automatisering voor projecttaken gebruiken om:

• Taken naar het juiste project te verplaatsen

• Taken toe te wijzen aan de juiste teamgenoot

• Belanghebbenden op de hoogte te stellen van projectafhankelijkheden

• Vervaldatums in te stellen en te verschuiven

• Werk op het juiste moment af te geven

Door tijdrovend werk zoals het beheren van projectinitiatieven te automatiseren, kun je automatisch teamleden toewijzen, eenvoudig vervaldatums verschuiven en belanghebbenden op de hoogte stellen van wijzigingen. 

Communicatie

Het automatiseren van communicatie is een andere manier om terugkerende taken te stroomlijnen. Van projectherinneringen tot wekelijkse teamupdates, deze kleine (maar tijdrovende) taken kunnen een geweldige eerste stap zijn om een intelligenter bedrijfsproces te creëren. 

Je kunt automatisering voor communicatie gebruiken om:

• Projectherinneringen te sturen

• Teamupdates te sturen

• Notulen na de vergadering te versturen

• Communicatie naar klanten te sturen

• E-mailreeksen na aankoop te sturen

Op basis van de bovenstaande voorbeelden kun je zien dat er een breed scala aan mogelijkheden is bij het automatiseren van communicatie, die elk kunnen helpen bij zowel interne als externe updates en klantondersteuning.

Gegevensinvoer

De meeste organisaties zien automatisering als een middel om gegevensinvoer te voltooien. Het is een repetitieve en vervelende klus, en een zeer tijdrovende, meestal maandelijks of wekelijks werk. 

Je kunt automatisering voor gegevensinvoer gebruiken om:

• Dubbele gegevens te verminderen

• Formulieren te importeren

• Inconsistenties in gegevens te markeren en te voorkomen

• Gegevens naar de juiste belanghebbenden te sturen

• Klantinformatie op te slaan

Samen met deze mogelijkheden kan geautomatiseerde gegevensinvoer helpen de operationele kosten te verlagen voor taken die anders handmatig zouden worden uitgevoerd. 

Verkooporders

Met de juiste CRM kan automatisering helpen bij het verzamelen en routeren van verkooporderinformatie van klanten. Dit kan om een aantal redenen nuttig zijn, zoals het bedienen van klanten en het personaliseren van marketingcampagnes. 

Je kunt automatisering voor verkooporders gebruiken om:

• Klantenservice

• Marketingcampagnes te personaliseren

• Het succes van een product te voorspellen

• Markttendensen bij te houden

Deze mogelijkheden geven niet alleen tijd terug aan je Team, maar kunnen je organisatie ook helpen te concurreren in de markt en helpen bij toekomstige groeistrategieën.

Salarisadministratie

Salarisadministratie is een noodzakelijke taak voor elk bedrijf. Als je nog steeds handmatig aan de salarisadministratie werkt, mis je de voordelen van het automatiseren van het proces. Net als bij andere bedrijfsprocessen die we hierboven hebben beschreven, kan automatisering fouten voorkomen, snellere procedures creëren en voorkomen dat je urenlang in de backoffice zit. 

Je kunt automatisering voor de salarisadministratie gebruiken om:

• De salarisadministratie indienen

• Salarisrapporten maken

• Loonstroken aan teamleden te verstrekken

• uren aan te passen voor betaald verlof

• Werknemer te helpen met belastingaangifte

• Wijzigingen aanbrengen in open inschrijvingsvoordelen

Als er één taak is die je automatiseert, is de salarisadministratie een sterke kanshebber als je kijkt naar de hoeveelheid werk die je je team kunt besparen. 

Lead nurturing

Lead nurturing is een ander geweldig proces om te automatiseren als je de juiste technologie hebt. Dit kan in de vorm van e-mailprogramma's zoals een welkomstserie of reactiveringsserie, of inhoudspromotie zoals gerichte advertenties. 

Je kunt automatisering voor lead nurturing gebruiken om:

• Campagne-workflows te maken

• Relevante inhoud te delen met potentiële klanten

• E-mails voor lead nurturing te versturen

• Gepersonaliseerde leadgegevens op te slaan

Hoewel er een heleboel manieren zijn om geautomatiseerde lead nurturing in je voordeel te gebruiken, moet je ervoor zorgen dat je campagnes voortdurend verbetert op basis van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's). Het ergste wat je kunt doen, is een campagne instellen en deze vergeten, dus zorg ervoor dat je blijft groeien op basis van eerdere prestaties. 

Voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering

Nu je enkele van de meest voorkomende taken om te automatiseren kent, laten we eens kijken naar tastbare use-cases van BPA in actie. Een goed plan moet zowel bedrijfsgebruikers als de klantervaring in gedachten houden.

Hier zijn een paar voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering om een beter idee te krijgen van hoe je automatisering kunt gebruiken.

Voorbeeld 1: Projecttaken automatiseren

Scenario: je werkt aan een nieuw project en je merkt dat er een taak te laat is. Je neemt contact op met het teamlid om de status van de taak te controleren en ze vertellen je dat de taak voltooid is, maar dat ze zijn vergeten hun afhankelijkheid te sluiten. Hierdoor zijn er nu meerdere Sub-afhankelijkheden te laat.

Oplossing: Met behulp van automatisering kun je taakherinneringen instellen wanneer vervaldatums naderen zonder enige tussenkomst van jou. Dit zou hebben voorkomen dat taken hun vervaldatum overschrijden. Het zou ook de tijd hebben teruggegeven die zowel jij als de belanghebbende hebben besteed aan het bespreken en oplossen van het probleem. 

Voorbeeld 2: Teamcommunicatie automatiseren

Scenario: Je hoofd operaties vraagt je om hen op te nemen in de nieuwe productlancering, zodat ze op de hoogte kunnen blijven. Je plant een teamvergadering in om je werkverdelingsstructuur met de belanghebbenden van het team door te nemen. Je controleert de agenda van je hoofd operaties, maar die is niet beschikbaar voor de tijden die de rest van het team wel beschikbaar is. 

Oplossing: met automatisering kun je eenvoudig volgers toevoegen aan taken om ze op de hoogte te houden van projectwijzigingen en aankomende vervaldatums. Niet alleen worden ze automatisch op de hoogte gebracht, maar ze kunnen ook hun eigen meldingsvoorkeuren aanpassen om te coördineren met het werk dat voor hen het belangrijkst is. 

Voordelen van bedrijfsprocesautomatisering

Je vraagt je misschien af waarom automatisering überhaupt zo belangrijk is om te implementeren. Het is een goede vraag die vroeg in je onderzoek moet worden besproken. 

BPA kan deze voordelen en meer bieden:

• Creëer een hogere efficiëntie

• Processen stroomlijnen

• Standaardiseren van activiteiten

BPA kan niet alleen deze voordelen bieden, maar kan je organisatie ook leiden tot hogere algemene bedrijfsinformatie door middel van enterprise resource planning (ERP) en het gebruik van verschillende application programming interfaces (API). Beide zijn digitale transformatiesystemen die de workflow-automatisering van je team kunnen helpen stroomlijnen.

Laten we eens ingaan op elk van de belangrijkste voordelen van bedrijfsprocesautomatisering. 

Creëer een hogere efficiëntie

Een van de meest voordelige resultaten van BPA is dat het helpt de efficiëntie te verbeteren, waardoor je team meer tijd heeft om hun allerbeste werk te doen. Je kunt bijvoorbeeld tijd besparen en fouten voorkomen door een dagelijkse agenda-herinnering voor projectbelanghebbenden te automatiseren. 

Dit verbetert niet alleen de productiviteit, maar de extra vrije tijd kan ook bijdragen aan werk van hogere kwaliteit. Het is een echte win-win. 

Stroomlijn processen

Bedrijfsvoering kan lastig zijn voor zowel grote als kleine bedrijven. Dat komt omdat er zoveel verschillende processen zijn. Van planning en budgettering tot human resources en onboarding van werknemers, er zijn talloze repetitieve taken die achter de schermen van bijna elk bedrijf plaatsvinden. 

Met behulp van BPA kun je automatisering gebruiken om je processen te stroomlijnen met behulp van machine learning om zowel de werknemer- als de klantervaring te verbeteren.

Standaardiseer activiteiten

Naast het stroomlijnen van taken binnen de bedrijfsvoering, kan BPA je team helpen om ze te standaardiseren. Er zijn een aantal manieren om dit te bereiken, waaronder het automatiseren van de routering van informatie naar belanghebbenden. 

Dit is belangrijk voor het handhaven van consistentie in al je interne procedures. Dit houdt op zijn beurt fouten en tijdrovend werk tot een minimum en de organisatorische richting duidelijk. 

Bedrijfsprocesautomatiseringssoftware

Om een effectief bedrijfsproces te creëren, moet je eerst de juiste automatiseringssoftware hebben. Een goede tool voor procesautomatisering moet je de mogelijkheid bieden om aangepaste workflows te maken, snelle resultaten te leveren en gemakkelijk wijzigingen aan te brengen wanneer dat nodig is. 

Hoewel er tal van functies zijn die de technologische intelligentie van je organisatie kunnen verbeteren, zijn er een paar die het meest opvallen. 

Je tool moet in staat zijn om:

• Workflows stroomlijnen

• Werk visualiseren 

• Gegevens beveiligen

• Een eenvoudige gebruikersinterface bieden

• Prioriteit en datums instellen

• Aangepaste stappen maken

• Tijdrovend werk verminderen

Al deze mogelijkheden zullen niet alleen helpen bij het bouwen van betrouwbare workflows, maar ook knelpunten verminderen. Hoewel ze op dit moment klein lijken, hopen ze zich na verloop van tijd op, wat resulteert in efficiëntieproblemen. Gelukkig ben je met de juiste BPA-software voorbereid.

Stroomlijn je workflows met bedrijfsautomatisering

Bedrijfsprocesautomatisering is de sleutel tot het creëren van een efficiënter team. Van het opsporen van inefficiënties tot het voorkomen van menselijke fouten, het begint allemaal met automatisering. Het kan alles verbeteren, van je onboardingproces tot klanttevredenheid.