iCHEF verhoogt de productiviteit en samenwerking met Asana

iCHEF is gevestigd in Taiwan en helpt met trots meer dan 13.000 horecabedrijven om bestellingen en verkopen papierloos af te handelen. Met iCHEF gebruiken restaurants één platform om online of in de zaak bestellingen digitaal te registreren, verbinding te maken met bezorgplatforms, betalingen te accepteren en gegevens over verkoopcijfers te verzamelen. Met elk jaar tientallen onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten (R&D) brengt iCHEF voortdurend producten en functies uit om restauranteigenaren te helpen hun Bedrijf te verbeteren. Het bedrijf heeft onlangs een nieuw customer relationship management-systeem (CRM) gelanceerd dat restaurants helpt loyaliteitsprogramma's te beheren, bestellingen bij te houden en klanten te benaderen met gepersonaliseerde aanbiedingen. Met het nieuwe CRM-systeem wordt het voor restauranteigenaren nog gemakkelijker om klanten te behouden en hen aan te spreken met marketing.

Toen Chief Technology Officer Matt Chang in 2016 bij iCHEF kwam, was zijn Briefing duidelijk. De backend van iCHEF herstructureren, zodat het gemakkelijker zou zijn om samen te werken en te integreren met externe partijen, zoals maaltijdbezorgplatforms. In die tijd werkte het Team aan 20 R&D-projecten per jaar. Om innovatie op te schalen en de software te herstructureren, zou het hele bedrijf de samenwerking opnieuw moeten uitvinden.  Toen Matt begon, was de coördinatie tussen de afdelingen moeilijk, ondanks het gebruik van een Projectbeheertool. Het was niet eenvoudig om Taken tussen Afdelingen te delen, en dit gebrek aan transparantie vertraagde de processen. Matt ging op zoek naar een Werkbeheerplatform dat de transparantie zou vergroten en de samenwerking zou verbeteren. 

Een Werkbeheerplatform voor het hele bedrijf vinden 

Het Team van iCHEF had een Werkbeheertool nodig die elke Afdeling kon gebruiken, van Engineering tot Marketing. Om snel te kunnen innoveren, had het hele bedrijf toegang nodig tot dezelfde Taken, met duidelijke Communicatie over verantwoordelijkheden, deadlines en projectcontexten. 

Na een weloverwogen evaluatieproces koos het iCHEF-Team voor Asana omdat het het volgende bood: 

• Samenwerkingsfuncties voor betere coördinatie tussen Afdelingen. 

• Een intuïtieve gebruikersinterface om een snellere implementatie te bevorderen. 

• Krachtige gegevensanalyse om beter onderbouwde besluitvorming mogelijk te maken. 

Het Werkbeheerplatform dat we kozen, moest geschikt zijn voor alle Teams. Uiteindelijk was ons Doel om de samenwerking tussen de afdelingen te optimaliseren door transparante processen en gegevensdeling te creëren. Asana beloofde naadloze samenwerking tussen Afdelingen, uitstekende gebruiksvriendelijkheid en krachtige mogelijkheden voor gegevensanalyse.”

Samenwerken met Master Concept om Asana te implementeren 

Het iCHEF-Team werkte samen met Master Concept, een Asana Oplossingen-partner, om Asana te implementeren. Het Team van Master Concept, experts op het gebied van cloudsoftware en projectbeheer, hielp iCHEF bij het opzetten van de workflows die de communicatie tussen afdelingen zouden verbeteren en de complexiteit van grote R&D-projecten zouden kunnen aanpakken. 

De implementatie was zo succesvol dat elke Afdeling Asana ging gebruiken voor meer dan alleen R&D-projectmanagement. Het klantrelatieteam begon Asana te gebruiken om serviceverzoeken bij te houden, en externe partijen, zoals de POS-reparatiepartner van het bedrijf, werden aangemoedigd om zich bij het platform aan te sluiten.

Sinds de implementatie wordt Asana voor meer dan alleen O&O-projecten gebruikt. Afdelingen in het hele Bedrijf gebruiken Asana om hun eigen werk te beheren, en de resultaten zijn opmerkelijk.”

Meer projecten Voltooid dankzij betere samenwerking 

Elke Afdeling bij iCHEF gebruikt nu Asana. Sinds de implementatie van het platform rondt het Team van iCHEF ongeveer 100 projecten per jaar af. 

Deze verhoogde efficiëntie wordt mogelijk gemaakt door Asana-workflows die transparantie creëren en de samenwerking verbeteren. Hier zijn drie manieren waarop Asana een verschil maakt bij iCHEF. 

Dankzij Asana is onze productiviteit aanzienlijk gestegen. We kunnen meer projecten afronden en tegelijkertijd onze operationele processen optimaliseren voor meer efficiëntie.”

Verbeterde samenwerking tussen Afdelingen 

Portfolio's en projectborden brengen het werk samen op één plek, zodat teams uit alle afdelingen inzicht krijgen in doelstellingen, mijlpalen en de prioriteit van taken. De verbeterde samenwerking heeft het bedrijf geholpen veerkrachtiger te worden. 

Uit de Anatomie van werk-index blijkt dat 79% van de werknemers bij organisaties waar goed wordt samengewerkt zich goed voorbereid voelt om op uitdagingen te reageren. Toen COVID-19 toesloeg, bewees het iCHEF-Team dat dit klopt door snel functies uit te brengen om restaurants te helpen bij het beheren van contactloos bestellen, betalen en bezorgen. 

Asana heeft onnodige Communicatie over projecten verminderd en het gemakkelijker gemaakt om van koers te wijzigen. In geval van een noodsituatie kunnen Team-leden snel de projecttijdlijnen herzien zonder belangrijke Taken te missen. ”

Beter bijhouden van duizenden klantenserviceverzoeken 

iCHEF ontvangt elke maand 5.000 klantenserviceaanvragen. Het Team gebruikt portfolio's om een duidelijk overzicht te krijgen van alle gerelateerde projecten, van training vóór de inzet tot het bijhouden van de verhuur en reparatie van tablets. 

Leiders begrijpen de voortgang van de klantenservice in één oogopslag en Teams werken veel sneller.  Volgens de Anatomie van werk-index zei 71% van de medewerkers bij bedrijven met duidelijke Doelen dat het gemakkelijk was om samen te werken met belanghebbenden in andere functies. Dit is het geval geweest bij iCHEF, waar transparantie heeft geleid tot een betere samenwerking rond aanvragen van klanten. 

Door klantenserviceverzoeken bij te houden als Taken in Asana, is de verwerkingstijd versneld en hebben we uren werk bespaard. Het Team kan zich nu concentreren op werk dat meer waarde oplevert.”

Omnichannel-marketingstrategieën beheren 

Marketingspecialist Hsuan Chou is een grote fan van Asana. Het beheren van een omnichannel-marketingstrategie heeft Hsuan voor de uitdaging gesteld om Communicatie en berichten uit verschillende kanalen bij te houden.

Hsuan en het Team gebruiken projectborden, Taken en Subtaken om marketingcampagnes en communicatieverzoeken bij te houden. Dankzij de transparantie van Taken kan Hsuan gemakkelijk de Voltooiing van taken bijhouden en alle mediakanalen in de gaten houden. 

Asana is echt een zegen geweest! Ik kan veel sneller werken.  Elke keer dat ik een nieuwe functie zie, kijk ik meteen hoe die mijn werkproces verder kan optimaliseren.”

Nieuwe markten aanbreken 

Het Team van iCHEF is enthousiast over het voortdurend uitbrengen van producten en functies die hun klanten helpen hun Bedrijf te verbeteren. Het bedrijf is van plan om door te gaan met het uitbreiden en afstemmen van diensten op lokale markten. iCHEF blijft Asana gebruiken om zijn Workflow te ondersteunen, en het Team kijkt ernaar uit om de efficiëntie binnen het Bedrijf nog verder te verbeteren.