Asurion bespaart 37% op de tijd voor het opstarten van projecten met Asana

Hoogtepunten

Uitdagingen

• Zonder een gecentraliseerd intakeproces misten Afdelingen inzicht en consistentie bij projectaanvragen, wat leidde tot vertragingen en dubbel werk.

• Teams hadden behoefte aan duidelijkere cross-functional samenwerking en betere manieren om tijd en prioriteiten bij te houden, vooral in externe en hybride omgevingen.

• Losstaande tools en beperkte Integratie met Microsoft Power Platform vormden belemmeringen voor rapportage en gegevensgestuurde beslissingen.

Oplossingen

• Asurion heeft een nauw geïntegreerd Asana-systeem geïmplementeerd dat de intake stroomlijnt, de aanmaak van Taken automatiseert en het werk tussen verschillende Teams op elkaar afstemt.

• Aangepaste regels, tijdregistratie en portfolio's helpen de projectuitvoering te standaardiseren en tegelijkertijd de samenwerking en rapportage te verbeteren.

• Integraties met Microsoft Power Platform via de Asana API maken realtime prestatie-inzichten mogelijk en verminderen handmatig werk.

Resultaat

• 37% snellere projectinitiatie: Asana’s geautomatiseerde intake en Workflow-orkestratie verkorten de tijd tussen aanvraag en start, waardoor teams snel kunnen reageren op behoeften met hoge prioriteit.

• Verbeterde capaciteitsplanning met een Teambezetting van 89%: Door tijd en inzet in Asana bij te houden en de gegevens in Power BI te visualiseren, heeft Asurion de Teambezetting aanzienlijk verhoogd en tegelijkertijd de manier verbeterd waarop het middelen plant en toewijst aan verschillende initiatieven.

• Verhoogde doorvoer tussen teams: Gestandaardiseerde processen en gedeelde portfolio's helpen cross-functional groepen om meer projecten sneller en met minder knelpunten op te leveren.

• Verbeterd Leiderschap-inzicht: Power BI-dashboards, aangedreven door de API van Asana, brengen de belangrijkste prestatiecijfers aan het licht, waardoor beter geïnformeerde, gegevensgestuurde beslissingen kunnen worden genomen.

• Meer transparantie en afstemming: Duidelijke verantwoordelijkheid, tijdlijnen en updates in Asana bevorderen een cultuur van samenwerking tussen hybride teams.

De implementatie van Asana is een game-changer voor onze organisatie geweest. Het heeft gezorgd voor Helderheid, structuur en consistentie in de manier waarop we het werk beheren in onze diverse, goed presterende Teams. De mate van transparantie en efficiëntie die we hebben bereikt, heeft rechtstreeks bijgedragen tot betere bedrijfsresultaten en een sterker personeelsbestand. ”

Winnaar van de Work Innovation Award, 2025

Asurion heeft de Tech Visionary-prijs van Asana ontvangen voor het consequent innoveren om aan de veranderende technologiebehoeften van hun klanten te voldoen. Door interne processen te stroomlijnen en operationele wrijving te verminderen, stelt Asurion Teams in staat sneller en met meer Helderheid te werken. Hun vooruitstrevende aanpak voor het integreren van tools en systemen maakt naadloze, schaalbare klantervaringen mogelijk. Als technologieleider zet Asurion de standaard voor hoe operationele uitmuntendheid kan worden vertaald in praktische impact voor miljoenen gebruikers.

Asana voor intake van projecten 

Complexiteit omzetten in gecoördineerde actie

Asurion stond voor aanzienlijke uitdagingen bij het beheren van het werk van 1.100 Werknemers, waaronder teams voor training, Inhoud, media en innovatie. Door gefragmenteerde tools en processen hadden ze moeite om inzicht in projecten te behouden en ervoor te zorgen dat middelen efficiënt werden toegewezen. Het ontbreken van een gecentraliseerd systeem maakte het moeilijk om de voortgang bij te houden en gegevensgestuurde beslissingen te nemen.

Door middel van diepgaande Integratie met Microsoft Power Platform in Asana hebben ze een geautomatiseerd ecosysteem gecreëerd dat het werk van aanname tot Voltooiing stroomlijnt.

End-to-end intake van projecten en standaardisatie van Workflow

• Aanvragen uit het hele Bedrijf worden ingediend via Microsoft Customer Voice en vastgelegd in een Power App, en vervolgens automatisch omgezet in Taken in Asana.

• Elke Taak wordt gesorteerd, toegewezen en opgenomen in een gestructureerd project met behulp van gestandaardiseerde sjablonen en Workflows die verschillende Afdelingen omvatten, zoals Training, Inhoud, Media en Innovatie.

• Deze Automatisering versnelt de projectinitiatie, elimineert handmatige handoffs en zorgt voor een consistente uitvoering.

Realtime zichtbaarheid leidt tot betere beslissingen en betere afstemming

• Asana is nauw geïntegreerd met Power BI en synchroniseert project- en taakgegevens in realtime om gecentraliseerde dashboards te voeden die capaciteit, tijdlijnen en Team-prestaties bijhouden.

• ​​Portfolio's worden automatisch aangemaakt en gekoppeld via Power Automate, zodat het werk naadloos van de intake naar de uitvoering gaat, zonder handmatige instellingen of verlies van inzicht.

• Door werk te consolideren in cross-functional portfolio's, krijgen teams een gedeeld overzicht van de voortgang, prioriteiten en blokkades, waardoor snellere, beter onderbouwde besluitvorming in de hele organisatie mogelijk wordt.

Asana heeft de manier waarop ons ontwerpteam werkt volledig veranderd. We hebben nu volledig inzicht in prioriteiten, tijdlijnen en werkbelastingen, wat ons heeft geholpen om sneller werk van hogere kwaliteit te leveren – en met minder kans op Burnout. ”

Asana voor middelenplanning

Teamcapaciteit optimaliseren met behulp van datagestuurde inzichten

Het effectief beheren van middelen over meerdere Afdelingen en projecten heen was een grote uitdaging voor Asurion. Zonder duidelijk inzicht in de Teamcapaciteit en de workloads hadden ze moeite om middelen efficiënt toe te wijzen en Burnout te voorkomen.

De robuuste mogelijkheden voor middelenbeheer van Asana, in combinatie met een aangepaste Power BI-integratie, hebben een revolutie teweeggebracht in de manier waarop ze de Teamcapaciteit beheren. Zonder Teams te overbelasten of in te boeten aan kwaliteit, kunnen ze snellere, consistentere resultaten leveren en tegelijkertijd de hoge normen handhaven die klanten verwachten.

Realtime zichtbaarheid verbetert de Capaciteitplanning

• Asana houdt de bezetting en bandbreedte van het Team in realtime bij, waardoor managers direct inzicht hebben in wie beschikbaar is en waar het werk geconcentreerd is.

• Aangepaste Power BI-dashboards brengen deze gegevens samen in één enkele weergave, waardoor slimmere en snellere beslissingen over de toewijzing van middelen kunnen worden genomen.

Automatisering en analyses ondersteunen duurzaam werkbelastingsbeheer

• Het balanceren van de werkdruk is geautomatiseerd, wat helpt om Burnout te voorkomen en ervoor zorgt dat projecten met een hoge prioriteit de aandacht krijgen die ze nodig hebben.

• Voorspellende planningstools brengen toekomstige hiaten in de Capaciteit aan het licht, zodat Teams proactief blijven in plaats van reactief.

• Deze nieuwe, schaalbare werkwijzen bevorderen transparantie, Verantwoordelijkheid en efficiëntie binnen alle teams.

Als verantwoordelijke voor deze implementatie heb ik uit de eerste hand gezien hoe transformatief Asana voor onze organisatie is geweest. Het is ontzettend bevredigend om te zien hoe onze Teams dit systeem omarmen, hun productiviteit verhogen en het gevoel hebben dat ze meer controle over hun werk hebben. ”

Conclusie

Een slimmere, meer verbonden toekomst van werk opbouwen

Voor de toekomst blijft Asurion het gebruik van Asana uitbreiden en tegelijkertijd de Integratie met Microsoft Power Platform verder uitbouwen. Hun visie is gericht op het creëren van een nog beter verbonden, intelligent ecosysteem, zodat teams slimmer kunnen werken en meer waarde kunnen leveren. Door Automatisering, gegevensgestuurde Inzichten en gestroomlijnde samenwerking te combineren, bouwen ze een basis voor duurzame innovatie en groei.

Dankzij een gecentraliseerd systeem voor intake en projectopvolging kunnen we onze middelen efficiënter beheren en onze Deadlines beter halen. Asana heeft onze samenwerking tussen teams verbeterd en ons in staat gesteld om zelfs in de meest hectische omgevingen op één lijn te blijven. ”